خرید نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب جهت رفع نیاز های سازمان امروزه یکی از بزرگترین دغدغه های سازمان ها و ارگان های دولتی و خصوصی است در این مقاله انواع فاکتور های لازم در خرید نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب و عوامل تاثیر گذار در قیمت نرم افزار های اتوماسیون اداری را مورد توجه قرار داده شده است.
جهت کسب اطلاعات از قیمت هر یک از آیتمهای ذیل و اخذ مشاوره رایگان، کارشناسان شرکت پافکو با افتخار در خدمت شما خواهند بود. لطفاً با ما تماس حاصل فرمایید:
مشاوره رایگان بگیریداتوماسیون اداری که هدیه صنعت فن آوری اطلاعات IT به بروکراسی اداری است، ایده ای نوین است که عمر آن در ایران به بیش از یک دهه نمی رسد. اتوماسیون اداری ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل امور مرتبط با فعالیت های اداری می باشد که دارای مزایایی از قبیل پشتیبانی از اهداف و رسالت های سازمان، افزایش بهره وری، افزایش سودآوری، بهینه سازی کارکنان، بهبود سرعت که منجر به بازده در اداره می شود.
بخشی از عمده ترین اطلاعات در گردش هر سازمان در قالب مکاتبات داخلی و خارجی سازمان صورت می گیرد و نرم افزارهای اتوماسیون اداری به گونه ای طراحی و تولید گردیده اند تا بتوانند تمام نیازهای سازمان را تامین کرده و لذا یک سیستم یکپارچه گردش اطلاعات تولید کنند.در ادامه به بررسی پارامتر های مهم در خرید اتوماسیون اداری نقش دارد می پردازیم.
اهمیت و ضروریت اتوماسیون اداری
تغییر و تحولات بین المللی و سرعت تغییرات دولتها را بر آن داشته است تا در راستای کسب مزیت رقابتی در عرصه بین المللی ، دور نمای استراتژیک حرکت های خود را ترسیم نمایند. ترسیم چشم انداز در حقیقت آینده دور یک کشور و بیانگر ارزشها ، آرمانها و تفکرات سیاستگزاران کشور می باشد .
تصمیمات استراتژیک و ملی مبنی بر ایجاد دولت الکترونیکی ، چشم انداز ایران 1400 و به تبع آن تصمیمات استراتژیک در راستای چشم انداز و تبیین اهداف و سیاست های کلی و اجرایی در برنامه چهارم توسعه و تبیین چالشها و راهکار های دستیابی به اهداف ، الزام های دهکده جهانی در امر ارتباطات، استاندارد سازی عملیات و جلب رضایت ارباب رجوع و همچنین علاقمندی ایران به ورود در جرگه کشور های عضو سازمان تجارت جهانی و پذیرش ایران به عنوان عضو ناظر پس از ده ها بار رد تقاضا ، حضور چشمگیر ایران در سازمانها و مجامع بین المللی وتاکید بند چهارم سند فرابخشی بر گسترش آگاهی عمومی و توسعه فن آوری و تحقیقات ، مقدماتی را پیش روی سیستم سازمانی می نهند که روی آوری به اتوماسیون اداری یکی از آنها است.
اتوماسیون اداری در قالب یک بسته نرم افزاری با خرید نرم افزار اتوماسیون اداری پیاده سازی می شود و کلیه اجزای اطلاعاتی بخش های مختلف سازمان را به صورت یکپارچه طبقه بندی ، تنظیم و اصلاح می کند و همچنین باعث تسریع در دسترسی به آمار و دستورالعمل ها می شود.
استفاده از تکنولوژی های اطلاعات و ارتباطات به روز دنیا در بخش دولتی و خصوصی با هدف ایجاد سازمان هایی باکارایی بالا و ارائه تسهیلات و خدمات به گونه ای سریع، آسان و مناسب طی دهه ی اخیر در اغلب کشورهای جهان مورد توجه کارگزاران بخش عمومی قرار گرفته است. درک ضروریت کاربرد فناوری اطلاعات در بخش دولتی و خصوصی و نقشی که فناوری اطلاعات می تواند در اطلاعات و ارتباطات بخش عمومی ایفا نماید،
سیاستگزاران جوامع مختلف را بر آن داشته است تا با دستور قرار دادن آن و وضع خط مشی های مرتبط، بسترهای نهادی و اجرایی کاربرد فناوری اطلاعات در بخش دولتی و خصوصی را فراهم آورد. استفاده از اتوماسیون اداری خوب در واقع به برقراری ارتباطات الکترونیکی از روش های مختلف انتقال اطلاعات (Data)، متن (Text) یا پست الکترونیک، تابلو های اعلانات الکترونیکی، سیستم نوشتار گروهی، کنفرانس ویدئویی، صوت و پردازش تصویر در درون سازمان و با سازمان های همکار می باشد.
قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری
انسان فکر کند ، ماشین کار کند! می توان گفت این تفکر باعث تاثیر قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری در امور مالی و اداری از سیستم سنتی به مدرن و تولید و به کارگیری نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری شد.
قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری بسته به عوامل مختلف در نیاز های سازمان دست خوش تغییر باشد عواملی از قبیل امکان ساخت انواع فرم های لازم به وسیله فرم ساز و موتور گردش کار ، قابلیت های بخش دبیر خانه و ...
هر چه قیمت سیستم اتوماسیون اداری پایین تر باشد امکانات کمترو محدودتری را شامل می شود و حتی ممکن است ، نیازهای اولیه واحد اداری و دبیرخانه را در جهت یکپارچگی اطلاعات بر طرف نکند. به قول معروف، هیچ گرانی بی حکمت نیست و هیچ ارزانی بی علت!!
قسمت های مختلف سیستم اتوماسیون اداری
در جهت پوشش دهی و پشتیبانی با توجه به گستره ی رو به افزایش نیازهای سازمان ها، یک سیستم اتوماسیون اداری باید از قسمت ها و ماژول های مختلف و مدرنی تشکیل شده باشد. یکی از دلایل تفاوت قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری نیز تنوع ماژول های ارائه شده در آن ها است که با توجه به فرآیند سازمان ، بخش ها و عملکرد متفاوتی دارند.
دبیرخانه(Secretariat) :
در ابتدا در تعریف دبیرخانه باید گفت ، فرآیند ثبت نامه و ارجاع به کارتابل پرسنل و بایگانی اسناد و نامه است که از اصلی ترین بخش اتوماسیون و وظایف دبیرخانه است.یکی از اساسی ترین و ابتدایی ترین فاکتور تعیین قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری که خریدار با کمی بررسی در لیست قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری باید با توجه به نوع کسب و کار و نیاز سازمان در نظر بگیرد بخش دبیرخانه است.
فرم ساز (Form Generator) و موتور گردش فرم (Flow Engine) :
امروزه سازمان ها و شرکت ها تعداد مکاتبات اداری زیادی را دارا هستند و می خواهند در زمان تبادل کتبی اطلاعات با سازمان های دیگر از فرم های مختلف استفاده کنند. به طور مثال با دریافت و یا ارسال هر نامه اداری، لوگو سازمان و نام مدیریت ثبت شده باشد. بنابراین ترجیح می دهند در زمان خرید نرم افزار اتوماسیون اداری از اتوماسیونی که دارای آپشن فرم ساز و موتورگردش فرم که در قالب جریان های کاری از پیش تعریف و طراحی شده بهره جویند.قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری در میزان کیفیت ، میزان دسترسی به امکانات طراحی فرم و مدیریت و نگهداری اطلاعات این فرم نقش به سزایی دارد.
مدیریت جلسات و ساماندهی :
تنظیم ، ثبت ، برگزاری و پیگیری جلسات کاری و همچنین تنظیم و نگهداری گزارشات و اسناد جلسات از دیگر بخش های مهم کارهای اداری است. برنامه ریزی و مدیریت مربوط به این عملیات بسیار زمان بر می باشد. بنابراین در نرم افزار اتوماسیون اداری ، بخش های تقویم کاری ، مدیریت قرارهای کاری و فعالیت ها تنظیم شده است.
آرشیو الکترونیک (Electronic archives):
با گذشت زمان و افزایش حجم مستندات عملیات سازمان ، نگهداری و مدیریت مستندات مشکل تر می شود. بنابراین بخش آرشیو الکترونیک در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب ، امکان دسترسی آسان و سریع به اسناد سازمانی را فراهم می کند.
پرتال مکاتبات برون سازمانی(Correspondence Management systems):
در راستای تکریم ارباب رجوع و فراهم آمدن بسترهای ارتباطی بر مبنای شبکه های کامپیوتری ، بخش پرتال مکاتبات برون سازمان به اتوماسیون اداری اضافه شده است.
هدف از ارائه ی این بخش افزایش رضایت و سرعت بخشیدن در ارائه خدمت و پشتبانی به ارباب رجوع است که این امکان باعث کاهش هزینه ایاب و ذهاب برای خدمات رسانی و همچنین پاسخگویی به پیگیری درخواست و کارهای اداری خارج از محیط سازمان است.
کارتابل آفلاین :
با توجه به پراکندگی های جغرافیایی ، دسترسی به سیستم جامع اتوماسیون اداری به صورت شبکه محلی و تحت وب می باشد. در شرایطی که دسترسی به اینترنت به صورت مطلوب امکان پذیر نیست ، کارتابل آفلاین برای قسمت های با اهمیت ویژه در اتوماسیون اداری در نظر گرفته شده است تا امور مربوط به نامه ها را در اولین برقراری ارتباط با کارتابل سیستم به صورت به روز در اختیار داشته باشید.
معمولاً قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب دارای این ماژول ها دارای قیمت بالاتری نسبت به قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری فاقد این بخش ها می باشد. اما در هر صورت باید در زمان خرید نرم افزار اتوماسیون اداری و بررسی قیمت نرم افزار سیستم اتوماسیون اداری ، نوع عملکرد و میزان نیاز سازمان در تبادل و حجم مستندات را بررسی کنید.
چرا که ممکن است بالاترین قیمت خرید نرم افزار سیستم اتوماسیون اداری به شما پیشنهاد بشه ، ولی نیاز مکاتبات و حجم کارهای واحد دبیرخانه سازمان شما را بر طرف نکند.
ملاحظات لازم در خرید نرم افزار اتوماسیون اداری
سازمان ها و شرکت هایی که در پی خرید و بررسی قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری هستند و یا در حال راه اندازی و به روز رسانی سامانه اتوماسیون اداری سازمان خود هستند باید همواره توجه به مواردی از جمله بودجه، فضای فیزیکی و تاثیر حضور سامانه اتوماسیون اداری بر روی تغییرات ارتباطی بین کاربران خود را در نظر داشته باشند.
در کنار این موارد ذکر شده، دو عامل آموزش کاربران و جا انداختن اهمیت انتخاب اتوماسیون اداری را نیز باید در نظر گرفته شود.
از آنجایی که بحث خرید نرم افزار اتوماسیون اداری و قیمت آن به عنوان سرمایه گذاری منابع مالی و اداری است، به این دلیل بهتر است که کارگزاران و مدیران اطلاعات لازم را در این زمینه داشته باشند و بدانند که امکان آموزش سیستم جامع اتوماسیون و شرایط فضای فیزیکی که سیستم باید در آن قرار بگیرد در سطح کیفیت و قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری باید در نظر بگیرند.
دستاوردهای خرید سیستم اتوماسیون اداری
- ایجاد ارتباط منسجم و یکپارچه در بخش های گوناگون سازمان و بنگاه های اقتصادی نظیر انبار، بخش فروش، بخش حسابداری، کارگزینی، منابع انسانی، بخش تولید و غیره از طریق بهبود ارتباطات درون سازمانی و امکان تبادل اطلاعات با سایر سامانه الکترونیکی دبیرخانه و گردش مکاتبات و …
- فراهم ساختن بستر ارتباطی و تجهیزات سخت افزاری سیستم جامع اتوماسیون
- امنیت بالا در نگهداری اطلاعات وسهولت دسترسی به آنها
- سرعت در گردش و کنترل بر اطلاعات طبقه بندی شده در سیستم اتوماسیون اداری
- حذف قابل ملاحظهای ازمکاتبات کاغذی در سازمان و بایگانی اطلاعات به صورت فیزیکی
- امکان انجام کارهای اداری در خارج از محل کار و در هر زمان در بستر امن الکترونیک با نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب
- نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان و به وجود آمدن روش های مناسب اداری و سازمانی از طریق دوباره نگری به روش های انجام کار
- ارائه خدمات بهتر و سریع تر به ارباب رجوع
میزان استفاده و توقع، بسته به نوع نیاز های سازمان ها و ارگان های مختلف از سیستم اتوماسیون اداری متفاوت است که در نظر گرفتن میزان کارایی سیستم اتوماسیون اداری در جهت برطرف کردن نیاز های سازمان حیاتی ترین فاکتور بعد از قیمت در انتخاب و خرید نرم افزار اتوماسیون اداری است و نباید این نکته را نیز فراموش کنیم که مطمئنا باید در کنار مناسب بودن قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری ، کارایی سازمان را به اندازه قابل توجهی بیشتر کند.