چرا سیستم سازی در کسب و کار انقدر مهم است؟+ چگونگی انجام آن | پاوینو

اگر تا به حال آن دسته از داستان های موفقیت استارت آپ های فن آوری مدرن را خوانده اید و فکر کرده اید که چگونه موفق شده اند یک اتاق خواب را به یک شرکت چند میلیاردی تبدیل کنند، به خواندن ادامه دهید، پاوینو قصد دارد به طور مفصل به این موضوع بپردازد.

همانطور که احتمالا متوجه شده اید، پاسخ سیستم سازی است. کسب و کارهای کوچک تنها با اجرای یک کمپین تبلیغاتی در Google  100000 لید جذب نمی کنند. چگونه یک تجارت کوچک می تواند به طور ناگهانی از پس 100000 لید بدون ایجاد یک تیم فروش بزرگ، یک شبه برآید؟ و چه اتفاقی می افتد وقتی شما یکصد مشتری جدید دارید که با پشتیبانی تماس می گیرند و نیاز به دریافت راه حل مشکلشان دارند؟

با سیستم سازی کسب و کار خود می توانید فرایندهایی را ایجاد کنید که حجم بالاتری از لید را تولید می کنند و مشتری شما را افزایش می دهند. اما مهمتر از همه، شما همچنین می توانید فرایندهایی را تنظیم کنید که به کسب و کار شما امکان می دهد تا همزمان با رشد مشتری، رشد کسب و کار را کنترل کند. اینگونه کسب و کارهای موفق روز به روز افزایش می یابند. راهنمای سیستم سازی کسب و کار به شما نشان می دهد که چطور همه‌ی این کارها را انجام دهید.

برای دریافت مشاوره تحلیل کسب و کار رایگان از بهترین مشاور کسب و کار پاوینو فرم زیر را تکمیل نمایید.

تجارت منظم چیست؟

تجارت منظم به مشاغلی گفته می شود که فرآیندهای مشخص شده برای به حداکثر رساندن کارایی را تعیین کرده باشند. هنگامی که شما یا کارمندانتان کارها را به صورت دستی انجام دهید، ابزار لازم را دارید تا کار را با سریعترین و موثرترین روش انجام دهید. وقتی وظایفی وجود دارد که به ورودی دستی نیازی ندارند، شما سیستم های خودکاری دارید که آنها را برای شما کامل می کند.مهم ترین کار در مورد یافتن کارآمدترین تعادل بین ورودی انسان و سیستم های خودکار است.

برخی از مشاغل می توانند به طور کامل سیستم سازی شوند، بنابراین آنها به تنهایی فعالیت و رشد می کنند و ورودی خارجی آنها بسیار کم است. مشاغل کاملاً سیستم یافته در حال رشد اند زیرا فناوری هایی مانند آزمایش A / B به طور فزاینده ای خودکار می شوند و ابزارهای یادگیری ماشین توانایی تصمیم گیری به جای انسان را دارند.

در حال حاضر، بیشتر مشاغل تا حدی سیستم یافته اند و چالش بزرگ این است که بفهمید چه مقدار از تجارت خود را می توانید یا باید خودکار و سیستم سازی کنید، کدام وظایف را باید به عهده انسان بگذارید و چگونه می توانید در هر زمان از آن بهره ببرید. مهمتر از همه، شما باید هدف اصلی را همیشه در ذهن داشته باشید: افزایش عملکرد کسب و کار در جایی که بیشترین اهمیت را دارد - سود، رشد و بهره وری - در حالی که از زمان، هزینه و کار دستی کسب و کار خود می کاهید.

نقش اتوماسیون در مشاغل سیستم یافته

سیستم سازی و اتوماسیون از اقوام نزدیک هستند اما یک چیز نیستند و درک تفاوتشان مهم است زیرا بسیاری از مردم از این دو اصطلاح به جای یکدیگر استفاده می کنند. اتوماسیون نوعی از سیستم سازی است و غالباً بخشی از یک فرایند سیستماتیک بزرگتر است که ممکن است شامل افراد، ماشین ها، رایانه ها یا ترکیبی از هر سه باشد. سیستم سازی همیشه شامل اتوماسیون نیست. سیستم های زیادی وجود دارد که شما ممکن است ایجاد کنید و هیچ فرایند خودکاری را شامل نشود.

به عنوان مثال، واشنگتن پست از سال 2016 شروع به استفاده از هوش مصنوعی برای نوشتن خبرهای ساده و ارسال آنها به شبکه های اجتماعی کرد. واضح است که در اینجا اتوماسیون زیادی انجام می شود اما مراحل مختلفی از این سیستم سازی وجود دارد که ممکن است به هیچ وجه شامل اتوماسیون نباشد.

خلاصه ای از این سیستم سازی ممکن است چیزی شبیه به این باشد:

• ربات هوش مصنوعی اخبار اساسی را پوشش می دهد (خودکار)
• تیم ویرایش، داستان های آماده برای انتشار را ثبت می کند (غیر خودکار)
• گزارشگران Huma زمان بیشتری روی داستان های پیچیده ای که نمی توانند خودکار شوند، متمرکز می شوند (غیر خودکار)

در این سناریو، یک فرایند خودکار به تیم های انسانی کمک می کند تا در استراتژی سیستم سازی گسترده تری، کارهای بیشتری انجام دهند. این نقشی است که اتوماسیون به احتمال زیاد در سیستم سازی تجارت شما ایفا می کند و به شما کمک می کند تا با تیم کوچکتری از افراد که می توانند تلاش خود را بر روی آنچه بیشترین تأثیر را بر تجارت شما دارد، متمرکز کنند، کار خود را انجام دهید.

یک مثال عملی تر ممکن است سیستم سازی روند خدمات مشتری شما باشد، چیزی که بعداً با جزئیات بیشتری به آن خواهیم پرداخت. اکنون بسیاری از شرکت ها اولین گام تعاملات خدمات مشتری را با استفاده از چت بات به صورت خودکار انجام می دهند و سپس در زمان مناسب مکالمه را به کارمندان پشتیبانی انسانی تحویل می دهند.

بیشتر بخوانید: مشاوره مدریت چگونه بر کسب وکارها اثر می گذارد؟

1.سیستم سازی برای تولید لید

برای سیستم سازی در کسب و کار، شما به یک سیستم بازاریابی و مارکتینگ اثبات شده نیاز دارید که یک جریان ثابت از لیدهای واجد شرایط را ایجاد کند، خواه با بازاریابی تلفنی آنها را مطلع نمایید، در اینترنت به دنبال آنها باشید و یا شخصاً برای فروش محصول یا خدمات خود با آنها روبه‌رو شوید. بدون وجود این جریان پیوسته و قابل پیش بینی، فروش و درآمد شما کم می شود، جریان وجه نقد شما کاهش می یابد و بقای کسب و کار‌تان را تهدید می کند.

2. تبدیل مخاطب به مشتری

شما برای تبدیل لیدهایی که به نوع محصول شما علاقه مند اند به مشتری، به یک سیستم فروش اثبات شده نیاز دارید. این سیستم با یک اسکریپت فروش آغاز می شود که هر نماینده خدمات مشتری و فروشنده از اولین تماس با مشتری تا فروش کامل استفاده می کند. استفاده از یک اسکریپت فروش از پیش برنامه ریزی شده می تواند فروش شما را تا سه برابر رشد دهد. با استفاده از اسکریپت فروش  هر شخصی که به تلفن پاسخ می دهد، با مشتری تماس می گیرد یا به هر نحوی با مشتری روبه‌رو می شود، دقیقاً می داند از اولین سلام تا خرید نهایی چه بگوید.

سیستم فروش شما در نتیجه آزمایش و خطا ایجاد خواهد شد. هنگامی که روند فروش خود را ارزیابی می کنید، متوجه خواهید شد که مواردی وجود دارد که موثر است و موارد دیگر چنین نیستند. با گذشت زمان نقاط ضعیف فرآیند فروش خود را پیدا کرده، کلمات و اقدامات را سیستم سازی و اصلاح نموده تا لیدهای علاقه مند را به مشتریانی وفادار که بارها و بارها از شما خرید می کنند، تبدیل کنید. در این راستا آموزش فروشندگی کمک زیادی به شما خواهد کرد.

3. سیستم سازی برای تولید محصول یا خدمات

شما برای تولید محصول یا خدماتی که به مشتری فروخته اید، از ابتدا تا انتها به یک سیستم اثبات شده نیاز دارید. این سیستم اثبات شده از کیفیت، سهولت عملکرد، کارایی فعالیت و هزینه های مداوم تولید و تحویل اطمینان حاصل خواهد کرد.

4. سیستم تحویل

شما برای انجام سفارشات و تحویل به موقع محصول یا خدمات به مشتری، به یک سیستم گام به گام نیاز دارید. این سیستم شما را قادر می سازد تا محصول و یا خدمات خود را با حداقل تأخیر و با کیفیت بالا به سرعت و با کارآیی به مشتری برسانید.

5. سیستم های خدمات

یکی دیگر از سیستم های مورد نیاز در فرایند سیستم سازی کسب و کار، سیستم خدمات مشتری می باشد. شما برای پیگیری خدمات به هر یک از مشتریان خود به خط مشی ها و رویه های مدون احتیاج دارید، از جمله راه های تعیین شده برای رسیدگی به نیازها و شکایات مشتری، ایجاد فروش اضافی، برقراری تماس مداوم با مشتری، استخراج مراجعات و توصیه های مشتریان راضی به مشتریان جدید و آگاه کردن مشتریان خود در مورد محصولات و خدمات جدیدی که ممکن است علاقه مند به خرید آنها باشند. از تکنیک های فروش موفق غافل نشوید.

6. سیستم های حسابداری

شما به سیستم های حسابداری روان و آسان نیاز دارید که هر پولی از درآمد و هزینه را که برای تجارت یا خارج شدن از تجارت ایجاد می شود، ردیابی کنید. خوشبختانه برنامه های رایانه ای برای مشاغل کوچک و بزرگ وجود دارد که می توانید از آنها برای پیگیری کلیه جریان های مالی در کسب و کار خود استفاده کنید تا همیشه از وضعیت مالی مناسب خود مطلع شوید. همچنین شما می توانید از یک مشاور کسب و کار کمک بگیرید.

7. سیستم های استخدام و آموزش پرسنل

برای سیستم سازی کسب و کارتان شما به سیستم های نوشته شده ای نیاز دارید که به وضوح هر کار و نحوه انجام آن را شرح دهند. علاوه بر این، شما به سیستم هایی برای آموزش فروش، توسعه و روابط پرسنل نیاز دارید. هر شخصی که برای شما کار می کند باید دقیقاً بداند که از او انتظار می رود چه کاری انجام دهد و از چه کیفیتی برخوردار باشد. کارمندان شما باید شرایط و ضوابط شغل خود، عملکرد نامطلوب و دلایل پایان کار را درک کنند. آنها باید دقیقاً بدانند که از نظر بیمه پزشکی، دستمزد، روزهای مرخصی و سایر عناصر اصلی تجربه کار، چه چیزی به آنها تعلق می گیرد.

اگر قصد سیستم سازی در کسب و کار خود را دارید و می خواهید در کمترین زمان و با بهترین عملکرد سیستم سازی را اجرا نمایید، از مشاور کسب و کار پاوینو کمک بگیرید.