اتوماسیون اداری در بخش دولتی و خصوصی

 
تقریبا تمام نرم افزارهای اتوماسیون اداری بر پایه نظام گردش مکاتبات در سازمان های دولتی طراحی و تولید شده اند و علت آن هم واضح است چون اولین سفارش دهنده نرم افزار اتوماسیون اداری دولت بوده است. اما آیا این نرم افزارها برای بخش خصوصی که چابکی جز لاینفک عملکرد آنهاست می تواند مفید باشد؟
برای اینکه بتوانیم به این سوال پاسخ دهیم بهتر است به بررسی انتظاراتی بپردازیم که باعث می شود بخش خصوصی برای خرید و استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری سرمایه گذاری کند. این انتظارت بر پایه تجربه دهها جلسه پرزنت و صدها ساعت مذاکره تلفنی با مشتریان عنوان می شود.
آنچه به عنوان انتظارات مدیران بخش خصوصی در ادامه ذکر می شود شاید بدیهی به نظر برسد اما واقعیت این است که فضای کسب و کار یک محیط عجیب نیست و هیچ مدیر کار بلدی انتظار ندارد نرم افزار اتوماسیون اداری اصطلاحا آپالو هوا کند و یا جایگزین کم کاری پرسنل و یا سوء مدیریت ها شود. بلکه تنها قرار است کمکی باشد برای انجام روانتر و ساده تر امور و اما عناوین انتظارات:

افزایش سرعت در انجام کارها

برای اینکه نقاط پنهان این انتظار مشخص شود لازم است تا کلمه سرعت را باز کنیم. سرعت در انجام کارها چگونه به دست می آید. فرض کنید یک مکانیک از ابزارهای بسیار اولیه برای تعمیرات (انجام کارها) استفاده می کند. و طبیعی است که اگر به او ابزاری پیشنهاد شود که باعث افزایش سرعت در انجام کارهایش می شود با آغوش باز استقبال خواهد کرد. اما اگر ابزار جدید آنقدر پیچیده و سخت باشد که برای هر بار استفاده نیاز به مراجعه به دفترچه راهنمای آن باشد، باز هم استقبال خواهد کرد؟ یا اگر عملکرد ابزار پر از نقاط مبهم و نامعلوم باشد، چطور؟
در مورد نرم افزار اتوماسیون اداری نیز مساله به همین صورت است، زمانی به کارگیری این نرم افزار باعث افزایش سرعت در انجام کارها می شود که نرم افزار ساده باشد، برای استفاده از آن نیاز به آموزش خاصی نداشته باشد، عملکرد آن همانگونه باشد که کاربر فکر می کند.

نرم افزار اتوماسیون اداری که بر پایه Outlook و SharePoint طراحی شده است به مفهوم واقعی می تواند باعث افزایش سرعت در انجام کارها شود. در این نرم افزار شما بدون هیچ تنظیمی و بدون ورود به هیچ منویی می توانید نامه بفرستید و نامه های دریافتی را مطالعه کنید. البته لایه های طراحی به گونه ای است که شما هر قدر کاربر حرفه ای تری باشید از امکانات بیشتری استفاده خواهید کرد.

مدیریت پذیری فعالیتها

یکی دیگر از اهداف به کار گیری نرم افزار اتوماسیون اداری در کسب و کارهای چابک فراهم شدن امکان مدیریت بر فعالیتها است بدین معنی که مدیر تمایل دارد آنچه به عنوان سیاستگذاری و روال انجام امور تعریف شده است توسط پرسنل انجام شود و در عین حال بتوان نظارت کرد که چه کسی فعالیتهایش را به درستی انجام می دهد و چه کسی خیر؟
برای حصول به این هدف ابتدا لازم است تا قوانین و سیاستگذاری ها به صورت شفاف تعریف شده باشند، بعد از آن لازم است تا بتوان این قوانین و سیاستها را به سادگی به نرم افزار وارد کرد و در نهایت و مهمتر از همه لازم است تا نرم افزار به قدری جذابیت و سادگی و خوش دستی داشته باشد تا پرسنل با اشتیاق از آن استفاده کنند و آن را یک ضرورت و یک ابزار مفید برای انجام امور روزمره بدانند نه یک سربار!
اما متاسفانه اکثر نرم افزارهای سنتی اتوماسیون اداری که بر اساس بروکراسی های پیچیده و در هم تنیده دولتی طراحی شده اند در بیشتر موارد به عنوان یک سربار کاری توسط پرسنل شناخته می شوند و پرسنل همه تلاش خود را برای دور زدن و استفاده نکردن از نرم افزار به کار می برند. بدیهی است که چنین نرم افزاری نمی تواند برای مدیریت فعالیتها و اطمینان از انجام سیاستها در کسب و کار مورد استفاده قرار گیرد.
نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان به دلیل نگاه متفاوت از ابتدا بر پایه ابزارها و تکنولوزی های آشنا توسط کاربران یعنی مجموعه آفیس و ایمیل بنا شده است و از این جهت بدون تلاش و هزینه در شرکت و سازمان شما مستقر می شود به گونه ای که قطع چند لحظه ای سرویس نیز توسط همه پرسنل احساس می شود چون به ابزاری ضروری و مفید و کارآمد در تعاملات مورد استفاده قرار می گیرد.

تحقق دولت الکترونیک در ایران

شورای عالی اداری در نود و سومین جلسه مورخه 15/4/1381 بنا به پیشنهاد سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور در جهت تحقق اهداف قانون برنامه سوم توسعه، به منظور دستیابی به اطلاعات دقیق و به هنگام در بخشهای مختلف اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی از طریق اتوماسیون فعالیتها، تسریع در اجرای امور، بهبود ارائه خدمات به مردم، با حداکثر نظم و دقت و افزایش کیفیت تصمیم گیری در سطوح مختلف و ارائه خدمات ضروری، همچنین کاهش هزینه ها، افزایش کارایی و اثربخشی در بخشهای مختلف، ایجاد گردش سریع و صحیح اطلاعات بین دستگاههای اجرایی و در راستای تحقق دولت الکترونیکی تصویب نمود.

اتوماسیون فعالیتهای اختصاصی

ماده 1 . به منظور استقرار سیستمهای مکانیزه در زمینه فعالیتهای اختصاصی دستگاههای اجرایی، سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور، از طریق کمسیون اتوماسیون اداری، حداکثر تا پایان مرداد ماه 81، ده فرآیند اختصاصی دستگاههای اجرایی را از نظر حجم فعالیتها، گستره ی جغرافیایی، جامعه ای تحت پوشش، میزان ارتباط و ارائه خدمات به مردم احصاء نموده و به دستگاههای اجرایی ذیربط اعلام خواهد نمود تا نسبت به بازبینی، اصلاح، مهندسی مجدد فرآیندها و مکانیزه نمودن مراحل آن ظرف مدتی که توسط سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور تعیین خواهد شد اقدام نمایند. در سالهای بعد نیز حداکثر تا پایان اردیبهشت ماه هر سال ده فرآیند اختصاصی دستگاههای اجرایی احصاء و جهت انجام اقدامات مذکور به دستگاههای ذیربط ابلاغ خواهد شد.

ماده 2 . دستگاههای مذکور مکلفند حداکثر تا پایان سال 81 نسبت به استقرار شبکه اطلاع رسانی و اتصال آن به شبکه جهانی اطلاع رسانی (اینترنت) اقدام نمایند و آدرس اینترنتی شبکه را در سربرگ نامه های خود درج نمایند.

ماده 3 . دستگاههای اجرایی مکلفند جهت تسهیل اطلاع رسانی به مردم، نحوه ارائه خدمات خود اعم از مراحل انجام کار، فرمهای مورد نیاز، زمان مراجعه، آدرس ساختمانهای مورد مراجعه را در شبکه اطلاع رسانی خود قرار دهند و حتی الامکان بخشی یا کل انجام خدمات را از طریق شبکه اطلاع رسانی ارائه نمایند.

ماده 4 . سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور مکلف است نسبت به راه اندازی جایگاه اینترنتی (پورتال) به نام «مردم» به منظور دستیابی آسان و سریع عموم مردم به اطلاعات و خدمات دستگاههای اجرایی تا پایان سال 82 اقدام نماید.

اتوماسیون فعالیتهای عمومی

ماده 5 . به منظور ایجاد هماهنگی در استقرار سیستمهای مکانیزه در فرآیندهای عمومی دستگاههای اجرایی، سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور در زمینه های امور پرسنلی، بودجه، عمرانی و وزارت امور اقتصاد و دارایی در زمینه های امور مالی و پشتیبانی مکلفند فرمتها و استانداردها و ویژگیهای مورد انتظار سیستمهای مذکور اعم از گزارشهای خروجی، نحوه ارتباط با سایر سیستمها، نحوه ارتباط با سایر سیستمها، نحوه ارائه و تبادل اطلاعات را تدوین و پس از تصویب کمسیون تخصصی اتوماسیون نظام اداری وابسته با سایر سیستمها، نحوه ارائه و تبادل اطلاعات را تدوین و پس از تصویب کمسیون تخصصی اتوماسیون نظام اداری وابسته به شورای عالی اطلاع رسانی حداکثر تا پایان نیمه اول سال 82 به دستگاههای اجرایی ابلاغ نمایند.

تبصره 1 . دستگاههای اجرایی مکلفند نسبت به انطباق سیستمهای در حال اجرای خود با ضوابط مذکور این ماده حداکثر ظرف 4 ماه از تاریخ ابلاغ ضوابط، اقدامات لازم را به عمل آورند و دستگاههای اجرایی که فاقد سیستمهای کامپیوتری در زمینه های ابلاغ شده می باشند، مکلفند حداکثر ظرف مدت یسال نسبت به مکانیزه نمودن سیستمهای مذکور براساس ضوابط مورد انتظار اقدام نمایند.

ماده 6 . سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور و وزارت امور اقتصاد و دارایی مکلفند حسب مورد نسبت به تهیه و به هنگام رسانی نرم افزارهای عمومی یا انتخاب نرم افزار بهینه از بین سیستمهای مورد عمل در دستگاههای اجرایی اقدام نموده و نرم افزار های مذکور را به عنوان نرم افزار هماهنگ و استاندارد به دستگاههای اجرایی پیشنهاد نمایند .

ماده 7 .دستگاههای اجرایی مکلفند حداکثر از ابتدای سال 82 اطلاعات مورد در خواست سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور وزارت امور اقتصاد و دارایی را نظیر رو نوشت احکام کار گزینی موضوع ماده 29 قانون استخدام کشوری ، اطلاعات مربوط به بودجه ، تخصیص اعتبارات ، حسابداری را بر اساس مقررات مربوط از طریق رسانه های کامپیوتری اعم از شبکه اطلاعاتی ، لوح فشرده یا دیسکت به دستگاههای مذکور ارسال نمایند .( صرافی زاده ، ص 191 :1383 )

مقالات مرتبط

اتوماسیون اداری رایگان

اتوماسیون اداری و موتور گردش کار

نرم افزار دبیرخانه