اهمیت استفاده از نرم افزار وب کنفرانس در سازمان ها

چرا سازمان شما همین الان باید استفاده از نرم افزار وب کنفرانس و وبینار را شروع کند؟

معرفی

به غیر از شرکای تجاری و مشتری ها، با افزایش تعداد کارکنان و همکارانی که در مکان های مختلف کار می کنند، مفهومی تحت عنوان "محل کار مجازی" ایجاد شده است. شرکت هایی که از کارکنان مجازی پشتیبانی می کنند از مزایای قابل توجهی بهره مند می شوند، از جمله تسهیلات پایین تر، تداوم کسب و کار و بهره وری بهتر کارکنان ، نرخ استخدام و ماندگاری بالاتر، و قابلیت پاسخ سریع به فرصت های جدید بازار. با کار از راه دور، کارکنان نیز از مزایایی چون کاهش یا حذف رفت و آمد به سر کار و ایجاد تعادل بهتر میان زندگی شخصی و کار برخوردار می شوند.

1. افزایش محدودیت‌ها در برگزاری جلسات حضوری: با توجه به بیماری کووید-19 و محدودیت‌های حضوری، استفاده از نرم افزارهای وب کنفرانس و وبینار به عنوان جایگزینی مناسب برای برگزاری جلسات و جلسات آموزشی است.

2. کاهش هزینه‌ها و صرفه‌جویی در زمان: استفاده از نرم افزارهای وب کنفرانس و وبینار به سازمان کمک می‌کند که هزینه‌های مربوط به مسافرت، اجاره اتاق جلسه و دیگر هزینه‌های مرتبط با جلسات حضوری را کاهش دهد و زمان و انرژی بیشتری برای انجام وظایف مهم داشته باشد.

3. ارتقاء ارتباطات و همکاری: نرم افزارهای وب کنفرانس و وبینار به افراد امکان می‌دهد تا به راحتی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، ایده‌ها و نظرات خود را به اشتراک بگذارند و به همکاری و گفتگوهای سازنده بپردازند.

4. افزایش انعطاف‌پذیری و دسترسی: استفاده از نرم افزارهای وب کنفرانس و وبینار به اعضای سازمان این امکان را می‌دهد که از هر کجا که هستند، به جلسات و آموزش‌ها شرکت کنند و از فروشگاهی دیدگاه گسترده‌تری برای انجام وظایف و ارائه خدمات داشته باشند.

با پراکنده تر شدن گستره شرکت ها، نیاز آن ها به کارکنان از راه دور و کارکنانی که جابه جا می شوند -در جهت برقراری روابط و همکاری در هر زمان، هر مکان و با هر کسی- بیشتر می شود. آن ها همچنین باید شرایط آموزش، فروش و بازاریابی به شرکای تجاری و مشتری های خود فراهم کنند. همکاری در لحظه و به صورت بلادرنگ در محل کار برای رشد ضروری است و همین ضرورت شرکت های بیشتری را به سمت استفاده از نرم افزارهای وب کنفرانس و بهترین نرم افزار ویدئو کنفرانس سوق می دهد.

نرم افزار ویدیو کنفرانس تحت وب، نرم افزار ویدئو کنفرانس تحت شبکه داخلی و سامانه ویدیو کنفرانس همگی کلماتی است که توسط اکثر افراد دارای سایت آموزشی و متقاضیان  استفاده از مزایای آموزش آنلاین و برگزاری کلاس مجازی آنلاین به کار برده می شود. بهترین نرم افزار ویدئو کنفرانس می تواند جدا از بحث قیمت تا حدودی انتظارات آموزشی یک سازمان یا یک مشاور حرفه ای را برآورده کند. با توجه به هزینه های سنگین برگزاری کلاس های حضوری و جلسات مشاوره ای ای، برگزاری کنفرانس مجازی و راه اندازی کلاس مجازی آنلاین می تواند بهره وری نیروی انسانی را بیشتر کرده و انعطاف پذیری را در زمان و مکان برگزاری مشاوره، افزایش دهد.

سیستم وب کنفرانس به شرکت کننده ها امکان به اشتراک گذاری آنلاین اسناد، ارائه سخنرانی ها، سوالات، شرکت در چت نواری کناری، پاسخ به پرسش های رای گیری و امکان به اشتراک گذاری اطلاعات در لحظه را می دهد. نرم افزار وب کنفرانس، برقراری ارتباط و همکاری بین مرزهای جغرافیایی و فرهنگی مختلف را برای افراد آسان می کند. اما با پیشرفت تکنولوژی، نرم افزار وب کنفرانس پا را فراتر از صرفاً همکاری گذاشته است. در حال حاضر سازمان ها برای استفاده های بی شمار دیگر، از جمله آموزش از راه دور (داخلی و خارجی)، فروش و بازاریابی و حتی تولید درآمد، از وب کنفرانس استفاده می کنند. یکی از این نرم افزار ها، وب کنفرانس adobe connect می باشد. 

مدیران برجسته در حال گسترش فن آوری برای بهبود همکاری و بهره وری در بین تیم های پراکنده جغرافیایی هستند. آن ها همچنین امیدوارند که تحرکات کارکنان افزایش یابد و هزینه ها کاهش یابد.

راه اندازی و برگزاری وب کنفرانس:

    اهمیت و ضرورت برگزاری وب کنفرانس یا همان وبینار در این روزهای کرونایی بیش از پیش نمود پیدا کرده است. با شیوع این همه گیری و کاهش تجمعات، بسیاری از کلاس ها و جلسه ها به صورت غیر حضوری تشکیل شدند. برای برگزاری این جلسات آنلاین به یک سری نرم افزارها و اپلیکیشن ها نیاز است. با دانلود و نصب این نرم افزارها به همراه در اختیار داشتن اینترنت پر سرعت، جلسات آنلاین شما به خوبی برگزار خواهد شد. در ادامه برخی از این نرم افزارها را برای شما عزیزان معرفی خواهیم کرد.

راه اندازی ویدئو کنفرانس تحت وب:

    نرم افزار ادوب کانکت، نرم افزاری قدرتمند و پر کاربرد در حوزه ی وب کنفرانس می باشد. این نرم افزار به میزبان امکان اشتراک گذاری صفحه ی دسکتاپ و فایل های داخل لپ تاپ را می دهد. هم چنین میزبان می تواند از تخته وایت برد نرم افزار به منظور یادداشت نکات مرتبط با موضوع، استفاده کرد. میزبان می تواند ویدیو را ضبط کرده تا سایر کاربران به صورت آفلاین بتوانند از آن استفاده کنند. کاربران نیز می توانند در این بستر چت کنند و یا با اجازه از میزبان، به صورت صوتی و یا تصویری ارتباط برقرار کنند.

    نرم افزار اسکایپ نیز در راه اندازی ویدئو کنفرانس تحت وب، بسیار کاربردی می باشد. این نرم افزار نیز تمامی امکانات و قابلیت های نرم افزار ادوب کانکت را دارد و از محبوبیت ویژه ای برخوردار است. در این نرم افزار می توان با دوستانی که آیدی یا شماره تلفن آن ها در اختیار شماست؛ تشکیل گروه دهید و اطلاعات خود را با یک دیگر به اشتراک بگذارید.

   راه اندازی کلاس مجازی به واسطه ویدئو کنفرانس تحت وب، با استفاده از فضای اسکای روم نیز امکان پذیر است. در این فضا نیز می توان از چت آنلاین و ارتباط صوتی استفاده کرد. در نهایت شما می توانید برای کسب اطلاعات بیشتر به وب سایت شرکت پافکو مراجعه کنید و نسبت به دریافت مشاوره ی رایگان با کارشناسان این مجموعه اقدام کنید.

    لازم به ذکر است که نرم افزارهای پیشنهاد شده به شما، کاملا رایگان هستند و شما در ازای دانلود و نصب آن ها هیچ گونه هزینه ای را پرداخت نخواهید کرد. نصب و راه اندازی آن ها نیز بسیار ساده می باشند و با چند بار استفاده از آن ها، به کاربری حرفه ای بدل خواهید شد.

مبانی نرم افزار وب کنفرانس

درباره وب کنفرانس می توان گفت که شما را قادر می سازد با افراد دیگر جلسات زنده در اینترنت برگزار کنید. بخش تصویری جلسه در یک پنجره روی صفحه نمایش رایانه های شرکت کنندگان نمایش داده می شود. بخش صوتی نیز به طور همزمان از طریق تلفن یا از طریق اینترنت (VoIP) ارائه می شود.

اگرچه نرم افزار های وب کنفرانس از سال 90 میلادی در بازار موجود بوده اند، اما پیشرفت در امنیت اینترنت و تکنولوژی پهنای باند موجب ارائه راهکارهای سازگارانه و آسان برای استفاده در کنفرانس های اینترنتی شده است. صنعت وب کنفرانس اکنون به یک صنعت بالغ با تعداد زیادی ارائه دهنده محصولات و خدمات برای پاسخ گویی به نیازهای کسب و کار های بزرگ و کوچک شده است.

ویژگی کلیدی نرم افزار وب کنفرانس

 در پایه ای ترین حالت، سیستم وب کنفرانس امکان ارائه سخنرانی ها از طریق اینترنت را فراهم می آورد. می توانید اسلایدهایی در قالب پاورپوینت ارائه دهید که، مثلا شامل تصاویر و سایر عکس های گرافیکی باشند. اشاره گر های کنترل شده با ماوس به شما اجازه می دهد تا در طول ارائه بتوانید به جنبه ها و جاهای مختلف اسلایدها اشاره کنید. ابزار نشانه گذاری به شما امکان می دهد که اسلایدها را حاشیه نویسی کنید و برای شرکت کنندگان اطلاعات مهم را برجسته کنید یا حتی روی یک تخته سفید مجازی بنویسید. علاوه بر ارائه ها، می توانید برنامه های خاص یا دسکتاپ کامل خود را نیز با بقیه به اشتراک بگذارید. به عنوان مثال، شما می توانید تغییراتی را که روی یک صفحه اکسل انجام می دهید را نشان دهید. یا می توانید یک محصول نرم افزاری را معرفی کنید.

ویژگی های ارتباطی نرم افزار وب کنفرانس

به عنوان میزبان یا رئیس وب کنفرانس، می توانید تعامل بین شرکت کنندگان را با استفاده از چند روش مدیریت کنید. به عنوان مثال، شما می توانید به طور انتخابی خطوط صوتی را به منظور اجازه نظر دادن یا سوال پرسیدن شرکت کنندگان فعال یا غیر فعال کنید. همچنین، شما می توانید به طور موقت کنترل جلسه را به دیگر شرکت کنندگان اعطا کنید تا بتوانند اسلایدهای خود را ارائه دهند یا برنامه ها را روی دسکتاپ خود نمایش دهند. سخنرانان و شرکت کنندگان می توانند در طول کنفرانس از طریق چت با متن صحبت کنند. شرکت کنندگان همچنین می توانند در هر زمانی از ویژگی های بالا بردن دست استفاده کنند تا در صورت داشتن نظر یا سوال بتوانند آن را به رئیس جلسه ارائه دهند. ویژگی های چت و بالا بردن دست برای جلسات پرسش و پاسخ بسیار مفید است. ویژگی های رای گیری نیز به شما این امکان را می دهد که در طول یک کنفرانس، اطلاعات را از همه شرکت کنندگان جمع آوری کنید.

واژه نامه وب کنفرانس

Web Conference : وب کنفرانس

وب کنفرانس چیست؟ جلسه ای که در بستر اینترنت برگزار می شود.

Web Seminar or webinar : سمینار وب یا وبینار

وبینار چیست؟ سمینار، سخنرانی، و یا یک کارگاه آموزشی که از طریق اینترنت انجام می شود، به مدرس ها امکان تعامل با شرکت کننده ها را می دهد. سمینار وب با نام "وبینار" نیز شناخته می شود.

Broadcast Audio or webcst : پخش صوتی یا پخش آنلاین

یک رویداد غیر تعاملی از طریق اینترنت با پخش ویدئو ارائه می شود.

Video Conference : ویدئو کنفرانس

جلسه ای که با دو راه انجام می شود، انتقال هم زمان ویدئو و صدا با استفاده از فن آوری های مختلف مخابراتی از جمله اینترنت.

Audio Conferenceing : کنفرانس صوتی

جلسه صوتی که تنها با استفاده از تلفن یا از طریق اینترنت و با VoIP برگزار می شود. با عنوان کنفرانس تلفنی نیز شناخته می شود.

VoIP :

تحویل صوتی دو طرفه در بستر اینترنت که اختصار عبارت " Voice Over Internet Protocol" می باشد.

Streaming Audio : جریان صوتی

صدای زنده غیر تعاملی یا صوت ضبط شده غیر تعاملی که روی اینترنت به صورت بلادرنگ ارائه و منتقل می شود.

Video Streaming : جریان ویدئو

ویدیوی زنده غیر تعاملی یا ویدیوی ضبط شده که روی اینترنت و به صورت بلادرنگ ارائه و منتقل می شود.

Chat : چت

رد و بدل کردن پیام های متنی بلادرنگ در بستر اینترنت در سرویس کنفرانس

Chairperson : رئیس

میزبان یا شخص مسئول یک کنفرانس وب

Polling : رای گیری

نظر سنجی از شرکت کننده ها در طول یک وب کنفرانس

کاربردهای نرم افزار وب کنفرانس

نرم افزار وب کنفرانس می تواند به طیف گسترده ای از کارکنان در صنایع و سازمان های مختلف سود برساند، اما از میان آن ها، زمینه های کاربردی کلیدی و خاصی وجود دارد که برای همه سازمان ها ارزشمند می باشد.

• تیم های آموزش پراکنده
• بازاریابی مشتریان راه های دور
• همکاری در پروژه ها

مزایا و دلایل استفاده از وب کنفرانس

اگر بخواهیم به مزایای وب کنفرانس نسبت به جلسات حضوری اشاره کنیم، گزینه های زیادی برای صحبت خواهیم داشت. اینها بعضی از راه هایی هستند که کنفرانس های وب می توانند کسب و کار شما را افزایش دهند:

صرفه جویی در زمان

برگزاری جلسات زمان زیادی را می گیرند- برای ترتیب دادن و برگزاری جلسه، رفتن به جلسه و برگشتن از آن و البته زمان خود جلسه. نرم افزار وب کنفرانس می تواند در همه این ها صرفه جویی کند. ویژگی های نرم افزار وب کنفرانس به شما اجازه می دهد که آگهی جلسه انلاین و ثبت نام آنلاین آن را مدیریت کنند. در استفاده از نرم افزار وب کنفرانس، بسیاری از کارهای تنظیم یک جلسه از جمله ارسال یادآوری جلسه و گرفتن بازخوردهای شرکت کننده های جلسه، به صورت خودکار اجرا می شوند.

بدیهی است که، نرم افزار وب کنفرانس با حذف کردن سفرها، در زمان صرفه جویی می کند، چرا که شما می توانید به کمک نرم افزار وب کنفرانس از همین مکانی که هستید در هر جلسه ای در هر جای دنیا شرکت کنید. اگر جلسه ای در شهر دیگری برگزار شود، وب کنفرانس می تواند ساعت ها یا حتی روزها زمان شما را ذخیره کند. و حتی اگر جلسه در ساختمان بغلی یا دو طبقه بالاتر یا پایین تر از محل کار شما باشد، باز هم ورود و خروج و رفتن به آن جا زمان می برد و این زمان می تواند صرف کارهای مفیدتری بشود. علاوه بر این، وب کنفرانس باعث موثرتر و کارآمدتر شدن جلسات می شود، و در عین حال آن ها را در زمان کوتاه تری برگزار کند.

صرفه جویی در هزینه

همه می دانند که یک سفر می تواند چقدر گران و هزینه بر باشد، و در رکود اقتصادی و برای کاهش هزینه ها، یکی از اولین هزینه هایی است که شرکت ها به آن توجه می کنند. حتی در زمان های خوب، اکثر شرکت ها به هزینه هایی که صرف سفر کارکنان می کنند دقت می کنند. هزینه سفر و هزینه وب کنفرانس قابل مقایسه نیستند، چون که هزینه های سفر خیلی متغیر است. هیچ مقایسه واقعی و دقیقی در این مورد وجود ندارد؛ فرض بر این است که هزینه های سفر حاقل یک یا دو مرتبه بالاتر از هزینه های وب کنفرانس است، و این تفاوت هزینه برای جلسات بزرگ تر به صورت نمایی افزایش می یابد. یک چیز قطعی است: هزینه های سفر هر روزه در حال افزایش است، در حالی که در مقایسه با آن هزینه های نرم افزار وب کنفرانس و برگزاری جلسات آنلاین روز به روز کاهش می یابد.

هزینه سفر و هزینه وب کنفرانس قابل مقایسه نیستند، در کل هزینه برگزاری جلسات با استفاده از وب کنفرانس بسیار کمتر است.

البته این حرف به این معنا نیست که سفر و شرکت در جلسات حضوری و چهره به چهره لازم نیست. این گونه جلسات برای ایجاد روابط شخصی و برقراری روابط عالی هستند. گاهی اوقات، برای حل یک مسئله، شما باید در محل حضور داشته باشید، بعضی از مردم دوست دارند سفر کنند و آن را به عنوان یک فاکتور رضایت شغلی در نظر می گیرند. با این حال، برای اکثر شرکت ها، بخش بزرگی از این سفرها را می توان با استفاده از امکانات نرم افزار وب کنفرانس حذف کرد و در هزینه ها مقدار زیادی صرفه جویی کرد. 

کار دقیق تر

یک بررسی آنلاین که در سال 2005 توسط مایکروسافت آفیس انجام شد، نشان داد که کارکنان در هر هفته به طور میانگین 5/6 ساعت صرف حضور در جلسات می کنند. در همان نظرسنجی، 69٪ گفتند که این جلسات پربار نیستند. با توجه به اینکه روزانه 25 میلیون جلسه تنها در ایالات متحده انجام می شود، مشخص است که بهره وری زیادی از دست می رود. وب کنفرانس ساختاری را ایجاد می کند که باعث می شود جلسات آنلاین خوبی با ویژگی هایی مثل شروع و اتمام به موقع و در مورد یک موضع مشخص برگزار کنید. شما بر محتوا و نحوه اجرای جلسه آنلاین کنترل کامل خواهید داشت. یکی از نتایج آن نیز این می باشد که وب کنفرانس ها در زمان کمتری انجام می شوند.

شاید بیشترین بهره وری برگزاری جلسات به صورت وب کنفرانس این باشد که اگر به صورت وب کنفرانس نبودند اصلا برگزار نمی شدند. جلسات متفرقه و برای همکاری اکثرا جلساتی فوری هستند که از قبل برای آن ها برنامه ریزی نشده است. به منظور حل مسائل مهم، حل مشکلات فوری و یا بحث در مورد فرصت های غیر منتظره، تقریبا ناگهانی، تصمیم به برگزاری جلسه می گیریم، و لازم است شرکت کننده های کلیدی مختلف در آن شرکت کنند.

افزایش محدوده هایی که به آن ها دسترسی دارید

با نرم افزار وب کنفرانس، شما می توانید با هر کسی، در هر زمان و هر مکانی ملاقات کنید. این به این معنی است که شما می توانید از خانه یا هر مکان دیگر از راه دور کار کنید و همچنان در جلسات حضور داشته باشید که اگر نرم افزار وب کنفرانس نبود آن را از دست می دادید. و اگر شما مشتری ها یا عملیاتی در نقاط دیگر جهان داشته باشید، می توانید هر زمانی که بخواهید، بدون اینکه هزینه و زمانی برای سفر صرف کنید، با آن ها ملاقات کنید.

از همه مهم تر، راحتی و آسایشی که وب کنفرانس سبب می شود، می تواند مخاطبی را جذب کند که ممکن بود به دلیل محدودیت های سفر، محدودیت های زمانی و یا تداخل کاری و اولویت آن جذب نشود. به عنوان مثال، وارد شدن و حضور در یک سمینار وب بسیار ساده تر از حضور در یک سمینار حضوری است.

ایجاد حس خوب

بر اساس گزارش سازمان بین المللی هواپیمایی بین المللی، یک مسافری که بین سان فرانسیسکو و شیکاگو یک سفر دو طرفه انجام می دهد، باعث انتشار 76/550 کیلوگرم دی اکسید کربن می شود. رفتن به فرودگاه در هر دو شهر نیز به راحتی می تواند 44 کیلوگرم یا حتی مقدار بیشتری دی اکسید کربن تولید کند. این مقادیر را با تعداد افرادی که در شرکت شما سفر می کنند و تعداد سفرهایی که هر ساله می روند، در نظر بگیرید و ببینید چند برابر می شود! و تاثیرات سفرهای تجاری روی محیط زیست برای شما آشکار می شود- و می بینید که کمی ترسناک است.

با این که کاهش انتشار کربن خود ممکن است تاثیری مستقیم بر سود و زیان شرکت شما نداشته باشد، اما بر سود و زیان محیط تاثیر می گذارد. اگر محیط زیستمان برای شما مهم است، استفاده از وب کنفرانس چیزی است که می تواند حس خوبی از این لحاظ داشته باشد.

قیمت نرم افزار وب کنفرانس

هزینه کنفرانس وب همچنان کاهش می یابد، چرا که استفاده و کاربرد آن به طور گسترده ای اضافه می شود. قیمت ها، در همه صنعت، بسیار رقابتی هستند و برنامه های قیمت گذاری در میان فروشندگان تقریبا مشابه هستند. در ادامه محبوب ترین برنامه ها را خواهید دید:

قیمت وب کنفرانس- دقیقه ای

 این برنامه همچنین با عنوان "بر اساس تقاضا" و یا "پرداخت برای هر استفاده" نیز شناخته می شود.. شما به سادگی برای هر دقیقه ای که از خدمات استفاده می کنید پرداخت می کنید. قیمت ها نیز متفاوت هستند.

قیمت وب کنفرانس- اشتراک

این برنامه قیمت گذاری، همچنین به عنوان "نرخ ثابت" نیز شناخته می شود. به این ترتیب که شما یه مبلغی را به صورت ماهانه یا سالانه برای هر "صندلی" یا "کاربر" برای برگزاری جلسات نامحدود با ظرفیت حداکثر تعداد شرکت کننده ها را پرداخت می کنید. نرخ ها و محدودیت های شرکت کننده متفاوت هستند. بدیهی است که اشتراک ماهانه یا سالانه نسبت به برنامه های خرید دقیقه ای مقرون به صرفه تر است، حتی اگر تعداد کمی جلسات آنلاین توسط وب کنفرانس برگزار کنید.

قیمت وب کنفرانس- لایسنس های سازمانی

بسیاری از فروشندگان نرم افزارهای وب کنفرانس، لایسنس های شرکتی را ارائه می دهند تا هر کس در سازمان شما بتواند با قیمت ثابت از کنفرانس های وب نامحدود برخوردار باشد. در بعضی موارد، نرم افزار کنفرانس وب می تواند "مارک دار" باشد که به نظر می رسد یک راه حل انحصاری باشد. قیمت های گواهینامه های اداری معمولا به صورت مورد مورد تفاوت دارند و تک تک مورد بحث قرار می گیرند.

قیمت وب کنفرانس- خدمات ویژه و گزینه ها

بیشتر فروشنده های نرم افزار وب کنفرانس، خدمات و گزینه های اضافه ای را نیز را ارائه می دهند. به عنوان مثال، آنها ممکن است برنامه ریزی رویدادها و خدمات مدیریت برای سمینارهای وب در سطح گسترده، خدمات کنفرانس های پشتیبانی شده توسط اپراتور، ضبط و بایگانی میزبانی و سایر خدمات پشتیبانی را ارائه دهند. در برخی موارد، این خدمات در برنامه های مالی دیگری گنجانده می شوند. معمولا آنها اضافی هستند.

آموزش منابع انسانی، می تواند با تاثیر بر فرهنگ سازمانی و یکپارچه سازی دانش کارکنان مزیت های ویژه ای برای سازمان ها ایجاد کند. با این کار می توان به فرآیند وفادارسازی کارکنان، سرعت بیشتر بخشید. کارمندانی که دریافته اند سازمان به ارتقا دانش آن ها اهمیت داده است و این موضوع بر رضایت شغلی و تعهد سازمانی آن ها تاثیر مثبتی خواهد داشت.

یکی از بزرگترین مزایای سیستم وب کنفرانس، تاثیر بر بهینه سازی زمان جلسات خواهد بود. این جلسات فارغ از اینکه جلسات آموزشی باشند یا جلسات مشاوره ای و یا حتی جلسات مدیریتی،می توانند با جلسات آنلاین به صورت باکیفیت تر و بهینه تری اجرا شوند. نرم افزار کنفرانس تصویری می تواند به افراد حاضر در جلسه کمک کند تا با چالش مکان فیزیکی برای برگزاری جلسه، زمان رفت و آمد برای حضور فیزیکی در جلسه و سایر مواردی که باعث سختی برگزاری جلسات و هزینه بر بودن آن می شود، به خوبی بتوان مواجه شد و آن را تعدیل  کرد. د بسیاری از مواقع به دلیل فواصل طولانی بین شعب مختلف یک سازمان، امکان برگزاری جلسات آنلاین مداوم و مستمر برای هیات مدیره و همچنین کارکنان وجود نداشته و حتی آموزش منابع انسانی نیز می تواند با مشکل مواجه شود.

ویدئو کنفرانس می تواند با کمک به برگزاری جلسات انلاین باکیفیت تا حدود زیادی به ساده سازی روند جلسات مداوم که مورد نیاز هر سازمانی خواهد بود کمک نموده و هر چه سیستم وب کنفرانس و نرم افزار ویدئو کنفرانس یا کلاس مجازی قوی تری انتخاب شده باشد مسلما جلسات باکیفیت تری نیز خواهیم داشت. کلاس مجازی نیز یکی از انواع کلاس آنلاین در آموزش مجازی به شمار می رود.

شروع کار با نرم افزار وب کنفرانس

راه اندازی وب کنفرانس آسان تر از چیزی است که ممکن است فکر کنید. تنظیم و استفاده از اکثر نرم افزارهای وب کنفرانس ساده است و به آموزش کمی نیاز دارد و یا اصلا نیازی به آموزش ندارد. همچنین، بیشتر شرکت های وب کنفرانس، از محصولات خود نسخه ای آزمایشی به صورت رایگان ارائه می دهند.

اگر تا پیش از این هیچ گاه در یک وب کنفرانس شرکت نکرده اید، آن ها یک راه خوب برای آشنا کردن شما با فناوری هستند. بسیاری از شرکت ها سمینار های وب را به صورت رایگان در موضوعات مختلفی برگزاری می کنند. بگردید و یک سمینار خوب که به موضع آن علاقه دارید پیدا کنید و در آن ثبت نام و شرکت کنید. با شرکت در این سمینار شما ایده و نحوه انجام یک سمینار وب را خواهید دید و قابلیت های وب کنفرانس را در عمل مشاهده خواهید کرد.

گام بعدی این است که آن را امتحان کنید. شما به یک سخنرانی و یک مخاطب نیاز دارید. برای یک آزمایش رایگان ثبت نام کنید و یک یا دو تا جلسه آنلاین با وب کنفرانس برگزار کنید. احتمالا اولین جلساتی که برگزار می کنید، کامل و عالی نخواهند بود، اما مطمئن باشید برایتان بسیار سرگرم کننده خواهد بود. و به سرعت متوجه ایرادات برگزاری خود خواهید شد.

یکی از بهترین نرم افزار های وب کنفرانس در دنیا، نرم افزار ادوبی کانکت می باشد. نرم افزار ادوب کانکت امکان شبیه سازی یک جلسه واقعی را تحت بستر وب برای شما مهیا می کند. همه شرکت کننده های جلسه می توانند تصویر، صدا و دسکتاپ خود را به همدیگر به اشتراک بگذارند و از ابزارهایی مثل چت باکس و تخته سفید استفاده کنند. نسخه ادوبی کانکت 10.6 که در ایران توسط شرکت پافکو ارائه می شود، نیاز به نصب هیچ پلاگینی توسط کاربران ندارد و از این جهت راحتی بسیاری برای آن ها فراهم کرده است. کاربران به راحتی می توانند با هر وسیله ای از جمله کامپیوتر، لپ تاپ، گوشی تلفن همراه و تبلت وارد جلسه مجازی یا کلاس مجازی شوند و از تمام امکانات آن استفاده کنند.

    در پایان از همراهی و توجه شما عزیزان نسبت به مقاله ی پیش رو کمال قدردانی را داریم.