یافتن تعریفی مشخص سیستم های اتوماسیون اداری تعریف مشخصی ندارند بلکه تعریف آنها منحصربه تعیین دیدگاههای کاربر است و این خود بدین معنی است که سیستم های اتوماسیون اداری دارای تعاریف بی شماری است . در اینجا به برخی از آنها اشاره می کنیم .
اتوماسیون اداری، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیر رسمی بوده که به بر قراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود .کلمه اصلی که انوماسیون اداری را از داده پردازی ، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد و ارتباطات اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی ( 1998، RAYMOND ) سیستم های اطلاعات اداری (OIS=PFFICE INFORMATION SYSTEM ) از امور اداری از طریق فناوری اطلاعاتی حمایت می کند . سیستم های اطلاعات مدرن از جمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت ( MIS ) است که ابزار هایی را برای ارتباطات و هماهنگی ما بین کارگران دانشی به وسیله ایجاد مدیریت اثر بخش اسناد و پیامها و جلسات الکترونیک فراهم می کند.
اتوماسیون و تصمیمات مدیریت
مشاهده شخصی یک مدیر لزوماً باید نمونه کوچکی از کلی فعالیت او را تشکیلی دهد. بنابراین، وقتی که وی براساس مشاهدات شخصی، اقدام اصلاحی به عمل می آورد، باید به دلایل ذیل دقت کافی داشته باشد.
اولاً، به سبب اینکه اقدام اصلاحی ممکن است لازم نباشد، ثانیاً وقتی که لازم هم باشد، ممکن است نتواند دست به اقدام اصلاحی بزند، زیرا هنگام مشاهده ممکن است واقعه ای رخ نداده باشد. این جاست که اتوماسیون می تواند فوق العاده سودمند واقع شود. اتوماسیون به مدیر، یک تصویر کلی خوب ارائه می دهد و بنابراین او را در تصمیم گیری یاری می کند (در مقایسه با وقتی که بر مبنای مشاهده شخصی تصمیم می گیرد).
روند کنونی این است که فعالیت های ثانوی تولید مانند جمع آوری قراضه ها و دم قیچی ها، بازرسی ، شمارش، روغن کاری و قسمتهائی از فعالیت های مربوط به کنترل ابزار، مکانیزه شود. همچنین، مکانیزه کردن تا حدود زیاد در فعالیتهایی نظیر طراحی مهندسی، کنترلی موجودی، استفاده از ماشینهای پنجاه ساله در بارگیری سیستمهای دریافت سفارش و آزمایش به کار برده می شود. (پارکینسون و رستوم جی، ص 145)
اتوماسیون اداری برای جریان اطلاعات در داخل سازمان مناسب تر است تا بین سازمان و محیط ، زیرا خیلی از کاربرد های اتوماسیون اداری به فرستنده و دریافت کننده برای استفاده از وسایل سازگار و یا پروتکل های ارتباطات نیاز دارد. البته باید مد نظر داشت که انوماسیون اداری تمام ارتباطات را فراهم نمی سازد . مدیران هنوز از تلفن ، جلسات حضوری و خواندن گزارشهای اداری استفاده می کنند اتوماسیون اداری راهی برای تکمیل و ایجاد ارتباطات خاص است ، ولی هنوز مدیران به ستفاده از گزارشهای غیر رسمی ادامه می دهند.
اتوماسیون اداری عمدتاً یک سیستم رسمی با رویه تعریف شده است که بایستی در ارتباطات با دیگر سیستم های رسمی مانند سیستم پشتیبانی تصمیم گیری مورد استفاده قرار گیرد . کاربرد اتوماسیون اداری بسیار ساده است . بنابراین، احتمال استفاده مدیر از ان بیشتر است . یک مدیر بایستی هم رایانه و هم دانش MIS را به منظور استفاده از بعضی از ابزار های پیچیده سیستم پشتیبانی تصمیم گیری دارا باشد. ولی استفاده از اتوماسیون اداری احتیاج به چنین ابزار پیچیده توسط مدیر را ندارد به همین دلیل اتوماسیون اداری از جذابیت خاصی بر خوردار است .
از لحاظ حل مسئله و فضای حل مسئله نیز می توان کاربرد های انواع سیستم های اطلاعاتی را با هم مورد مقایسه قرار داد. کاربرد های اتوماسیون اداری با شخص مدیران انطباق یافته و بهترین شکل برای مسائل کمتر ساختار یافته که ارتباطات غیر رسمی فراوان است وفق می یابد . با وجود آنکه سیستم اتوماسیون اداری طلاعات حل مسئله را در اختیار قرار می دهد . تصمیم در مورد نحوه به کار گیری آن به مدیران محول می شود.
سیستم های اطلاعاتی مدیریت (MIS )
چنانکه می‌دانیم، تصمیم‌گیری صحیح مستلزم ارزیابی عملکرد دقیق و ارزیابی عملکرد دقیق مستلزم در اختیار داشتن آنلاین و آسان آمار و اطلاعات مدیریتی شفاف و بی‌واسطه از شرکت است. در شرایط موجود آمار و اطلاعات مورد نیاز مدیران در سطح نرم‌افزاری و سخت افزاری شرکت توزیع شده است. نرم‌افزارهای جزیره‌ای به سـادگی امکــان تجمیع اطلاعات و استخراج آمـار را فرآهـم نمی‌آورند و به همین دلیل در اکثر مواقع وظیفه تجمیع اطلاعات و تحلیل آمار بر عهده تیم آمار و اطلاعات شرکتها است که اکثر شرکت‌های توزیع نیروی برق کشور نیز از این قاعده مستثنی نیستند. در حال حاضر آفلاین بودن آمار، سلیقه‌گرایی در استخراج و تحلیل، همچنین خطای انسانی در تدوین آمار و اطلاعات تجمیعی سه آفت کلی این روش است.
نظام یکپارچه اطلاعات و آمار مدیریت (MIS) با اتصال پایدار به تمامی منابع اطلاعاتی شرکت، تمامی آمار و اطلاعات مورد نیاز را به منظور ارزیابی عملکرد دقیق و تصمیم‌گیری صحیح در اختیار مدیران شرکت قرار می‌دهد.
MIS مخفف عبارت Management Information System و به معنای سیستم اطلاعات مدیریت (BI) است.
داده های سیستمهای تی – پی – اس را برای نظارت بر عملکرد سازمان در اختیار مدیران قرار می دهند . سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی است برای تبدیل داده به اطلاعات از منابع داخلی و خارجی و بر قراری ارتباط بین اطلاعات در یک شکل مناسب برای مدیران در همه سطوح و در همه وطایف برای قادر ساختن آنها به اخذ تصمیمات به موقع و اثر بخش برای برنامه ریزی ، هدایت و کنترل فعالیتهایی که انها مسئول آنها هستند .
سیستم اطلاعات مدیریت ترکیبی است از تصمیم گیری و اجرای عملیات پردازش داده های حاصل از تبادلات ، سیستمهای اطلاعاتی پشتیبانی از فرایند تصمیم گیری را بر عهده دارند و یکی از منابع با ارزش سازمان محسوب می شوند .
سیستم اطلاعات مدیریت به طور ساده سیستمی است متشکل از مجموعه افراد ، دستور العملها ، داده ها ، سخت افزار و نرم افزار که به جمع آوری ، ثبت پردازش و ارتباط داده ها برای پردازشهای تراکنشی در سطح عملیات و ارائه اطلاعات در پشتیبانی از تصمیم گیریهایی مدیریتی می پردازد . این تعریف به چند مورد اشاره داد .
1- سیستم اطلاعات می تواند دستی یا رایانه ای باشد .
2- هدف از سیستم های اطلاعات پشتیبنی از عملیات تصمیمات است .
3- محور اساسی سیستمهای اطلاعاتی افراد ، مدیریت ، اطلاعات و سیسستمهای سازمان است . ( صرافی زده ،ص 45 : 1383)
به سبب مزایای MIS چون ارتباطات نزدیکتر ، کنترل دقیقتر و گرد آوری داده های مطمئن تر و پردازش سریعتر داده ها و تبدیل آنها به اطلاعات مدیران ، از سیستمهای طلاعاتی مدیریت در برنامه ریزی سازماندهی، رهبری و ایجاد انگیزه ، گزارش دهی وکنترل استفاده کرده و این اعمال مدیریتی را با نهایت دقت و کار آیی ، در مدت زمان بسیار کمتری در سازمان انجام می دهد . حال برای انجام این کارها مدیریت باید واسطی به نام مدیر سیستم اطلاعاتی مدیریت برای ارائه بهتر و خدمات برای مدیریت ، ضروری می باشد . موسساتی که به سیستمهای اطلاعات مدیریت اولیه مبادرت نمودند چیز های دیگری فرا گرفتند. در این دوره مشخص شد که مانع عمده در استفاده از سیستم های اطلاعات مدیریت ، مدیران هستند . مدیران به عنوان یک گروه در مورد رایانه اطلاعی نداشتند آنان از کار های خود آگاه و می دانستند چگونه مسائل را حل کنند، لکن به اندازه کافی در مورد نقش اطلاعات در حل مسائل توجه نکرده بودند . در نتیجه برای مدیران بیان این که دقیقاً از سیستم اطلاعات مدیریت چه می خواهند دشوار بود . این وضعیت برای متخصصین اطلاعات غیر قابل تحمل بود زیرا که دانسته های آنان از مدیریت کم بود ، آنها نمی دانستند چه سوالاتی را پرسش نمایند ، با طی زمان مدیران درباره رایانه و در مورد فرایند های مورد اجرا در حل مسائل تجربه آموختند و متخصصین اطلاعات نیز مبانی مدیریت را فرا گرفتند . سیستم های اطلاعات مدیریت برای انطباق بیشتر با نیاز های مدیران اصلاح و توسعه یافت . عاقبت جایگاه سیستم اطلاعات مدیریت به عنوان یک زمینه عمده استفاده از رایانه مستحکم شد . سیستم اتوماسیون اداری و سیستم اطلاعات مدیریت به دو طریق عمده در حل مساله کمک می کند : یک منبع اطلاعات در پهنه سازمان فراهم می نماید. و نیز به شناسائی و درک مساله کمک می کند. نور ساطع از سیستم اطلاعات مدیریت با این هدف است که برای مدیران علائم مساله بیان متحمل الوقوع بودن مسائل را علام دارد . ضعف عمده سیستم اطلاعات مدیریت آن ست که نمی تواند نیاز های خاص هر فرد را برطرف کند ، مساله را بر آورد سازد . اغلب او قات سیستم اطلاعات مدیریت اطلاعات دقیق مورد نیاز را فراهم نمی کند مفهوم سیستم پشتیبان تصمیم در پاسخ به چنین نیازی بوجود آمد ( مک لوید ، ص 434 ، 415- 411 )
از آنجا که سیستم اطلاعات مدیریت بشر تحت تاثیر رایانه و اتوماسیون می باشد ، ممکن است نا خواسته بعضی تغییرات رفتاری در کارمندان بوجود آید که لزوم توجه به فاکتور انسانی را در موسسات می رساند. کارکنان شرکتهایی که برای اولین بار سیستم های اتوماسیون اداری را نصب کرده بود ، احساس ترس کردند . کارکنان از این می ترسیدند که رایانه ها باعث بیکاری آنها شود که عملاً رایانه ای شدن بکاهند ، به علت اینکه سیستم اطلاعات مدیریت آنها را مخفیانه کنترل کرده و به حریم شخصی آنها وارد شود ، می ترسیدند . ساده ترین راه ابراز ترس کارکنان از سیستم جدید اعلام این ترس به مدیر خواهد بود . البته باید این را در نظر داشت که اکثر کارکنان ترس خود را پنهان می کنند . در صورت اول مشکل اینجاست که بعضی مدیران هم ممکن است از سیستم جدید ، خود ترس داشته باشند در چنین مواقعی چنین مدیری نمی خواهد اطلاعات را با دیگران تقسیم کند . دلیل آنها این است که آنها اطلاعات را جمع کرده اند و باید توانایی استفاده از آن را داشته باشند . باید برنامه ای برای کاهش یا زدودن این ترس از طرف مدیران اندیشه شود.
مدیریت شرکت می تواند با اجرای تدابیر زیر از ترس کارکنان بکاهد:
1- استفاده از رایانه به عنوان یک وسیله ارتقای شغلی بادادن کار های تکراری خسته کننده به رایانه و دادن کار هایی که تواناییهای آنها را به چالش بر می انگیزد؛
2-استفاده از ارتباطات رسمی برای حفظ آگاهی کارکنان از توجهات شرکت؛
3- ساخت یک رابطه مطمئن بین کارکنان ، متخصصان اطلاعاتی و مدیریت؛
4- اهداف شرکت را در راستای نیاز های کارکنان مشخص کنند ( مک لوید ، ص 349- 348 )
در نهایت قابل توجه است که امروزه وطایف MIS از مدیران فراتر رفته و کلاً MIS با کاربرد رایانه در خدمات تارت و شرکتها در امده است امروزه در دفتر هر شرکتی بخش MIS یا معاونت MIS را می توان مشاهده کرد.
نمونه کاربرد های سیستم اتوماسیون اداری و سیستمهای اطلاعاتی مدیریت
سیستم اطلاعاتی اتوماسیون اداری ( OAS )
مثالهای فروش در اتوماسیون اداری :کار برگهای الکترونیکی برای تجزیه تحلیل قیمتهای مختلف ، واژه پردازها برای تهیه اسناد مناقصه و قرار داد های فروش.
مثالهای تولید در اتوماسیون اداری: کاربرگهای الکترونیکی برای تجزیه تجلیل یک برنامه تولید ، واژه پردازها برای نوشتن راهنما و توضیحات کاربا دستگاهها یا نگهداری آنها .
مثالهای مالی در اتوماسیون اداری: کاربرگهای الکترونیکی برای مقایسه چندین منبع وام و تسهیلات پولی ، واژه پردازها برای نوشتن توضیحات و روالهای مالی جدید.
سیستمهای اطلاعاتی مدیریت ( MIS )
مثالهای فروش : گزارش هفتگی فروش بر اساس مناطق فروش ، مقایسه پیش بینی فروش و فروش واقعی ، تفکیک اقلام و مناطق فروش ، دسترسی دلخواه به داده های فروش به تفکیک محصول و مناطق فروش .
مثالهای تولید : گزارش هفتگی تولید بر اساس محصول و عملیات تولید ، تعیین خرید های برنامه ریزی شده بر اساس برنامه تولید ، دسترسی دلخواه به اطلاعات تولید به تفکیک محصول و عملیات تولید .
مثالهای مالی : گزارش صورتحسابها و دریافتها ، برنامه های مالی ماهیانه ، دسترسی به اطلاعات برنامه های مالی سازمان بر اساس جزئیات دلخواه.
مقالات مرتبط
اتوماسیون اداری رایگان
اتوماسیون اداری و موتور گردش کار
نرم افزار دبیرخانه