در طی سال ها، استفاده از وبینار ها برای مشارکت مخاطب های B2B رشد کرده است. یک موسسه بازاریابی محتوا طی تحقیقی دریافت که بیش از نیمی از بازاریابان B2B در استراتژی بازاریابی محتوایی خود، وبینار برگزار می کنند، به عبارت دیگر وبینار مارکتینگ انجام می دهند. جای تعجب نیست، چرا که مزایای وبینار بسیار است و آن ها می توانند خیلی جذاب باشند و ایجاد و برگزاری آن ها سخت نیست. ویدئو کنفرانس و سیستم وبینار، نیز مانند بسیاری از ابزارهای آموزش مجازی، یک نرم افزار برگزاری دوره های آموزش از راه دور و اموزش انلاین است. امروزه تدریس انلاین، کلاس انلاین و سامانه وبینار از ابزارهای مهم سیستم مدیریت یادگیری الکترونیکی می باشد. هم زمان با افزایش سریع استفاده از وب، مصرف کننده ها تقاضای دانش فوری دارند. محصولات شما باید به طور موثری ترویج داده شوند تا سریع تر به مخاطبان درست برسند. وب کنفرانس ها برای نشان دادن محصولات و تخصص شما به مشتریان بالقوه کمک می کنند. آن ها همچنین اطلاعات را به صورت کامل ارائه می دهند، به طوری که مشتریان بالقوه ای که در وبینار معرفی محصولات شرکت می کنند تصویری واضح از آنچه شما محصول یا خدمات شما دریافت می کنند.

چگونه وبینار برگزار کنیم؟ با انجام ده گامی که در ادامه می گوییم، مطمئن باشید که یک وبینار موفق برگزار خواهید کرد.

1. گام اول: تیم خودتان را گزینش کنید

اولین نکته ای که در پاسخ به سوال چگونه وبینار برگزار کنیم باید در نظر داشته باشید که برای برگزاری وبینار، معمولا سه نقش اصلی وجود دارد. موفقیت جلسه آنلاین شما به آن ها بستگی دارد و توصیه می کنم هنگام انتخاب موارد زیر، گزینه های خود را به دقت بررسی کنید:

برگزار کننده : برگزار کننده یا سازمان دهنده یا تسهیل کننده مسئول اصلی ایجاد محتوا برای وبینار است. آن ها همچنین مسئول یافتن یک سخنران مناسب و تبلیغ رویداد آنلاین هستند. آن ها مسئول ثبت نام و برقراری ارتباط با شرکت کننده ها در ابتدا انتهای وبینار نیز هستند.

ارائه دهنده یا ارائه دهنده : ارائه دهنده ها یا سخنرانان یا کارشناسان موضوع باید بر توسعه و ارائه وبینار تمرکز کنند. آن ها به برنامه ریزی وبینار و عیب یابی، ثبت رویداد و دیگر جزئیات که به یک ارائه ی جذاب کمک می کنند، توجه می کنند.

دستیار یا دستیارها : دستیار ها به پاسخ دادن به سوال هایی که ارائه دهنده و برگزار کننده وقت نمی کنند پاسخ دهند، کمک می کنند. آن ها به پاسخ دادن به سوال ها و مشکلات فنی کمک می کنند. (برای مثال مسائلی مثل، "صدا و تصویر هماهنگ نیستند" یا "صدا قطع شده است!" ) وجود دستیار یا دستیار های برگزاری وبینار هایی با تعداد مخاطب بالا نیاز می باشد.

2. گام دوم: در مورد فرمت وبینار تصمیم گیری کنید

گام بعدی "چگونه وبینار برگزار کنیم؟" این است که تصمیم بگیرید که قالب وبینار شما چه باشد. من پیشنهاد می کنم فرمتی را انتخاب کنید که پیام شما را در حین جذب مخاطبان به بهترین نحو ارائه دهد. چهار قالب وبینار زیر را در نظر بگیرید:

تک سخنران : همان طور که از نام آن مشخص است، این فرمت شامل یک سخنران تنها است که با شرکت کننده ها ارتباط برقرار می کند. سخنران هم مطالب وبینار را نشان می دهد و هم به تمام پرسش های مطرح شده توسط شرکت کننده ها پاسخ می دهد. اگر تعداد مخاطب و شرکت کننده کمی دارید، من این نوع وبینار را توصیه می کنم.

فرمت مصاحبه ای : در این نوع وبینار یک سخنران وجود دارد که در نقش مصاحبه کننده عمل می کند و مجموعه سوالاتی را که از پیش طراحی شده اند را از کارشناس یا کارشناس های موضوع بحث می پرسد. این نوع وبینار می تواند بسیار جذاب باشد. همچنین تشویق شرکت کننده ها به پرسیدن سوال، آن را جالب تر نیز می کند.

میزگرد مدیریت شده : همانند یک میز گرد، یک میزگرد وبیناری دارای چندین سخنران است که درباره یک موضوع از پیش تعیین شده صحبت می کنند. یک مدیر برای تسهیل این نوع از وبینار نیاز است.

پرسش و پاسخ : همانند فرمت مصاحبه، در این نوع وبینار به سخنران این اجازه داده می شود که سوالات را پاسخ دهد؛ با این تفاوت که در اینجا سوال ها مستقیم از طرف مخاطب ها پرسیده می شوند. توصیه می کنم که سوالات را از پیش از مخاطبان جمع آوری کنید. در این صورت مطمئن خواهید بود که جلسه از روی برنامه اجرا خواهد شد و همچنین فرصت بررسی سوالات مخاطب ها را خواهید داشت. بخش پرسش و پاسخ معمولا در پایان تمام قالب های برگزاری وبینار اضافه می شوند.

3. گام سوم:  برای جنبه بصری سرویس وبینار‌خود برنامه ریزی کنید

در سامانه وبینار یا سمینار مبتنی بر وب، وبینارها تا حد زیادی به مواد صوتی و تصویری برای نشان دادن محتوای خود تکیه می کنند. اسلایدهای پر از متن فایده ندارند. پیشنهاد می کنم هنگام تهیه تصاویر برای وبینار بعدی خود موارد زیر را در نظر داشته باشید:

• یک اسلاید مقدماتی و معارفه ای داشته باشید که شامل اطلاعاتی مانند زمان شروع و نکات مورد بحث در وبینار باشد.
• سپس با اسلایدهای اضافی ادامه یابد، اسلاید هایی که ارائه دهنده و کارشناس (ها) آن ها را ارائه و توضیح می دهند.
• بعد از این، یک اسلاید که به نمایش خلاصه ای از مباحث که در جلسه وبینار پوشش داده شده است، می پردازد.
• در نهایت یک اسلاید برای معرفی ابزار و وب سایت هایی است که در وبینار استفاده شده است. توصیه می کنم که از ابزارها و وب سایت ها در زمان واقعی در وبینار استفاده کنید تا بتوانید تاثیر بیشتری روی مخاطب داشته باشید.

4. گام چهارم: یک ابزار وبینار انتخاب کنید

سرویس های وبینار زیادی در بازار وجود دارند، از جمله سیستم عامل های محبوبی مانند WebEx، ادوب کانکت adobe-connect و امثال آن ها.

ما خودمان از  وب کنفرانس adobe connect استفاده می کنیم و آن را توصیه می کنیم. 

چند سوال زیر را هنگام انتخاب یک ابزار وبینار از خود بپرسید:

اهداف برگزاری این وبینار چیست؟

قبل از انتخاب سیستم وب کنفرانس، باید اهداف وبینار را مشخص کنید. اگر این سمینار وب معرفی و لانچ یک محصول یا ترویج کسب و کار شما می باشد، خوب است که جامعه مخاطب بزرگ تری را هدف قرار دهید. در این مورد، شما نیاز به سرویس وبیناری دارید که به شما در برقراری ارتباط با تعداد زیادی از شرکت کننده ها کمک کند.

کاربر پسندی را چگونه انجام می دهید؟

از آنجایی که وبینارها با محدودیت زمانی مواجه هستند، ضروری است که ابزار مناسب را انتخاب کنید تا بتوانید در مدت زمان اختصاص یافته برای وبینار بیشترین استفاده را بکنید. اگر در حال برنامه ریزی برای برگزاری یک وبینار را در فرمت تک سخنران هستید، به دنبال ساده ترین نرم افزار ممکن بگردید تا بتوانید محتوای کسب و کار خود برای شرکت کننده ها را به طور موفقیت آمیز ارائه دهید.

قیمت آن چقدر است؟

با وجود ابزارهای زیاد برگزاری وبینار در بازار، هنگام انتخاب ابزار مناسب برای برگزاری وبینار خود بهخ راحتی ممکن است دچار اشتباه شوید. به نظر من برای بررسی آن از نظر هزینه، بهتر از مخاطبان هدف را مورد توجه قرار دهید. به عنوان مثال، اگر مخاطبان زیادی هستند که می خواهید هدف قرار دهید، یک بسته سازمانی برای شما مناسب است. و برای جامعه مخاطب متوسط یا کوچک، یک نسخه پرمیوم به راحتی نیازهای شما را برطرف خواهد کرد.

پاسخ به این سه سوال، تعیین می کند که چقدر باید برای ابزار برگزاری وبینار صرف کنید.

5. گام پنجم: تجهیزات و فضای مناسب را تنظیم کنید

شما برای برگزاری وبینار به یک مکان آرام نیاز دارید. اتاق کنفرانس یا هر مکان دیگری که عاری از نویز و سر و صدا باشد.

انتخاب تجهیزات مناسب نیز برای راه اندازی وب کنفرانس شما بسیار مهم است. میکروفون ها و هدست های سیم دار را در نظر بگیرید، چرا که آن ها در هنگام تماس با مخاطبین شما کمتر قطع می شوند.

من همیشه سعی می کنم یک لپ تاپ بک آپ که دارای شارژ کامل است را داشته باشم، که تمام اطلاعات در آن کپی شده و ذخیره شده است. با این کار مطمئن خواهید شد که همه چیز مرتب پیش خواهد رفت حتی اگر سیستم کامپیوتری اولیه شما بر هر مشکل فنی مواجه شود.

انتخاب تجهیزات و فضای مناسب نه تنها کیفیت وبینار را بهبود می بخشد، بلکه یک تجربه عالی برای مخاطبان شما نیز فراهم می کند.

6. گام ششم: وبینار خود را ترویج دهید و آن را تبلیغ کنید

برای این که مطمئن شوید که وبینار شما حداکثر مشارکت را به دست می آورد، بسیار مهم است که پیش از برگزاری، آن را تا حد امکان تبلیغ کنید. در ادامه چند پیشنهاد برای نحوه تبلیغ آن می دهم:

• یک صفحه لندینگ ایجاد کنید که شامل موضوع جلسه وبینار، سخنران یا سخنران ها، تاریخ و زمان برگزاری جلسه مجازی، و یک CTA یا فراخوان عمل برای افرادی که در این رویداد ثبت نام می کنند باشد.
• یک بنر یا نمایش تبلیغات در صحه اصلی وب سایت خود ایجاد کنید تا بازدید کننده های سایت از رویدادی که قرار است به زودی برگزار شود مطلع شوند.
• از رسانه های اجتماعی مانند فیس بوک و توییتر برای گسترش کلمه استفاده کنید. یک هشتگ اختصاصی و اصلی برای رویدادی که برگزار می کنید ایجاد کنید. این هشتگ در زمان برگزاری رویداد سود خواهد داشت، زیرا شما می توانید از آن برای تعامل با شرکت کننده ها استفاده کنید.
• ایمیل های یادآوری متعددی ارسال کنید تا شمارش معکوس تا برگزاری رویداد را به نحوی نشان داده باشید. 45 درصد از بازاریاب ها می گویند که ایمیل ها در میزان ثبت نام موثر هستند.
• در روز رویداد، مطمئن شوید که ایمیل هایی ارسال کنید که شامل لینک مستقیم وبینار شما نیز باشد.

7. گام هفتم: تاریخ و زمان مناسب را انتخاب کنید

شما باید در نظر داشته باشید، مخاطب ها و شرکت کننده های وبینار شما همه از یک مکان نیستند. وبینار باید در تاریخ و زمانی برگزار شود که امکان حضور حداکثری شرکت کننده ها فراهم باشد.

انتخاب تاریخ و زمان مناسب برای رویداد وبینار مهم است. بهترین زمان برای اجرای وبینار شما به جمعیت هدف شما بستگی دارد.

می توان از گوگل آنالیتیکس برای پیدا کردن مناطقی که بیشترین ترافیک آنلاین را از آن ها دریافت می کنیم، استفاده کرد. همچنین می توانید به شرکت کننده های احتمالی نظرسنجی هایی ارسال کنید و از آن ها در مورد زمان مناسب برای حضور در وبینار سوال کنید.

این ها عوامل مهمی هستند که نه تنها باید مورد توجه قرار گیرند بلکه باید اولویت بندی شوند. تحقیق و برنامه ریزی قابل توجهی باید بر روی آن ها انجام شود تا بتوانید از وبینار خود انتظار بیشتری داشته باشید و کسب و کار خود را بهبود دهید.

8. گام هشتم: یک موضوع جذاب انتخاب کنید

اگر موضوع انتخابی شما برای مخاطب های بالقوه شما جذاب نباشد، سخت است که بتوانید آن ها را به حضور در وبینار خود ترغیب کنید. از آن جایی که وبینار ها معمولا یک ساعت طول می کشد، می توانید، شما مختارید که درباره چندین موضوع به صورت مبهم و کلی صحبت کنید یا در مورد یک موضوع مشخص و به صورت عمیق صحبت کنید.

توصیه می کنیم زمانی که موضوعی را برای وبینار خود انتخاب می کنید تا جایی که می توانید آن را مشخص انتخاب کنید. به عنوان مثال، به جای اینکه به طور کلی در مورد بازاریابی دیجیتال صحبت کنید، می توانید درباره ترندهای بازاریابی دیجیتال یا بودجه بندی برای بازاریابی دیجیتال و موارد مشابه صحبت کنید.

هنگام جست و جو برای یک موضوع جالب، می توانید موارد زیر را نیز در نظر می گیرید:

• محتوای تولید شده قبلی : هنگام جستجو برای یک موضوع جالب، محتواهایی که قبلا تولید کرده اید را در نظر بگیرید. این محتواها می توانند یک پست وبلاگ، پست های رسانه های اجتماعی یا یک مقاله باشد. در بین پست ها و مقالات جستجو کنید تا موضوعاتی را که بیشترین توجه را دریافت کرده اند را بیابید. این به شما کمک می کند که به موضوعات مورد علاقه مخاطبان را پی ببرید. اکنون می توانید در موضوع خاصی که انتخاب کرده اید، عمیق شوید تا بتوانید درک عمیقی برای مخاطبان خود فراهم کنید و در طول جلسه وبینار آن ها را درگیر نگه دارید.
• شرکت در سایر وبینار ها: در سایر وبینارهایی که در زمینه شما حضور دارند و برگزار می شوند، شرکت کنید. این نه تنها به شما در گرفتن ایده های جدید از موضوعات رقیب کمک می کند ، بلکه به شما کمک می کند تا در جریان ترندهای موضوعات مورد بحث قرار بگیرید. از طریق بینش، شما می توانید بر روی یک موضوع مناسب و قابل قبول تصمیم گیری کنید و آن را از طریق تحقیق کامل کنید.

بعد از این که موضوع وبینار خود را انتخاب کردید، وقت آن است که سوالات زیر را پاسخ دهید:

• آیا سوال خاصی و جود دارد که مشتریان شما و مخاطبان بالقوه شما اغلب بپرسند و شما بتوانید در وبینار به آن بپردازید؟
• نقاط قوت شما چه هستند؟ و چه چیزی از آموزش شما واقعا سرگرم کننده خواهد بود؟
• چه چیزی ارزشمندترین است که می توانید در مدت 40 تا 60 دقیقه ارائه دهید؟

اگر پاسخ های مناسبی برای این سوالات پیدا کردید، به شما تبریک می گویم! شما موضوع خود را برای وبینار آتی خود را پیدا کرده اید. اگر نه، جست و جو را ادامه دهید تا موضوع بهتری پیدا کنید.

9. گام نهم:  تمرین کنید

من همیشه از چند روز قبل برای ارائه یک وبینار تمرین می کنم تا مطمئن شوم که همه چیز مرتب است و همه چیز به خوبی پیش خواهد رفت.

شروع به اجراهای آزمایشی کنید که کمک می کند همه افرادی در برگزاری وبینار درگیر هستند یک دید از تمامیت آن داشته باشند. همه تجهیزات را بررسی کنید تا از درستی کارکرد آن ها مطمئن شوید. آخرین اجرای آزمایشی را دو تا سه روز قبل از وبینار اصلی و زنده انجام دهید، تا موارد زیر تضمین شوند:

•  تایید کنید که همه افراد با تکنولوژی و نرم افزار وبینار و محتوای وبینار آشنا باشند.
• برای جلوگیری از تغییرات دقیقه آخری، اسلاید های ارائه را نهایی کنید.
• روش های ارتباطی را انتخاب کنید که به بهترین شکل با تیم سازگار باشد.
• فعالیت های شخصی که باید در طول وبینار نظارت شوند، مانند نظرسنجی ها، پرسش و پاسخ ها، چت های گروهی و غیره را واگذار کنید.
• بررسی ثبت نام نهایی بر اساس جزئیات مانند نام شرکت کننده ها، صنایع مربوطه و غیره. میزبان وبینار باید به طور کامل از چنین اطلاعاتی آگاه باشد.

1. گام دهم: بعد از برگزاری وبینار شرکت کننده ها را رها نکنید

متوجه شده ام که برخی از بازاریاب ها پیگیری شرکت کننده های وبینارشان را جدی نمی گیرند. این می تواند یک اشتباه جدی باشد، زیرا شما فرصت جذب راحت مخاطبان را از دست می دهید.

یک ایمیل تشکر برای آن ها ارسال کنید و طی یک نظرسنجی از آن ها بخواهید که نظرات و تجربه های خودشان را با شما در اشتراک بگذراند؛ به علاوه یک فراخوان عمل برای وبینارهای آینده نیز در آن قرار دهید. مطمئن شوید که یک ایمیل پیگیری همراه با ضبط وبینار برای افرادی که در آن ثبت نام کرده اند اما نتوانسته اند در آن شرکت کنند، ارسال کنید. پس از آن، راه های زیادی برای تشویق تماشاگران برای شرکت در رویدادهای وبینار آینده و حتی درگیر کردن او با شرکت شما وجود خواهد داشت.

بعد از آن که میزبانی سمینار وب خود را با موفقیت انجام دادید، تلاش های خود را ارزیابی کنید. از بازخوردهای ارائه شده توسط شرکت کنندگان خود در ایمیل های پیگیری استفاده کنید. این موارد را در نظر بگیرید و بر مبنای آن ها اصلاحات را انجام دهید تا وبینارهای آینده شما موفقیت بیشتری به دست آورند.