مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری

دست آورد نرم افزار اتوماسیون اداری برای مدیران سازمان‌ها

اقدام مستمر جهت بهینه سازی فرآیندها و اهداف سازمان پیوسته از بارزترین دغدغه های مدیران هدفمند بوده است. با اینکه اثربخش بودن و نتیجه محور بودن پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری بر مدیران پوشیده نیست اما در این مقاله تصمیم داریم تا بار دیگر به مهمترین و تاثیرگذارترین ویژگی ها و ارزش افزوده هایی که این نرم افزار برای سازمان ها به ارمغان می آورد بپردازیم.

با توجه به ارائه بیش از 100 مقاله آموزش در حوزه سیستم اتوماسیون اداری در سایت شرکت پافکو به احتمال زیاد با ویژگی ها و مزایا این نرم افزار کاربردی آشنا باشید اما اگر هنوز نسبت به خرید نرم افزار اتوماسیون اداری شک دارید و یا به دنبال آشنایی بیشتر با این سیستم هستید این مقاله شما را در این مسیر راهنمایی می کند.

با وجود اینکه مزایای اتوماسیون اداری امروزه بر کسی پوشیده نیست، یکی از دلایل اصلی استفاده از اتوماسیون اداری، حذف نیروی انسانی از فرآیندهای غیرضروری اداری است. نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب به شما کمک خواهد کرد ارتباط بین کارکنان را تسهیل نموده و از این سیستم در جهت صرفه جویی در زمان و هزینه پیگیری ها و حذف کاغذ از فرآیندهای بین واحدی استفاده نمایید. با توجه به اینکه آموزش منابع انسانی در استفاده از فناوری های نوین اداری کار پیچیده ای است استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون اداری کوچک با قیمت مناسب می تواند تا حدودی این چالش را برطرف نماید.

 مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری

برجسته ترین امکانات و مزایا افزوده نرم افزار اتوماسیون اداری

صرفه جویی در وقت و هزینه های سازمان با اتوماسیون اداری

اولین تاثیر مورد انتظار که پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری بر روی سازمان دارد کاهش هزینه ها و صرفه جویی در وقت نیروی کار سازمانی برای استفاده بهینه از توانایی های فردی کارکنان است.

کاهش اقدامات بدون بازده با اتوماسیون اداری

اقداماتی از قبیل بایگانی اسناد و نام ها، نگهداری سوابق و همگام سازی فعالیت های هستند که با پیاده سازی این سیستم از چرخه فعالیت های سازمان حذف شده و سازمان به سمت بهینه سازی می رود.

مدیریت بهتر کارکنان

  سیستم اتوماسیون اداری امکاناتی در اختیار مدیران قرار می دهد که مدیریت کارکنان هم سریع تر و هم آسان تر می شود. امکاناتی مثل کنفرانس تلفنی، پیام رسانی و غیره.

عدم محدودیت و انجام امور در هر زمان و مکان

با استفاده از سیستم کارتابل آفلاین سیستم اتوماسیون اداری دسترسی به این سیستم در هر زمان و مکان میسر شده است.

نزول قابل توجه اشتباهات

با پیاده سازی این سیستم، اشتباهات، فرآیندهای تکراری و فرآیندهای بدون بازده مثل ثبت اسناد و مدارک در عملیات سازمان به حداقل می رسند.

دسته بندی و مدیریت داده ها با نرم افزار اتوماسیون اداری

دسته بندی و مدیریت داده ها

داده های اداری یا تجاری اساسی ترین منابع سازمان هستند. دسته بندی صحیح و اصولی و به علاوه نگهداری و مدیریت این منابع به چالشی بزرگ در سازمان ها تبدیل شده که مکانیزه سازی فرآیند های اداری این معضل را نیز برطرف کرده است.

نظارت و گزارش گیری

بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری نرم افزاریست که بتواند پایش فعالیت های سازمان و گزارش گیری از بخش های مختلف سازمان را به ساده ترین شکل ممکن فراهم نماید.

پیگیری آسان اقدامات اداری

با توجه به امکانات سیستم اتوماسیون اداری ارباب رجوع می تواند همواره جریان کاری و اقدامات انجام شده بر روی نامه های ثبت شده ی خود را پیگیری نماید و پیشرفت کار را تحت نظر داشته باشد.

شفاف سازی

با ثبت الکترونیکی و امکان پیگیری لحظه ای تمامی فرآیندها، مراحل گردش اسناد مدیریت کاملا شفاف سازی می شود.

تسریع و بهبود بخشی جریان کاری بین سازمان ها

در نتیجه ی استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، نیاز به تشریفات و کنترل بر امور بین ادارات به حداقل خواهد رسید.

افزایش رضایت با بکار گیری امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری

افزایش رضایت مشتریان

ارائه ی اطلاعات و خدمات به هنگام بیش از هر مساله ی دیگری می تواند بر میزان رضایت مشتریان و ارباب رجوع سازمان ها اثر بگذارد.

افزایش رضایت شغلی کارکنان

استفاده از سیستم اتوماسیون اداری باعث می شود کارکنان با کمترین اتلاف وقت اثربخشی خود را به حداکثر برسانند که همین امر موجب افزایش رضایت خاطر کارکنان خواهد شد.

کاهش وابستگی به سازمان های خارجی

مکانیزه شدن فرآیندهای ثبت اسناد، مکاتبات و نامه نگاری ها موجب می شود که نیاز سازمان به سازمان های خارجی برای چاپ، پُست یا اموری از این دست از بین برود.

حفاظت از محیط زیست

هنگامی که حجم بسیار زیاد مکاتبات در سازمان ها به کمک نرم افزار اتوماسیون اداری مکانیزه می شود، میزان صرفه جویی قابل توجهی نیز در مصرف کاغذ مشاهده خواهیم کرد که این مساله همسو با حفاظت از محیط زیست و منابع طبیعی نیز خواهد بود.

امنیت بالای سیستم

علاوه بر اینکه استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری باعث امنیت بیشتر ارسال نامه های محرمانه در سازمان می شود. استفاده از یک سیستم حرفه ای و ایمن مانند نرم افزار اتوماسیون اداری ، بایگانی، نگهداری و مکاتبات را نیز با حداکثر امنیت به انجام می رساند.

در کنار این مزایا و دیگر ویژگی های استفاده از نرم افزاراتوماسیون اداری، حس اطمنیان خاطر و آرامشی که این محصول در رابطه با انجام امور سازمانی به کارکنان و مدیران می بخشد آن را ارزشمندتر نیز می کند.