15 ویژگی نرم افزار مدیریت مدرسه

هم یک مدرسه معمولی و هم مدرسه آنلاین می توانند از مزایای نرم افزار مدیریت آموزشگاه یا نرم افزار مدرسه بهره بند شوند. 

15 ویژگی و قابلیت بسیار موثر نرم افزار مدیریت مدرسه

مدیریت مدرسه بخش مهمی از هر نظام آموزشی است.

مسئولین مدارس در سراسر جهان همواره دغدغه مدیریت کارآمد فعالیت های مدرسه و ارائه تجربه آموزشی بهتر به دانش آموزان هستند و در جهت آن هر کاری بتوانند انجام می دهند.

با این حال، مدیریت امور مدرسه در این دنیایی که به سرعت پیش می رود و رشد می کند، اصلا آسان نیست. برای مدیریت بهتر مدرسه و ایجاد حس اطمینان در والدین از امنیت و پیشرفت فرزندان خود، امروزه مدارس از نرم افزار مدرسه استفاده می کنند. 

نرم افزارهای مدیریت مدارس می توانند ویژگی های مختلفی داشته باشد که باعث بهبود اداره کل مدارس می شود. در این مطلب قصد دارم به 15 ویژگی مهم و برتر نرم افزار مدیریت مدرسه بپردازم.

یک – اطلاعات دانش آموزان

حضور و غیاب، تکالیف، انضباط، نمرات و دست آوردها! تقریبا می توان به تمام اطلاعات مربوط به دانش آموزان را به راحتی با استفاده از یک نرم افزار مدیریت مدرسه کارآمد دسترسی داشت. معلم ها می توانند از پایگاه داده دانش آموز برای استفاده از اطلاعات اساسی دانش آموزان مانند نمرات، آدرس، اطلاعات مربوط به والدین و خواهران و برادران و ... استفاده کنند. علاوه بر این اطلاعات، اطلاعات مربوط به سوابق پزشکی، حساب ها، صورت حساب ها و غیره نیز می تواند اضافه شوند.

دو – دسترسی والدین

ایفای نقش در پیشرفت تحصیلی و بخشی از فعالیت های مدرسه فرزند خود بودن در این دنیای شلوغ می تواند دشوار باشد. با این حال در حال حاضر برای والدین آسان است که خود را در مورد فعالیت های تحصیلی فرزند خودشان از طریق پورتال والدین و اپلیکیشن های مدرسه به روز نگه دارند. این کمک می کند که والدین بتوانند هر لحظه با فرزند و معلم های او همراه باشند.

مزایای پورتال والدین در نرم افزار مدیریت مدرسه

• نرم افزار مدیریت مدرسه به والدین کمک می کند فعالانه در امور آموزشی فرزندان خود شرکت کنند.
• ارائه اطلاعات به روز مانند نمرات، تکالیف و غیره.
• با ارائه بدون تاخیر گزارش حضور و غیاب دانش آموزان به معلم ها و کارت های پیشرفت به والدین کمک زیادی می کند.
• با استفاده از یک خط مستقیم ارتباطی با معلم ها، والدین و دانش آموزان می توانند در صورت پیش آمدن هر شک و تردیدی، سوالی، نظری یا هر پیشنهادی با معلم ها ارتباط برقرار کنند.

سه – اطلاعات معلم

نرم افزار مدیریت مدرسه موثر نه تنها به دسترس پذیری اطلاعات دانش آموزان کمک می کند، بلکه اطلاعاتی در مورد فعالیت های معلم ها در داخل مدرسه نیز ارائه می دهد. طرح کلاس یک معلم خاص، فایل های گزارش و غیره به راحتی قابل مشاهده هستند. همچنین معلم ها می توانند از پایگاه داده خود برای نگه داری جزئیات زمان بندی کلاس، پیشرفت دانش آموزان و فعالیت های کلاس درس در یک محل استفاده کنند.

برخی از مزایای آن عبارتند از:

• معلم ها می توانند با امنیت به پایگاه داده خود وارد شوند تا به سوابق مربوط به فعالیت های مدرسه، کلاس ها و دانش آموزان دسترسی داشته باشند.
• فرم ها و گزارش های کلاس درس می توانند با استفاده از نرم افزار مدیریت مدرسه به سرعت پر شوند، که در آن اطلاعات مربوط به کلاس درس و دانش آموزان مرتب به روز می شوند.
• معلم ها به راحتی می توانند درباره گزارش های دانش آموزان به والدین آن ها گزارش دهند.

چهار – ادغام نرم افزار مدیریت مدرسه با هوش مصنوعی

هوش مصنوعی به آرامی حضور خود را در هر همه جنبه های زندگی ما نشان می دهد. می توان گفت در سال 2018، هوش مصنوعی جزئی از بیشتر نرم افزار های بزرگ شد. برای توسعه نرم افزار مدیریت مدرسه موثرتر، یکی از زمینه های اصلی یک پارچگی با هوش مصنوعی است. با استفاده از ویژگی های یک پارچه هوش مصنوعی مانند مسیر یابی خودکار، بهینه سازی خودکار و اختصاص خودکار، مدیریت اتوبوس های مدارس بزرگ می تواند بسیار راحت تر باشد.

هوش مصنوعی یک اصطلاح فانتزی که فقط در فیلم ها وجود دارد نیست و می تواند تفاوت های قابل توجهی در امنیت و ROI مدارس و آموزشگاه ها ایجاد کند.

پنج – امکانات ارتباطی (پیام های صوتی، ایمیل، چت، و ...)

موفقیت دانش آموزان به شدت و به طور غیرقابل باوری به ارتباط اثربخش والدین، مدارس و معلم ها بستگی دارد.

سیستم های مدیریت مدرسه دارای پورتال والدین هستند که با ارسال متن، پیام های صوتی و ایمیل به یک مجموعه از پیش تعریف شده از والدین، روند ارتباط را به اندازه زیادی تسهیل می کند. به این ترتیب زمان صرف شده توسط مدیران مدرسه برای مواردی مانند برقراری تماس تلفنی و یا ارسال پیام تکی به والدین کاهش می یابد. یکی دیگر از ویژگی های کوچک اما مهم و بسیار موثر در نرم افزار مدیریت مدرسه، امکان استفاده از قالب هایی است که می توانند برای ارسال در روزهای مهم مانند روز معلم، سال نو، روز فرهنگی و غیره ذخیره شوند.

شش – حضور و مدیریت زمان بندی در نرم افزار مدیریت مدرسه

مدیریت حضور و غیاب یک وظیفه مهم اداری مدارس است و به معلم ها اجازه می دهد که زمان کمتری را برای در ابتدای هر کلاس برای آن صرف کنند. گاهی، برای معلم ها مدیریت کل مراحل حضور و غیاب و ثبت دقیق آن ها دشوار است. حضور و غیاب و علامت زدن آن ها در یک صفحه شطرنجی با خانه های کوچک سخت است و به راحتی هم می تواند در آن اشتباه رخ دهد.

هفت – ارسال تکالیف و ارزیابی به صورت آنلاین با استفاده از نرم افزار مدیریت مدرسه

امتحانات و ارزیابی ها به معلم ها و دانش آموزان در یادگیری کمک می کند، به طوری کسب و یادگیری دانش هر دانش آموز به طور مداوم ارزیابی می شود. آزمون آنلاین و تکالیف آنلاین بسیار مهم هستند.

در صورت لزوم، معلم ها می توانند برای هر دانش آموز ارزیابی های فردی انجام دهند. معلمان می توانند از ارزیابی های مبتنی بر مبانی (Rubric-based assessments) برای چنین اهدافی مورد استفاده قرار گیرند. بنابراین، این می تواند یک ویژگی مهم برای نرم افزار مدیریت مدرسه باشد.

هشت – کارت گزارش

کارت گزارش نشان دهنده کارهای یک دانش آموز در طول یک سال تحصیلی می باشد، و این در یک سال تحصیلی پیش بینی شده است. با این حال، معلم ها و مدیر مدرسه آن را یک مسئولیت زمان بر می دانند.

نرم افزار آموزشگاه می تواند به معلم ها و مقامات مدرسه کمک کند تا روند تولید کارت های گزارش را با استفاده از یک پایگاه داده تعاملی ساده تر کنند. با اطلاعات همیشه در دسترس عملکرد کلاسی یک دانش آموز، حضور و غیاب و نتایج امتحان ها پایگاه داده کارت گزارش را به صورت خودکار تکمیل می کند.

معلم ها می توانند قبل از نهایی کردن و تایید کارت گزارش را بررسی کنند و سپس آن را در دسترس دانش آموزان و والدین آن ها قرار دهند.

نه – پرداخت و پیگیری پرداخت بصورت آنلاین

مدیریت رسیدها و پرداخت های دریافتی، تهیه صورتحساب، ردیابی انواع مختلف هزینه ها قبل از ارائه آنها به دانشجویان و این قبیل کارها، بدون نرم افزار مناسب برای رسیدگی به این آن ها، می تواند وقت گیر و دشوار باشد.

یک راه ساده برای مدیریت و تحویل پرداخت ها، پر کردن و تهیه صورت حساب ها با استفاده از کارت های هوشمند برای سیستم پرداخت است. استفاده از این روش آسان و راحت است.

صدور صورت حساب آنلاین به مدارس کمک می کند امکان پرداخت با کارت اعتباری را بدهند و بدین ترتیب والدین می توانند به راحتی هزینه های مدرسه فرزند خود را در خانه بپردازند. این باعث می شود هم برای والدین و  هم برای مدرسه، تمام روند پرداخت هزینه بدون هیچ مشکلی و به راحتی انجام شود.

ده – مدیریت پذیرش با نرم افزار مدیریت مدرسه

از نگه داری فایل ها به صورت بسته (بسته نرم افزاری فایل ها) اجتناب کنید زیرا می توانید تمام داده های آن را در یک سیستم ذخیره کنید. این روش می تواند در صورت نیاز به دسترسی سریع به اطلاعات کمک کند. شما می توانید این کار را با یک نرم افزار مدیریت مدرسه مناسب و موثر انجام دهید.

چنین نرم افزاری به اندازه کافی برای مدیریت روال ثبت و پذیرش دانش آموزان قدیمی و جدید نیز مناسب است. این نرم افزار می تواند مشکلات ناشی از خطاهای انسانی را برطرف کند و با دانش آموزان جدید و قدیمی بر اساس اطلاعات ارائه شده به صورت متفاوتی برخورد کند.

یازده – مدیریت پروفایل با نرم افزار مدیریت مدارس

نرم افزار مدیریت سیستم مدرسه به طور موثر مدیریت پروفایل را انجام می دهد. این یک ماژول از سیستم است که برای مدیریت دانش آموزان، والدین، کارکنان و معلمان مورد استفاده قرار می گیرد. در این بخش اطلاعاتی از قبیل نام و اطلاعات تماس کاربران گرفته می شود. هر کاربر دارای اعتبار ورودی منحصر به فرد به خودش برای دسترسی می باشد.

دوازده – تکالیف

با استفاده از این ماژول، تکالیف روزانه کلاسی به راحتی به صورت 24 ساعته در دسترس دانش آموزان قرار می گیرد. همچنین تاریخ و زمان تحویل یا ارسال تکلیف نیز مشخص و از قبل تعیین شده است. ضمن این که، معلم ها می توانند تکالیف و پروژه ها را طبق الزامات تغییر دهند.

سیزده - مدیریت کتابخانه

این ماژول یک راه حل موثر برای مدیریت کتابخانه به صورت ساده و موثر است. این ماژول ویژگی های مانند پیدا کردن، جست و جو، امانت دادن و برگرداندن کتاب ها می باشد. از قابلیت بارکد و اسکن خودکار کتابخانه شما پشتیبانی می کند. این ماژول همچنین می تواند شامل گزارش اعضای کتابخانه، ثبت شماره روزانه و خیلی چیزهای دیگر است.

چهارده – مدیریت رفت و آمد

نرم افزار مدیریت مدرسه می تواند، مسائل مربوط به حمل و نقل مدرسه را مدیریت کند. با استفاده از این ماژول می توان تاریخچه مسیر هر دانش آموز را دنبال کنید. آن ها همچنین اطلاعاتی مانند دانش آموزانی که برای رفت و آمد به مدرسه مسیرهایی غیر از مسیرهای اختصاص یافته را انتخاب می کنند را نمایش می دهند. این ویژگی ها، امنیت دانش آموز را با اطمینان از اینکه آیا دانشجو در اتوبوس حاضر است یا نهف تضمین می کند و بعد به والدین آن ها گزارش می دهند.

پانزده – استفاده از اپلیکیشن های مناسب

از آن جایی که تلفن های همراه هوشمند به ابزاری روزانه و دم دستی تبدیل شده است، ارزش دارد که توسعه دهنده های نرم افزارهای مدیریت مدارس، نسخه موبایل و اپلیکیشن آن را نیز بسازند. اپلیکیشن هایی با کاربری راحت با ویژگی هایی که کار را برای دانش آموزان، معلمان، والدین و کارکنان پشتیبانی بسیار آسان تر می کند.

مواردی که در این مطلب آورده شد برخی از ویژگی های و قابلیت های نرم افزار مدیریت مدرسه هستند. اگر شما ویژگی های دیگری را سراغ دارید را آن ها را در قسمت نظر ها با ما به اشتراک بگذارید.

کارشناسان پافکو مفتخرند تا چنانچه سوالی در حوزه آموزش مجازی و نرم افزار مدیریت مدارس دارید، مشاور رایگان ارائه دهند. کافی است تا فرم زیر را تکمیل نمایید.