ارتباط اتوماسیون اداری با بهره وری کارکنان

اتوماسیون اداری ایده‌ای نوین است که عمر آن در ایران به بیش از یک دهه نمی‌رسد و هدیه صنعت فن‌آوری اطلاعات IT به بروکراسی اداری است.

عکس شماره یک- اتوماسیون اداری  Office Automation

اتوماسیون اداری  Office Automation ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل امور مرتبط با فعالیت‌های اداری هست که دارای مزایایی از قبیل پشتیبانی از اهداف و رسالت‌های سازمان، افزایش بهره‌وری، افزایش سودآوری، بهینه‌سازی کارکنان، بهبود سرعت که منجر به در اداره می‌شود.

در شرایط دائماً در حال تغییر ما باید تغییر نماییم، وگرنه بهای سنگینی بابت عدم‌تغییر پرداخت خواهیم کرد پس داشتن سیستم‌های نوین و تحت وب برای سازمان‌دهی فرآیندهای درون‌سازمانی یکی از الزامات سازمان‌هاست به دیگر سخن این فنّاوری‌ها ساخته‌شده‌اند برای تسهیل عملیات اجرایی و تسهیل بوروکراسی.

اتوماسیون اداری و تأثیر آن بر روند کاری سازمان‌ها

سیستم‌های اتوماسیون اداری تحت وب و تحت ویندوز موجب آسان شدن روند اداری و افزایش بازده نیروی انسانی و مدیریت می‌شوند. با توجه به راه‌اندازی اتوماسیون اداری به‌صورت رسمی در بسیاری از سازمان‌ها و تأکیدات مکرر مسئولین جهت استفاده از این فنّاوری این سؤال پیش می‌آید که آیا به‌کارگیری این روش توانسته است تأثیری در بهبود ارائه خدمات نوین و بهره‌وری کارکنان داشته باشد و هم‌چنین آیا با صرف هزینه‌های نسبتاً بالا جهت تجهیز به سیستم اتوماسیون اداری در جهت مکانیزه نمودن هر چه بیشتر سیستم اداری به استفاده بهتر از نیروی کار و افزایش بازده فردی کارکنان و استفاده از زمان به جهت کارایی بیشتر و کیفیت بهتر مدیریت و هم‌چنین اثربخشی نائل شده است یا نه؟

عکس شماره دو- سیستم‌های اتوماسیون اداری تحت وب

مسلماً با تسهیل فرایند انجام کارها، یکی از اهداف هر سازمان که همانا رضایت ارباب‌رجوع و افزایش بهره‌وری منابع انسانی است، حاصل می‌شود. بنابراین تأثیر به‌کارگیری اتوماسیون اداری بر بهره‌وری منابع انسانی، دو شاخص کارایی و اثربخشی را نیز در بردارد و چون بهره‌وری تلفیقی از کارایی: درست انجام دادن کارها و یا انجام دادن کارهای درست و اثربخشی: کارهای درست انجام دادن و یا انجام دادن کارهای درست است، یعنی هم متضمن کارایی است و هم اثربخشی

نقش فناوری اطلاعات در بهره‌وری سازمان‌ها

یکی از عواملی که می‌تواند در افزایش بهره‌وری نقش مهمی ایفا کند، فنّاوری اطلاعات است.

از عمده دلایل کاربرد فنّاوری اطلاعاتی در محیط‌های اداری، افزایش بهره‌وری کسانی است که در این ادارات کار می‌کنند.

به‌طورکلی بهره‌وری مفهومی است که برای نشان دادن نسبت درون داد بر برون داد یک فرد، واحد و سازمان یا یک ملت به کار گرفته می‌شود.

 در این صورت اگر میزان تولید و خدمات یک سازمان بیش از مجموعه میزان نیروی کار، سرمایه، مواد و وسایلی باشد که به کار گرفته است، می‌گوییم سازمان موردنظر، بهره‌وری دارد.

اتوماسیون اداری و افزایش بهره‌وری

اتوماسیون اداری ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل امور مرتبط با فعالیت‌های اداری هست که دارای مزایایی از قبیل پشتیبانی از اهداف و رسالت‌های سازمان، افزایش بهره‌وری، افزایش سودآوری، بهینه‌سازی کارکنان، بهبود سرعت که منجر به بازده در اداره می‌شود. بخشی از عمده‌ترین اطلاعات در گردش هر سازمان در قالب مکاتبات داخلی و خارجی سازمان صورت می‌گیرد و نرم‌افزارهای اتوماسیون به‌گونه‌ای طراحی و تولید گردیده‌اند تا بتوانند تمام نیازهای سازمان را تأمین کرده و لذا یک سیستم یکپارچه گردش اطلاعات تولید کنند.

عکس شماره سه -اتوماسیون اداری و افزایش بهره‌وری

درزمینه ارزیابی تأثیر به‌کارگیری سیستم‌های اتوماسیون اداری بر متغیرهای اقتصادی بنگاه‌ها و سازمان‌های دولتی و خصوصی، مطالعات بسیار اندکی صورت گرفته است، این در حالی است که در کشورهای مختلف جهان ازجمله ایران، مطالعات بسیاری درزمینهٔ تأثیرات فناوری اطلاعات (IT) و فناوری اطلاعات و ارتباطات (ICT) بر متغیرهای اقتصادی نظیر بهره‌وری، رشد اقتصادی و غیره در سطوح مختلف فعالیتی به‌ویژه در سطح کلان، انجام‌گرفته است. محیط پررقابت کسب‌وکار و دگرگونی‌های آن در دهه 1960 و نیز جهانی‌شدن اقتصاد و تبدیل سیستم‌های اقتصادی و جوامع صنعتی به اقتصاد خدماتی بر پایه دانش و اطلاعات، لزوم توجه به سیستم‌های اطلاعاتی را مضاعف ساخت. به همین جهت از دهه 60 میلادی، استفاده از سیستم‌های اتوماسیون اداری که نوع خاصی از سیستم‌های اطلاعاتی هستند، روزبه‌روز اهمیت بیشتری یافت.

طراحی انواع اتوماسیون های اداری تحت گوشی های اندروید و IOS توانسته استقبال استفاده از این تکنولوژی را بیشتر کرده است.

عکس شماره چهار-اتوماسیون های اداری تحت گوشی های اندروید و IOS 

جایگاه اتوماسیون اداری در سند چشم‌انداز ایران

تغییر و تحولات بین‌المللی و سرعت این تغییرات دولت‌ها را بر آن داشته است تا در راستای کسب مزیت رقابتی در عرصه بین‌المللی، دور نمای استراتژیک حرکت‌های خود را ترسیم نمایند. تصمیمات استراتژیک و ملی مبنی بر ایجاد دولت الکترونیکی، چشم‌انداز ایران 1400 و به‌تبع آن تصمیمات استراتژیک در راستای چشم‌انداز و تبیین اهداف و سیاست‌های کلی و اجرایی در برنامه چهارم توسعه و تبیین چالش‌ها و راهکارهای دستیابی به اهداف، الزام‌های دهکده جهانی در امر ارتباطات، استانداردسازی عملیات و جلب رضایت ارباب‌رجوع و همچنین علاقه‌مندی ایران به ورود در جرگه کشورهای عضو سازمان تجارت جهانی و پذیرش ایران به‌عنوان عضو ناظر پس از ده‌ها بار رد تقاضا، حضور چشمگیر ایران در سازمان‌ها و مجامع بین‌المللی و تأکید بند چهارم سند فرا بخشی بر گسترش آگاهی عمومی و توسعه فن‌آوری و تحقیقات، مقدماتی را پیش روی سیستم سازمانی می‌نهند که روی‌آوری به اتوماسیون اداری یکی از آن‌ها است. (1997Khaki).

نتیجه‌گیری و نقش اتوماسیون اداری در افزایش بهره‌وری سازمان‌ها

عکس شماره پنج -نقش اتوماسیون اداری در افزایش بهره‌وری سازمان‌ها

استفاده از سیستم اتوماسیون اداری علاوه بر این‌که باعث افزایش محصول یا بازده و صرفه‌جویی در وقت و یا نیروی کار می‌شود باعث موارد دیگری از قبیل کنترل بهتر بر کار، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار - تبدیل اطلاعات از یک‌شکل به شکل دیگر صورت می‌گیرد - سازمان‌دهی کارکنان بهتر انجام می‌شود - نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات - به دلیل افزایش اثربخشی کارکنان در انجام یک سری کار خاص رضایت شغلی آن‌ها افزایش می‌یابد رضایت بیشتر مشتری به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به‌موقع می‌شود.

شرکت‌های موفق در اواخر دهه 1980 به اهمیت سرمایه‌گذاری در امور اداری پی بردند. نتایج استقرار اتوماسیون اداری، گویای افزایش بهره‌وری سازمان‌ها و تأثیراتی مثبت در امور شامل، استفاده بهتر از نیروی کار توأم با کاهش تعداد کارکنان، افزایش بازده فردی کارکنان، استفاده بهتر از زمان، کیفیت بهتر مدیریت با تصمیم‌گیری بهتر و ... هست که بنیان سوم اقتصاد و مدیریت اطلاعات را تشکیل می‌دهد. (یزدانی و همکاران،1389)

 در اکثر سازمان‌ها به‌منظور ایجاد سرعت و دقت در مکاتبات گردش الکترونیکی اسناد مکاتباتی اعم از سند کاغذی، فایل‌های کامپیوتری به اشکال مختلف و کاهش تدریجی حجم مکاتبات کاغذی و بسترسازی انجام مکاتبات الکترونیکی (paper less) و کاهش هزینه‌های مکاتباتی و مراسلاتی و حفاظت اسناد و مدارک و اطلاعات طبقه‌بندی‌شده از طریق برقراری نظام دسترسی به‌منظور کاهش آسیب‌پذیری و جلوگیری از افشاء غیرمجاز و حصول اطمینان از امنیت آرشیو اطلاعات دارای رده حفاظتی از سیستم ارتباطات یا اتوماسیون اداری نموده‌اند.

 بررسی‌ها نشان داده بین سرمایه‌گذاری و فنّاوری اطلاعات یا سیستم‌های اتوماسیون اداری  Office Automation و بازده مؤسسات و بهره‌وری نیروی انسانی ارتباط دوسویه مثبتی وجود دارد. فنّاوری اطلاعات منجر به افزایش توانایی سازمان‌ها و درنتیجه، افزایش تنوع محصولات و بهبود کیفیت و جلب رضایت مشتری می‌گردد. (2004،Turban)

راهکارهای پافکویی

راهکارهای پافکویی برای سازمان ها موسسات و شرکت هایی که از توقف کار و بوروکراسی اداری رنج می برند با ارائه سیستمی موثر آسان و کاربر پسند در طراحی و اجرا ارائه شده است و قیمت ان نسبت به سایر شرکتها بسیار کمتر و به صرفه تر است، که توصیه می کنیم برای کسب اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرین.

سیستم های اتوماسیون اداری پافکو در قالب های زیر قابل ارائه است

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب

سیستم اتوماسیون اداری موبایل اندروید

سیستم اتوماسیون اداری موبایل IOS

سیستم گردش کار

راه های ارتباطی برای مشاوره های رایگان:
 

pafco@
www.pafcoerp.com
021-41986000

مقالات مرتبط

سیستم اتوماسیون اداری ایده آل

نکاتی در مورد اتوماسیون اداری

آنچه را که باید در مورد سیستم اتوماسیون اداری بدانید