مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری

دريافت مشاوره رايگان نرم‌افزارهای آموزش مجازی

• نرم افزار اتوماسیون اداری چه امکاناتی به مدیران می دهد
• ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟
• افزایش رضایت با بکار گیری امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری
• چرا نرم افزار اتوماسیون اداری پافکو؟

نرم افزار اتوماسیون اداری چه امکاناتی به مدیران می دهد

با توجه به اینکه آموزش منابع انسانی در استفاده از فناوری های نوین اداری کار پیچیده ای است استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون اداری کوچک با قیمت مناسب می تواند تا حدودی این چالش را برطرف نماید. اتوماسیون اداری همچنین می تواند به بهبود ارتباطات درون سازمانی و افزایش شفافیت اطلاعات کمک کند. همچنین می توان از جمله ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری برای مدیران به مدیریت مستندات، پیگیری پروژه ها و زمان بندی جلسات اشاره نمود که به شما این امکان را می دهد تا به راحتی فرآیندهای اداری خود را مدیریت کنید. همچنین، استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند موجب بهبود تجربه کاربری و رضایت مشتریان نیز شود.

ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

1. پافکو در این قسمت از مقاله قصد دارد به بررسی مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری به صورت موردی بپردازد:
2. صرفه جویی در وقت و هزینه های سازمان با اتوماسیون اداری: اولین تاثیری که سازمان ها پس از نصب نرم افزار اتوماسیون اداری شاهد آن خواهند بود کاهش هزینه ها و صرفه جویی در وقت نیروی کار می باشد. به عنوان مثال برای ارائه مستندات و نامه از مصرف کاغذ جلوگیری می شود و همچنین اقداماتی از قبیل بایگانی اسناد و نام ها، نگهداری سوابق و همگام سازی با پیاده سازی این سیستم از چرخه فعالیت های سازمان حذف شده و سازمان به سمت بهینه سازی می رود.
3. مدیریت بهتر کارکنان:  سیستم اتوماسیون اداری امکاناتی در اختیار مدیران قرار می دهد که مدیریت کارکنان مانند کنفرانس تلفنی، پیام رسانی و غیره سریع تر و آسان تر می شود.
4. عدم محدودیت و انجام امور در هر زمان و مکان: با استفاده از کارتابل آفلاین اتوماسیون اداری دسترسی به این سیستم در هر زمان و مکان به آسانی میسر شده است. همچنین با استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب می توانید گستردگی مکانی استفاده از این محیط را به خارج محیط کار نیز گسترش داد.
5. کاهش اشتباهات اداری: با پیاده سازی این سیستم، اشتباهات، فرآیندهای تکراری و فرآیندهای بدون بازده مثل ثبت اسناد و مدارک در عملیات سازمان به حداقل می رسند.
6. دسته بندی و مدیریت داده ها در اتوماسیون اداری:  یکی از مهمترین نیازمندها در سازمان دسته بندی صحیح و مشخص برای مدیریت داده های مهم می باشد. این چالش با توجه به مزایای نرم افزار اتوماسوین اداری با مکانیزه سازی فرآیند های اداری برطرف شده است.
7. نظارت و گزارش گیری در اتوماسیون اداری: بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری نرم افزاریست که بتواند پایش فعالیت های سازمان و گزارش گیری از بخش های مختلف سازمان را به ساده ترین شکل ممکن فراهم نماید.

افزایش رضایت کارکنان و ارباب رجوع با بکار گیری نرم افزار اتوماسیون اداری

1. پیگیری آسان اقدامات اداری: با توجه به امکانات و مزایای سیستم اتوماسیون اداری ارباب رجوع و کارکنان می تواند همواره جریان کاری و اقدامات انجام شده بر روی نامه های ثبت شده ی خود را پیگیری نماید و پیشرفت کار را تحت نظر داشته باشد.
2. شفاف سازی امور اداری: با ثبت الکترونیکی و امکان پیگیری لحظه ای تمامی فرآیندها، مراحل گردش اسناد مدیریت برای کارکنان و ارباب رجوع کاملا شفاف سازی می شود.
3. تسریع و بهبود بخشی جریان کاری بین سازمان ها: در نتیجه ی استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، نیاز به تشریفات و کنترل بر امور بین ادارات به حداقل خواهد رسید.
4. افزایش رضایت شغلی کارکنان: استفاده از سیستم اتوماسیون اداری باعث می شود کارکنان با کمترین اتلاف وقت اثربخشی خود را به حداکثر برسانند که همین امر موجب افزایش رضایت خاطر کارکنان خواهد شد.
5. کاهش وابستگی به سازمان های خارجی: مکانیزه شدن فرآیندهای ثبت اسناد، مکاتبات و نامه نگاری ها موجب می شود که نیاز ادارات به سازمان های خارجی برای چاپ، پُست یا اموری از این دست از بین برود.
6. حفاظت از محیط زیست: هنگامی که حجم بسیار زیاد مکاتبات در سازمان ها به کمک نرم افزار اتوماسیون اداری مکانیزه می شود، میزان صرفه جویی قابل توجهی نیز در مصرف کاغذ مشاهده خواهیم کرد که این مساله همسو با حفاظت از محیط زیست و منابع طبیعی نیز خواهد بود.
7. امنیت بالای سیستم: علاوه بر اینکه استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری باعث امنیت بیشتر ارسال نامه های محرمانه در سازمان می شود. استفاده از یک سیستم حرفه ای و ایمن مانند نرم افزار اتوماسیون اداری ، بایگانی، نگهداری و مکاتبات را نیز با حداکثر امنیت به انجام می رساند.

چرا نرم افزار اتوماسیون اداری پافکو؟

دومین نکته مهم، قابلیت سفارشی سازی نرم افزار است. پافکو به سازمان ها این امکان را می دهد که نرم افزار را بر اساس نیازهای خاص خود تنظیم کنند. این انعطاف پذیری باعث می شود که مدیران بتوانند فرآیندهای خود را بهینه سازی کرده و به طور مؤثرتری عمل کنند.  سومین دلیل انتخاب پافکو، امکان یکپارچگی با سایر سیستم ها و نرم افزارهای موجود در سازمان است. این قابلیت به کسب و کارها این قابلیت را می دهد که از داده های موجود خود بهره برداری کرده و به راحتی اطلاعات را بین سیستم ها منتقل کنند.

علاوه بر این، پافکو با ارائه گزارش های تحلیلی و داشبوردهای مدیریتی، به مدیران این امکان را می دهد که به راحتی عملکرد سازمان را زیر نظر داشته و تصمیمات استراتژیک بهتری اتخاذ کنند. در نهایت، پافکو به دلیل پشتیبانی قوی و خدمات پس از فروش خود، اعتماد مشتریان را جلب کرده و به عنوان یک انتخاب مطمئن در حوزه نرم افزارهای اتوماسیون اداری شناخته می شود. با توجه به این ویژگی ها، انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری پافکو می تواند به موفقیت و رشد کسب و کار شما کمک شایانی نماید.