مقدمه ای بر اتوماسیون اداری

بخش های سیستم اتوماسیون اداری

1- درگاه سازمانی
2- کارتابل پرسنل در سیستم اتوماسیون اداری
3- تقویم و برنامه ریزی روزانه
4- سیستم روابط عمومی
5- بایگانی و آرشیو اسناد
6- موتور جستجوی اسناد تحت وب
7- -مدیریت فرآیندهای کسب و کار
8- موتور گردش کار
9- طـراح گردش کار
10- مدیریت صورتجلسات
11- مدیریت دبیرخانه
12- ارجاع الکترونیکی
13- کتابخانه الکترونیک
14- سیستم کنترل رفت و آمد اشخاص
15- پردازش تصویر - تشخیص حرکت توسط دوربین مدار بسته
16- تلفن گویا
17- اطلاع رسانی گویا
18- داشبورد اتوماسیون اداری جهت مدیریت استراتژیک سازمان
19- مدیریت ارسال و دریافت پیام کوتاه
20- مدیریت ارسال و دریافت پیام چند رسانه‌ای
21- مدیریت ارسال و دریافت فکس
22-  مدیریت ارسال و دریافت ایمیل
23- دفترچه یادداشت روزانه
24- گفتگو و تبادل پیغام
25- مدیریت زمان‌بندی گزارش ها
26- مدیریت و امنیت ۶ لایه
27- گزارش ساز پویا
28- تحلیل داده‌ها در کسب و کار هوشمند
29- فرم ساز پویا
30- دسترسی از راه دور به سیستم - تحت وب

امکانات اتوماسیون اداری

1-  پشتیبانی از انواع مکاتبات و مراودات درون و بین سازمانی بصورت الکترونیک
2- امکان به اشتراک گذاری وظایف و اطلاعات سازمانی و توانایی پیگیری امور با هدف تحقق کارگروهی و تیمی.
3- امکان تعریف فرمهای سازمانی به صورت الکترونیک
4- موتور گردش کار جهت محقق سازی فرآیندهای سازمانی
5- بهره گیری از سیستم مدیریت اسناد الکترونیک جهت پشتیبانی از انواع مستندات سازمانی
6- بهره گیری از سیستم بایگانی متمرکز سازمانی
7-  پشتیبانی از سازمان های متمرکز و توزیع شده
8- امکان تبادل اطلاعات با سایر سیستم اتوماسیون اداری
9- امکان تبادل اطلاعات با بیرون سازمان از طریق انواع استاندارد داده های ارتباطی نظیر ایمیل، فکس و اس ام اس.
10- ارتباط سیستم با سایر سیستمهای عملیاتی بخشهای مختلف سازمان نطیر مالی، دریافت پرداخت، کارگزینی، انبار، فروش، امور خریداران و ...
11-  امکان مدیریت کار در سازمان به مفهوم تعریف و ارجاع کار و پیگیری اقدامات انجام شده روی کار توسط پرسنل مختلف

12- امکان دور کاری در بستر امن الکترونیک
 

مزایای اتوماسیون اداری

1- حذف قابل ملاحظه‎ای ازمکاتبات کاغذی در سازمان
2- انجام تمامی کارهای اداری در هر زمان و حتی خارج از محل کار
3- استفاده بهینه از زمان با عملیات خودکارسازی فرآیندهای اداری
4- ثبت و نگهداری سوابق در حجم کمتر، ایمنی بالا و مراجعه‎ی آسان
5- برداشته شدن دفاتر حجیم اندیکاتور از روی میزکار دبیرخانه
6-  به حداقل رسیدن توقف، اشتباه، تکرار و بیهوده‌کاری در عملیات ثبت اسناد و مدارک
7- مدیریت متمرکز و ایجاد شفاف‎سازی در مراحل گردش اسناد
8- پایش فعالیتهای سازمان و تولید گزارشهای متنوع مدیریتی توسط اتوماسیون اداری
9-  مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان
10- ردیابی امور وپیگیری به موقع مراحل کار
11- ارباب رجوعان در هر لحظه میتوانند با مشاهده آخرین اقدام انجام شده روی نامه، از پیشرفت کار مطلع گردند.
12- ارباب رجوعان بدون نیاز به دوندگی در سازمان و مواجهه با کارکنان، از نواقص اسناد و مدارک پرونده خود آگاه شده و قادر به رفع آن ‌باشند.
13- پیگیری نامه‌ها از طریق تلفن و یا اینترنت درراستای طرح تکریم ارباب رجوع
14- تعامل الکترونیکی با سایر سازمان‎ها
15- صرفه جویی در کاغذ و در نتیجه آن کمک به جلوگیری از قطع شدن درختان در راستای حفظ محیط زیست