بررسی سیستم وب کنفرانس در یک نگاه

سیستم وب کنفرانس چیست؟

سیستم مدیریت وب کنفرانس Web conference به یک پل ارتباط صوتی و تصویری میان دو یا چند مکان مختلف با استفاده از وب گفته می شود.

در این شکل ارتباطات یک مرکز اصلی به عنوان پایگاه وظیفه مدیریت و برقراری ارتباطات را بر عهده دارد که به عنوان سرور وب کنفرانس شناخته می شود. نکته اساسی در وب کنفرانس عدم احتیاج کاربران به install نرم افزار مجزا بر روی کامپیوتر خود می باشد و تنها با باز نمودن browser خود و وارد نمودن URL سرور می توانند به برقراری ارتباط بپردازند. 

نرم افزارهای موجود برای سرور وب کنفرانس با توجه به قصد استفاده و نوع عملکرد دارای امکانات و توانایی های متفاوتی می باشند. به علت راحتی بهره وری در برقراری تماس برای کاربران، سیستم وب کنفرانس به ابزار بسیار مطلوبی برای نرم افزار آموزش مجازی LMS از راه دور تبدیل گردیده است. از این جهت اکثر نرم افزارهای ارائه شده با این قصد توسعه یافته اند و به علاوه بر تجهیزات ارتباط صوتی تصویری امکاناتی همچون whiteboard مشترک، انتقال فایل و … نیز در آن ها در نظر گرفته شده است.  به علت تحت وب بودن این سرویس؛ شرکت کنندگان می توانند در هر مکان جغرافیایی و با هر browser و تنها با قابلیت دسترسی به سرور مورد نظر از این سرویس وب استفاده کنند. این حال، نیروی مهندسی اینترنت (IETF) در حال کار بر روی پروتکل های وبینار است که خبر از انعطاف پذیری بیشتر، قابلیت کارایی بیشتر و قابلیت دسترسی بیشتر را می دهد.

خدمات کنفرانس مبتنی بر وب

افزایش بهره وری و کاهش هزینه ها با وب کنفرانس و امکانات صوتی، تصویری، تبادل سند و تصویر را توسط فن آوری هایی مانند وب کم ها ، در میان خیل عظیمی از شرکت کنندگان از طریق اینترنت ارائه داده است. به اشتراک گذاری دسکتاپ، که به کاربران اجازه می دهد از راه دور دسکتاپ یکدیگر را مشاهده و کنترل نمایند از دیگر ویژگی های وب کنفرانس است. با برنامه های کاربردی  و نرم افزارهای وب کنفرانس، کاربران می توانند حضور آنلاین در جلسه با فن آوری های ارائه شده داشته باشند.

امنیت درباره وب کنفرانس  از طریق رمزگذاری، گواهی های دیجیتال، و تأیید هویت، با استفاده از تکنولوژی لایه های امن فراهم می شود. به طور معمول، ارائه دهندگان مانند Bridge و WebEx  وب کنفرانس را به عنوان یک سرویس وب ارائه می دهند. ارائه دهندگان پهنای باند، رابط کاربری و ابزارهایی مانند برنامه های هماهنگ سازی، ارسال دستورالعمل های مشارکتی و بررسی تنظیمات مرورگر برای سازگاری را ارائه می دهند. آنها همچنین به شرکت کنندگان کمک فنی می کنند.

دلایل استفاده از وب کنفرانس Web conference

از مزایای سیستم وب کنفرانس می توان به موارد زیر اشاره نمود :
- امکان برقراری ارتباط در هر مکان بدون محدودیت جغرافیایی
- بدون نیاز به نصب نرم افزارهای خاص
- بدون نیاز به فیلتر نمودن ارتباط
- استفاده از ابزارهای مفید جهت امور آموزشی
- مدیریت قوی کاربران جهت تعریف سطوح دسترسی و سایر موارد
- توانایی برقراری تماس همزمان چند طرفه بدون MCU

مزایای اصلی سیستم وب کنفرانس

سیستم‌های وب کنفرانس مزایای متعددی دارند که به بهبود ارتباطات و همکاری‌ها کمک می‌کنند. برخی از این مزایا عبارتند از:

1. صرفه‌جویی در زمان و هزینه: با استفاده از وب کنفرانس، نیازی به سفرهای طولانی و هزینه‌های مربوط به آن نیست. افراد می‌توانند از هر نقطه‌ای به جلسه بپیوندند.

2. دسترسی آسان: کاربران می‌توانند به راحتی از طریق اینترنت به جلسات دسترسی پیدا کنند، بدون نیاز به نصب نرم‌افزارهای پیچیده.

3. افزایش بهره‌وری: با امکان برگزاری جلسات آنلاین، تیم‌ها می‌توانند به سرعت و به راحتی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و تصمیمات را سریع‌تر اتخاذ کنند.

4. امکان ضبط جلسات: بسیاری از سیستم‌های وب کنفرانس این امکان را دارند که جلسات را ضبط کنند، که این امر به کاربران اجازه می‌دهد تا بعداً به محتوای جلسه دسترسی پیدا کنند.

5. تعامل بیشتر: ابزارهای تعاملی مانند چت، نظرسنجی و اشتراک‌گذاری صفحه، امکان تعامل بیشتر بین شرکت‌کنندگان را فراهم می‌کنند.

6. انعطاف‌پذیری: وب کنفرانس‌ها می‌توانند در هر زمان و مکانی برگزار شوند، که این امر به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا با توجه به زمان‌های مختلف و مناطق جغرافیایی مختلف، جلسات خود را برنامه‌ریزی کنند.

7. پشتیبانی از چند رسانه‌ای: امکان به اشتراک‌گذاری ویدئو، صدا و اسناد به صورت همزمان، تجربه‌ای غنی‌تر از جلسات را فراهم می‌کند.

این مزایا باعث شده‌اند که وب کنفرانس به یک ابزار محبوب برای کسب‌وکارها و سازمان‌ها تبدیل شود.

معایب سیستم وب کنفرانس

با توجه به کلیه مزایای وب کنفرانس، رعایت نکات ضروری در استفاده از وب کنفرانس مهم است زیرا این متد ارتباطی دارای مشکلاتی نیز می باشد که می توان افت کیفیت تصویر و کوچکتر شدن اندازه آن را ذکر نمود که علت آن توان پایین پردازش تصویر در محیط وب و یا مناسب نبودن استفاده از این ارتباط جهت کنفرانس یک گروه در یک مکان می باشد و همچنین سایر موارد مثل نیاز به در دسترس بودن دائم سرور و عدم استقلال تماس برای کاربران می تواند مواردی باشند که این نوع ارتباط را برای بسیاری از موارد نامناسب می سازد.

در بعضی موارد، تعداد زیادی از کاربران می توانند هزینه های بالاتری جهت وبینار در یک وقت معین بپردازند تا از خرید تجهیزات خودشان صرف نظر کنند. به علاوه، خدمات وب کنفرانس، یک خطر امنیتی را ایجاد می کنند چون آنها از سیاست های امنیتی معمولی که پرسنل فناوری اطلاعات شرکت تنظیم عبور می کنند. به علاوه، اشکالات سیستم وب کنفرانس می تواند آسیب پذیری های امنیتی را مهیا کند. هکرها می توانند از این نقایص جهت آلوده سازی سیستم ها با نرم افزارهای تخریبی، استفاده کرده و در بقیه فایل های منتقل شده در حین جلسات، یا دسترسی به سیستم ها و فایل های شرکت کنندگان در کنفرانس اختلال ایجاد کنند.

سامانه وب کنفرانس در مقابل ویدئو کنفرانس

با محبوبیت صنعت ویدئو کنفرانس٬ مردم همیشه سامانه وب کنفرانس را با ویدئو کنفرانس اشتباه می گیرند. تمام انواع  سامانه های وب کنفرانس و ویدئو کنفرانس، ارتباط صوتی و تصویری را دارند. اینکه کدام سیستم برای شما بهتر است٬ به هدف جلسه شما بستگی دارد. در ادامه میخواهیم به تفاوت ویدئو کنفرانس و وب کنفرانس بپردازیم.

سامانه وب کنفرانس همانطور که توضیح دادیم، یک اصطلاح مفید برای انواع مختلف خدمات  آنلاین است که شامل پخش آنلاین، سمینارهای وب (وبینارها) و برگزاری جلسات می باشد. این یک نوعی از کنفرانس است که به صورت آنلاین بین دو یا چند کاربر میتواند برگزار شود، اما ویدئو کنفرانس از طریق مجموعه ای از فناوری های مناسب، ارتباط دوطرفه صوتی و تصویری را برقرار میکند. ویدئو کنفرانس باعث پیشرفت در زمینه پزشکی، آموزش، کسب وکار رسانه ها و غیره شده است.

ویدئو کنفرانس

ویدئو کنفرانس ارتباطات بصری با کیفیت بالا را از طریق پیوند صوتی و تصویری میان دو یا چند نفر امکان پذیر می سازد. ویدئو کنفرانس نیاز به ابزارهایی از قبیل تلویزیون، دوربین و تلفن دارد که می توانند گران باشند و به راحتی قابل جابجایی نیستند. شرکت کنندگان به سادگی به ویدئو کنفرانس وارد میشوند تا مخاطبین یکدیگر را رو در رو بتوانند ببینند. زنده بودن کنفرانس، کمک میکند تا سخنرانان بتوانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و به بحث و گفتگو بپردازند به طوریکه بیشتر شبیه به ملاقات رو در رو می باشد اما بدین شکل در زمان صرفه جویی می شود. ویدئو کنفرانس برای جلسات بحث و گفتگو و همکاری بسیار مفید است.

سامانه وب کنفرانس

وب کنفرانس بسیار ارزان تر از ویدئو کنفرانس است و به شما امکان می دهد تا از هر کجا که در جهان هستید از سامانه وب کنفرانس استفاده کنید. شما فقط به یک کامپیوتر با یک اتصال مناسب به اینترنت و یک وب کم نیاز دارید. همانطور که گفته شد چند راه مختلف برای استفاده از سامانه وب کنفرانس در کسب و کارتان وجود دارد:

پخش آنلاین (webcast)

Webcast یک نوع سامانه وب کنفرانس است که در آن ارتباط یک طرفه و غیر تعاملی است. هر کاربر از طریق کامپیوتر یا دستگاه خود به وب سایت کاربر دیگر میتواند وصل شود. Webcast ها یک راه عالی برای برگزاری ارائه هایی با تعداد زیادی از فراگیران هستند.

وبینارها (webinars)

برای سمینارهای مبتنی بر وب کوتاه٬ وبینار یک سامانه وب کنفرانس مناسب است که امکان همکاری بیشتری را فراهم می کند. در این نوع سامانه، امکان تعامل بین کاربران از طریق چت آنلاین و ویژگی های  Whiteboard وجود دارد. نظرسنجی، جلسات پرسش و پاسخ و اشتراک گذاری محتوا از جمله مواردی هستند که ارتباطات بین گروه های بزرگ را آسان میکند.

استفاده از سیستم وب کنفرانس در آموزش آنلاین

•    از سیستم وب کنفرانس جهت تشکیل و مدیریت کلاس های آموزش آنلاین استفاده می شود. به کمک این سیستم، معنای حقیقی نرم افزار آموزش مجازی LMS تعریف می شود. با تعیین زمان، کاربر از هر کجای دنیا به سیستم و اینترنت متصل شده و در کلاس حضور می یابد. و مدرسان می توانند کلاس را با بالاترین کیفیت و بازدهی مدیریت و برگزار کنند. در این میان کلاس نیز همزمان ضبط شده و بعد از اتمام کلاس در اختیار کاربران قرار داده می شود.
•    تشکیل گروه های مجازی یا انجام عمل های پزشکی در محیط مجازی از دیگر کاربرد های استفاده از سیستم وب کنفرانس می باشد که می توان به آنها اشاره کرد.
•    مدیریت فایلهای آموزشی مانند ppt , pps
•    استفاده از صدا و تصویر برای آموزش
•    استفاده از تخته مجازی white‐board
•    آسان بودن مدیریت کلاس
•    بدون محدودیت زمانی و مکانی برای تشکیل کلاس مجازی
•    کمترین هزینه استفاده
•    امکان ایجاد کلاسهای فراوان و هم زمان

سیستم وب کنفرانس مبتنی بر سرور

همان طور که در سیستم های مبتنی بر سرور، سرورها به طور خودکار هر کنفرانس را به طور بالقوه بررسی می کنند در دسترس بودن شرکت کنندگان، شناسایی کسانی که توانایی شرکت در  وب کنفرانس را دارند نیز بررسی می کنند و کنفرانس را برای استفاده بعدی یا برای کسانی که نمی توانند حضور یابند ضبط می کنند.

شرکت پافکو، مفتخر است تا چنانچه در حوزه وب کنفرانس و نرم افزار وبینار نیاز به مشاوره دارید، مشاوره رایگان (Free Consultation) ارائه دهد.