ارسال نامه در سیستم های اتوماسیون اداری

امروزه داشتن یک سیستم اتوماسیون اداری هر چند ساده، در تمام شرکت های کوچک و بزرگ بسیار متداول شده است. داشتن یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب، به مدیران مجموعه های مختلف کمک کرده است تا در کاهش هزینه های استفاده از کاغذ و انرژی صرف شده برای مکاتبات و کاغذبازی موفق عمل کنند. یک سیستم اتوماسیون اداری ساده تا حد زیادی ارتباطات بین واحدی را در سازمان ها تسهیل نموده و با بایگانی نامه ها نقش بسزایی در حفظ تاریخچه مکاتبات و مستندات رد و بدل شده بین اعضای سازمان دارد. مجموعـه فعالیـت هـا و اقـدامات و تجهیزاتـی کـه بـرای تولیـد، انتقـال و پـردازش مسـتندات اداری صـرف می شوند، سیستم های مکاتباتی را تشکیل می دهند و سیستم اتوماسیون اداری بطورکلی و ساده مجموعه اقـداماتی اسـت که برای خودکار نمودن ، تسهیل ، تدقیق و تسریع گردش مکاتبات و اسـناد بـه صـورت فراگیـر و یکپارچـه در تمامی ادارات و زیر مجموعه هـای سـازمان صـورت مـی پـذیرد. ایـن گونـه اقـدامات غالبـاً بـه منظـور مـدیریت، پشتیبانی، نگهداری و توزیـع سـاده اطلاعـات و اسـناد در محـیط هـای اداری و فنـی طراحـی شـده و معمـولاً بـه صورت بسته های نرم افزاری ارائه می شوند. اتوماسیون اداری شامل سه زیر سیستم می باشد:
•    مکاتبات اداری
•    مدیریت اسناد
•    گردش کار
کارکنان یک سازمان می توانند در چارچوب اختیارات تعیین شده از هرجا و در هر زمان نامـه هـا و اسـناد مربوطه را دریافت نامه، ارسال نامه، فراخوانی، ایجاد، ویرایش و بایگانی نمایند.
سیر تحولی سیستم های اتوماسیون اداری:
 نسل اول :
مکانیزه کردن دفتر اندیکاتور
نگهداری مشخصات نامه ها
امکان جستجو روی مشخصات ثبت شده
 نسل دوم :
ایجاد کارتابل الکترونیکی و فراهم کردن گردش الکترونیکی نامه
نگهداری محتوای نامه ها
ایجاد کارتابل الکترونیکی
پاراف الکترونیکی
امکان ردیابی نامه و پیگیری اقدامات انجام شده روی نامه ها  
امکان جستجو و گزارش گیری از اطلاعات ثبت شده
سیستم جزیره ای و فاقد امکان ارتباط با سیستم های دیگر
نسل سوم:
ایجاد بستر مناسب برای گردش کلیه اسناد، مکاتبات، فرم ها و فرآیندها
سیستم های اتوماسیون اداری نسل جدید:
دارای موتور گردش کار
دارای قابلیت تعریف و اجرای فرآیندهای گردش کار در سازمان در تعامـل بـا سـایر سیسـتم هـا نظیـر مالی, اداری, تدارکات، انبار و...
قابلیت پشتیبانی از پروتکل های لازم برای ارتباط مستقیم با سیسـتم هـای دیگـربـه ویـژه سیسـتم منـابع انسانی.
قابلیت پشتیبانی از پروتکل مبادله الکترونیکی مکاتبات(ECE)
 

چرا اتوماسیون اداری ؟

امروزه ارتباطات و مکاتبات اداری در سازمانها و موسسات اقتصادی به کلی متحول شده است، ورود سیستم اتوماسیون اداری به یک سـازمان همـواره بـا تحـولی عمیـق در ارتباطـات سـنتی ومرسـوم سـازمان روبرو خواهد بود. بسیاری از مراودات و ارتباطات، مانند ارسال یا ارجاع نامه ها، با صرف کمتـرین زمـان توسـط سیستم، امکان پذیر خواهد بود. این سیستم حتی امکانات جدید ارتباطی را نیزدر اختیارکارکنان قرارمـی دهـد، مانند ارسال نامه های الکترونیک یا پیام های شخصی.
با مقایسه مزایا و معایب سیستم های اتوماسیون اداری، می تـوان گفـت کـه ورود اتوماسـیون اداری بـه بـازار فنـاوری اطلاعات و ارتباطات، نه تنها مشکلات سیستمهای غیرمکانیزه را برطـرف نمـود بلکـه در جهـت پیشـبرد سـریعتراهـداف سازمان ها نیز کمک قابل توجهی کرده است.
در یک سازمان، اولین وعمده ترین واحدی که میتواند در پیاده سـازی ایـن سیسـتم کمـک شـایانی بـه مجموعـه نمایـد، واحد دبیرخانه ، ثبت مکاتبات و بایگانی آن خواهد بود .
همانطور که فوقا ذکر شد واحد دبیرخانه به عنوان کانال اصلی دریافت و ارسال مکاتبـات اسـت . لـذا چنان چـه درمرحلـه اول قادر به مکانیزه کردن این واحد به شکل دقیق و عملی شویم مابقی واحدهای سازمانی نیزبـه صـورت خودکـار وارد چرخه الکترونیکی مکاتبات خواهنـد شـد و کـمکـم مـیتـوان سیسـتم اتوماسـیون اداری مکاتبـات و فرآینـدها رادرآن مجموعه پیاده سازی و اجرا نمود.
یکی از بحـث هـای عمـده ای کـه در هـر سـازمان در زمـان اجرایـی کـردن سیسـتم بـا آن مواجـه مـیشـویم بحـث شـیوه شماره گذاری یا همان پیش کد ثبت مکاتبات سازمانی است .
در ابتدا می خواهیم ببینیم که اصولا برای چه اهدافی یک سند می بایست دردبیرخانه حتما شماره گذاری شود:
١ -شماره نامه های اداری می تواند سندیت داشتن نامه را ثابت کند
٢ -شماره نامه های اداری جهت پیگیری مکاتبات قبلی (نامه های پیرو) ضروری است
٣ -شماره نامه های اداری جهت پاسخگویی به نامه های وارده (نامه های بازگشتی وعطفی) ضرورت دارد
٤ -شماره نامه های اداری باعث دسترسی سریع به سند مورد نظردر بایگانی می گردد
٥ -شماره نامه های اداری اجرای مقررات و ضوابط اداری است
٦ -شماره نامه های اداری، باعث ایجادنظم و ترتیب درمکاتبات سازمان می گردد
٧ -شماره نامه های اداری، باعث ایجاد هماهنگی در امور مکاتبات کلیه سازمان ها است
٨ -شماره نامه های اداری، آمار و ارقام مکاتبات یک سازمان خواهد بود
٩ -شماره نامه های اداری، به منظور جلوگیری از دخل و تصرف در مکاتبات و اسناد اداری ضروری است
١٠ -شماره نامه های اداری و اصولا هر سندی میتواند تعقیب و پیگیری گردش مکاتبات سازمانهـا رادردرون و یـا بیرون خود میسر سازد
١١ -شماره هر نامه ای (اعم از نامه های اشخاص حقیقی ویا اشخاص حقوقی) اثبات کننده وجود آن سـند در سیسـتم سازمانی است .همان گونه که در روش سنتی مفهوم کد گذاری به صورت کامـل توضـیح داده شـد مـی تـوان نتیجـه گرفـت کـه در روش سنتی چون کاربران با ابزاری مانند کاغذ سروکار زیادی داشتند لذا می خواسـتند بـه محـض مشـاهده شـماره نامـه، سـریعا اطلاعاتی از نامه را در دفاتر مربوطه ثبت و آن را جهت افراد مسئول یا اقدام کنندگان نامه ارسـال دارنـد  و ایـن ابـزار بـه آنها در انجام سریع ارجاعات کمک شایانی می کرد.
 به طور کلی میتوان گفت که در روش سنتی یک سری اطلاعات کلی ازنامه، همراه با شـماره نامـه حمـل مـی شـد ودر عین سرعت بخشیدن به عملیات ثبت مکاتبات، عملیات مربوط به ردیابی، پی گیری و جسـتجوی نامـه را بـه صـورت قابـل توجهی کند می کرد و حتی در اکثرموارد ممکن بود به علت صرف زمان زیاد برای جستجو یا پیگیری نامه، درنهایـت بـا شکست مواجه شویم.
به عنوان مثال ممکن بود در روش سنتی، عملیات ثبت و ارجاع یک نامه وارده در دبیرخانه در مدت زمان ٥ ثانیه انجـام و به اتمام می رسید ولی عملیات جستجو و پیگیری ممکن بود تا چند روز هم به تعویق بیافتد .
 
حتی در حالت ثبت یک نامه صادره در روش سنتی، به کرات مشاهده می کردیم کـه ممکـن بـود عملیـات ثبـت از زمـان تهیه پیش نویس تا زمان ارسال یک هفته هم به طول انجامد، چرا که از زمان تهیه پـیش نـویس تـا زمـان ثبـت، کاغـذهای متعددی بین افراد رد و بدل می شد و در بعضی موارد پیش نویس ها مدت زمان زیادی در کارتابل مدیران بـدون هـیچگونـه اقدام و یا پی گیری از طرف افراد مربوطه، باقی می ماند و این دلایل باعث کند شدن عملیات ارسال مـی شـد. حتـی امکـان این که بر فرض یک نامه از یک سازمان مستقر در شهرستان به یکـی از دفـاتر زیرمجموعـه خـود واقـع در تهـران برسـد، حتی با فرض ارسال از طریق عوامل سریع نظیر پست های سفارشی یا ... ، ممکن بود نامه حدود یک تـا دو هفتـه درمسـیر پست قرار بگیرد و با تاخیر زیادی نامه ازمبدا به مقصد برسد. در هرحال به صورت کلی می توان گفت در روش سنتی عملیـات شـماره گـذاری سـریع ولـی مـابقی عملیـات بـا کنـدی زیادی روبرو بود ولی این مشکل از طرف کارکنان یک سازمان قابل چشم پوشی بود چرا کـه بـه ایـن روش و مشـکلات ناشی از آن عادت کرده بودند و روند کند مسیر گردش مکاتبات برایشان مسئله ای حل شده بود.  حال بحث شیوه شماره گذاری ثبت مکاتبات در سیستم هـای اتوماسـیون اداری تـا حد بسـیار زیـادی، مشـکلات و کنـدی روال دستی را حل کرده است . در اتوماسیون اداری، شماره نامه نباید معنـا و مفهـوم خاصـی داشـته باشـد. درواقـع نحـوه شـماره گـذاری نامه ها در سیستم های اتوماسیون اداری فقط به معنای یک مرجع و Reference بایـد اسـتفاده شـود وبـرای ایـن ادعـا نیـز دلایل زیر وجود دارد

از جمله: ۱ –می دانیم اطلاعاتی که یک نامه با خود حمل می کند چه بسا بیشـتراز اطلاعـاتی اسـت کـه در یـک شـماره نامـه گنجانده شود. چنانچه در روش دستی معنا ومفهـوم شـماره نامـه فقـط بـرای همـان سـازمان خـاص کـه نامـه را شماره کرده قابل تشخیص است و برای مابقی سازمان ها این شماره هیچ معنایی نداشت و فقط یـک شـماره بـود و برای کسب اطلاعات از نامه می بایست به صورت کامل متن نامه را خوانده و اطلاعات کلیدی آن را برداشـت نمایند. با این وجود هریک از افراد در صورت داشتن مجوز برای مشاهده نامه ها، تمام اطلاعات ثبت شـده آن را نیز می توانند ببینند.

۲ -یکی از اهداف اصلی سیستم های اتوماسیون اداری حذف کاغذ از چرخش مکاتبات سـازمانی اسـت. لـذا اگـر با این دید به مسئله نگاه کنیم متوجه می شویم که کم کم با جمع شدن فیزیک نامه، عمـلا بـرای نامـه نگـاری هـا از کاغذ زیاد استفاده نمی شود که بعدا مجبور شویم آنها را دریک فضای بایگانی، آرشیو کنیم  و زمـانی هـم کـه بایگانی فیزیکی تقریبا ازمدار خارج شود عملا شماره نامه ها فقط و فقط یک مرجـع اسـت و نـه یـک عـدد کـه یک معنایی داشته باشد.

۳ -زمانی که نامه ها از طریق سیستم اتوماسیون اداری متمرکز (یک سروردر کل سازمان) بین سـازمان و واحـدهای زیرمجموعه آن گردش پیدا میکند، کافی است یکبار این نامه در مبدا شماره گذاری شود و در صـورت ارسـال برای واحدهای دیگر، این نامه نیازبه شماره گذاری جدید درمقصد را ندارد و کافی است نامه با همـان شـماره ثبت شده اولیه ، تا پایان عمرش، گردش پیدا کند و برای این کار هم کافی است نامه بـه صـورت الکترونیکـی داخل کارتابل افراد قرار بگیرد و آنها نیز بـا کلیـک بـرروی نامـه، کلیـه اطلاعـات ومحتـوای مربـوط بـه آن را دریافت و نسبت به انجام آن اقدام نمایند. به طور کلی برای یک نامه در سیستم اتوماسیون اداری متمرکـز فقـط یک شماره unique یا واحد درنظرگرفته می شود وهیچ دو نامه ای با یک شماره در سیستم وجود نخواهد داشت .
با توجه به دلایل فوق، می توان نتیجه گرفت برای این که شـماره نامـه در سیسـتم اتوماسـیون اداری فقـط بـه عنـوان یـک شماره unique  باشد و اطلاعات کلی نامه وابسته به شماره ثبت آن نباشـد، لـذا درمرحلـه ثبـت، متصـدیان ثبـت مـی بایسـت تمامی اطلاعات نامه را به صورت کامل وارد سیستم اتوماسیون نمایند و این امرمستلزم صرف وقت بیشتری مـی باشـد. در واقع میتوان گفت در ایـن روش، عملیـات ثبـت تـا حـدودی طـولانی ولـی مـابقی عملیـات اعـم از ردیـابی، پیگیـری و جستجوی آتی نامه ها با سرعت فوق العاده بالایی همراه است. برای مثال اگرثبت یک نامه در روش دسـتی ۵ ثانیـه طـول میکشید ولی در سیستم اتوماسیون اداری ممکن است ۱۰ ثانیه طول بکشد ولی درعوض بلافاصـله نامـه پـس از ثبـت در کارتابل افراد مربوطه قرار دارد . ولی در روش سنتی نامه پس از ثبت، می بایست تفکیک ودریک ساعت مشـخص در کارتابل مدیران ومسئولین قرار گیرد.

معایب سیستم های غیر مکانیزه (سنتی) نسبت به اتوماسیون اداری

- در روش سنتی یا دستی با مشکلات متعددی نظیرمسائل زیر روبرو هستیم:
- دفاتر اندیکاتور حجیم، که اطلاعات درآن با خطوط اغلب ناخوانا ثبت شده است
- مراحل طولانی ثبت و ارجاع و جابجایی اسنادبین واحدها و ساختمان های مختلف
- مشکل دسترسی سریع به مشخصات نامه های ثبت شده
- گم شدن اسناددر جریان جابجایی ها
- دسترسی کند به مکتوبات و زمان بر، بودن فرآیندهای اداری - مشکلات زمان بر بودن ارسال فکس های متعدد و مشخص نمودن زمان بندی ارسال نامه ها
- افزایش هزینه های فضا، تجهیزات و نیروی انسانی لازم جهت نگهداری وبایگانی اسناد
- پراکنده بودن اسناد در سازمان و مشکل جستجوی یک سند درمیان پرونده ها و...
- استهلاک اسناد بر اثر مرور زمان و شرایط محیطی نظیر رطوبت،گرما و ...
- احتمال بروز خطر از بین رفتن اسناد و پرونده ها به دلایل مختلف از قبیل آتش سوزی و...
- عدم اطلاع از سوابق و چرخه نامه در سازمان و نداشتن ابزاری مناسب برای پیگیری نامه های مدت دار
- عدم دسترسی به گزارشات و اطلاعات جامع ازنامه ها و مکاتبات سازمانی
- اجرا نشدن سلسله مراتب اداری و به طور کلی سیاست های اداری
- عدم دسترسی و امکان رسیدگی به اطلاعات و کارها از خارج سازمان
- عدم امکان پیگیری یک نامه و چرخه طی شده آن درهرلحظه
- کنترل سطح دسترسی کاربران به اطلاعات و از جمله اسناد طبقه بندی شده
- نبـودن یـک محـیط یکپارچـه بـرای دسترسـی بـه کـل محتویـات و اطلاعـات مـورد نظـر شـامل نامـه هـا، پیش نویس ها ، فکس ها، نامه های الکترونیکی ، کارهای ارجاعی و...
- نبودن ظارت برنظام اداری ، گردش نامه وعملکرد افراد که تمامی این مشکلات با به کار گیری سیستم اتوماسیون اداری برطرف شده است