مدیریت دانش چیست؟+ معایب و مزایا | پاوینو

3 حوزه اصلی مدیریت دانش

1. جمع آوری دانش
2. ذخیره دانش
3. به اشتراک گذاشتن دانش

هدف این است که یادگیری سازمانی امکان پذیر شود و یک فرهنگ یادگیری ایجاد گردد، جایی که اشتراک دانش تشویق شده  و برای کسانی که به دنبال یادگیری بهتر هستند، انجام این کار آسان شود. هنگامی که به مدیریت دانش فکر می کنید، در نظر گرفتن انواع دانش و نحوه‌ی به اشتراک گذاشتن این دانش در یک سازمان بسیار تاثیر گذار خواهد بود.

 دانش ضمنی و دانش صریح دو نوع اصلی دانش است که در تعریف مدیریت دانش تحت پوشش قرار گرفته است.

• دانش ضمنی بصری تر است، جمع بندی آن و به اشتراک گذاشتنش با دیگران آسان تر است. نمونه هایی از دانش ضمنی تفکر ابتکاری و درک زبان بدن است.
• دانش صریح اطلاعاتی است که به راحتی کدگذاری و آموزش داده می شود، مانند نحوه تغییر تونر در چاپگر و معادلات ریاضی.

مدیریت دانش موفقیت آمیز، سازمان را از چند جهت بهبود می بخشد. با اینکار اطمینان حاصل خواهید کرد که دانش تخصصی کارمندان با رفتن آنها از بین نمی رود و یا توسط سایر کارمندان که می توانند از این دانش بهره مند می شوند، استفاده نمی شود. مدیریت دانش امکان آگاهی از وضعیت بهتر و همچنین گشودن درها برای یادگیری بهترین روش ها، درس های آموخته شده و بهبود کلی سازمانی را فراهم می کند.

برای دریافت مشاوره‌ی بیشتر با مشاورین ما در پاوینو در ارتباط باشید.

چرا مدیریت دانش مهم است؟

مدیریت دانش مهم است زیرا باعث افزایش کارایی و توانایی تصمیم گیری سازمان می شود. برای اطمینان از اینکه همه کارمندان به تخصص کلی در سازمان دسترسی دارند، نیروی کار باهوش تری ساخته می شود که قادر به تصمیم گیری سریع و آگاهانه است که به نفع شرکت می باشد. پرورش نوآوری در سازمان آسان تر است، مشتریان از افزایش دسترسی به بهترین روش ها بهره مند می شوند و گردش کارکنان کاهش می یابد. اهمیت مدیریت دانش هر ساله در حال افزایش است. با افزایش هرچه بیشتر رقابت در بازار، یکی از بهترین راه ها برای دور شدن از مشکلات در این زمینه، ایجاد سازمان خود به روشی هوشمند و انعطاف پذیر است. شما می خواهید بتوانید مسائل را از راه دور تشخیص داده و به سرعت به اطلاعات و نوآوری های جدید پاسخ دهید.

شرکت ها به دلایل مختلف فرآیند مدیریت دانش را آغاز می کنند:

• ادغام  دو شرکت می تواند نیاز به دانش مدون و تشویق تیم ها برای به اشتراک گذاشتن تخصص خود را ایجاد کند.
• بازنشستگی قریب الوقوع کارمندان اصلی می تواند نیاز به کسب دانش آنها را ایجاد کند.
• انگیزه استخدام در آینده حکمت استفاده از مدیریت دانش برای کمک به آموزش کارمندان جدید را نشان می دهد.

مزایای مدیریت دانش

1. محل کاری کارآمدتر
2. سریعتر، تصمیم گیری بهتر
3. افزایش همکاری
4. ایجاد دانش سازمانی
5. پردازش و فرایند آموزش بهینه سازی شده است
6. افزایش شادی و حفظ کارکنان، به دلیل ارزش گذاری دانش، آموزش و نوآوری

مدیریت دانش در هر شرکتی که بخواهد خط تولید و سهم خود را در بازار افزایش دهد، یک ابزار مهم است.

بیشتر بخوانید: چطور یک مدیر موفق باشیم؟

مثال های مدیریت دانش و بهترین روش ها

بسته به نیاز شرکت ها، مدیریت دانش آنها متفاوت به نظر می رسد. در زیر متداول ترین نمونه های مدیریت دانش را ذکر کرده ایم:

1. تدریس خصوصی و آموزش، جوامع عملی، پرسش و پاسخ و مکان تخصص

همه این مثال ها شامل انتقال دانش به طور مستقیم از دارنده دانش است. اینکار می تواند از طریق تدریس خصوصی، جلسات آموزشی در سطح شرکت، گفتگوی آنلاین و بحث های گروهی یا ترکیبی از این گزینه ها و سایر موارد باشد. برای اینکه مکان تخصص جنبه موثرتری در سیستم مدیریت دانش داشته باشد، باید یک ماتریس قابل جستجو برای اسناد صلاحیت ها ساخته شود.

نکات مثبت:

• می توان بلافاصله به سوالات پاسخ داد.
• در صورت عدم درک مطلب می توان توضیحات را ارائه داد.
• جلسات طوفان فکری را می توان با بهره گیری از قدرت ترکیبی تجربه و دانش گروه، تسهیل کرد.
• یادگیری حضوری باعث می شود که با وضوح بیشتری به خاطر سپرده شود.

موارد منفی:

• می تواند وقت گیر باشد و وظایفی را که دارنده دانش سعی در انجام آنها دارد را از بین ببرد.
• یک سیستم مکان تخصص می تواند برای ساخت و نگهداری وقت گیر باشد.
• مستندسازی و ذخیره آن برای استفاده در آینده دشوار است.
• اگر دارنده دانش از شرکت خارج شود، می تواند سبب  از بین رفتن دانش شود.

2. مستندات، راهنماها، دستورالعمل ها، سوالات متداول و آموزش ها

این ارتباطات کتبی برای ذخیره و انتقال دانش بسیار مناسب است. با مدیریت دانش مبتنی بر متن، سیستمی برای ذخیره، طبقه بندی و پیگیری موضوعات ضروری است. در بسیاری از موارد، فراداده کمک بزرگی برای این امر می کند.

موارد مثبت:

• به راحتی بایگانی و ذخیره می شود.
• به اشتراک گذاری آنلاین آسان است.
• می تواند به راحتی تخصص چند نفر را در یک بسته قرار دهد.
• وقتی سازماندهی بهتر صورت گیرد، دسترسی به راه حل نیز آسان تر می شود.

موارد منفی:

• برای ایجاد نیاز به زمان بیشتری دارد.
• باید به درستی سازماندهی شود، در غیر این صورت دانش قابل کشف نخواهد بود.
• دانش باید به روز باشد.

3. انجمن ها، اینترانت ها و محیط های همکاری

این منابع آنلاین باعث ایجاد مکالمه می شوند و دارندگان دانش بسیاری را به همان مکان می آورند. موضوعات، ساب فرم ها و گروه ها را می توان با توجه به موضوع، سطح تخصص یا تعداد طبقه بندی های دیگر تقسیم کرد.

موارد مثبت:

• همکاری نوآوری را پیش می برد.
• بسیاری از کارشناسان را می توان با هم در یک مکان جمع کرد، مهم نیست که کجای دنیا یا در چه مکانی هستند.
• تسهیل تماس با تیم های از راه دور، به کار گروهی و انتقال دانش کمک می کند.

موارد منفی:

• می تواند یک محیط آشفته و پر سر و صدا باشد.
• دانش به طور فعال تأیید نمی شود زیرا به بحث اضافه می شود.
• جستجوی بسیاری از پیام ها و بندها برای یافتن پاسخ های مرتبط، زمان بر است.
• پیام ها و بندها بایگانی نمی شوند.

4. محیط های یادگیری و توسعه

ایجاد محیطی که یادگیری به عنوان یک دارایی در نظر گرفته شود، کارکنان را به سمت آموزش مداوم خود سوق می دهد. انگیزه دادن به آنها برای استفاده از سیستم های مدیریت دانش شما، منجر به ایجاد کارمندان با مهارت می شود که آماده هستند نقش های رهبری را در سازمان شما به عهده بگیرند. برای این اتفاق باید فن آوری، یادگیری و توسعه ساختار در دسترس وجود داشته باشد که کارمندان بتوانند از آن استفاده کنند.

موارد مثبت:

• کارمندان با انگیزه می توانند دانش خود را به میل خود توسعه دهند.
• مسیرهای آموزشی را می توان تعیین کرد.
• این ساختار امکان کشف آسان سوژه ها را فراهم می کند.

موارد منفی:

• برای ساخت و نگهداری نیاز به تلاش زیادی دارد.
• محتوا باید ایجاد و به طور مداوم به روز شود.

5. مطالعات موردی

این مطالعات عمیق درباره موضوعات خاص به عنوان راهنمای کامل یک موضوع است. نگاهی به اقدامات انجام شده، نتایج این اقدامات و درس های آموخته شده می تواند بسیار ارزشمند باشد و به شما اجازه می دهد كه دروس آموخته شده به طور كامل مستند و بایگانی شوند.

موارد مثبت:

• ارائه کامل اسناد و بایگانی دروس آموخته شده را ممکن می سازد.
• به راحتی قابل اشتراک است.
• کارآمد برای انتقال اطلاعات پیچیده.

موارد منفی:

• برای ایجاد زمان و مهارت زیادی صرف می شود.
• می تواند برای استفاده گسترده از دانش بسیار تخصصی باشد.

6. وبینارها

این سمینارهای آنلاین می توانند در توزیع گسترده ایده‌ها در بین تیم ها، شعب یا کل شرکت بسیار مفید باشند.

موارد مثبت:

• قابل ضبط و استفاده مجدد است.
• حضور برای همه کارمندان علاقه مند آسان است.

موارد منفی:

• برای برنامه ریزی، نوشتن و تحویل نیازمند صرف وقت و تلاش است.
• به سازمان نیاز دارد.

بیشتر بخوانید: 5 دلیلی که باعث می شود به موفقیت نرسیم+ چگونگی غلبه بر آنها

فرآیند مدیریت دانش

در سازماندهی مدیریت دانش برای یک تجارت، یک فرایند مدیریت دانش چهار مرحله ای وجود دارد که می تواند دنبال شود.

1. کشف

چگونه دانش درون سازمان کشف خواهد شد؟ در هر سازمانی، منابع مختلف دانش وجود دارد. در این مرحله از فرآیند، منابع دانش شناسایی می شوند و همچنین مواردی از جمله جایی که دانش انتقادی نگهداری می شود، چه چیزهایی می توان از این دانش آموخت و اگر زمینه هایی وجود دارد که می توان دانش را در طی فرآیند از دست داد، بررسی می شوند. فرآیند کشف به درک جامعی از جریان دانش سازمان کمک می کند.

2. گرفتن

دانش موجود و جدید چگونه ذخیره خواهد شد؟ هر سازمانی شامل دانش گسترده ای است و باید به صورت آگاهانه ذخیره و سازماندهی شود. با ایجاد سیستمی که نگاشت و طبقه بندی می شود، دانش به راحتی قابل دسترسی است و ساختار سازمانی افزایش می یابد. این مرحله می تواند شامل اسکن اسناد، استفاده از فراداده و نمایه سازی باشد.

3. فرآیند

چگونه می توان به بهترین وجه این دانش را تلفیق کرد؟ این مرحله شامل تجزیه و تحلیل عمیق دانش جمع آوری شده در دو مرحله قبلی است. سازمان باید دانش را سازماندهی و ارزیابی کند تا ببیند به بهترین وجه می توان آن را در ساختار سازمان قرار داد یا خیر. این مرحله زمانی است که یک سازمان باید تغییر فرهنگی به سمت تقسیم دانش و ایجاد کارکنان را به عنوان مبتکر ایجاد و ترویج کند.

4. به اشتراک بگذارید و بهره مند شوید

چگونه افراد درون سازمان به بهترین وجه می توانند به این دانش دسترسی پیدا کنند؟ هدف از مدیریت دانش امکان دسترسی آسان به دانش در داخل سازمان است. ساخت سیستمی که کارساز باشد اولین قدم است، اما افراد باید نحوه استفاده از آن سیستم را بدانند. اجرای برنامه های آموزشی می تواند به افزایش درک سیستم های مدیریت دانش کمک کند. پس از استفاده از سیستم، شرکت از افزایش کارایی، تصمیم گیری بهتر و کارکنان مبتکرتر بهره مند می شود.

چارچوب مدیریت دانش

مردم - مدیریت دانش باید در اولویت شرکت باشد و اخلاق به اشتراک گذاری دانش باید در DNA شرکت تعبیه شده و به آن اهمیت داده شود.

فرایند - برای همه مراحل مدیریت دانش باید یک سیستم مشخص وجود داشته باشد، در عین حال فضایی برای نوآوری نیز بگذارد.

فناوری - فناوری از مدیریت دانش پشتیبانی می کند، اجازه می دهد تا دانش در سیستم های مدیریت دانش جستجو، پیدا شود و به آنها دسترسی یابد. فناوری همچنین به مردم امکان برقراری ارتباط بهتر را می دهد.

حاکمیت - حاکمیت سازمان باید اشتراک دانش را در اولویت قرار داده و به آن پاداش دهد. بدون این مرحله، ایجاد سیستم های مدیریت دانش یک نبرد است.

سازمانهایی که از مدیریت دانش به طور کامل استفاده می کنند بهتر قادر به واکنش سریع در برابر تغییر شرایط بازار هستند، خدمات بهتری به مشتریان خود ارائه می دهند و نوآوری و کارایی آنها را افزایش می دهند.

بیشتر بخوانید: بهترین مشاوره کسب و کار چیست: انواع مشاوره

سیستم های مدیریت دانش چیست؟

سیستم های مدیریت دانش راه حل های فناوری اطلاعات هستند که امکان ذخیره و بازیابی اطلاعات ذخیره شده در شرکت را فراهم می کنند و امکان همکاری بهتر و حل موثرتر مشکلات را فراهم می سازند. این سیستم ها بسته به نیاز شرکت شما، ویژگی های مختلفی دارند. 

شما می توانید برای دریافت مشاوره‌ی اختصاصی تر با گروه مشاورین با تجربه‌ی پاوینو در ارتباط باشید.