سیستم سازی سازمانی در کسب و کار

بیش از هر چیز باید گفته شود که منظور از سیستم سازی سازمانی تنها نصب یک نرم افزاری مانند CRM در بخش فروش و بازاریابی و یا نرم افزار همکاران سیستم در بخش مالی و یا حتی در حالت کلی در نرم افزار ERP در بخش برنامه ریزی برای کسب و کارها نیست. منظور از سیستماتیک و سیستمی نمودن سازمان ‌ها ایجاد یک مجموعه فراگیر متشکل از تمامی عوامل موثر بر سازمان مورد نظر است که مستلزم دانش ای عمیق و جامع بر تمامی عوامل مثل مشتریان، جامعه و فرایندهای سازمانی مانند مالی، فروش، تولید منابع انسانی و غیره که بسیار بر کیفیت تصمیمات در سازمان مورد نظر موثر هستند.

سیستم مجموعه ای از اجزای به هم پیوسته است که برای کسب هدف مشترک فعالیت می‌کنند معمولاً سیستم های بزرگ از تعداد خرده سیستم یا اجزای کوچکتر تشکیل می شود.

برتالافی ۱۹۷۲

اگر برای مدیریت کسب و کار خود نیاز به مشاوره دارید، همین حالا فرم درخواست مشاوره پاوینو را تکمیل نمایید.

سیستم سازی سازمانی چیست

سیستم سازی سازمانی در واقع کارآمد کردن سیستم کسب و کار است. فرآیندی در سیستم سازی سازمانی رخ می‌ دهد به نوعی یک تلاش بر این است که سیستم کسب و کارتان وابسته به یک شخص یا اشخاص نباشد. به عبارتی اگر شخص یا اشخاصی خصوصاً خودتان در کسب و کارتان و حضور نداشته باشید کارآمدی سیستم از بین نرود. به طور مثال وقتی شما سوار خودروی خود می شوید می ‌توانید پیش بینی کنید که با استفاده از سیستم رانندگی خودتان و امکانات خودرو این وسیله تا چه میزان بنزین مصرف میکند و حداکثری مسافت و سرعت را تخمین بزنید. همچنین شما می ‌دانید که چطور از ابزارهای خود را مانند پدال ها فرمان و دنده برای هدایت آن وسیله استفاده کنید. این قابل پیش‌ بینی بودن فرایند خودروی شما به این معنا است که آن وسیله یک سیستم کارآمد است. در حقیقت سیستم سازی سازمانی به مجموعه‌ ای از روش‌ ها و اصولی که فرآیند انجام فعالیت‌ ها و وظایف را در یک کسب و کار مشخص می‌ کند گفته می شود.

سیستم کسب و کار در حالت طبیعی در حال تغییر و تحول است. رویکرد سیستماتیک در کسب و کار باعث می شود که سیستم به صورت کارآمد تر و سازگار با محیط رفتار کند به عبارت ساده ‌تر در هر سیستمی چهارچوب و نظام و استراتژی اعمال می شود که ما بقی فرآیندهای کلیدی بر اساس آن انجام می گیرد این سیاست ها می تواند از پرینت گرفتن یک نامه گرفته تا ایجاد مشتری و بازاریابی باشد و سیستم سازی به نوعی استراتژی و چهارچوب این فرآیندها را به صورت تفکیک شده ارائه می دهد.

انواع سیستم های سازمانی کسب و کار

سیستم های نرم

 سیستم های نرم تمامی افرادی ایده ها  و روش های مورد استفاده توسط کارمندان برای انجام فرایند ها را در بر می گیرد.

سیستم های سخت

 سیستم های سخت شامل امکانات و وسایل و تجهیزات فیزیکی کسب و کار است که کارآمدی شرکت را بالا می برد.

سیستم های اطلاعاتی

 سیستم های اطلاعاتی همان طور که از اسم آن پیداست شامل تمامی اطلاعات و داده‌ ها است و تمامی اطلاعات مربوط به عملیات های کسب و کار و بحث های مقایسه ای و آماری بین آنها را در بر می گیرد.

مزایای سیستم سازی سازمانی

همانطور که گفته شد سیستم سازی سازمانی یکی از ضروری ترین تکنیک های مورد نیاز برای کسب و کارهای نوپا و حتی کسب و کارهای قدیمی است که در زیر به برخی از مزایای آنها اشاره می کنیم:

• اتکا نداشتن فرآیندهای شرکت به یک شخص یا اشخاص
• پایداری و حفظ دستاوردهای شرکت و بالا بردن کیفیت آن ها در طول زمان
• کاهش خطاهای انسانی در انجام فعالیت ها
• دسترسی ساده به اطلاعات و امکان تجزیه و تحلیل داده ها
•  سرعت بخشیدن به فرآیندهای سازمانی و افزایش کارایی آنها
•  انطباق پذیری و سازگاری بهتر با تغییرات شرایط محیطی و جامعه
• کم شدن هزینه ها در کسب و کارها
• بهبود مشارکت کارکنان در انجام فرایند ها

از جمله معایبی که می توان به آن اشاره کرد نیز شامل:

• دشواری تصمیم گیری نهایی با بر داشتن متکی بودن به یک فرد و به علت تعدد نظرات
• بوجود آمدن مشکلات سلسله مراتبی در کسب و کار ها
• ناکارآمدی سازمان در صورت به اشتباه تعریف شدن فرایند ها

استفاده از ابزارها برای سیستماتیک کردن کسب و کار

علاوه بر موارد گفته شده در قبل برای سیستم سازی سازمانی می‌ توان از ابزارهای سیستم دادهای و اطلاعاتی نیز استفاده نمود این سیستم‌ ها شامل ERP ها، CRM ها و SCM ها هستند که موجب ایجاد ارتباط فرآیندی با مشتریان و تامین کنند گان و عناصر وابسته می شود و از طرفی باعث یکپارچه شدن فرآیندهای داخل سازمان نیز می شود. که نهایتاً از طریق آن‌ ها فرآیندها و سیستم مورد نیاز در سازمان ایجاد شود.

با استفاده از ابزار BPM نیز می توان به صورت فرآیند محور در خواهد آمد و قواعد و زیر سیستم هایی مورد نیاز سازمان نیز توسعه و گسترش داده می ‌شود و در نهایت نیز با استفاده از KPI ها و شاخص های مورد نیاز در هر فرایند می توان چرخه‌ های بحرانی و اساسی که تعیین کننده در هر فرایند می باشند را شناسایی کرد و پس از شناسایی آنها می توان شیوه های بهبود و یا تاثیری در فرایند ها را ارائه نمود.

متکی نبودن به اشخاص

یکی از مواردی که زمان و تمرکز و فکر بسیاری از کار آفرینان را به خود مشغول می کند نحوه نظارت بر عملکرد کارکنان و اجزای سازمان است. اگر کارآفرین بتواند سیستمی بوجود آورد که فرآیندهای سازمانی بدون تکیه بر اشخاص، مسیر خود را بپیمایند کارآفرین و مدیران بخش می توانند تمرکز خود را بر روی بهبود عملکرد سرعت بخشیدن به فرآیندها و ارائه راهکارها و پیشنهاد های جدید قرار دهند. در واقع این کار همانند این است خلبان یک هواپیما هدایت هواپیما را به حالت خودکار گذاشته و تمرکز و وقت خود را صرف سایر امور بکند. از طرفی در صورتی که فرایند ها، وابسطه به اشخاص باشند و نه دستورالعمل ها، در صورتی فعالیت آن فرد به هر دلیلی  دچار مشکل یا اخلال شود، باعث مختل شدن کل فرآیند و حتی کل سیستم خواهد شد.

سیستم سازی برای چه کسانی نیاز است

با توجه به مزیت ها و موارد گفته شده در مورد سیستم سازی کسب و کار می توان گفت که افراد زیر نیازمند سیستم سازی کسب و کار هستند و بیشترین منفعت را از این سیستم سازی سیستم ها می برند.

1. افرادی که در محل کار از وقفه و کارشکنی کارمندان به ستوه آمده اند و دیگر نمیخواهند با صرف زمان و انرژی زیادی را صرف نظارت های سنگین بر این کارمندان کنند.
2. کسانی که نه به دنبال مالکیت شخصی و نفوذ خود در تمام جزئیات فرآیند ها بلکه به دنبال گسترش و رشد کسب و کار خود هستند این افراد می توانند با سیستم سازی کسب و کار خود از حداکثر توان کارکنان و مجموعه خود بهره بگیرند.
3. کسانی که ذهن آنها پر از ایده و فکرهایی می باشد که هیچ گاه فرصت پرداختن و عملی کردن آن ها را پیدا نکردند این سیستم سازی می ‌تواند زمان و انرژی زیادی را از آنها آزاد کرده و فرصت رسیدگی به این امور را داشته باشند.
4. کسانی که به دنبال موازی کاری و پرداختن به چندین کسب و کار در یک زمان هستند بدون آنکه حضور فیزیکی و مستقیم خود را در آنها داشته باشند.
5. کسانی که میخواهند کسب و کار خود را به افراد و نسل های دیگر انتقال دهند و متخصصین زیادی را در آینده پرورش دهند.

سیستم سازی سازمانی در جهان

اگر بخواهیم تاریخ سیستم سازی سازمانی در دنیا را بررسی کنیم باید به ۲۵ سال پیش برگردیم. زمانی که مایکل گربر برای اولین بار مفهوم سیستم سازی سازمانی کسب و کار را بیان کرد. در سال های بعد پیشرفت‌ های زیادی در زمینه توسعه و پیشرفت سیستم سازی سازمانی صورت گرفته و امروزه نرم افزارهای بسیاری در این ارتباط وجود دارند که عملیات تجاری مانند بودجه بندی منابع انسانی و مدیریت عملکرد ای را پوشش میدهند. در سال ۲۰۱۱ کتاب افسانه کار آفرینی اثر گربر درباره سیستم سازی عنوان کتاب اول و برتر در زمینه کسب و کار شناخته شده است که این نشان دهنده اهمیت فراوان موضوع سیستم سازی سازمانی در دنیای امروز است. همچنین  برگزاری این موضوع در سمینارها و کارگاه های آموزشی که در حال حاضر در سطح دنیا که با محوریت فرایند سیستم سازی سازمانی برگزار می ‌شود نشان دهنده که این موضوع است که سیستم سازی سازمانی به عنوان جز جدا ناپذیر از کسب و کار محسوب می شود.

با موجود موارد گفته شده در این مقاله در میان میلیون‌ ها کسب و کاری در دنیای فعالیت می کنند باید گفت که، تنها تعداد معدودی از کسب و کارها دارای سیستم سازی سازمانی مناسب هستند. تحقیقات نشان می‌ دهد که بالای ۸۵ درصد است کسب و کارها دارای چنین سیستم سازمانی نمی باشند که خود نشان دهنده وابسته بودن آن کسب و کارها به افراد است. و این به معنی نا پایداری کسب و کارها است به طوری که همواره این احتمال پیش می ‌رود که در مدت کوتاهی بعد از آغاز، کسب و کار ها دچار بحران های اساسی شوند.

 سیستم سازی سازمانی می تواند هزینه های مربوط به کسب و کارها را کاهش دهد به طوری که از طریق خود سازی وظایف تکراری کاهش ریسک ها و بهبود فرآیند ها حدود ۴۰ تا ۵۰ درصد هزینه های کسب و کار را کاهش می ‌دهد. همچنین تحقیقات نشان داده است که سیستم سازی سازمانی بازده فروش را حدود ۵ درصد افزایش داده و همچنین بهره وری را حدود ۲۰ الی ۳۰ درصد و سرعت فرآیندها را بین ۳۰ تا ۴۰ درصد افزایش داده است. با طراحی سیستم ها برای کسب و کار ها، بهروری  پروژه ها تا ۶۵ درصد افزایش یافته است و این موضوع تنها در مدت شش ماه صورت گرفته است. حدود ۱۲ درصد نیاز به داشتن کارمندان بیشتر را کاهش داده است و این ها باعث شده است که ۷۸ درصد از صاحبان کسب و کار معتقد باشند که سرمایه گذاری در سیستم سازی سازمانی باعث انعطاف پذیری و گسترش سازمان خود می شود.

برای بهره مندی از فرصت محدود مشاوره کسب و کار رایگان پاوینو، فرم زیر را تکمیل نمایید.

مشاوره بگیرید