نکته هایی برای برگزاری جلسه وبینار بهتر!

همراه با تست رایگان

در این مقاله به بررسی نکاتی در خصوص برگزاری وبینار می پردازیم. اگر به این مطالب علاقه مندید و یا فکر می کنید که مطالعه ی این مقاله برای شما مفید خواهد بود و اطلاعات شما را ارتقا می دهد؛ پیشنهاد می کنیم تا پایان مقاله ی پیش رو با ما همراه باشید.

نکاتی برای قابل تحمل تر کردن جلسات تحت وب

در طی چند ماه گذشته، مانند اکثریت ساکنین سیاره، من بخش اعظم زندگی خود را، از طریق بسترهای وب کنفرانس مختلف، به صورت مجازی و اما به صورت بلادرنگ و زمان واقعی زندگی کرده ام. کارهای معلمی و تدریس آنلاین را از طریق اسکایپ و نرم افزار Adobe Connect انجام داده ام، از طریق Ring Central در جلسات مجازی شرکت کرده ام و کنفرانس های ملی و بین المللی را از طریق ادوبی کانکت و BigblueButton انجام داده ام و لحظات قهوه خوردن را با استفاده از Zoom  با دوستان و خانواده به اشتراک گذاشتم و با آنها برای گردهمایی های آنلاین کتابخوانی دور هم جمع شده ایم.

در طول همه این رویدادهای مجازی روزمره، بارها اشتباه های(گاها خنده دار) کرده ام یا جلسه برایم جذاب نبوده است، مثلا اشتباها یادداشت هایی که برای کمک گرفتن در طول جلسه آماده کرده بودم را به بقیه نشان داده ام، به دلیل زاویه بد دوربین، سرم در کادر نبوده و سر بریده در جلسه صحبت کرده ام. در چت به افراد اشتباهی پاسخ داده ام. با همکاران صحبت های طولانی داشته ام و جلسات تدریس مجازی را سازماندهی و مدیریت کرده ام. هرگونه ناامیدی و اشتباه های بصری در جلساتی که تحت سیستم وب کنفرانس برگزار می شود، چشمگیرتر و فراموش نشدنی به نظر می رسد.

این را می دانم که من تنها کسی نیستم که از برگزاری وبینار و وب کنفرانس متنفرم. دانش آموزانی که با آنها صحبت کرده ام از دیده شدن در جلسه مجازی خوششان نمی آید. در مورد مسائل ارگونومیک، مشکلات بینایی و خستگی در اثر نگاه کردن به صفحه نمایش زیاد خوانده ایم، این روزها هم استفاده بیش از پیش از نرم افزار های جلسه مجازی باعث شده است تا این قبیل ماسئل نیز پررنگ تر ظاهر شوند.

برگزاری وبینار و نکاتی در این خصوص:

    وبینار در واقع همان ویدیو کنفرانس یا کلاس آنلاین است که این روزها بسیار رونق گرفته است. گرچه پیشتر هم از این روش تدریس و تشکیل جلسه استفاده می شد ولی به واسطه ی شیوع بیماری کرونا، وبینار نیز جان تازه ای گرفت. برای برگزاری وبینار باید یک سری زیر ساخت ها و ابزارهایی در اختیار داشت. نصب و راه اندازی اکثر اپلیکیشن های مربوطه معمولا به راحتی و بدون مشکل در تمامی رایانه ها و تلفن های همراه صورت می گیرد که برای برگزاری جلسه تحت عنوان وبینار لازم است.

    برگزاری جلسه تحت عنوان وبینار، مزایا و معایبی دارد که قابل بررسی می باشند. با این روش برگزاری جلسه آنلاین، می توان با مدیران و تمامی عوامل در هر نقطه ی این کره ی خاکی، جلسه ای را ترتیب داد و به این ترتیب بُعد مکان را به نوعی حذف کرد.

عادت جدید ما: در همه زمینه ها

به نظر می رسد جلسات و کلاس های تحت وب تا آینده نامعلومی همراه ما باشند، بنابراین بهتر است راه های کنار آمدن با آنها را یاد بگیرم. من مانند بسیاری از شما، در چند ماه گذشته، در مورد تکنولوژی های وب کنفرانس، آموزش آنلاین، برقراری ارتباط آنلاین در زمان واقعی و مهمتر از همه، درباره آماده شدن برای آموزش و دیدار و ارائه و تدریس از طریق فناوری، چیزهای زیادی آموخته ام. قصد دارم در ادامه این مقاله لیست کارهایی را که در طول این مدت یاد گرفته ام را با شما به اشتراک بگذارم. در زیر 40 نکته در مورد بایدها و نبایدهای جلسات وب کنفرانس و وبینار آورده ام:

نکات برگزاری وبینار:

    در خصوص برگزاری وبینار باید یک سری نکات و مسائل را رعایت نمود تا جلسه و ویدیو کنفرانس شما بدون مشکل انجام گیرد. برگزاری جلسه در بستر وب، نیازمند داشتن اطلاعات کامپیوتری می باشد. البته این اطلاعات اگر در حد معمولی هم باشد کفایت می کند. به طور مثال سعی کنید هنگام جلسه ی آنلاین تلفن همراه خود را در حالت سکوت قرار دهید. هم چنین تمامی برنامه های خود را به غیر نرم افزار مربوطه ببندید. اپلیکیشن های اسکایپ و ادوبی کانکت این روزها بسیار خوب عمل کرده اند و تمامی نیازهای اساتید، دانشجویان و مدیران شرکت ها را برطرف کرده اند.

نکات تکمیلی در خصوص برگزاری جلسه به صورت آنلاین:

    خیلی ها هم چنان فکر می کنند که برگزاری جلسه تحت عنوان وبینار مختص تدریس مجازی، جلسه های توجیهی و ... است؛ در حالی که برای توسعه ی کسب و کار خود نیز می توانید از وبینارها بهره بگیرید. با تبلیغات گسترده در شبکه های مجازی و برگزاری جلسه به صورت اینترنتی در پلتفرم های مربوطه شما می توانید کسب و کار و صنعت خود را به مردم معرفی کنید. به این ترتیب شما توانسته اید کسب و کار خود را صرف نظر از موقعیت جغرافیایی به بسیاری از مردم معرفی کنید و آن ها به همکاری با خود ترغیب نمایید. البته لازم به ذکر است که برگزاری جلسه اینترنتی نیازمند اینترنت قوی و پر سرعت می باشد. بنابراین سعی کنید ابتدا این پیش زمینه ها را فراهم کنید سپس اقدام به برگزاری وبینار نمایید. به امید این که در برگزاری جلسه اینترنتی خود مشکلی برای شما پیش نیاید.

نکات برگزاری وبینار از دیدگاه تکنولوژی:

1. تمایز: نرم افزارهای وب کنفرانس مختلف عملکرد های متفاوتی دارند. در انتخاب و استفاده از سیستم وب کنفرانس بر اساس اهداف، انتظارات، تعداد حاضرین و شرکت کننده ها تصمیم بگیرید.
2. مطمئن شوید که تمام شرکت کننده ها، نحوه استفاده از نرم افزار وب کنفرانس (ورود به سیستم با نام کاربری و رمز عبور، مرورگر، لپ تاپ و سیستم ویدئو کنفرانس- خصوصا عمل mute کردن، ویدئو، چت و پرسش و پاسخ) را می دانند.
3. ارتباط اینترنت را تست کنید و برای مواقع ضروری یک برنامه پشتیبان داشته باشید.
4. برای جلسات اداری مهم یا سیستم هایی با آپشن زیاد، مانند نرم افزار Adobe Connect، یک پشتیبان فنی داشته باشید.
5. همه برنامه ها و اپلیکیشن ها به جز سیستم وب کنفرانس خود را ببندید،تا هیچ گونه اعلان یا اطلاعات شخصی در طول وبینار ظاهر نشود.
6. در طول جلسه وبینار، تلفن های همراه خود را در حالت سکوت قرار دهید.
7. اگر از دوربین و ارتباط تصویری استفاده می کنید، اطمینان حاصل کنید که تمام شرکت کننده ها دوربین را طوری قرار می دهند که رو به صفحه باشد و هیچ نور پس زمینه ای نداشته باشند.
8. برای ارائه، از فونت های نان-سریف، با اندازه های بزرگ (20 pts) استفاده کنید و از تضاد زمینه و متن برای اطمینان از خوانایی بهره ببرید.
9. انیمیشن ها و ترنزیشن های اسلایدهای خود را محدود نگه دارید.
10. اگر قرار است شرکت کننده ها صفحه نمایش خود را به اشتراک بگذراند، یا از ارتباط ویدئویی یا صوتی استفاده کنند، از روشن بودن این تنظیمات اطمینان حاصل کنید.

ما دانش و بستر لازم برای افزایش کیفیت آموزش‌های شما را داریم. برای مشاوره رایگان، همین الان با ما تماس بگیرید.

دریافت مشاوره رایگان

021-41986000 داخلی 116

نکات برگزاری وبینار از دیدگاه دستورالعمل ها:

1. یک اتاق انتظار ایجاد کنید و فعالیتی را برای شرکت کننده ها ترتیب دهید تا قبل از شروع وبینار آن را انجام دهند (مثلا آنها را در یک نظر سنجی کوتاه شرکت دهید).
2. درگیر کردن و اینگیجمنت شرکت کننده ها: حواس پرتی دانش آموزان در یک کلاس آنلاین (یا شرکت کنندگان در یک جلسه وبینار) به راحتی اتفاق می افتد. بنابراین ما به عنوان برگزارکننده جلسه یا کلاس مجازی باید آنها را از طریق رای گیری، پرسیدن سوال و درخواست صحبت کردن آن ها با موضوع جلسه درگیر کنید. همچنین می توانید اداره بخشی از وبینار را به دانش آموزان یا شرکت کننده ها بسپارید.
3. برنامه ریزی وبینار روی کاغذ: مشخص کنید که چه شخصی چه کاری را باید انجام دهد، چه شخصی چه چیزی را و در چند دقیقه باید بگوید و غیره.
4. به موقع شروع کنید و در موعد مقرر جلسه را تمام کنید.
5. استفاده از راهکارهای فعال آموزشی: کارهایی از قبیل استدلال استقرا، بحث گروهی در اتاق های استراحت و غیره.
6. استفاده از اتاق های استراحت: این مورد مهم است و برای همین در یک نکته جداگانه آن را تکرار کردم. بحث و گفت و گوهای گروه های کوچکتر در اتاق های استراحت، وبینارها را جذاب تر از جلسات گروه بزرگ و اصلی می کند.
7. شرکت کننده ها را به استفاده از پنجره چت و گفت و گو تشویق کنید و فردی برای نظارت بر چت بگمارید و خودتان هم به آن سر بزنید.
8. جلسه وبینار یا کلاس انلاین را ضبط را کنید و بعد از آن، فایل های ضبط شده، اسلایدها، یادداشت ها، متن چت و سایر منابع جلسه را با شرکت کنندگان به اشتراک بگذارید.
9. روش ها و بسترهایی فراهم کنید تا شرکت کنندگان بتوانند در طول جلسه مجازی، قبل و بعد از آن، با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و باهم کار کنند.
10. بین آنچه شرکت کننده ها باید از شما یاد بگیرند، آنچه باید از یکدیگر یاد بگیرند و آنچه از محتوا یاد بگیرند، تعادل برقرار کنید.

نکات برگزاری وبینار از دیدگاه آماده سازی:

1. تعداد شرکت کننده های یک جلسه را محدود کنید تا از فعالیت و مفید بودن همه افراد اطمینان حاصل کنید.
2. از اختلافات زمانی شرکت کننده ها و مخاطبین خود آگاه باشید تا زمان برگزاری جلسه و طول زمانی آن را بر این اساس برنامه ریزی کنید.
3. یک دستورالعمل ایجاد کنید و آن را با شرکت کننده ها در میان بگذارید.
4. یک هفته قبل، یک روز قبل و یک ساعت قبل از برگزاری وبینار، یک اعلان درباره آن به شرکت کننده ها ارسال کنید.
5. قوانین و آداب خاصی که برای جلسه وبینار خود در نظر گرفته اید را به شرکت کننده ها معرفی کنید. به عنوان مثال، روشن بودن دوربین ها برای نشان دادن تمرکز افراد روی کلاس، عدم انجام کارهای دیگر در طول جلسه، استفاده از چت به جای مکالمه صوتی، mute بودن و چگونگی اطلاع دادن تمام شدن زمان تعیین شده.
6. قبل از شروع جلسه در مورد پروتکل دوربین و وظیفه آن تصمیم گیری کنید. مشخص کنید که آیا دوربین برای معرفی و سپس خاموش کردن است یا فقط برای استفاده ارائه دهنده ها و سخنران ها و هر پروتکل دیگری.
7. در مورد پروتکل صوتی نیز تصمیم بگیرید. به عنوان مثال، همه باید خاموش باشند یا همه باید روشن باشند، و این تصمیم را قبل از جلسه به اطلاع شرکت کننده ها برسانید.
8. دو روز قبل از وبینار، یک اجرای کامل از وبینار را انجام دهید: از شرکت کننده ها بخواهید که صفحه نمایش خود را به اشتراک بگذارند، نمایش اسلایدی، جلو بردن اسلایدها، متوقف کردن اشتراک گذاری، استفاده از پرسش و پاسخ و ارسال و دریافت ویدئو، صدا و نورپردازی را امتحان کنند.  
9. 30 دقیقه قبل از وبینار واقعی، اجرای ساده دیگری را صرفا برای یادآوری انجام دهید.
10. زمانی اضافی را در دستورالعمل در نظر بگیرید تا شرکت کننده ها فرصت ورود و شرکت در جلسه را داشته باشند (این کار ممکن است در برخی از سیستم ها تا یک دقیقه هم طول بکشد).

نکات جلسات وبینار از دیدگاه ارتباطات:

1. انتظارات و اهداف برگزاری وبینار را ایجاد کنید و به اشتراک بگذارید.
2. در اولین جلسات، برای ایجاد قوانین وقت بگذارید.
3. به لحن و تن صدای خود توجه کنید: از لحن دوستانه و طبیعی استفاده کنید.
4. اگر شرکت کننده ها یکدیگر را نمی شناسند، از وقت ها و اتاق های استراحت استفاده کنید تا آنها را با همدیگر آشنا کنید.
5. شرکت کننده ها را تشویق کنید تا اگر در طول وبینار سوالی برایشان پیش آمد، آن را راحت بپرسند و از درخواست کمک و راهنمایی واهمه نداشته باشند.
6. در بدو ورود شرکت کننده ها به اتاق وبینار، به آنها خوش آمد بگویید و از آنها استقبال کنید.
7. مطمئن شوید که همه افراد همدیگر را می شناسند، در غیر این صورت، برای معرفی آن ها به یکدیگر زمان اختصاص دهید.
8. عبارات اندکی هیجان انگیز در آستین داشته باشید تا بتوانید حس خود را در زمان هایی که چیزی را دوست دارید و ... به شرکت کننده ها منتقل کنید.
9. در پایان وبینار، نکات اصلی و لیستی از مباحث جلسه آینده را به طور خلاصه بیان کنید.
10. بازخورد بگیرید و در مورد آنها تامل کنید: پس از پایان جلسخ وب کنفرانس، بررسی کنید که چه چیزی کار می کند و کدام کار انجام نشده است و در مورد اصلاح و بهبود جلسات بعدی تصمیم بگیرید.

و بهترین توصیه به شما... دست از نگاه کردن به تصویر خود در جلسات مجازی و ارتباطات ویدئویی بردارید :) .

شرکت پافکو ارائه دهنده نرم افزار های برگزاری جلسه مجازی و کلاس آنلاین (نرم افزار ادوبی کانکت و بیگ بلوباتن)، با پشتیبانی عالی همواره در کنار مخاطبان عزیز خود می باشد. در صورت داشتن هر گونه سوالی در این زمینه، روی دکمه دریافت مشاوره رایگان کلیک کرده و فرم دمو را پر کنید. کارشناس های ما با شما تماس خواهند گرفت.

همچنین می توانید در قسمت نظرات، نکته نظرهای خود را با ما به اشتراک بگذارید.

در پایان از همراهی شما عزیزان کمال قدردانی را داریم. شاد و پیروز در پناه حق باشید