امروزه سیستمهای اتوماسیون اداری کلید اصلی بقای سازمان ها و تداوم فعالیتهای آنها در گرو مجهز شدن این سازمانها به ابزارهای رقابتی عصر اطلاعات ارتباطات، یعنی سیستمهای اطلاعاتی و فناوری اطلاعات است. لیکن در عصر اطلاعات و ارتباطات، وجود سیستمهای اتوماسیون اداری دارای ارزش ویژه‌ای هستند.
اتوماسیون (automation)در زبان یونان باستان به معنی خود فرمان است. تاریخچه اتوماسیون به دهه پنجاه بر می گردد. اتوماسیون یک فرایند صنعتی است که استفاده از سیستم های کنترل، مثل کنترل عددی، کنترل قابل برنامه ریزی منطق و دیگر سیستمهای کنترل صنعتی و مجموعه ای از سیستمهای قدرت، الکترونیک، مکانیک و رایانه را برای نظارت بر عملکرد دستگاهها و ماشینهای صنعتی و تولیدی بکار گرفته است. همچنین شامل کاربردهای فناوری اطلاعات مثل فناوری طراحی با کامپیوتر جهت کنترل فرایندها و ماشین آلات صنعتی و نیز کاهش نیاز به دخالت انسان می باشد. اولین کاربردهای اتوماسیون در کارخانه ها شروع شد. در اواخر سالهای دهه 1950 ماشین آلات تولید، چنان طراحی شده بودند که بتوانند به وسیله سوراخهای منگنه شده در نوار کاغذی کنترل شوند. این کاربرد کنترل عددی نامیده شد و ماشین آلات می توانستند سریع تر و با دقت بیشتری نسبت به زمانی که متصدیان انسانی داشتند کار کنند.
مؤسسات، اتوماسیون کارخانه را به عنوان وسیله ای برای دستیابی به بهره وری بیشتر و انجام رقابت بهتر در بازارهای جهانی تلقی می کرده اند و در نخستین سالهای اختراع رایانه متخصصان و موسسات توجه چندانی به نیازهای اطلاعاتی و مدیریت اطلاعات نداشته اند و از رایانه ها فقط جهت پــردازش داده ها در امور حسابداری استفاده می شد. در طول این دوره که تا اواسط دهه 60 به طول انجامید بیشترین تاکید بر قدرت محاسباتی و پردازش رایانه بود.
از دهه 1960 که جنبه های بیشتری از کاربردها و فعالیتهای اداری و بازرگانی گسترش یافت و پس از اختراع انواع رایانه های جدید که با هزینه کمتر اطلاعات بیشتری را پردازش می کردند روشهای جدیدتری برای معرفی تجهیزات جدید ترویج داده شده؛ یعنی سیستم های اطلاعاتی مدیریت.
وجود یک سیستم یکپارچه اداری، مناسب که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات، مراسلات را دربرگیرد به وضوح احساس شد که با نامهای مختلفی همچون سیستم های اداری، سیستم های اطلاعات اداری، سیستم های کاربر نهایی و سیستم های محاسباتی کاربر نهایی نامیده شده است. ولی عمومی ترین و بالاترین درجه از اتوماسیون سیستم های اداری به نام اتوماسیون اداری نامیده می شود.
منشأ اتوماسیون به اوایل سال 1964 بر می گردد که مؤسسه آی.بی.ام( IBM ) وقتی که محصول جدید خود، یعنی نوار مغناطیسی/ ماشین تایپ سلک توری(MT/ST) را معرفـــی کرد شروع شد، ماشین تایپی که می توانست به صورت اتوماتیک از روی حروف ضبط شده بر روی نوار مغناطیسی تایپ کند. اپراتور یک کارت با پوشش مخصوص در اندازه و شکل یک پانچ استاندارد آی بی ام در شکاف بالای دستگاه قرار می داد و ماشین تحریر متصل به طور معمول تایپ می کرد.
کارت به عنوان یک دستگاه حافظه، که در آن متن را در یک کد بر اساس نقاط مغناطیسی نوشته شده عمل می کرد و پس از آن که کد وارد شد، متن را می توان ویرایش و باز پخش کرد. در مقایسه با سیستم پردازش کلمه فعلی، این یکی بدوی بود، اما بسیاری کاربردی بود. این عملیات تایپ اتوماتیک خیلی زود به سیستم های کوچک در ریزپردازنده ها تبدیل شد. و تکاملهای بعدی در این زمینه ایجاد شد و نیاز واقعی به تکامل زمانی به شدت احساس شد که طی دهه 1970 کارایی کارخانه هایی که از اتوماسیون استفاده میکردند در حدود 90 - 85 درصد افزایش یافت، درحالی که کارایی دفتری تنها 4 درصد افزایش داشت، پس موسسات را به این واداشت تا سیستم هایی به وجـــــود بیاورند که موجب افزایش بهره وری و کارایی دفاتر هم می شدند.
پس از گذشت یک دهه و به دلیل به وجود آمدن نیازهای اطلاعاتی جدید، سیستم اطلاعاتی جدید به نام سیستم پشتیبانی تصمیم گیری یا (DECISION SUPPORT SYSTEM)DSS به وجود آمد. این سیستم مجموعه ای از برنامه ها و داده های مرتبط بهم که برای کمک به تحلیل و تصمیم گیری طراحی می شدند. این سیستم ها دارای یک بانک اطلاعاتی متشکل از دانش موجود درباره ی موضوع و یک زبان که برای فرموله کردن مسائل و پرسش ها بکار میرفت و یک برنامه مدلسازی برای ازمایش تصمیمات ممکن بودند. پس از تکمیل سیستم پشتیبانی تصمیم گیری باتوجه به پیشرفتهای حاصله در تجهیزات رایانه ای، موضوع افزایش بهره وری و کارایی دفاتر مدیران و تسهیل ارتباطات بین مدیر و کارکنان ازطریق به کارگیری تجهیزات رایانه ای و الکترونیک مطرح گردید و در سال 1980 سیستم های اتوماسیون اداری طراحی گردیدند.
اتوماسیون اداری در سال 1980 روند جدیدی را آغاز کرد که در آن تمام قابلیت‌های کاربردی گذشته را در یک جایگاه کاری قدرتمند با یک دیگر ادغام کرد. امروزه حتی در ابتدایی ترین دفتر خانه ها شامل این قضیه می شوند. از طریق استفاده از یک کامپیوتر قابلیت های از قبیل توانایی های پردازش کلمه، دسترسی از نقاط مختلف به اطلاعات از قبل ذخیره شده همراه با توانایی برقراری ارتباط با جایگاه های دیگر بر روی شبکه، سیستم های پیام رسانی الکترونیکی، شامل شدن فایل های ترکیبی مثل متن و گرافیک و صدا، امکان برقراری ارتباط کاربران با یک دیگر از طریق شبکه یا افرادی که در نقاط دیگر از شبکه های متفاوتی که استفاده می کنند، امکان مدیریت سیستم، مدیریت زمان و برنامه های اجرایی و ... از این رو، بعد از تکامل سیستم های پردازش داده (DPS)، سیستم های اطلاعاتی مدیریت و سیستم هــــای پشتیبــــــانی تصمیم گیری، سیستم های اتوماسیون اداری بــه وجود آمدند.
این سیستم ها از طریق فناوری اطلاعاتی از امور اداری حمایت کرده و موجب افزایش کارایی دفاتر می شوند. کارایی افزایش یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات و سرعت و صحت اطلاعات در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آنها بوده و درنتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم گیری می تواند به مدیر سود برساند.
منتقدان ادعا می‌کنند که افزایش اتوماسیون اداری باعث افزایش نرخ بیکاری می‌شود، این نگرانی از فشاری بود که در طول سال ۱۹۸۰ ایجاد شد. یک استدلال این است که این موضوع بطور ناملموسی در سالهای اخیر اتفاق افتاده‌است، بطوریکه واقعیت به این صورت است که بسیاری از مشاغل تولیدی در ایالات متحده که در اوایل سال ۱۹۹۰ بود، توسط افزایش عظیم شغل در مدیریت و فناوری اطلاعات جبران شد و امروزه اتوماسیــــون اداری، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیــــریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد، ارتباطات است.
امروزه اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی است. در سالهای اخیر، پیشرفت فناوری اطلاعات و شاخه‌های وابسته به آن، راه حل‌های مختلفی را فراروی محیط‌های کسب و کاری قرار داده است. امروزه توسعه و کستردگی فناوری اطلاعات، مراودات و مکاتبات اداری در سازمانها و موسسات صنعتی را با فرایند کند و زمانبر را مردود می دانند، بنابراین ابزار های جدید اطلاعاتی جهت بالا بردن سرعت و دقت عملیات اداری ضروری می باشد. بنابراین توسعه روز افزون و پیچیدگی ارتباطات بین ارکان درون و برون سازمانی و گستردگی اطلاعات و عملیات، الزام بهره گیری از سیستم اتوماسیون اداری بعنوان روشی نوین و بستر ارتباطات الکترونیکی، جهت سرعت بخشیدن به امور سازمانی اجتناب ناپذیر کرده است.
مطلاب مرتبط
سیستم اتوماسیون اداری ایده آل
نکاتی در مورد اتوماسیون اداری