با سرویس وب کنفرانس، نگران کنسل شدن رویدادهای خود نباشید

همواره ممکن است شرایط پیش بینی نشده ای روی برنامه ریزی های شما تاثیر بگذارند و موجب کنسل شدن جلسات یا سمینارهای شما شود. اما هنوز هم می توانید با اجاره نرم افزار وبینار، آن رویداد را به خوبی برگزار کنید. می پرسید چگونه؟ در این مقاله به جواب این سوال خواهیم پرداخت.

با اجاره بستر وبینار، یک رویداد مجازی برنامه ریزی کنید

روزهای زیادی را برای آماده کردن وبینار خود صرف کرده اید. محل رویداد را رزرو کرده اید، مقدمات سفر فراهم شده است و کلیه مواد چاپی لازم فراهم شده اند. که به ناگهان فاجعه رخ می دهد. این فاجعه می تواند به صورت های مختلفی روی دهد، یک فاجعه طبیعی باشد یا یک حادثه محلی در جایی که شما برای آن برنامه ریزی کرده اید اتفاق بیفتد. اما صبر کنید! در اطلاع رسانی لغو برنامه به شرکت کننده ها عجله نکنید. راهی وجود دارد که می توانید آموزش یا سخنرانی خود را به صورت آنلاین انجام دهید و حتی فرصتی است که رویداد خود را در مقیاس وسیع تر میزبانی کنید، حتی در مقیاس های جهانی! در واقع، شما می توانید لیست مهمانان و شرکت کننده های خود را گسترش دهید و از حضور متخصصان بیشتر در رویداد بهره مند شوید، چرا که در سمینار آنلاین یا همان وبینار دیگر محدودیت جغرافیایی وجود ندارد. دیگر نگران هزینه سفر، اجاره محل برگزاری یا هزینه چاپ نیستید. در ادامه مقاله 8 نکته برای انتخاب و استفاده از بهترین سرویس وب کنفرانس برای رویداد مجازی بعدی شما آورده شده است.

1 – برای محدود کردن گزینه ها از یک فهرست آنلاین استفاده کنید

فهرست های آنلاین زیادی وجود دارند که ویژگی ها، برتری ها و هزینه های انواع نرم افزارهای برگزاری کلاس مجازی یا برگزاری وبینار را لیست کرده اند. با استفاده از این فهرست ها می توانید گزینه های مورد نظرتان را بر اساس انتظارات و بودجه خود محدود کنید. شما باید پیش از آن، اهداف آموزش آنلاین یا سخنرانی خود، نتایج مطلوب و دامنه قیمت خود را روشن کنید. واقعا تا چه میزان می توانید برای ابزار ویدئو کنفرانس هزینه کنید؟ کدام خلا ها را برای بهبود بازگشت سرمایه اموزش آنلاین باید پر کنید؟ در ضمن حواستان باشد که فهرست آنلاینی که مرجع قرار داده اید بی طرفانه و به دور از توصیفات اغراق آمیز باشد. ارائه دهنده های سرویس های وبینار، اغلب پلان های متنوعی دارند که شما باید از میان آنها، پلان مناسب خود را انتخاب کنید. شرکت پافکو، برای راحتی حال مشتری ها، خدمات خود در زمینه نرم افزارهای آموزش مجازی را به دو دسته خرید و اجاره تقسیم کرده است:

2 – لیستی از ویژگی های ضروری را تهیه کنید

یکی دیگر از نکات کلیدی، ویژگی های نرم افزار وب کنفرانس است. این ویژگی ها شامل توابع محبوب، تخته وایت برد، چت آنلاین و ابزار ضبط می باشد. این موارد به شما امکان می دهد جلسات آموزش آنلاین تعاملی بیشتری داشته باشید و برای کسانی که نمی توانند در این رویداد زنده شرکت کنند، بیشترین مزایا را خواهد داشت. برای فهمیدن بهینه ترین گزینه و بیشترین صرفه جویی در هزینه ها، یک لیست از نیازهای خود تهیه کنید. آیا به یک سرویس وب کنفرانس با ارتباط های دوطرفه نیاز دارید که در طول آن ضروری است که همه شرکت کننده ها دوربین و میکروفن به اشتراک بگذارند؟ آیا پخش ویدئو و به اشتراک گذاری صفحه در اولویت های لیست ضروریات خرید شما قرار دارد؟ پافکو سرویس اجاره نرم افزار Adobe Connect را به دو دسته پکیج های یک طرفه و دو طرفه تقسیم کرده است. می توانید بر اساس نیازهای خود، یکی از پکیج ها را انتخاب کنید و به مدت یک روز از آن استفاده کنید. سرویس اجاره کلاس مجازی پافکو ضمانت بازگشت وجه به مدت 24 ساعت پس از خرید دارد که اگر پکیج انتخاب شده مناسب ِ نیازهای شما نبود، فرصت انتخاب دیگری داشته باشید.

3 – سرویس های وبیناری که از یادگیری اجتماعی پشتیبانی می کنند را مد نظر قرار دهید

تمام رویدادهای مجازی موفق یک نکته مشترک دارند: مشارکت مخاطبان! شما برای هر چه بهتر برگزار کردن یک جلسه مجازی، به نرم افزار وب کنفرانسی احتیاج دارید که گفت گوی دو طرفه از راه دور را میسر کند. شرکت کننده ها باید بتوانند با همتایان، مربیان آنلاین و سخنران ها تعامل سازنده داشت باشند تا از تجربه آموزش الکترونیکی بیشترین بهره را ببرند. ویژگی های کلیدی یادگیری اجتماعی که باید به دنبال آن ها باشید، بوردهای بحث و گفت و گوی یکپارچه، امکان چت آنلاین و سیستم پیام رسانی فوری و اتاق های استراحت هستند.

4 – دسترس پذیر بودن از طریق موبایل یک امر ضروری است

این موضوع را همیشه به یاد داشته باشید که اغلب شرکت کننده ها برای ورود به سیستم وب کنفرانس از دستگاه های تلفن همراه خود استفاده می کنند. بنابراین، سرویس وب کنفرانسی را انتخاب کنید که در هر زمان و هر مکان و با هر دستگاهی قابل دسترسی باشد. شما همچنین باید سخنرانی ها را بر اساس چند پلتفرم ایجاد کنید. به عنوان مثال، بلوک های متنی با فونت ریز یا تصاویر کوچک را که در صفحه نمایش های کوچک به سختی دیده می شوند را حذف کنید. امکان مشاهد زیر نویس صحبت های خود را برای شرکت کننده ها فراهم کنید تا در صورت عدم دسترسی به هدفون بتوانند از محتوای کلاس استفاده کنند.  حتی اگر وقت نداشته باشید که کل متن برنامه را کلمه به کلمه بارگزاری کنید، مطالب مهم و چکیده را خلاصه کنید و به صورت زیرنویس در دسترس مخاطبان قرار دهید تا همه از مزایای یکسانی برخوردار شوند.

5 – پلتفرم مورد استفاده را بر اساس برند خود سفارشی کنید

بعد از انتخاب بهترین سرویس وب کنفرانس برای آموزش الکترونیکی خود، به دنبال سفارشی سازی های آن باشید تا محیط جلسه را با برند خود شخصی سازی کنید. شما باید بتوانید لوگو، طرح رنگ و سایر عناصر تجاری خود را در آن بگنجانید. این رویداد آنلاین بخشی از فعالیت ها و برنامه های سازمان، آموزشگاه، برند یا کسب و کار شماست، پس لازم است کاملا رنگ و بوی آن را داشته باشد تا شرکت کننده ها بدانند چه انتظاری از آن داشته باشند. این همچنین نشان می دهد که مهر تایید خود را به وبینار داده اید. پس توجه کنید که هر جنبه ای از پلتفرم باید مطابق با پیام و لحن کلی شما باشد.

6 – جهت افزایش میزان حضور، پیام هایی را برای یادآوری ارسال کنید

در کنفرانس ها و کارگاه های آموزشی حضوری یا همان سمینارها امکان فراموش شدن رویداد توسط شرکت کننده به دلیل وجود مسائلی چون تدارک پرواز و سفر، رزرو هتل و موارد مشابه دیگر وجود ندارد. اما شرکت کننده های مجازی شما ممکن است رویداد را فراموش کنند. برنامه های شلوغ کاری و زندگی شخصی نیز بر این فراموشکاری ها بیشتر دامن می زند. به همین دلیل توصیه می کنم حتما پیام های یادآوری خودکاری را تنظیم کنید تا به آن ها کمک کند تا موعد جلسه یا آموزش آنلاین را به خاطر داشته باشند.

7 – برای گسترش دسترسی مخاطب، جلسه رویداد را ضبط و ویرایش کنید

برای ضبط یک رویداد زنده دلایل متعددی وجود دارد. اولا، فایل ضبط شده یک مرجع ارزشمند برای شرکت کنندگان است تا اگر مطلبی را فراموش کردند دوباره بتوانند به فایل ضبط شده مراجعه کنند. آن ها هر زمان که لازم باشد فایل ویدئویی را مجددا مشاهده می کنند. در طول جلسات مجازی و کلاس های آنلاین، معمولا موارد زیادی گفتگوی همگانی و ارائه های اسلایدی و پرسش و پاسخ وجود دارد. گم شدن در لحظه و از دست دادن یک ایده یا مفهوم کلیدی در طول آن بسیار آسان و رایج است. همچنین می توانید جلسه ضبط شده را به کتابخانه آموزش آنلاین خود اضافه کرده و مخاطبان را گسترش دهید. افرادی که رویداد اصلی را از دست داده اند، هنوز هم می توانند از مطالب ارائه شده، اطلاعات کافی کسب کنند. مزیت دیگر استفاده مجدد از فیلم خام برای سایر اهداف آموزش آنلاین می باشد. به عنوان مثال، ویرایش آن در کلیسپ های 5 دقیقه ای که برای کتابخانه میکرولرنینگ شما بسیار مناسب خواهد بود.

8 – شرکت کننده ها را فالو کنید و از آن ها در مورد وبینار بازخورد بگیرید

آیا سرویس های وب کنفرانس داری آنالیتیکس و ابزار تجزیه و تحلیل به صورت زمان واقعی است؟ آیا در این بستر می توانید حضور و تعامل شرکت کننده ها را پیگیری کنید؟ شما باید بتوانید آمار رویداد را ارزیابی کنید و کاربران را مدیریت کنید تا به طور مداوم استراتژی میزبانی خود را بهتر کنید. همچنین تهیه ابزارهای پیگیری یا اصطلاحا فالود ضروری است. به عنوان مثال، لیستی از منابع آموزش مجازی که بر مهارت های مروبط به موضوع جلسه تمرکز دارند را برای شرکت کننده ها ارسال کنید. سرانجام، برای سنجش تجربه کلی آموزش مجازی، از شرکت کننده های بازخورد بگیرید. نظرسنجی برگزار کنید، این کار را می توانید در رسانه های اجتماعی نیز انجام دهد، همچنین می توانید ایمیل های شخصی ارسال کنید و از آن ها بازخورد بگیرید.

همواره ممکن است شرایط اضطراری و غیر منتظره، برگزاری رویداد ها را مختل یا لغو کند. در این موارد سرویس های اجاره وب کنفرانس بسیار مشکل گشا هستند و این رویداد می تواند به یک جلسه وب کنفرانس آنلاین تبدیل و برگزار شود. به تجربه می گوییم، این وبینارها به قدری موفق هستند که میزبان تصمیم به استفاده دائمی از آن می گیرد و برای برگزاری کارگاه های آینده و وبینارها به ابزار وب کنفرانس آن اعتماد می کند. نمی توان نادیده گرفت که سرویس وب کنفرانس هزینه ها را کاهش می دهد و مشارکت شرکت کننده ها را بهبود می بخشد. حتی با ضبط وبینار و قرار دادن آن در کاتالوگ و سبد آموزش مجازی می توان به درآمد بیشتری نیز رسید.

سازمان ها برای غلبه بر چالش های کار از راه دور و حفظ کیفیت بالای برنامه های آموزش و توسعه خود به راهکارهای نوآورانه احتیاج دارند. اگر تحت هر عنوانی به دنبال بستری برای برگزاری وبینار، کلاس مجازی یا جلسه آنلاین هستید، برای مشاوره در جهت یافتن راهکاری مناسب، از طریق دکمه مشاوره رایگان با ما در تماس باشید.