مزایای سیستم سازی کسب و کار چیست؟ | پاوینو

افرادی که در تجارت خود موفقیت کسب کرده اند، می دانند که آنها به یک ایده عالی و همچنین منابعی برای افزایش مشتری ایده آل خود نیاز دارند. آنها همچنین می فهمند که تقریباً فعالیت های روزمره مشابهی در همه کسب و کارها اعمال می شود. آنها می دانند که لازم است اقدامات مورد نیاز را برای یادگیری این مهارت ها یا برون سپاری آنها به منابع معتمد و قابل اعتماد انجام دهند.

سیستم سازی کسب و کار در مورد بهینه سازی و خودکارکردن عملیات تجاری برای دستیابی به مخاطب  و هدف تجارت است. روند سیستم سازی رمز و راز بزرگی ندارد. اینکار بسیار ساده است، تنها باید یاد بگیرید که چگونه می توانید به طور موثری تجارت خود را سیستم سازی کنید و موقعیت خود را برای اداره یک کسب و کار موفق که به طور مداوم سود کسب می کند، تنظیم نمایید. هدف مشاورین پاوینو این است که به شما کمک نمایند تا سیستم سازی را به حداکثر برساند و به فرآیندهای طراحی شده برای تجارت حود پایبند باشید. اگر قصد دارید کسب و کار خود را سیستم شازی نمایید، همین حالا فرم زیر را تکمیل نمایید.

سیستم سازی چیست؟

بسیاری از صاحبان مشاغل، وقتی کلمه "سیستم سازی" را می شنوند، مجموعه ای بی پایان از جلسات که روند کارها را ترسیم می کند و تعداد زیادی از موارد عملیاتی که باید در جلسه بعدی پیگیری شود را متصور می شوند. به طور خلاصه، بسیاری از مردم بر این باورند که سیستم سازی چیزی بیش از یک سری فرآیندهای مداوم و پیچیده نیست که فقط اداره کار را پیچیده تر می کند. اگرچه این نمی تواند دور از حقیقت باشد.

داشتن یک تجارت منظم به معنای آن نیست که درگیر سیاست ها و رویه های زیادی شوید که توانایی انجام کارهای مفید را از دست دهید و منظور از آن پر کردن زمان یا ایجاد توهم مشغله نیست. سیستم سازی به معنای ایجاد یک مکانیسم و تحت سلطه درآوردن آن نیست. سیستم سازی عبارت است از ایجاد یک مکانیسم، تسلط بر آن و استفاده از آن برای ارتقا تجارت.

بیشتر بخوانید: 7 قدم تا سیسم سازی کسب و کار

سیستم سازی واقعی عبارت است از ایجاد یک عملکرد پایدار و روشی انعطاف پذیر که آنچه باید، انجام شود و روشی برای انجام آن در نظر گرفته شود تا اطمینان حاصل گردد که کار به موقع، با بودجه و کیفیت لازم انجام شود. وقتی شما یک تجارت کاملاً منظم دارید، وقت آزاد بیشتری در اختیار دارید تا روی جنبه های مهمتری از کسب و کار خود مانند بازاریابی، استراتژی و ایجاد محصول تمرکز کنید.

وقتی شرکت شما به درستی سیستم سازی شود، رویه ها منطقی هستند و همیشه هدف دارند. با سیستم سازی کسب و کار، همه افراد در تجارت می دانند که چه کاری باید انجام دهند و چگونه و چه موقع باید آن را انجام دهند. هیچ جلسه بی پایان، هیچ سیاست پیچیده ای برای دنبال کردن و هیچ وقت تلف شده ای برای آن وجود ندارد.

مطالب مرتبط: سیستم سازی سازمانی در کسب و کار

این بدان معنا نیست که تمام فرآیندهای موجود در یک تجارت منظم و سیستم سازی شده سرگرم کننده خواهند بود. با این وجود، اگر به درستی سازماندهی شود، می توان در یک زمان معقول، کارها را به اتمام رساند و بقیه روز را برای کار با ارزش تری از جمله تبدیل مخاطبان بیشتر به مشتری، ایجاد یک خط تولید جدید یا نوشتن نسخه جدید فروش، صرف کرد. سیستم سازی واقعی تجارت شما را آزاد می کند، در حالی که عدم سیستم سازی کار بی پایان ایجاد می کند و توانایی شما را برای موفقیت خفه می کند.

چرا شما نیاز دارید که تجارت خود را سیستم سازی کنید؟

مزایای بسیاری وجود دارد که می توان با سیستم سازی کسب و کار به دست آورد. با سیستم سازی کسب و کار، افراد سازمان شما درک درستی از کارهایی که باید انجام دهند و آنچه از آنها انتظار می رود دارند. بدون خط مشی، سوالات بی پاسخ زیادی وجود دارد و کیفیت و خدمات را نمی توان تضمین کرد. اکنون سیستم سازی را تعریف کردیم، حال بیایید مزایایی را که می توانید کسب کنید بررسی کنیم.

کاهش هزینه ها

مدیریت صندوق ورودی ایمیل یا خواندن انبوه نامه ها کارآمدترین استفاده شما از وقت نیست. به عنوان صاحب تجارت، وقت شما بهتر است برای تجزیه و تحلیل فرصت های جدید تجاری، توسعه خطوط تولید جدید و یا شبکه سازی در کسب و کار صرف شود. تفویض یا خودکار کردن بسیاری از کارهای روزمره که برای اداره یک کسب و کار لازم است، می تواند وقت شما را آزاد کند، بنابراین می توانید انرژی خود را روی فعالیت هایی متمرکز کنید که به شما امکان می دهد تجارت خود را رشد و درآمد خود را افزایش دهید.

با این وجود بدون رویه های شغلی مستند و شفاف، نمی توانید کارهای روزمره را که بیشتر وقت شما را به خود اختصاص می دهند، تفویض یا خودکار کنید. با ثبت فرآیندهای خود، می توانید وظایفتان را به راحتی تفویض نمایید و بدانید که آنها به درستی انجام می شوند، اینکار به شما این امکان را می دهد که وقت خود را برای نظارت بر پروژه های بیشتر آزاد کنید، که درآمد بیشتری برای تجارت در حال رشد شما به همراه دارد.

افزایش کارایی

مراحل ثبت اسناد به شما این امکان را می دهد تا اقدامات غیرضروری را که انجام می شود، کشف کنید. هنگامی که سیستم های خود را ضبط می کنید، فرصتی برای بهبود فرآیند در اختیار شما قرار می دهد که می تواند منجر به کاهش هزینه ها و آزاد شدن وقت ارزشمند شما برای رشد کسب و کار شود. همچنین می تواند با اشتباهات کمتری به انجام وظایف کمک کند. اختصاص وقت برای ثبت روش های جدید و مستندسازی مجدد رویه های موجود، می تواند فرصتی برای کارآمدتر ساختن کارهای روزمره و آزاد کردن وقت خود برای تمرکز بر رشد درآمد کسب و کار فراهم کند.

بهبود عملکرد

مشاغل فاقد رویه مستند، معمولاً کارمندانی دارند که نحوه مدیریت خاص خود را پیش می گیرند. گرچه این می تواند کارمندان شما را خوشحال کند، اما همچنین می تواند منجر به ناکارآمدی شود. نداشتن رویه های مستند می تواند تیم شما را به انجام همان عملکرد به روش های مختلف سوق دهد. ثبت بهترین روش برای انجام وظیفه به همه این امکان را می دهد که در شغل خود کارآیی بیشتری داشته و عملکرد خود را بهبود بخشند. روش های مستند یا ثبت شده نیز آموزش استخدام های جدید را بسیار آسان می کند. توصیه می کنیم که روش های توسعه کارکنان را به دقت مطالعه فرمایید.

ارتباطات را بهبود ببخشید

یکی از بزرگترین قاتلان زمان و سود در یک تجارت ارتباطات نادرست است. در صورت عدم وجود رویه های مستند، ارتباطات داخلی و خارجی می تواند به یک موضوع مهم تبدیل شود. وقتی رویه هایی را به روشنی نوشته اید، بحث های کمتری در مورد چگونگی انجام کارها وجود دارد. وجود رویه هایی برای آموزش کارکنان جدید باعث کاهش استرسی می شود که کارکنان فعلی شما هنگام آموزش اعضای جدید تیم تحمل می کنند. پیروی از مراحل مستند استخدام به شما امکان می دهد افراد مناسب برای هر شغل را استخدام کنید و آنها می توانند بدون نیاز به کمک اضافی مراحل را دنبال کنند. وقتی استخدام های جدید شما آموزش بهتری ببینند، در کار خود بازده بیشتری خواهند داشت. می توان آنها را به گونه ای آموزش داد که تعداد اشتباهات را کاهش داده و عملکرد کلی آنها را بهبود بخشد. وقتی کارمندان شما عملکرد بهتری دارند، تجارت شما می تواند سریعتر رشد کند. سیستم سازی کسب و کار، آموزش فروشندگی و فروش را نیز بهبود می بخشد.

پیشرفت خود را بسنجید

اگرچه درآمدی که تجارت شما کسب می کند یکی از راه های سنجش میزان پیشرفت شما است، اما اگر قادر به اندازه گیری تلاش های مارکتینگ یا فرآیند تولید محصولات جدیدتان باشید، تصویر کامل تری از سلامت سیستم کسب و کارتان خواهید داشت. اگر کسب و کار شما سازمان یافته باشد و اسناد روشنی در مورد کار شما ارائه شده باشد، می توانید به سرعت این موارد و همچنین سایر مواردی که نگرانش هستید را بررسی کرده و داده های واقعی در مورد نحوه انجام آنها را بدست آورید.

برای دریافت مشاوره راه اندازی کسب و کار  و سیستم سازی فرم زیر را تکمیل نمایید.

مشاوره بگیرید

ترجمه شده از سایت: www.entrepreneurnewstoday.com در پاوینو