گردش کار در اتوماسیون اداری

گردش کار یا  Workflow را روش و نرم افزاری برای «خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار» تعریف کرده اند که در آن، اسناد، داده ها و وظایف  بر اساس رویه ها و مقرراتی از پیش تعیین شده در هر سازمان از جایی به جایی دیگر جریان می یابد.
گردش کار در واقع یعنی پاسخ به این سوالات که چه کسی، روی چه موضوعی، در چه حوزه ای و در چه زمانی مشغول فعالیت است. به بیانی دیگر، گردش کار به افراد درمستند سازی و مدیریت وظایف در پروژه ها کمک می کند و این امر با پیاده سازی فرایندهای کاری روی مستندات در اتوماسیون اداری محقق می گردد.
گردش کار به سازگاری فرآیندهای کاری در سازمان ها کمک می کند وهمچنین میزان تاثیر گذاری سازمان ها و تولیدات  را با مدیریت وظایف و مراحلی که در فرایند های کاری وجود دارند، بهبود می دهد.
سازمان ها از گردش کار در اتوماسیون اداری برای مشارکت کارکنان در انجام وظیفه و همگام سازی داده ها در بین سیستم ها استفاده می کنند و از آن در رسیدن به اهدافی چون بهره وری بیشتر، مسئولیت پذیری بیشتر و سود بیشتر بهره می جویند.
برای این موضوع تعاریف بسیاری آورده شده است، می توان گفت گردش کار گاهی به عنوان مجموعه ای از وظایف که یک خروجی را تولید می کنند، تعریف می شود. به علاوه گردش کار به جابه جایی خودکار مستندات یا داده ها در یک توالی از فعالیت ها و وظایف ها  که به یک فرایند مربوط می شوند، نیز گفته می شود.
گردش کار می تواند با امکان اضافه کردن منطق کسب وکار به مستندات و آیتم ها در فرایند کاری، برای کنترل فرآیند های کسب وکاری در یک سازمان مورد استفاده قرار گیرد. منطق کاری مجموعه ای از دستورالعمل ها است  و گردش کار، این مجموعه از دستور العمل ها که باید در طی فرایند بر روی یک مستند یا آیتم اتفاق افتد را مشخص و کنترل می کند.
گردش کار در اتوماسیون اداری هزینه و زمان را در اجرای فرایند های کاری با نظارت بر آن ها کم می کند. به طور مثال با مشاهده مستندات، مدیریت و رهگیری وظایف افراد که در فرایند درگیر هستند این امر را محقق می نماید، علاوه بر آن در گردش کار می توان یک مستند را بین گروهی از افراد برای تایید ارسال کنید و زمانی که گردش کار در حال انجام گرفتن بود افراد می توانند با رهگیری فرایند متوجه شوند که کار راچه کسانی تایید کرده و وضعیت نهایی کار چیست؛ در نهایت زمانی که فرایند به پایان برسد یک اعلان برای مالک گردش کار ارسال می شود.
 

 

مزایای گردش کار اتوماسیون اداری

کاهش حجم کاغذبازی اداری و کارهای روزمره ای که باید به طور دستی انجام شود
تسهیل و تسریع ارتباطات سازمانی و انسانی
کاهش اشتباه ها و در نتیجه افزایش صحت داده ها
تقویت امنیت سازمان
افزایش کارایی از طریق خودکار کردن پردازش های تجاری و حذف مراحل غیرضروری
بهبود مدیریت پردازش های تجاری از طریق شیوه های کاری استاندارد و توانایی بازرسی بهتر
بالا رفتن سطح انعطاف پذیری در سازمان
بهبود پردازش های تجاری از طریق ساده سازی آنها
ایجاد زمان مطمئن برای تحویل کالا یا سرویس تولیدی
کاهش انبارداری به حداقل
بهبود خدمات رسانی به مشتریان
گفتنی است گردش کار، در حوزه ها و صنایع مختلفی کاربرد دارد که از آن جمله می توان به دانشگاه ها، حوزه های بهداشتی و پزشکی، موسسات مالی و بانک ها، صنایع و نهادهای دولتی اشاره کرد.

به هنگام پرداختن به موضوع گردش کار اغلب چند اصطلاحات به گوش می خورد:

1. مدیریت گردش کار (Workflow Management)؛ به معنای مدیریت جریان کار در سازمان به لحاظ این که کار با افراد مناسب و در زمان مناسب انجام شود.

وظیفه اصلی مدیریت گردش کار، ارسال کارهای روزانه سازمان به اشخاص مناسب در زمان معین است که از قابلیت پیگیری نیز برخوردار می باشد.

2. سیستم گردش کار (Workflow System)؛ سیستمی است که از طریق اجرای فرآیندهای رایانه ای تعریف شده در سازمان، از گروهی از فرآیندهای کسب و کار پشتیبانی می کند.

3. موتور گردش کار (Workflow Engine)؛ یک سیستم گردش کار از چندین موتور تشکیل شده است که تمام یا قسمتی از سیستم کنترلی گردش کار را در دست دارد.

انواع گردش کار

گردش کارها در اتوماسیون اداری  به طور کلی به دو دسته زیر تقسیم می شود:
1.    ترتیبی (sequential) : سستم گردش کار ترتیبی یا Sequential یکی از انواع Workflow ها است. در این نوع گردش کار مراحل گردش کار به صورت ترتیبی و یکی پس از دیگری اجرا می شود. جریان اجرای در این نوع گردش کار بر اساس شرط (branch) ، حلقه (loop) و انتظار (wait) کنترل می شود . سستم گردش کار ترتیبی یا Sequentil یکی از انواع Workflow هاست.
2.    ماشین حالت (state machine) : این نوع گردش کار ترتیب اجرای مشخصی ندارد . به عبارت دیگر گردش کار از یک وضعیت اولیه شروع می شود و در طی اجرا بر اساس منطق گردش کار مشخص می شود که وضعیت بعدی چه وضعیتی می باشد . این عملیات تا زمانی ادامه پیدا می کند که گردش کار به وضعیت خاتمه رسد . جریان اجرا در این نوع گردش کار بر اساس رویدادها (مانند : زمان تغییر یک فرم ، زمان کامل شدن یک وظیفه و ...) کنترل می شود.
در گردش کارهای انسانی (Human-Based) که عامل بیرونی (کاربر) در کنترل روال اجرا تصمیم گیر می باشد بایستی از ماشین حالت استفاده شود.

اجزای گردش کار

یک گردش کار می تواند به صورت نمودار های فنی فرمال یا غیر فرمال نمایش داده شود که به صورت مجموعه ای از جریان ها بین مراحل پردازش است. گردش کار اصولا توسط سه پارامتر زیر تعریف می شود:
۱- مقدار ورودی: شامل اطلاعات و مقادیری است که برای کامل شدن یک مرحله از گردش کار، مورد نیاز است.
۲- قوانین تغییر: الگوریتم هایی که توسط نقش های انسانی یا سیستمی یا ترکیبی از هر دو انجام می شود را قوانین تغییر گویند.
۳- مقدار خروجی: اطلاعات و مقادیری که توسط هر مرحله تولید شده و به عنوان ورودی به مرحله بعد داده می شود را گویند.
 

نمونه هایی از گردش کار اتوماسیون اداری

گردش های کار اتوماسیون اداری با توجه به اهدافی که دارند شناخته می شوند. در زیر به چند نمونه از گردش های کار آورده شده است:
۱- گردش کار مدیریت مستندات
سازمان های بسیاری هستند که این گردش کار را در دل سازمان خود دارند. به عبارتی، یک مستند نیاز به تایید، تغییر و اضافه کردن متن در طی یک گردش کاری از این نوع را دارد.
۲- خدمات مشتریان (پیگیری سفارش)
این گردش کار به مشتری اجازه می دهد در صورتی که در سازمان درخواستی را ثبت کرده است، بتواند آن را رهگیری کرده و در آن تغییراتی را اعمال کند.
۳- مدیریت تعطیلات
گردش کاری که شامل مدیریت تعطیلات کاربر، رزرو هتل، رزرو پرواز و سایر اقدامات مربوط به آژانس های مسافرتی است

مقالات مرتبط

---

اتوماسیون اداری رایگان

اتوماسیون اداری و موتور گردش کار

نرم افزار دبیرخانه