قابلیت و امکانات سیستم اتوماسیون اداری مکانیزه سازی اداری مجموعه‌ای از روش‌ها برای ثبت و نمایش و مدیریت روندهای اداری، فنی و مالی می باشد اما با وجود گذشت سالها از بکارگیری نرم افزارهای مکانیزه اداری و مالی در سازمانها, هنوز امور اداری و دفتری و گردش اسناد اغلب به طریقه سنتی انجام می گیرد. سرعت پایین، افزایش بوروکراسی غیر نیاز، وابسته شدن سیستم به افراد و نیز عدم هماهنگی روش سنتی با نرم افزارهای یکپارچه سبب افزایش قابل ملاحظه خطاهای انسانی و کاهش بهره وری در سازمانها میگردد. اتوماسیون اداری که دربرگیرنده سیستم های مالی, پرسنلی, اداری, بایگانی و فنی باشد و در یک مجموعه متمرکز و مرتبط قابل استفاده باشد سیستم ERP - Enterprise Resource Planning نیز میگویند. برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیتهای درون سازمانی یکی از مهمترین معیارها و پیش نیازها در توسعه و کاربرد فناوری اطلاعات در سازمانهای امروزی محسوب میشود تحقیقات گروه (تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار) نشان می‌دهد سازمانهای سنتی حتی موسسات موفق و مطرح جامعه, عملا تنها از 30 درصد منابع انسانی خود استفاده میکنند و از 70 درصد دیگر غیر از اتلاف وقت و سربار هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود.
نرم افزار اتوماسیون اداری به عنوان یک سیستم مطرح قابلیت ها و امکانات بی شماری را در اختیار مدیریت سازمان قرار می دهد که بتواند با بهره گیری از آن سازمان بدون کاغذ را به طور نسبی محقق سازد. این نرم افزار دارای قابلیت مدیریت دانش بوده که این قابلیت می تواند در بهره وری از حجم زیاد داده ها کمک زیادی نماید. تمرکز این نرم افزار بیشتر بر روی گردش نامه ها در شرکت های خدماتی بوده و کمتر به مباحث قوانین حاکم بر ادارات دولتی پرداخته است.
بزرگترین بیماری یک سازمان کمبود اطلاعات دقیق و به موقع می باشد. با وجود این حقیقت، مدیران برای تصمیم گیری تحت فشار هستند و معمولا بر اساس یک تصمیم گیری حدسی مجبور به ریسک می شوند. این ریسکها بعضا باعث از دست رفتن یکسری سودها و منافع کسب و کار می شوند. بستر هوشمندی کسب و کار و داشبورد مدیریت امکان مدیریت داده ها, دستیابی به داده ها و تحلیل داده ها را در زمان و هزینه کمتر امکان پذیر می سازد.
قابلیت و امکانات سیستم اتوماسیون اداری ارتقاء سازمان ها با سیستم اتوماسیون اداری
هر سازمانی برای انجام ماموریت و رسیدن به اهداف معینی تشکیل میگردد و این اهداف، تعیین کننده فعالیتهای اساسی سازمان محسوب می‌شوند. با توجه به اینکه نتیجه اهداف، اندیشه‌ها، فعالیتها و اقدامات انجام شده در هر سازمان بصورت اسناد و مدارک نگهداری میشود و این سوابق با صرف وقت و هزینه‌های زیاد فراهم می‌آیند، حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی می‌باشد که در تعالی اهداف سازمان نقش مهمی داشته و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم گیریهای استراتژیک محسوب میگردد. از این رو سیستم های مکانیزه، قدمی در جهت تسریع امور و اطلاع رسانی مناسب بالاخص در کشورهای در حال توسعه به حساب می‌آیند و بجاست که موسسات و سازمانها و بخصوص ادارات دولتی با دیدی آینده نگر به این مهم اهتمام ورزند. اتوماسیون اداری، بهترین ابزار برای رسیدن به راه کارهای مفید در جهت صرفه جویی زمان و استفاده بهینه از وقت در سازمان می باشد. راه حل های مکانیزه به گردش مکاتبات سازمان سرعت بخشیده و همچنین مدیریت بر گردش کارها را میسرمی سازد. دراین فرایند، حذف مکاتبات کاغذی، صرفه جویی و استفاده بهینه از زمان، عملی می گردد
امروزه مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری بر همگان روشن است و با توجه به پیشرفت شرکتها و سازمانها در حوزه های مختلف از جمله حوزه فناوری اطلاعات، نیازهای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری بیشتر از قبل احساس می شود. به طور کلی استفاده از سیستم های حوزه اتوماسیون اداری می تواند نیازهای ارتباطی، مدیریت زمان و کار، دسترسی آسان، مطمئن، سریع و از راه دور به اطلاعات، ایجاد سیستم منسجم و استاندارد مکاتبات، افزایش سرعت و دقت در عملیات اداری و پیگیری های مرتبط، جلوگیری از گم شدن و از بین رفتن نامه ها و کاهش هزینه های مرتبط با عملیات غیر مکانیزه اداری، طراحی بهینه و کارآمد با استفاده از تکنولوژی های به روز و ... را برطرف کند. با توجه به استاندارد ها و نیاز مختلف حال حاضر هر سازمان، یکی از بهترین و کارآمد ترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری سیستم اتوماسیون اداری هستند که قابلیت پوشش تمام نیازهای یک سازمان را دارا هستند به طوری که قابلیتها و منافع سیستم های اتوماسیون تحت وب به گونه ای است که سفارش و تاکید مشاوران سازمان ها برای تهیه اینگونه از سیستم اتوماسیون می باشد. سیستم های اتوماسیون تحت وب علاوه بر اینکه تمامی شرایط و امکانات نرم افزاهای نسل قبل از خود را نیز دارا هستند این سیستم با به کارگیری محیط وب و اینترنت امکان انجام مکاتبات اداری را به صورت الکترونیک از هر نقطه جغرافیایی با سرعت بالا، سهولت کاربری و در محیطی امن فراهم می‌کند.
در سیستم اتوماسیون اداری، ابزار کارتابل به صورت الکترونیک و بازاء پست اداری تعریف شده در اختیار افراد یک سازمان قرار می‌گیرد تا با مراجعه به آن، امور جاری خود را به ساده‌ترین شکل ممکن به انجام رساند. کارتابل در سیستم به دو بخش اصلی جاری و پیگیری تقسیم شده که در هر کدام برای هر نوع ورودی (نظیر نامه، یادداشت اداری، فرم اداری، ایمیل ... ) پوشه ای مخصوص درنظر گرفته می شود. علاوه بر آن در کارتابل جاری محلی بنام "در دست اقدام" برای دسته بندی مورد نظر کاربر در نظر گرفته شده است.
قابلیت و امکانات سیستم اتوماسیون اداری نمایش تمامی ارجاعات و رونوشت های در صفحه اصلی با امکان تفکیک آنها
نمایش امکانات جستجو در کنار لیست نامه ها بر جستجوی سریع
امکان تشخیص نامه های مشاهده شده و عکس آن
امکان رویت مشخصات نامه با جابجایی روی لیست نامه بدون باز نمودن نامه
وجود نوار ابزار کامل و کلیدهای میانبر برای دسترسی سریع به ابزار
وجود ساختار درختی کارتابل برای هر دبیرخانه با امکان تفکیک نامه به صورت کارتابل، ارجاع شده، نامه داخلی و رونوشت و همچنین نمایش تعداد نامه های موجود در هر پوشه
امکان تفکیک و پیگیری نامه های ارجاع شده بصورت نامه های که افراد بعدی روی آنها اقدامی نموده اند یا خیر
امکان مشاهده پاراف متنی و تصویری آخرین شخص ارجاع دهنده نامه به شما
مقالات مرتبط
اتوماسیون اداری و کاهش هزینه ها
سیستم اتوماسیون اداری ایده آل
سامانه اتوماسیون اداری