نقش اتوماسیون اداری در بهبود تصمیم گیری مدیران

شکل 1: اتوماسیون اداری

در چند سال گذشته تب استفاده از اتوماسیون اداری کشور ما را فراگرفته است بسیاری از سازمان‌ها، تمایل زیادی برای بهره‌گیری و استفاده از این سیستمها از خود نشان می‌دهند و حاضرند مبالغ کلانی را جهت استقرار و به‌کارگیری این سیستم‌ها صرف نمایند اما باید بررسی نمود سیستم اتوماسیون اداری تا چه اندازه توانسته به مدیران سازمان‌ها در بهبود تصمیم‌گیری کمک نماید و آیا توانسته چنین سیستم‌هایی انتظارات مدیران را در تصمیم‌گیری‌ها برآورده نماید. هدف اصلی از این تحقیق بررسی اثرات سیستم اتوماسیون اداری بر بهبود تصمیم‌گیری مدیران است و شامل اهداف فرعی مانند شناسایی یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب جهت اطلاع‌رسانی به مدیران، بررسی و تجزیه‌وتحلیل آثار و نتایج حاصل از سیستم اتوماسیون اداری بر تصمیم‌گیری مدیران، بررسی و شناسایی عوامل مؤثر بر موفقیت سیستم اتوماسیون اداری ازنظر تأمین اطلاعات مناسب نظیر صحت، دقت، بهنگام بودن و اقتصادی بودن، بررسی اثرات در بهبود فرآیند اتوماسیون اداری تصمیم‌گیری مدیران، ارائه راهکار برای بهبود عملکرد سیستم اتوماسیون اداری جهت بهره‌برداری است. امکانات سیستم اتوماسیون اداری که با مشخصه‌هایی مانند تعداد نامه‌های صادره، تعداد نامه‌های وارده، ادراک، ساعات استفاده به‌عنوان متغیر مستقل و بهبود تصمیم‌گیری مدیران با مشخصه‌هایی مانند صحت، دقت، اقتصادی بودن، به هنگام بودن به‌عنوان متغیر وابسته مطرح است.
روش تحقیق مقایسه‌ای است؛ و نتایج حاصل از تحقیق نشان داد که سیستم اتوماسیون اداری برافزایش صحت تصمیم‌گیری مدیران تأثیر مثبت دارد. سیستم اتوماسیون اداری ایده آل بر افزایش دقت تصمیم‌گیری مدیران تأثیر مثبت دارد. سیستم اتوماسیون اداری بر بهنگام بودن تصمیم‌گیری مدیران تأثیر مثبت دارد. سیستم اتوماسیون اداری بر اقتصادی بودن تصمیم‌گیری مدیران تأثیر دارد؛ و شواهدی بر رد فرضیه‌ای چهارگانه مذکور وجود نداشت

شکل2 : نرم افزار اتوماسیون اداری

 تحقیق اتوماسیون اداری
کلیات تحقیق اتوماسیون اداری

 در شرایط دائماً در حال تغییر ما نیز باید تغییر نماییم، وگرنه بهای سنگینی بابت عدم‌تغییر پرداخت خواهیم کرد.
(دکترنوردال، رئیس اتحادیه جهانی علم و بهره‌وری: پیام مدیریت)
سازمان‌ها را در عصر جدید از بکار گیری سیستم‌های کامپیوتری و تکنولوژی اطلاعات و رسانه‌های پیش رفته گریز و گزیری نیست و آینده از آن آنانی است که با شناخت دقیق و صحیح، محاسن و معایب این سیستم‌ها را موشکافانه مورد امکان نظر قرار داده و از تجربه دیگران درس بگیرند بدون اینکه هزینه‌های آن تجربه را مجدداً تقبل نمایند.
 دسترسی به کامپیوتر و تکنولوژی اطلاعات و رسانه‌های پیش رفته، مولد شتاب فزاینده هست و شتاب، این تأثیر را دارد که هر واحدی از زمان را که صرفه‌جویی می‌شود از واحد قبلی آن باارزش‌تر می‌سزد. بدین ترتیب حلقه بازخورد مثبتی به وجود می‌آید که شتاب را شتاب می‌بخشد.
 گسترش سیل‌آسای کامپیوتر در دهه‌های اخیر، مهم‌ترین تغییر را در نظام دانایی از اختراع چاپ در قرن پانزده یا حتی از اختراع خط به این‌سو پدید آورده است. به‌موازات این تغییر خارق‌العاده، گسترش شبکه‌ها و رسانه‌های جدید آمده است که به همان اندازه شگفت‌انگیز است و کارش، جابجا کردن دانایی و عناصر تشکیل‌دهنده آن یعنی داده و اطلاعات است.
 آنچه مدیران در سطوح مختلف سازمان انجام می‌دهند و همواره در فضای آن حرکت می‌نمایند، تصمیم‌گیری را می‌توان جمع‌آوری و پردازش اطلاعات در نظر گرفت (صرافی زاده، ص ۵۶٫: ۱۳۸۰٫)
 داشتن اطلاعات دقیق، مرتبط و به هنگام و سریع باعث بالا رفتن سرعت و دقت تصمیم‌گیری شده و جلوی انتخاب بسیاری از تصمیمات نادرست را خواهد گرفت. در این برنامه زمانی، یک مدیر کارآمد بدون داشتن اطلاعات موردنیاز خود قادر به رهبری سازمان و رسیدن به اهداف از قبل تعیین‌شده نیست.
 مدیران به‌منظور مواجهه با محیط و تحقق اهداف سازمانی خود با مدنظر قرار دادن متغیرهای محیطی ضرورتاً بایستی محیط را تحلیل و متغیرهای آن شناسایی و تدبیر مناسب در برخورد با آن‌ها اتخاذ نمایند. این امر مستلزم برخورداری از اطلاعات به هنگام درون و برون‌سازمانی و نیز امکان بهره‌برداری بهینه از آن‌ها را دارد.
 رواج ریز کامپیوتر در ادارات، با انتشار روزافزون محصولات جدید ارتباطی، کامپیوتری و ذخیره‌سازی اطلاعات و تغییرات اساسی درروش اجرای امور اداری همراه بوده است در ابتدا کار از سیستم‌های کامپیوتری برای مکاتبات به‌صورت مستقل استفاده می‌شد؛ اما به‌مرورزمان کامپیوتری‌ها به یکدیگر مرتبط گردیدند. این ارتباط به کاربران اجازه می‌دهد نه‌تنها از فایل‌های مکاتبات به‌صورت مشترک استفاده نمایند. بلکه می‌توانند برای یکدیگر پیام ارسال نمایند. امروزه انواع مختلفی از سیستم‌های اتوماسیون اداری وجود دارد. سیستم اطلاعات مدیریت درس طرح مختلف سازمانی وبا بهره‌مندی از ابزارهای نوین جمع‌آوری و پردازش داده‌ها می‌تواند مدیران را در جهت تحقق اهداف، یاری و پشتیبانی نماید. کامپیوتر، سرعت، دقت و صحت تصمیم‌گیری را افزایش داده و درنتیجه سطح سرعت، صحت و دقت کار در سازمان بالا می‌رود سیستم اتوماسیون اداری تأثیر به سزایی در صحت، دقت، اقتصادی بودن، بهنگام بودن تصمیم‌گیری مدیران و حوزه استادی آن را داشته در این تحقیق اثرات سیستم اتوماسیون اداری بر بهبود تصمیم‌گیری مدیران را موردبررسی قرار می‌گیرد.

شکل 3 : office automation اتوماسیون اداری

 تبیین موضوع تحقیق اتوماسیون اداری

 مدیریت و تصمیم‌گیری دو واژه نزدیک به هم در مدیریت و انجام امور سازمان می‌باشند و بدون تردید، تصمیم‌گیری، مهم‌ترین کار مدیران ارشد است که به‌آسانی نیز می‌توان در آن مرتکب اشتباه شد؛ اما اگر کل فرایند را به‌گونه‌ای متفاوت بنگرید وضعیت نیز فرق خواهد کرد.
 اغلب مدیران تصمیم‌گیری را رخدادی منفرد می‌پندارند که در یک‌لحظه مشخص از زمان به وقوع می‌پیوندد؛ اما در حقیقت، تصمیم‌گیری فرایند آمیخته با بازی نهایی قدرت، سیاست‌ها، اختلافات شخصی و تاریخچه سازمانی است. رهبرانی که قدرت تشخیص این موضوع رادارند. تصمیماتی به‌مراتب بهتر از آن‌هایی می‌گیرند که کماکان بر این تصور پای می‌فشارند که تصمیمات، رخدادهایی هستند تنها در کنترل ایشان. از همین رو است که گفته می‌شود بعضی از فرایندهای تصمیم‌گیری مؤثرتر و کارآمدتر از بعضی دیگر هشتند (گاروین، ص ۶۴٫:۲۰۰۱٫)
در اغلب مواقع، تصمیم گیران، یک فرایند جانب‌دارانه را به کار می‌گیرند که شاید غیر بهره‌ورترین و ناکاراترین راه برای انجام امور باشد. آن‌ها تصمیم‌گیری را بسان منازعه‌ای می‌بینند که در آن به دفاع پردازش از راه‌کارهای موردنظر خود می‌پردازند. اطلاعات را به‌صورت گزینشی ارائه می‌کنند و با خودداری از ارائه داده‌های متضاد می‌توانند موقعیتی متقاعدکننده فراهم آورده، در برابر مخالف ایستادگی کنند؛ اما فرایند مؤثرتر وجود دارد که فرایند جستجوگر است.
 در طی این فرایند، افراد مجموعه متنوعی از گزینه‌ها را پیش روی خود قرار داده و با همکاری یکدیگر بهترین راهکار را جستجو می‌کنند. هرچند در عمل این رهبری است که تصمیم نهایی را به کار می‌گیرد اما فردی که در فرایند تصمیم سازی مشارکت دارند، باید باور داشته باشند که دیدگاهشان در نظر گرفته‌شده و فرصت آن را یافته‌اند که بر تصمیم نهایی تأثیری گذارند. موقع تصمیم‌گیری، دسترسی به اطلاعات دقیق، مرتبط، صحیح و به هنگام، عامل بسیار مؤثری است. هرقدر محیط پیچیده‌تر باشد سرعت و شتاب افزایش بیشتری پیدا می‌کند و تصمیم‌گیری مشکل‌تر می‌شود. تنها چیزی که می‌تواند تصمیم‌گیری را سهل‌تر و عدم اعتماد را کاهش دهد اطلاعات مرتبط، دقیق و به هنگام است. کیفیت اطلاعات و. کار آیی فرایند آن، در صحیح، مرتبط، به‌موقع و مطلوب بودن آن جلوه‌گر می‌شود

سرعت عمل مدیر در تصمیم‌گیری و درستی تصمیم او بستگی تام به کمیت و کیفیت اطلاعاتی دارد که در دسترس او قرار می‌گیرد. همچنین بازخورد اطلاعاتی تصمیم، امکان اصلاح و غنی‌سازی آن‌ها را برای مدیران فراهم می‌سزد.
 امروزه توسعه و پیچیدگی سازمان‌ها تخصصی، مدیریت سنتی گذشته را غیر کارآمد ساخته و سیستم‌های اتوماسیون اداری اطلاعات، پدیده است که می‌توان آن را مشخص گذار از مدیریت سنتی به مدیریت «مؤثر جدید» دانست.
 مدیران سنتی با حضور فیزیکی در محیط سازمان، به کسب مستقیم اطلاعات می‌پرداختند و با «آزمون‌وخطا» روش‌های موردنظر را تجزیه می‌کردند. شبکه اطلاعاتی آن‌ها به تعداد معدودی افراد موثق که در نقاط حساس گمارده می‌شدند، محدود می‌گشت و گاه نفوذ در این‌گونه شبکه‌های اطلاعاتی، امکان خطی دهی به مدیران را فراهم می‌ساخت.
 مکانیزه‌های قدیمی اطلاعات مدیریت، پاسخگوی شرایط پیچیده حاضر نیست و نمی‌توان در برخورد با مسائل بغرنج، صرفاً به ذهنیات و یا گزارش‌ها محدود و اقوال متصدیان متکی بود. اداره امور به شیوه‌های مؤثر و کارآمد، مستلزم پردازش انبوهی از اطلاعات گوناگون است که با آهنگی سریع رشد کرده و تحلیل آن‌ها را سخت می‌سزد.
 نگرش سیستمی به جهت جامعیت بالقوه، به یکپارچگی و هماهنگی اطلاعات موجود در سازمان کشیده می‌شود و عالی‌ترین مورد نگرش سیستمی به سازمان‌ها، به استقرار سیستم‌های اطلاعات مدیریت (MIS) و اتوماسیون اداری منجر می‌گردد.
 این سیستم‌های اتوماسیون اداری که گرداوری و سازمان‌دهی‌ها و تولید اطلاعات و انتقال آن را به مدیران به انجام می‌رساند. همچون ناظری مقتدر در تمامی سطوح سازمان‌ها حضور یافته و حیطه معرفتی مدیر را توسعه داده و بینش وی را بری اتخاذ تصمیمات صحیح مهیا می‌سازد.
 رقابت گسترده و فشرده که در سطح بین‌المللی، بالا اخص در حوزه عملیات اقتصادی وجود دارد، اقتضا می‌کند که شیوه‌های مدیریت نیز همانند سایر عوامل متحول گردند تا بقای سازمان تضمین شود. سیستم‌های اطلاعات مدیریت نیز همپای مدیریت از تحول و پویایی متأثر خواهد بود.
 نگهداری و پردازش انبوه داده‌هایی که برای تصمیم‌گیری موردنیاز است. بدون استفاده از کامپیوترهای توانمند عصر حاضر غیرممکن به نظر می‌رسد. کامپیوترها قادرند یک میلیون‌ها داده را در حافظه خود نگهداری کنند و طبق دستورالعمل‌های نوشته‌شده، داده‌های مزبور را با سرعتی شگفت‌انگیز به‌انحاءمختلف، تحلیل و تلخیص نموده و به‌صورت اطلاعات قابل‌استفاده در اختیار تصمیم‌گیرندگان قرار دهند.
 کامپیوتر وسیله باارزشی برای کار کردن با اطلاعات و داده، به‌ویژه اعداد و ارقام است. کاربرد گسترده کامپیوتر، به‌عنوان ابزاری یاری‌دهنده درزمینه های برنامه‌ریزی مدیریت، تصمیم‌گیری و کنترل، به سبب ویژگی‌ها و مزایای خاصی است که کامپیوترها دارند.

شکل 4 : سیستم اتوماسیون اداری

مزایای کلی اتوماسیون اداری:

پردازش بسیار سریع اطلاعات

خود کار سازی فرآیندها

دسترسی از راه دور

توان استدلال بواسطه موتور گردشکار

توان انجام حجم عظیمی از عملیات تکراری

نگهداری و آرشیو اطلاعاتا و بازخوانی داده‌ها بلادرنگ داده ها

 بدون شک، توان فوق‌العاده کامپیوترها ازلحاظ محاسبه اطلاعات، استدلال و تصمیم سازی، سرعت عمل، دقت و حافظه به آن‌ها جایگاه ویژه ای در حل چچالش های سازمانی داده است.
 بسیاری از اندیشمندان علم مدیریت را عقیده بر این است که هر تصمیمی به اطلاعات درباره موضوع آن بستگی دارد و حتی برخی گفته‌اند ۹۰٫ درصد هر تصمیم را اطلاعات و آمار تشکیل می‌دهد؛ بنابراین یک مدیر به‌عنوان تصمیم‌گیرنده در سازمان و یا حتی در جامعه، باید اطلاعات دقیق و مناسب را به‌موقع در اختیار داشته باشد که بتواند در اجرای وظایف مدیریتی خود تصمیمات مناسب را اتخاذ کند و به مرحله اجرا گذارده و درنهایت ارزیابی کند.
 در این مورد اتوماسیون اداری یا نرم افزار دبیرخانه به مدیریت یاری می‌کند تا هر چه سریع‌تر اطلاعات دقیق را کسب نموده و به استفاده بهینه از آن‌ها، حداکثر کار آیی و اثربخشی را به دست آورد.
اتوماسیون اداری و ابزارهای دیجیتالی توانمندی‌های ویژه ما را بسیار بالا می‌برند: آرشیو اسناد، بایگانی الکترونیکی مدارک، توان اندیشیدن، شکل‌دهی به اندیشه‌ها و توان همکاری با دیگران در پیاده نمودن آنچه را که اندیشیده‌ایم.

مقالات مرتبط

سیستم اتوماسیون اداری ایده آل

اهمیت سیستم اتوماسیون اداری

تأثیر استفاده از سیستم اتوماسیون اداری بر کارکنان