نقش اتوماسیون اداری در کاهش مفاسد اداری

اتوماسیون اداری و نقش آن در کاهش مفاسد اداری

در این نوشتار کوشش می‌شود تا دست‌آوردهای اتوماسیون اداری، در زمینه این‌گونه مفاسد و مشکلات اداری، شناخته شود. درباره سودمندی اتوماسیون اداری شرکت‌ها و ادارات بحث‌هایی بسیار مطرح شده است، اما بیشتر کارشناسان برای اثبات آن به ابعاد اقتصادی و مدیریتی آن پرداخته‌اند. امکان تبادل سریع مکاتبات، سادگی روند پیگیری مکاتبات، جلوگیری از ثبت‌های چندباره، جلوگیری از تکثیر بی‌مورد مکاتبات، امکان طبقه‌بندی مکاتبات در رده‌های گوناگون و جست‌وجوی سریع آنها، امکان بررسی عملکرد کارمندان و بخش‌های گوناگون سازمان و امکان سازمان‌دهی درست دستگاه‌ها با توجه به اطلاعات دقیق جریان مکاتبات و فعالیت‌ها، دلایلی هستند که از همین دیدگاه سرچشمه می‌گیرد.

تصویر : اتوماسیون اداری Office Automation

این مقاله از دیدگاه کاهش مفاسد مالی و جلوگیری از نارضایتی ارباب‌رجوع، اتوماسیون اداری را بررسی می‌کند. این روزها دیگر همه مردم با اصطلاحاتی چون "اتوماسیون اداری"، "فساد اداری و مالی" و "نارضایتی ارباب‌رجوع" آشنا هستند. در انبوه مقالاتی که درباره روش‌های مبارزه با مفاسد مالی منتشر شده است، بر برخی از اصول بیشتر تأکید می‌شود که در هر کشور ـ با توجه به شرایط سیاسی، اجتماعی و مدیریتی آن ـ باید تطبیق، تبیین و اجرا گردد. فصل مشترک و اهم اصول مبارزه با مفاسد مالی در این مقالات عبارت است از: تقویت، شفافیت و پاسخگویی بخش دولتی، مستندسازی، تسهیل مقررات اداری، تقویت نظام حسابرسی و ذی‌حسابی و کنترل و نظارت مؤثر بر فعالیت‌های مالی و بودجه دولت و شرکت‌های دولتی، تقویت نظام مالیاتی و مبارزه قاطع با پول‌شویی، خصوصی‌سازی، تبیین اخلاق حرفه‌ای، اطلاع‌رسانی شفاف، سریع و بدون تبعیض تصمیمات مؤثر بر شاخص‌های اقتصادی، معاضدت قضایی با دیگر کشورهای طرف قرارداد بازرگانی و غیره اما همان‌گونه که دیده می‌شود، گرایش اصلی این پیشنهادها، پیشگیری از مفاسد مالی در کشورها است. در همین حال، مجموعه تلاش‌های بالا ضمن پیشگیری از مفاسد مالی، بر تقویت ابزارهایی تأکید دارد تا حکومت در صورت بروز فساد، بتواند به‌سرعت و دقت آن را کشف و با مفسدان مقابله کند. طبیعی است که مجازات بازدارنده قانونی و برخورد قاطع و بدون تبعیض دستگاه قضایی با متهمان، مکمل و درواقع ضمانت اجرای تصمیماتی است که دولت برای پیشگیری از مفاسد و مبارزه با آن پیش می‌گیرد.

اکنون با فرض بر اینکه قوانین بازدارنده برای مبارزه با مفسدین وجود دارد و دستگاه قضایی هم بدون تبعیض و اغماض با متخلفان برخورد می‌کند، به این نکته می‌پردازیم که آیا زمینه‌های لازم برای اجرای تصمیمات و سیاست‌های نظارتی دولت وجود دارد یا خیر؟ طبیعی است که فرض مجازات بازدارنده و برخورد بدون تبعیض و اغماض هنگامی محقق خواهد شد که مستندات و ادله لازم برای اثبات جرم فراهم شده باشد در غیر اینصورت حتی اگر همه کارهای قوه قضاییه به‌خوبی پیش رود، بزرگ‌ترین مجرمان هم می‌توانند به‌سادگی از عدالت بگریزند. در اینجا منظور از قوه قضاییه کلیه مراجع تصمیم گیر و صادرکننده حکم در مورد تخلفات مالی مانند دادگاه‌ها و دادسراهای عمومی و انقلاب، سازمان تعزیرات حکومتی، دادگاه‌های تخلفات اداری، مراجع مختلف صادرکننده جریمه در دستگاه اجرایی از قبیل ممیزان مالیاتی، بازرسان کار و تأمین اجتماعی، مأموران گمرک، نیروی انتظامی و وزارت اطلاعات در مورد مصالحه اداری با قاچاقچیان کالا و ارز است. به همین ترتیب عبارت قوه قضاییه بسیاری از بخش‌هایی که به‌صورت اعتباری زیر نظر این قوه اداره می‌شود، مانند سازمان ثبت اسناد، ثبت شرکت‌ها و ثبت مالکیت معنوی را در بر نمی‌گیرد. اکنون فرض می‌کنیم که نظام و به‌ویژه دولت عزم خود را در پیشگیری و مبارزه با مفاسد جزم کرده، تصمیمات لازم برای این امر را نیز به تصویب رسانیده است.

آیا نظام اداری و مدیریتی حکومت و بخش خصوصی، حتی با فرض پذیرش چنین کارهایی، توان و آمادگی لازم را برای اجرای این تصمیمات دارند؟ برای نمونه، شرکتی که در وضعیت نامناسب مالی است، با ارائه گزارش‌های غیر واقعی به بانک‌ها و دیگر مؤسسات پولی کشور، با فریب آنها وام‌های کلانی از سیستم بانکی دریافت می‌کند.  

شکل 1 : اتوماسیون اداری Office Automation

آثار اقتصادی و اجتماعی این کار به ظاهر کوچک، برای کشور بسیار ویرانگر است، زیرا با گسترش این کارها، بانک‌ها امکان پرداخت سود بیشتر به مشتریان را از دست می‌دهند و در نتیجه، وجوه مردم به مبادی غیر رسمی و پرخطر هدایت می‌گردد. از آنجا که کمترین نظارتی هم بر این مؤسسات که با نام‌های گوناگون و حتی صندوق قرض‌الحسنه نیز فعالیت می‌کنند نمی‌شود، خطر ورشکستگی این مؤسسات را تهدید می‌کند. با ورشکستگی هر یک از این مؤسسات، ده‌ها و صدها خانواده تمام یا بخشی از هستی خود را از دست می‌دهند، صدها پرونده در دادگاه‌ها تشکیل می‌گردد و ساعت‌های زیادی از وقت مردم و مسئولان قضایی و امنیتی، صرف رسیدگی به این پرونده‌ها می‌شود. اما این تنها بخشی از ویرانگری‌های گزارش‌های غیر واقعی به بانک‌ها است. پس از گسترش این‌گونه کارها، بانک‌ها برای ایمن ماندن از ریسک سوخت مطالبات خود، همه مشتریان را وادار به ارائه وثیقه‌های سنگین ملکی می‌کنند. برای هر بار توثیق یک ملک، ضمن انجام کارهای مستقیم اداری که در بانک و ثبت اسناد صورت می‌گیرد، مشتری باید با مراجعه به شهرداری و دارایی و اخذ مفاصا حساب، هزینه‌های محضر را هم بپذیرد. این کار و کارهای همانند آنکه در کشور پرشمارنده موجب ارجاع انبوه مراجعان به دستگاه‌ها شده، در نتیجه بخشی از نیروی مدیریتی آنها را به خود مشغول می‌سازد.

در این میان، بسیاری از نیازمندان و کارآفرینانی که امکان ارائه وثیقه ملکی سنگین را ندارند، از دسترسی به وام بانکی محروم می‌مانند و به بازار آزاد و روش‌های غیر مجاز روی می‌آورند. اکنون دو پرسش به میان می‌آید: یکی اینکه در شرایط کنونی و با امکانات موجود برای آگاهی از وضعیت مالی و اعتباری یک شخص خصوصی (حقیقی یا حقوقی) چه راه‌هایی وجود دارد؟ و دوم آنکه برای ایجاد این امکان چه راهکاری وجود دارد؟ پاسخ پرسش نخست این است که در هم‌اکنون تنها راه بانک‌ها برای این بررسی، اتکا به پیشینه و گذشته مشتری و یا مشاهده دارایی‌های مشهود مشتری است. از این گروه از مشتریان که بگذریم در دیگر موارد بانک مجبور است به ادعای مشتری بسنده کند و مشکل کمبود اطلاعات خود را با وثیقه جبران کند. اما در شرکت‌های دولتی که دارای یک دفتر امور مالی هستند، امکان اتکا به‌صورت‌های مالی و دفترهای قانونی شرکت وجود دارد.

پاسخ پرسش دوم نیز این است که دولت می‌تواند با ایجاد زیرساخت‌های لازم، این امکان را ایجاد کند که اطلاعات ارائه‌شده از سوی اشخاص قابل استناد و اطمینان باشد. مهم‌ترین این کارها، اجرای کامل قانون حسابرسان رسمی است تا درستی اطلاعات هر شرکت از سوی یک نهاد رسمی و قانونی دیگر تأیید شود. اما این روش نیز به‌تنهایی کافی نیست، زیرا حسابرسان رسمی نیز در بسیاری از موارد به دریافت تأییدیه از شرکت‌ها و سازمان‌های دیگر نیازمندند. از این گذشته، حسابرسان رسمی بیشتر بر پایه اسناد موجود نظر می‌دهند و اگر شرکتی برخلاف روال قانونی و با ارائه گزارش‌های دروغ از بانک وام دریافت کرده باشد، از آن آگاه نخواهند شد. راه‌حل تکمیلی آن است که در یک سیستم اطلاعات مدیریت متمرکز، همه اطلاعات ارائه‌شده از سوی اشخاص (حقیقی و حقوقی) به دستگاه‌های گوناگون کشور ثبت گردد و هر یک از دستگاه‌ها برای کسب اطلاعات درست به سیستم مراجعه کند. برای نمونه، اگر در این سیستم اطلاعات مربوط به اظهارنامه مالیاتی فرد ثبت گردد، همه اشخاص (حقیقی یا حقوقی) برای کسب اعتبار بیشتر در سیستم باید درآمد واقعی خود را آشکار سازند و شرکتی که برای فرار از مالیات، اطلاعات مالی ضعیفی را ارائه کند باید هزینه‌های مربوط به وضعیت مالی ضعیف خود را نیز بپردازد. از رایج‌ترین این هزینه‌ها ارائه وثیقه بیشتر هنگام اخذ وام خواهد بود.

گفتنی است که برای داشتن یک سیستم بزرگ متمرکز که اطلاعات مالی شرکت‌ها را در اختیار همگان قرار دهد، در گام‌های آغازین به یک سیستم مداوم و پرسرعت نیاز نیست و با کمترین امکانات سخت‌افزاری و سیستم‌های اتوماسیون اداری معمولی نیز راه‌اندازی چنین مراکزی امکان‌پذیر است. از دیگر تخلفات مالی که ده‌ها پرونده در مورد آن در شعب گوناگون دادگاه‌ها وجود دارد، جعل اسناد و مدارک و مجوزهای دستگاه‌های دولتی است. درواقع به دلیل نبود یک سیستم مکانیزه ارتباطی میان دستگاه‌های گوناگون کشور، متخلفان این امکان را می‌یابند که با جعل اسناد دستگاه‌های دولتی، مفاسد مالی کلانی را مرتکب شوند. در برخی موارد، برخی دستگاه‌های دولتی برای اطمینان از عدم جعل اسناد کارهای اداری بسیاری را در روند کار ارباب‌رجوع گنجانیده‌اند، که موجب اتلاف منابع و به‌ویژه وقت ارباب‌رجوع گشته است. این در صورتی است که دستگاه‌های دولتی و حتی خصوصی ارائه‌کننده مجوزهای گوناگون، می‌توانند با تجهیز به سیستم‌های اتوماسیون اداری، اسناد و مکاتبات خود را با اطمینان بالا در این سیستم‌ها مبادله کنند.

از دیگر مفاسد اداری که در دستگاه‌های دولتی صورت می‌گیرد، معطل کردن بیش از اندازه ارباب‌رجوع و ارجاع بی‌مورد کارهای وی به بخش‌های بی‌ربط است. این کار سرانجام به پرداخت وجوه غیر قانونی توسط ارباب‌رجوع برای تسریع در کارهای خود خواهد شد. این در حالی است که کارهای برخی دیگر از مراجعان به‌سرعت و بدون رعایت بسیاری از تشریفات اداری انجام می‌گردد. اما اگر مکاتبات و امور اداری ارباب‌رجوع به‌دقت ثبت گردد و امکان پیگیری شکایات آنها امکان‌پذیر باشد، بسیاری از این مفاسد کاهش‌یافته یا دست‌کم قابل شناسایی می‌شود و در این صورت برخورد دقیق با متخلفان آسان می‌گردد.

از دیگر چیزهایی که ارتکاب مفاسد مالی در نظام اداری کشور را آسان می‌کند، گم شدن و گم کردن اسناد و مدارک رسمی است. همچنین در جریان رسیدگی به گزارش‌های مربوط به مفاسد مالی توسط واحدهای بازرسی و حسابرسی، مفسدان برخی از اسناد و مدارک را از بین می‌برند. بدیهی است، در صورتی که سیستم‌های اتوماسیون اداری در این‌گونه مراکز به‌کار روند، این امکان نیز از دسترس متخلفان خارج می‌گردد. دولت همه دستگاه‌های دولتی را ملزم سازد تا با زمان‌بندی مشخصی، سیستم مکاتبات خود را مکانیزه کرده، امکان پیگیری مکاتبات ارباب‌رجوع را از طریق این سیستم‌ها امکان‌پذیر سازد. در همین راستا دولت باید از استقرار سیستم‌های اتوماسیون اداری که ضوابط دولت را رعایت نکنند، جلوگیری کند. دولت باید شرکت‌های تولیدکننده سیستم‌های اتوماسیون اداری را ملزم سازد تا تحت پروتکل و استاندار مشخصی امکان تبادل نامه با یکدیگر را در سیستم فراهم سازند، به‌گونه‌ای که هنگام تبادل، امکان اصلاح نامه ارسالی توسط گیرنده وجود نداشته باشد. دولت باید شرکت‌های تولیدکننده سیستم‌های اداری را ملزم سازد که ضوابطی را رعایت کنند تا اطمینان لازم نسبت به این سیستم‌ها به‌دست آید. اهم این ضوابط می‌تواند چنین باشد:

• حذف و اصلاح نامه و مستندات آن، پس از ثبت قطعی و نهایی در نامه‌های صادره تحت هیچ شرایطی امکان‌پذیر نباشد.
• امکان حذف و اصلاح مشخصات اصلی و مستندات نامه‌های وارده نیز پس از ثبت نهایی غیرممکن گردد.
• امکان اصلاح و حذف ارجاعات پس از ثبت آنها توسط هیچ کس در سیستم امکان‌پذیر نباشد.
• تاریخ و ساعت ارجاعات و اقدامات بر روی یک نامه، تنها از سرور اصلی مشخص شده، ثبت شود و غیر قابل اصلاح باشد.

البته مسائل گفته شده در این نوشتار، تنها بخشی از مزایای بهره‌گیری از اتوماسیون اداری در کاهش تخلفات را نشان می‌دهد. بی‌گمان انبوهی دیگر از نابسامانی‌های اداری، با کاهش اتلاف وقت و پول ارباب‌رجوع و آسایش بیشتر کارمندان ـ به‌علت کاهش برخوردهای وی با مراجعان ـ از میان خواهد رفت. برای آگاهی بیشتر از این اصول توصیه مجمع جهانی مبارزه با فساد و یا پیش‌نویس کنوانسیون جهانی مبارزه با فساد را ببینید. منظور آن قسمت از دولت است که متولی امر مکانیزه کردن دستگاه‌های دولتی است. در حال حاضر ظاهراً طرح تکفا تنها متولی این امر است. ولی هنوز بسیاری از دستگاه‌های دولتی بدون هماهنگی با طرح تکفا مشغول انجام این اتوماسیون و اجرای طرح‌های تکنولوژی اطلاعات در محیط خود هستند.

شاید دوست داشته باشید موارد زیر را هم مطالعه کنید:

نرم افزار اتوماسیون تحت IOS پافکو

اتوماسیون اداری و تفاوت آن با انواع دیگر سیستم های اطلاعاتی

اتوماسیون اداری و برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP)