امکانات کارتابل اتوماسیون اداری

سیستم‌ کارتابل الکترونیک زیرساخت باارزشی را برای انجام تمامی تبادلات و نامه‌نگاری میان افراد و واحدهای مختلف درون سازمان اعم از مدیران، کارشناسان، کارمندان، منشی‌ها و رؤسای دفاتر، دبیرخانه‌ها و ثبات‌ها، بایگانان و غیره و همچنین دفاتر و شعب راه دور فراهم می‌نماید. این سیستم دریچه واحدی است برای مشاهده، انجام و ارسال کلیه کارهایی که در یک محیط اداری به یک مدیر یا کارمند ارجاع می‌شود.

در سیستم اتوماسیون اداری، ابزار کارتابل به صورت الکترونیک و بازاء پست اداری تعریف شده در اختیار افراد یک سازمان قرار می‌گیرد تا با مراجعه به آن، امور جاری خود را به ساده‌ترین شکل ممکن به انجام رساند. کارتابل در سیستم به دو بخش اصلی جاری و پیگیری تقسیم شده که در هر کدام برای هر نوع ورودی (نظیر نامه، یادداشت اداری، فرم اداری، ایمیل ... ) پوشه ای مخصوص درنظر گرفته می شود. علاوه بر آن در کارتابل جاری محلی بنام "در دست اقدام" برای دسته بندی مورد نظر کاربر در نظر گرفته شده است.

کارتابل در اتوماسیون اداری دارای صفات و ویژگی هایی است که عبارتند از : قابلیت استفاده تحت وب، قابلیت استفاده غیربرخط، امکان خودکارسازی، امکان واگذاری، امکان نظارت، قابلیت پذیرش ورودی های جدید، قابلیت مشارکت در فرایندهای گردش کار.

لیست امکانات کارتابل

نمایش تمامی ارجاعات و رونوشت های در صفحه اصلی با امکان تفکیک آنها
نمایش امکانات جستجو در کنار لیست نامه ها بر جستجوی سریع
امکان تشخیص نامه های مشاهده شده و عکس آن
امکان رویت مشخصات نامه با جابجایی روی لیست نامه بدون باز نمودن نامه
وجود نوار ابزار کامل و کلیدهای میانبر برای دسترسی سریع به ابزار
وجود ساختار درختی کارتابل برای هر دبیرخانه با امکان تفکیک نامه به صورت کارتابل، ارجاع شده، نامه داخلی و رونوشت و همچنین نمایش تعداد نامه های موجود در هر پوشه
امکان تفکیک و پیگیری نامه های ارجاع شده بصورت نامه های که افراد بعدی روی آنها اقدامی نموده اند یا خیر
امکان مشاهده پاراف متنی و تصویری آخرین شخص ارجاع دهنده نامه به شما
امکان نمایش کلیه سوابق ارجاع یک نامه از ابتدا تا انتها همراه با پاراف های متنی و تصویری روی آن نامه
ارجاع نامه با پاراف متنی و با استفاده از قلم نوری
انتخاب شخص ارجاع شونده بصورت های مختلف از قبیل کدهای ثابتی که به اشخاص در چارت سازمانی داده شده (جهت توزیع سریع نامه)، انتخاب از لیست پایین افتادنی و همچنین انتخاب از ساختار درختی چارت سازمانی وجود دارد.
ثبت اتوماتیک تاریخ ارجاع و بایگانی پس از ارجاع

امکان درج مهلت ارجاع نامه و همچنین انتخاب گزینه بایگانی نامه پس از ارجاع در کارتابل جاری
امکان مشاهده تصویر نامه هم از طریق آیکون تصویر در فرم اصلی برنامه و هم از طریق صفحه مشخصات نامه
امکان پاراف متنی و تصویری با استفاده از قلم نوری بروی تصویر اسکن شده نامه ها
امکان ارسال رونوشت از یک نامه به دیگر اشخاص در سازمان
امکان پاسخگویی سریع نامه ها ی وارده با استفاده از گزینه جواب نامه ها
امکان ارجاع، بایگانی و جواب نامه در صفحه نمایش اسکن تصویری نامه ها
امکان مشاهده متن تایپی (WORD) که به نامه ها پیوست شده باشد.
امکان مشاعده لیست نامه به تفکیک شخص ارجاع دهنده از طریق انتخاب شخص از چارت سازمانی در کنار لیست نامه ها
امکان تفکیک نامه های ارجاعی بصورت ( امروز، دیروز، هفته گذشته، ماه اخیر و ماههای سال)
امکان ایجاد بایگانی و زونکن های شخصی برای نامه بصورت درختواره
امکان درج توضیحات و ویرایش روی پوشه های بایگانی، زونکن ها و نامه ها
امکان جستجوی کدی و عبارتی از چارت بایگانی و چارت سازمانی در کارتابل اتوماسیون اداری
ثبت پیش نویس نامه (پیش نویس صادره) با درج فیلدهای گیرنده، فرستنده، مضمون، تاریخ و ... و همچنین الصاق فایل WORD نامه
ارجاع پیش نویس نامه برای اشخاص دیگر و یا دبیرخانه برای درخواست شماره ی دبیرخانه و ارسال آن به بیرون از سازمان
امکان ثبت نامه های داخلی سازمان با درج مضمون نامه و الصاق فایل تصویری یا متنی (WORD) و ارجاع آن به کاربران کارتابل
قابلیت تنظیم ظاهر سیستم به دل خواه کاربر
امکان انتخاب ستونهای لیست نامه در فرم اصلی برنامه
امکان تعریف کلیدهای میانبر برای درج کلمات تکراری در پاراف و قسمتهای دیگر برنامه و یا انتخاب لیستی از کلمات تکراری
امکان مشاهده پیوستهای نامه از قبیل PDF و . . .
امکان تغییر سال در لیست نامه
تغییر رمز کاربری و مواظبت از آن
ذخیره یاداشت های شخصی با امکان درج تاریخ ایجاد و تفکیک یاداشتها بر اساس تاریخ (امروز، دیروز، هفته گذشته و ...)
امکان نمایش و چاپ کاربران فعال
امکان خروج از نرم افزار و ورود کاربر دیگر . . .

امکانات مدیریت سیستم در کارتابل

تعریف یک یا چند دبیرخانه متمرکز و غیرمتمرکز
تعریف پیش کد برای دبیرخانه جهت شماره گذاری نامه های صادره هر دبیرخانه
امکان استفاده کاربران متعدد بطور همزمان از سیستم
امکان تعریف کاربران و تعیین سطح دسترسی دقیق هر یک از آنها
امکان تغییر تنظیمات پیش فرض سیستم برای سهولت کار در کارتابل اتوماسیون
امکان پیگیری تغییرات اعمال شده روی اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت کننده، تاریخ و زمان ثبت. (LOG)
امکان تبدیل متن پیغامهای سیستم از انگلیسی به فارسی توسط مدیر سیستم جهت جلوگیری از خطاهای کاربر
تهیه نسخه پشتیبان(BACKUP) به صورت دوره ای و اتوماتیک
قابل اجرا در کلیه سیستم عامل های ویندوز (VISTA, XP,2000,ME)
تحت شبکه LAN و WINDOWS2003 SERVER و پایگاه داده ای SQL SERVER2000 , 2005
امکان ارتباط دو دبیرخانه و ارسال نامه از یک دبیرخانه به دبیرخانه دیگر حتی در فواصل زیاد
امکان تغییر رنگ پنجره های پر کاربرد جهت کاهش خستگی کاربر.

 
به‌کارگیری اتوماسیون اداری تحت وب پافکو، به همراه کارتابل آفلاین، امکان دسترسی آسان به مکاتبات از هر نقطه جغرافیایی را برای کاربران فراهم می‌کند.
به این ترتیب، با این سیستم تحت وب می‌توانید به‌جای کارتابل‌ها و زونکن‌های فیزیکی از کارتابل‌های مجازی سود ببرید. دسترسی به کارتابل شما از طریق اینترنت محدودیت‌های مکانی را از بین می‌برد و لزومی به حضور همیشگی در محیط کار جهت رسیدگی به مکاتبات وجود ندارد. این امر به تحقق دورکاری کمک می‌کند.
افزون بر این و در صورت عدم دسترسی به اینترنت شما می‌توانید از کارتابل آفلاین سود ببرید. با این ابزار، می‌توانید در هر نقطه‌ای از جهان به نامه‌ها و ارجاع‌های خود دسترسی داشته باشید و عملیاتی از قبیل دیدن نامه‌ها و ارجاع کارها به همراه پاراف را بدون نیاز به اینترنت انجام دهید سپس و در اولین دسترسی به اینترنت انتقال مجموعه عملیات انجام شده به سیستم تحت وب امکان‌‌پذیر خواهد بود.

مقالات مرتبط

اتوماسیون اداری رایگان

اتوماسیون اداری و موتور گردش کار

نرم افزار دبیرخانه