اتوماسیون اداری و کاهش هزینه ها

اتوماسیون اداری به یکی کردن کارهای اداری که معمولا مربوط به مدیریت اطلاعات است نظر دارد . ابزارهای مختلفی برای خودکار سازی مسائل اداری بکار برده می شوند مانند گسترش پردازنده های الکترونیکی داخل کامپیوتر و همچنین در درون دستگاه های  copy و printer ها تعبیه شده است. پیشرفت های سال های اخیر در سیستم اتوماسیون اداری، شامل فعالیت های اساسی از جمله ذخیره سازی داده های خام، انتقال اطلاعات الکترونیکی و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیکی در سیستم اتوماسیون اداری می باشد.

نام اتوماسیون اداری امروزی با ماشین تحریر و ماشین copy  شروع شد که مجهز به وظایف دستی قبلا بود. در روزگاز جدید اتوماسیون اداری به طرز فزاینده ای در حال اصطلاح است که نه تنها به مکانیزاسیون وظایف بلکه تبدیل اطلاعات به فرم الکترونیکی نیز اطلاق می شود. امروزه ظهور کامپیوتر شخصی انقلابی در اتوماسیون اداری  و سیستم عامل های محبوب و رابط کاربر بر سیستم های کامپیوتری اداره چیرگی دارند.

این انقلاب تا به امروز کامل شده است و در بسیاری از زمینه های تجارت رسوخ کرده است که تقریبا تمام تجارت ها، هر یک از برنامه های کاربردی  تجاری در طول فعالیت روزانه بهره وری می کنند. حتی کوچکترین شرکت ها معمولا از تکنولوژی و فن آوری کامپیوتر برای حفظ سوابق مالی، اطلاعات موجودی، پرونده های حقوق و دستمزد و سایر اطلاعات کسب و کار مرتبط استفاده می کنند. به طور کلی، سه فعالیت اساسی برای سیستم اتوماسیون اداری وجود دارد: ذخیره سازی اطلاعات، مبادله اطلاعات و مدیریت داده ها می باشد. در هر حوزه کاربردی وسیع سخت افزار و نرم افزار برای تطبیق با توابع اساسی ترکیب شده است.

همانطور که مشخص است، در طول دهه گذشته سیستم های اطلاعاتی در مهندسی و تولید، پیشرفت های بزرگی کسب کرده اند. اتوماسیون اداری هزینه های تولید را در کسری از زمان کاهش می دهند - به طور متوسط 8 تا 12 درصد در شرکت های تولیدی. بنابراین، کم کردن نرخ هزینه های کار تولیدی به طور فزاینده ای دشوار است. در صنایع پیشرفته فنی مانند هواپیما سازی، فلزکاری و خودروها، سرمایه گذاری های افزایشی اکنون به کاهش سود می رسند.

از طرف دیگر، سرمایه گذاری در سیستم های اتوماسیون بازاریابی و فروش دارای پتانسیل  بالقوه ای برای بهبود بهره وری است. مخارج بازاریابی و فروش به طور متوسط 15 تا 35 درصد از کل هزینه های شرکت ها (به غیر از هزینه های تولید) است.  بنابراین تمرکز بر بازاریابی و فروش، یک مسیر برای افزایش بهره وری است. علاوه بر این، اهمیت خدمات بازاریابی و فروش در حال افزایش است. بر طبق نمایندگی تجاری ایالات متحده و انجمن حسابداران ملی، فعالیت های خدماتی تولید کنندگان 75٪ تا 85٪ از ارزش افزوده را تشکیل می دهند. این بدان معنی است که قیمت محصول می تواند فراتر از انعکاس مواد خام و نیروی کار باشد خدمات مربوط به بازاریابی مانند انتخاب ویژگی های محصول مناسب، تعیین ترکیب محصول و اطمینان از دسترسی و تحویل محصول شامل می شوند.

در سیستم منسوخ و سنتی کارشناسان و مدیران فنی با حجم زیادی از داده ‌ها و اطلاعات مواجه هستند که جهت مقایسه ،تجزیه و تحلیل، تصمیم‌گیری و اقدام به موقع مورد استفاده قرار می‌ گیرند. حجم بالا، لزوم اطمینان از صحت، دشواری بایگانی و نگهداری نامناسب و در آخر سرعت کم در دستیابی به اطلاعات، کاستی های یک سیستم دستی و سنتی (هر چند فراگیر و دقیق) است. با وجود چنین مشکلاتی تفکر استفاده از ابزارهای کامپیوتری و نرم‌افزاری برای مرتفع نمودن کاستی های مزبور شکل گرفته و سازمان ها در این جهت گام برداشته ‌اند.

تاثیر سیستم اتوماسیون اداری در افزایش فروش و کاهش هزینه ها

سیستم اتوماسیون اداری در بهترین حالت  زمانی کار می کنند که منجر به کاهش هزینه های راه اندازی یک کسب و کار و در درجه اول با کاهش حجم کار رو به رو شوند. در جایی که اتوماسیون به خودی خود در یک محیط تجاری قرار می گیرد، به شرح زیر است:
کارهای تکراری را سریع تر انجام می گیرد و با حداقل تداخل : کاهش زمان صرف شده - به این ترتیب هزینه ها را کاهش دهید - بر روی کاغذهای تکراری و همچنین کارهای دیگر که زمان زیادی را صرف می کنند، اما منافع شرکت را پیش نمی برند را به خودی خود حذف می شوند.

ذخیره داده ها به صورت دیجیتالی و خودکار

یک سیستم خودکار نیز می تواند ذخیره سازی را ساده تر کند، به جای ثبت داده ها بر روی کاغذ ذخیره شده است و قفسه های آرشیو شده و کشوها در یک فرمت دیجیتال نگهداری می شود  که در نتیجه هزینه ها را کاهش می دهد. علاوه بر این، با استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون حرفه ای خدمات به عنوان مثال، تمام تعاملات و اسناد را به صورت دیجیتالی ذخیره خواهد کرد تا اطلاعات ارزشمند و مهم را به منظور حفظ اطلاعات ذخیره کند.

کار فشرده

در نهایت اتوماسیون می تواند به عنوان یک روش فشرده سازی کار عمل کند. جایی که پیش از خط مونتاژ حداقل سه نفر از کارکنان برای انتخاب، بسته بندی و درست کردن کالاهای فرستاده شده به درستی نگ گذاری می کردند، یک کارمند می تواند این کار را با ساده کردن فشار دادن دکمه های مناسب، سرعت بخشیدن به کل پروسه انجام دهد پس می توان از این نتیجه گرفت اتوماسیون اداری منجر به کاهش هزینه و زمان هم می شود.

 کاهش وظایف به وسیله اتوماسیون اداری

اتوماسیون سبب کاهش حجم وظایف شما و کارمندان شما می شود. این عمل سبب می شود تا اشخاص زمان خود را برای انجام کار بر روی مواردی که ارزش واقعی کسب و کار دارند را افزایش می دهد قرار دهند و به شما این امکان را می دهد که خلاقیت بیشتری داشته باشید و لول انگیزه کارکنان خود را بالا ببرید. اتوماسیون اداری نیز به شما اجازه می دهد تا بیشترین کار را در مدت زمان مشابه انجام دهید، که به طور قابل توجهی منجر بالا رفتن بهره وری را می شود.

آسان سازی مراحل مصاحبه و استخدام از طریق اتوماسیون اداری

از آنجایی که اکثر فرآیندهای کسب و کار در حال حاضر به صورت خودکار انجام می شوند، لازم نیست که برای استخدام هر نوع منابع جدید و یا حتی مراقبت از هر یک از این وظایف که به راحتی با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری اجرا می شود، سرمایه گذاری کنید. همانطور که همه ما می دانیم، صرفه جویی در زمان  برابر با صرفه جویی در پول ذخیره شده است و تجارت نیز می تواند با صرفه جویی در چندین فرایند هایی و توجه به چنین نکاتی صرفه جویی کند. با صرفه جویی در کل هزینه ها و همچنین سرمایه گذاری در منابع دیگر، حاشیه سود قطعا بهبود می یابد.

سیستم اتوماسیون اداری اجازه می دهد تا شما را با استفاده از منابع کمتر، کار بیشتری انجام دهید.