14 مزیت مهم مدیریت دانش

 

Knowledge Management  یا به اختصار KM٬ استراتژی ها و فرایندهای طراحی شده برای شناسایی٬جذب٬ساختاردهی٬ارزش گذاری٬ وبه اشتراک گذاری دارایی های فکری سازمان بین افراد مناسب و در زمان مناسب است که در جهت بهبود عملکرد سازمان و ایجاد ارزش صورت میگیرد.

فهرست مطالب

مزایای استفاده از مدیریت دانش

برخی از استراتژی های مدیریت دانش و ابزارهای مورد استفاده در کسب و کار عبارتند از:

نرم افزار مدیریت دانش و مدل مدیریت دانش

چالش های پیش روی مدیریت دانش

مزایای مدیرت دانش امروزه بر کسی پوشیده نیست. دانش، یک منبع کلیدی و اساسی در هر سازمان است. انسانهای با دانش بیشتر، بهتر میتواند عملکرد بهتر و قدرتمندانه تری خواهند داشت. امروزه دانش تنها یک سرمایه نیست بلکه ٬ مهم ترین سرمایه برای سازمانها دانش و مدیریت آن است. بنابراین، سازمانها نیازمند رویکرد مدیریتی متفاوتی نسبت به مسائل سازمان و کارکنان هستند. حفظ کارمندان و افزایش ظرفیت یادگیری آنان نقش تعیین کننده ای در موفقیت و کسب مزیت رقابتی پایدار برای شرکت دارد. بنابراین همانند مدیریت منابع فیزیکی مانند پول، مدیریت دانش نیز باید بخشی از راهبرد های سازمان قرار بگیرد.

تعاریف بسیار زیادی در مورد مدیریت دانش وجود دارد که در کنار تعریف های مدیریت یادگیری الکترونیکی با سامانه lms، تدریس آنلاین، سامانه آموزش الکترونیکی به یکی از تعاریف کلیدی برای سازمانها تبدیل شده است. تعریفی که به نظر جامع ترین توضیح مدیریت دانش را در بردارد به شرخ زیر است:

مدیریت دانش (KM) مبتنی بر دو فعالیت اصلی است: ۱- ضبط و مستند سازی دانش ۲- انتشار آن دانش در سازمان

دلایل زیادی وجود دارد که سازمان ها در مدیریت دانش سرمایه گذاری می کند. به عنوان مثال اگر بسیاری از کارشناسان در حال بازنشسته شدن هستند و سازمان می خواهد راهی برای ثبت دانش و تجربه آنها داشته باشد یا اینکه تعداد زیادی از افراد به تازگی استخدام شده اند و تجربه و دانش لازم را ندارند٬ در این مواقع مدیریت دانش راه حلی برای سرعت بخشیدن به فرایند یادگیری است.

اگر حجم اطلاعاتی که از طریق ایمیل ها، اسناد، یادداشتها و ... روزانه دریافت می شود به سرعت در حال افزایش باشد و نرخ رشد اطلاعات بسیار سریع باشد در آن صورت مدیران و کارمندان هرگز قادر به خواندن، نگهداری و مدیریت تمام داده هایی که در اختیارشان هست نیستند. به همین دلیل است که کسب و کار ها باید یک سیستم مدیریت دانش جامع داشته باشند. مدیریت دانش، اساساً مجموعه ای از رفتارها، فرایندها و فناوری هایی است که برای مدیریت موثرتر اطلاعات و بهبود یادگیری طراحی شده است.

مزایای استفاده از مدیریت دانش

کسب و کار می تواند از بسیاری از مزایایی که در صورت اتخاذ یک مدل استراتژیک مدیریت دانش بدست می آورد، استفاده ببرد. در اینجا لیستی از ۱۴ مزیت را داریم که از مدیریت دانش حاصل می شود:

1. اولین مزیت استفاده از مدیریت دانش: امکان تصمیم گیری بهتر و سریع تر

با ارائه اطلاعات مرتبط در زمان نیاز از طریق جستجو، اشتراک و پشتیبانی، یک سیستم مدیریت دانش می تواند پایه‌ای برای تصمیم‌گیری خوب فراهم کند. همکاری کمک می‌کند که نظرات مختلف و تجربیات متنوع تعداد زیادی از افراد را در هنگام تصمیم‌گیری داشته باشیم و به ما برای یک تصمیم گیری مناسب کمک می کند. استفاده مجدد از دانش ذخیره شده اجازه می دهد تصمیمات بر اساس تجربه واقعی گرفته شود.

2. دومین مزیت استفاده از مدیریت دانش: آسان ساختن پیداکردن اطلاعات و منابع مربوطه

هنگامی که با نیاز به پاسخ به یک مشتری مواجه شدید، مشکل را حل کنید، روش‌ها را تحلیل کنید، بازار را ارزیابی کنید، با رقیبان خود را ارزیابی کنید، پیشنهادات جدید ارائه دهید، برای استراتژی خود برنامه ریزی کنید و شما معمولاً به دنبال اطلاعات و منابعی برای حمایت از این فعالیت ها هستید. اگر آسان و سریع بتوانید به تمام مواردی که نیاز دارید در زمانی که به آنها نیاز دارید دسترسی پیدا کنید، فعالیت های سازمانی به صورت مؤثرتری انجام می شود.

3. سومین مزیت استفاده از مدیریت دانش: ۳- اجتناب از دوباره کاری

اگر کسی یک سند را تهیه کرده یا ارائه ای را آماده کرده که یک نیاز تکراری را تأمین میکند که باید بسیار استفاده شود. وقتی کارمندان سازمان متوجه شدند که چگونه یک مشکل رایج را حل میکنند یا اینکه میدانند چگونه یک سرویس رایج را ارائه دهند و یا اینکه چگونه یک محصول جدید را تولید کنند، با استفاده از سیستم مدیریت دانش دیگر می توانند هر چقدر که بشود راه حل، سرویس و محصول ارائه دهند.

 درست همانطور که بازیافت مواد برای محیط زیست خوب است استفاده مجدد از این موارد برای سازمانها نیز مفید است زیرا باعث می شود تا از دوباره کاری جلوگیری شود٬ مانع مشکلات میشود، در وقت صرفه جویی می شود و پیشرفت سریع می شود. سیستم مدیریت دانش به شما کمک می کند تا به جای اینکه زمانتان را روی کاری که قبلاً انجام داده اید بگذارید، زمانتان را روی انجام کار جدیدی بگذارید و به رشد کسب و کارتان کمک می کند.

4. چهارمین مزیت استفاده از مدیریت دانش: جلوگیری از تکرار اشتباهات

اگر از اشتباهاتمان درس عبرت نگیریم، آنها را باز هم تکرار خواهیم کرد. مدیریت دانش به شما این امکان را می دهد که درس های آموخته شده در مورد شکستها و موفقیتها را به اشتراک بگذاریم. به منظور انجام این کار، کارمندان سازمان باید مایل به صحبت در مورد آنچه که اشتباه انجام داده اند باشند و باید این فرهنگ در سازمان ایجاد شود. مثلاً اگر NASA بفهمد که چرا یک شاتل فضایی منفجر شده است، می تواند از دوباره رخ دادن این اتاق جلوگیری کند و جان افراد زیادی را نجات دهد یا مثلاً اگر مهندسان بفهمند که چرا بزرگراهها و ساختمان ها در طی زلزله قبلی فرو ریخته اند، در آن صورت می توانند طرح های جدیدی را طراحی کنند تا بهتر بتوانند از حوادث احتمالی در  زمین لرزه های آینده جلوگیری کنند.

5. پنجمین مزیت استفاده از مدیریت دانش: استفاده از تخصص و تجربه موجود

گروه های سازمانی از مهارت و دانش هر عضو گروه بهره مند می شوند و مهارت و دانش کسب شده، مزیت سازمان محسوب می شود. هر چه مهارت افراد در سازمان بیشتر شود، قدرت سازمان بیشتر می شود. در سازمانهای بزرگ، افرادی با قابلیت ها و پیشینه های متنوع وجود دارد که باید از قابلیتهای آنها بهره مند شوند. اما همانطور که تعداد افراد افزایش می یابد، برای هر فرد دشوار می شود که درباره همه تمام کارمندان، اطلاعات داشته باشد. بنابراین حتی اگر کارمندان دانش لازم برای کمک به سایرین را داشته باشند، آشنایی با دیگر کارمندان ندارند. به دست آوردن اطلاعات در زمان نیاز، می تواند بسیار مفید باشد زیرا شما از تجربه آن فرد یاد می گیرید و آن را به نیاز های فعلی خود اضافه می کنید. علاوه بر مدیریت دانش می توانید از سیستم سازی در کسب و کار نیز بهره ببرید تا عملکرد خود را بهبود دهید.

6. ششمین مزیت استفاده از مدیریت دانش: اطلاع رسانی اطلاعات مهم به طور گسترده و سریع

امروزه، همه ما به اطلاعات نیاز داریم تا کارهایمان را به طور مؤثری انجام دهیم، اما همچنین زیادی اطلاعات در منابع متنوع مشکلاتی را به وجود می آورد. چگونه می توانیم به اطلاعاتی را که هدفمند و مفید هستند، سریع و به موقع دسترسی پیدا کنیم؟ مدیریت دانش این مشکل را حل می کند به این شکل که در این سیستم پورتال های شخصی، اشتراک های هدفمند، برچسب زدن (tagging) و موتورهای جستجوی سازمانی داریم.

7. هفتمین مزیت استفاده از مدیریت دانش: ارتقا استانداردها، فرایندهای تکرار پذیر و پروسه ها

اگر فرایندها و پروسه ها، استاندارد تعریف شده باشند باید همیشه آنها را دنبال کنید. این مورد به کارمندان این امکان را میدهد تا یاد بگیرند که چگونه باید کارها انجام شود تا منجر به نتایج قابل پیش بینی و با کیفیت بالا شود. با ارائه یک فرایند برای ایجاد، ذخیره سازی، ارتباط و استفاده از فرایندها و پروسه های استاندارد، کارکنان قادر خواهند بود از آنها دائما استفاده کنند. پس بدین شکل، مدیریت دانش به سازمان می تواند کمک کند.

8. هشتمین مزیت استفاده از مدیریت دانش: ارائه روش ها ٬ابزار ها ٬قالب ها ٬تکنیک ها و نمونه ها

روش ها، ابزارها، الگوها، تکنیک ها و نمونه ها مواردی هستند که از فرایندهای تکراری پشتیبانی می کنند. انجام این کار به طور مداوم، کیفیت را بهبود می بخشد و یکپارچگی را در سازمان تضمین می کند.

9. نهمین مزیت استفاده از مدیریت دانش: در دسترس قرار دادن تخصص های نادر

اگر نیاز شدیدی به یک مهارت و تخصص نادر وجود دارد، مدیریت دانش می تواند آن را برای سازمان تامین کند. برای انجام این کار از طریق مدیریت دانش، شیوه های زیادی وجود دارد. انجمن های گفتگو اجتماعی، رویدادهای آموزشی، پرسیدن از سیستم های متخصص، وبلاگ ها و ویدئو ها از جمله راه های انجام این کار هستند.

10. دهمین مزیت استفاده از مدیریت دانش: به مشتریان نشان میدهد که دانش چقدر به سودشان خواهد بود

در شرایط رقابتی، مهم است که بتوانید سازمانتان را متفاوت از دیگر شرکتها کنید. مدیریت دانش به مشتریان فعلی نشان می دهد که شما تخصص بالایی دارید و تلاش هایی که انجام می دهید تا محصول و یا خدمات را ارائه دهید را نشان می دهد، در نتیجه آنها متقاعد می شوند تا همکاری را با شما شروع کنند و یا آن را ادامه دهند.

11. یازدهمین مزیت استفاده از مدیریت دانش: تحویل سریع به مشتریان

سرعت سازمان در اتمام کار یکی دیگر از مزیت های رقابتی سازمان می تواند محسوب شود. اگر دو سازمان خدمات کاملاً یکسانی را به مشتری ارائه دهند، سازمانی که زودتر محصول را عرضه کند برنده است. به اشتراک گذاری دانش، استفاده مجدد و نوآوری می تواند به طور قابل توجهی زمان ارائه یک پیشنهاد، محصول یا خدمات به مشتری را کاهش دهد و این به معنای افزایش نرخ موفقیت، ایجاد یک کسب و کار جدید و مشتری جدید است.

12. دوازدهمین مزیت استفاده از مدیریت دانش: گسترش دادن دانش سازمان

به عنوان یک سازمانی که در حال رشد است. گسترش دادن دانش سازمان برایشان سودآور است در صورتی که سازمان بتواند از دانش همه کارمندان خود استفاده کند، بسیار موفق تر خواهد بود. علاوه بر آن برای گسترش دانش و اطلاعات سازمان توصیه می کنیم مهارت های لازم جهت شبکه سازی را نیز بیاموزید.

13. سیزدهمین مزیت استفاده از مدیریت دانش: قابل استفاده مجدد کردن بهترین تجارب حل مسئله

استفاده از تجارب قبلی، چه بهترین شیوه حل مسئله بوده باشد و یا اینکه صرفاً شیوه خوبی بوده باشد، می تواند به طور قابل توجهی نتایج هر شرکت را بهبود بخشد. برای مثال، اگر یک کارخانه تولید در یک بخش از جهان، چگونگی جلوگیری از نیاز به دوباره ساختن محصول را شناسایی کرده باشد در آن صورت٬ سایر کارخانه های تولید در سراسر جهان این راهکار را اتخاذ می کند. با ایجاد یک فرایند برای تکرار شیوه های مناسب، سازمان از مزایای آنچه که برای حل مشکلات یاد می گیرد استفاده می کند.

14. چهاردهمین مزیت استفاده از مدیریت دانش: برانگیختن نوآوری و خلاقیت

اکثر شرکت ها می خواهند درآمد خود را افزایش دهند، اما رشد صنایع و افزایش رقابت، رسیدن به این خواسته را دشوار می کند. اشتراک گذاری دانش و همکاری افراد با یکدیگر، می تواند باعث برانگیختن نوآوری و خلاقیت شود و دانش جدیدی را ایجاد کنند. اگر شما تمام این مزیت ها که توسط مدیریت دانش فراهم شده است را به دست آوردید، سازمانتان حتماً باید رشد کند و به موفقیت برسد. 

برخی از استراتژی های مدیریت دانش و ابزارهای مورد استفاده در کسب و کار عبارتند از:

• داستان گویی به عنوان راهی برای به اشتراک گذاشتن دانش
• یادگیری در حین پروژه
• قرار دادن اشتراک گذاری دانش به عنوان یک بخش ضروری از وظایف کاری کارکنان
• پیاده سازی بهترین تمرین ها برای به اشتراک گذاری دانش
• پرورش فرهنگی که بر تشویق به اشتراک گذاری اطلاعات بنا نهاده شده است
• ارزیابی منظم صلاحیت ها
• کارآموزی
• مخازن دانش
• اندازه گیری سرمایه فکری
• نرم افزار همکاری

موضوع آخر بحث ما مدیریت دانش و سیستم مدیریت یادگیری است. آموزش الکترونیکی و یا نرم افزار آموزش مجازی LMS ، چیزی است که راه را برای یک مدیریت دانش قوی باز می کند. زیرا سیستم lms به کسب و کارها اجازه می دهند که برنامه های آموزشی و پرورشی مخصوص به خود و سفارشی خود را بسازند. همچنین ارتباط آموزش مجازی و مدیریت دانش دانشگاه ها یکی دیگر از کاربردهای این حوزه است. 

یک مدل مخصوص برای مدیریت دانش وجود دارد که شامل چهار مولفه است. این مولفه ها عبارتند از اجتماعی شدن، برون سازی، ترکیب و درونی سازی. توسعه دهنده های این مدل آن را SECI نامیده اند که هر حرف آن ابتدای نام لاتین این چهار مولفه است. بخش بعدی مطلب ما در مورد چگونگی استفاده از این مدل و استفاده از آن به همراه سیستم آموزش الکترونیکی lms شما برای تقویت سازمان شما است.

نرم افزار آموزش مجازی lms و مدل مدیریت دانش SECI

مولفه های مدل مدیریت دانش : اجتماعی شدن

 اولین عنصر مدیریت دانش، اجتماعی شدن است. اجتماعی شدن و سیستم مدیریت یادگیری یا آموزش الکترونیک با هم هماهنگ هستند. برای مدیریت دانش واقعی مهم است که بین کارکنان مبادله رایگان دانش و اطلاعات وجود داشته باشد. خوشبختانه، با سامانه آموزش الکترونیکی LMS، با استفاده از اتاق های گفتگو، و امکان صحبت کارکنان با یکدیگر در حال یادگیری، این امر آسان شده است.

مولفه های مدل مدیریت دانش : برون سازی

چند راه متفاوت وجود دارد که می توانیم برون سازی را در نظریه مدیریت دانش ببینیم. یک راه برقراری ارتباط بین محتوای الکترونیکی به چیزهایی که در محل کار واقعی اتفاق می افتند. برای مثال، کارکنان می توانند آموزش ببینند و سپس مستقیماً خواسته شود که آن را به کار خود در خارج از محیط یادگیری مجازی اعمال کنند. راه دیگری برای تکمیل برون سازی از طریق تست دانش کارکنان است. سپس، برون سازی می تواند به عنوان یک راه برای ایجاد آموزش و یادگیری جدید، بر اساس نحوه کارکرد کارکنان مورد استفاده قرار گیرد.

مولفه های مدل مدیریت دانش : ترکیب

می تواند ترکیبی از نظریه مدیریت دانش در راه های مختلف در کسب و کار اجرا شود. یک راه برای انجام این کار، استفاده از بازخورد کارکنان و همچنین کارشناسان موضوعی است که به طور مرتب به صورت به روز و بهینه آموزش داده می شود.

مولفه های مدل مدیریت دانش : درونی سازی

در نهایت، هدف استفاده از یک سامانه آموزش مجازی، درونی سازی کارکنان است. آنها باید مهارت های کلیدی را به گونه ای یاد بگیرند که پس از آن بتوانند آن را به شغل خود اعمال کنند.

چند نکته دیگر که باید در هنگام استفاده از سیستم مدیریت یادگیری برای مدیریت دانش به خاطر داشته باشید، عبارتند از :

• استفاده از معیارها برای تعیین موفقیت آموزش که از طریق سیستم مدیریت یادگیری تحویل داده می شود. در هر زمانی که امکان دارد، از ارقام اسفاده کنید.
• دخالت مدیر بخش مهمی از استراتژی آموزش و توسعه است که بر مبنای مفاهیم مدیریت دانش ایجاد شده است. مدیران کسانی هستند که در نهایت مسئول رصد کارکنان با استفاده از شاخص های کلیدی عملکرد می باشند.
• یکی از بزرگترین مشکلات مربوط به مدیریت دانش و سیستم های مدیریت یادگیری این است که مدیران نمی دانند چگونه از سیستم مدیریت یادگیری حداکثر استفاده را بکنند. مدیران و رهبران شرکت باید بتوانند بیشترین بهره وری را از نرم افزار ال ام اس بکشند.
• اگر احساس می کنید که سازمان شما مفاهیم مدیریت دانش را در یک روش موثر و قابل اندازه گیری اجرا نمی کند، بهتر است به محتوای آموزشی خود نگاهی بیندازید و در مورد مربوط و مفید بودن آن تجدید نظر کنید.

به طور خلاصه، مدیریت دانش یک چارچوب خاص کسب و کار است و همه آن در مورد استفاده از سرمایه فکری است و به استفاده از یک سیستم مدیریت یادگیری مرتبط است. دلایل این که شما باید در مورد مدیریت دانش بیشتر بدانید، این واقعیت است که تصمیم گیری بهتر در سازمان را تسهیل می کند، به ایجاد یک سازمان با فرهنگ یادگیری و توسعه کمک می کند و یکی از بهترین راه های ایجاد یک فرهنگ است که بر روی ارزش نوآوری ساخته شده است.

وقتی سازمان دانش و سرمایه فکری به طور فعال مدیریت شود، این امکان را برای یک محیط دائمی یادگیری و تبادل ایده ها فراهم می کند، که زمینه ای برای پرورش نوآوری است.

چالش های پیش روی مدیریت دانش

یکی از کلیدی ترین مواردی که هر سیستم مدیریت دانش موفق باید بداند٬محدودیت هایش است. برخی از این چالشها را در این مقاله ذکر کرده ایم:

• یافتن راه هایی برای ثبت اطلاعات کسب و کار
• ایجاد اطلاعات ومنابع به نوعی که آسان پیدا شوند
• انگیزه دادن به مردم برای به اشتراک گذاری، استفاده مجدد و به کار بردن دانش به طور مداوم
• هماهنگ کردن سیستم مدیریت دانش با اهداف کلی و استراتژی های کسب و کار
• انتخاب و پیاده سازی فناوری مدیریت دانش
• ادغام سیستم مدیریت دانش در فرایندهای موجود و سیستم های اطلاعاتی

برای غلبه به این چالش ها باید موارد زیر را انجام داد:

• توسعه فرایندهای مشخص برای ثبت و به اشتراک گذاری دانش کسب و کار
• تعریف دامنه و اهداف هرگونه ابتکار مدیریت دانش
• ایجاد یک فرهنگ سازمانی برای اشتراک دانش بین کارمندان
• تعیین اهداف و استراتژی های مشخص برای کمک به استفاده از دانش جمعی
• درنظر گرفتن نیازهای بودجه٬استراتژی و آموزش برای هر سیستم مدیریت دانش جدید
• در نظر گرفتن راهبردهای تغییر مدیریت برای معرفی شیوه های جدید مدیریت دانش