مقالات

چرا سیستم سازی در مدیریت ضروری است؟| پاوینو

سیستم سازی
سیستم سازی در مدیریت امری بسیار مهم و ضروری برای مدیران می باشد و سبب می شود کارها در کمترین زمان و با سرعت بیشتر و همچنین کارآمد تر صورت بگیرند. سیستم سازی در شرکت ها سبب می شود فعالیت ها به صورت برنامه ریزی شده تر و حساب شده تر انجام شوند. در این مقاله با پاوینو همراه باشید تا بیشتر در اینباره بخوانید.

سیستم سازی چیست؟

سیستم به مجموعه ای گفته میشود که هر جزء آن وظیفه مشخصی دارد و در انتها به یک خروجی مشترک منتهی می شود. بر این اساس میتوان یک کسب و کار را همچون سیستمی در نظر گرفت که هدفی مشترک را دنبال می کنند. سیستم سازی در حقیقت کلیه فرایند هایی است که در یک کسب و کار صورت می گیرد تا کارها حتی بدون دخالت و نظارت مستقیم مدیران و در زمانی که حضور ندارند نیز به درستی پیش رود. سیستم سازی سبب صرفه جویی در انرژی، زمان و هزینه می شود و سبب می شود کار ها بهتر انجام شوند.
اغلب مدیران تصور می کنند اگر در محیط کارشان حضور نداشته باشند کارها به خوبی پیش نمی روند. چنین اتفاقی بیانگر آن است که فرد مدیریت صحیحی نداشته است چرا که در صورت مدیریت و سیستم سازی در شرکت، کارها بدون حضور مدیر نیز به درستی پیش می روند و وابستگی به مدیر وجود ندارد. برای دریافت مشاوره بیشتر با پاوینو در ارتباط باشید.

درخواست مشاوره

سیستم سازی

مزایای سیستم سازی

سیستم سازی در مدیریت مزایایی را نیز در پی دارد از جمله:
1.کاهش زمان مورد نیاز برای پیشبرد کار ها: با این روش مدیران زمان آزاد بیشتری در اختیار دارند و در انتهای روز زمان کافی برای استراحت و برنامه های شخصی خود را دارند که در نتیجه آن خستگی افراد کمتر شده و عملکرد بهتری را در تایم کاری ارائه می دهند. اگر شما مدیری هستید که از اول صبح تا پایان ساعت اداری دائم مشغول کار و تصمیمی گیری برای مسائل کوچک و بزرگ می باشید و حتی در منزل نیز به دنبال انجام هار ها هستید، پیشنهاد می کنیم از سیستم سازی در کسب و کارتان بهره ببرید.

بیشتر بخوانید: راه های بهبود کسب و کار
2.انجام وظایف مدیر: در اغلب کسب و کار ها مدیران از بین کارمندان برتر که وظایف خود را به خوبی می دانند انتخاب می شوند. اما اشکال کار آنجاست که بسیاری از این افراد در پست مدیریت نیز همچون یک کارمند خوب و وظیفه شناس عمل می کنند نه یک مدیر. مدیران وظایف بسیار مهم تری از کارهایی همچون حسابداری و بررسی امور مالی دارند. از وظایف مدیر می توان به هدف گذاری برای کار، بررسی میزان پیشرفت نسبت به هدف در هر ماه، استخدام نیروهای جدید و یا اخراج برخی کارکنان و ارائه راهکار در زمان بروز مشکل اشاره کرد. با سیستم سازی مدیران زمان کافی برای انجام کارهای مربوط به خود را پیدا می کنند.
3.پیشرفت و رشد:اگر در ابتدای کار هستید و تعداد کمی مشتری دارید احتمالا ارائه خدمات به آنها برایتان راحت تر است. اما حال تصور کنید کسب و کارتان پیشرفت زیادی داشته وتعداد زیادی مثلا هزار نفر مخاطب دارید. آیا می توانید به همه آنها به یک اندازه خدمات ارائه دهید؟ در این حالت سیستم سازی در مدیریت کمکتان خواهد کرد. سیستمی که شما به آن نیاز دارید می تواند شامل سخت افزار یا نرم افزارهایی باشد.

عدم وجود سیستم سازی

اینکه برخی افراد علاقه ای به سیستم سازی در مدیریت ندارند می تواند ریشه در چند دلیل زیر داشته باشد.
1.    بسیاری از مدیران از اینکه کارها را به فرد دیگری واگذار نمایند، هراسانند. حتی گروهی از آنان با واگذاری کارها به دیگران احساس پوچی و بی ارزش بودن می کنند و یا تصور می کنند خودشان بهتر از دیگران می توانند از پس کارها بر بیایند.اما باید بدانید اگر افراد موفقی همچون بیل گیتس می خواستند به این طریق عمل کنند وهمه کارها را خودشان انجام دهند هرگز به موفقیت نمی رسیدند پس واگذاری کارها به سایر کارمندان برای موفقیت واجب است. قطعا برای اینکه افراد بتوانند همچون شما کارها را پیش ببرند لازم است تا مدتی آموزش ببینند و بر کارشان نظارت شود اما پس از مدتی بدون نظارت مستقیم شما فعالیت های شرکت به درستی پیش می رود.

سیستم سازی
2.    برای سیستم سازی در مدیریت ناچار به استفاده از فناوری هستید. برخی از مدیران به دلیل اینکه کار کردن با نرم افزار ها و اپلیکیشن های مختلف را بلد نیستند از سیستم سازی گریزان اند. اگر کارکردن با این نرم افزار ها برایتان خیلی دشوار می باشد می توانید فرد متخصصی را برای اینکار استخدام کنید و تمام انتظارات خود را به او در میان بگذارید و از او بخواهید در پایان هر ماه گزارشی به شما ارائه دهد.
3.    برخی از مدیران آنقدر در طول روز پر مشغله هستند که تصور می کنند سیستم سازی در مدیریت بار کاری بیشتری بر روی دوششان خواهد داشت. در صورتی که پر مشغله بودن آنها نشانگر این است که بسیاری از کارهایی در طول روز انجام می دهند جزو وظایفشان نبوده و باید بین  کارمندان تقسیم شود.

بیشتر بخوانید: مشاوره کسب و کار چیست؟

نظرات کاربران
یلدا زارع

یلدا زارع

                سیستم سازی یکی از اساسی ترین نیازهای کسب و کارهاست به نظرم
مرسی از پاوینو بابت مقاله خوبش
            
پاسخ دادن 1 0

نظر شما

ایمیل شما نشر نخواهد شد.فیلد های ضروری با * نشانه گذاری شده است.

تصویر امنیتی Refresh Icon

پیام شما بعد از بررسی نمایش داده خواهد شد

نظر خود را بنویسید