سیستم سازی کسب و کار | پاوینو

اجزاء سیستم سازی

سیستم سازی شامل سه جزء اعضا،ابزار های مورد استفاده و اسناد می باشد. اعضا شامل تمامی افرادی هستند که در شرکت کار می کنند یا شما را در مسیر فعالیتتان یاری می نمایند. ابزار های شما شامل تلفن، کامپوتر، اپلیکیشن ها و غیره می باشد. تمامی این سه جزء دست به دست هم می دهند تا به یک خروجی مشترک که همان رشد سود می باشد، دست یابند.
اگر صاحب یک کسب و کار می باشد در حقیقت شما مالک یک سیستم می باشید که از کارمندان، ابزار و اسناد بهره می برید ،تنها کاری که لازم است انجام دهید بهینه سازی  سیستم کسب و کار می باشد تا به بهترین عملکرد دست یابید.

مزیت های سیستم سازی

اولین مزیت سیستم سازی کسب و کار آن است که وقت بیشتری را برای مدیران به وجود می آورد، چرا که دیگر نیازی نیست تا مدیران در تمام کارها و تصمیم گیری های کوچک شرکت کنند. بدین ترتیب زمان بیشتری در اختیار دارند تا بر روی مسیولیت های اصلی خود و مسائل مهم تر تمرکز نمایند. در اغلب شرکت ها مدیران بیشتر وقت خودرا صرف کارهایی می کنند که در حیطه وظایف کارمندان است. در حقیقت وظایفی را به عهده دارند که یک کارمند خوب نیز می تواند از پس آنها بر بیاید، مثل رسیدگی به امور مالی، حسابداری و غیره، که برخلاف آنچه ممکن است تصور شود از وظایف مدیران نمی باشد. سیستم سازی در شرکت سبب می شود تا کارها و وظایف به درستی تقسیم بندی و به بهترین صورت انجام شوند. در این صورت مدیران زمان دارند تا به مسئولیت های حیطه خود بپردازند. برای مثال می توانند برای آینده شرکت هدف گذاری کنند، برای رسیدن به این اهداف برنامه ریزی نمایند و با استراتژی و ایجاد انگیزه در کارکنان مسیر رسیدن به این اهداف را آسان تر نمایند. این دومین مزیت سیستم سازی می باشد. سیستم سازی در کسب و کار مدیریت دانش را بهبود می بخشد و سبب می شود از مزایای مدیریت دانش بهره‌مند شوید.

بیشتر بخوانید: چرا سیستم سازی در مدیریت ضروری است؟
و سومین مزیت سیستم سازی را میتوان افزایش رشد کسب و کار دانست به طوری که اگر سیستم سازی برای شرکت های بزرگ صورت نگیرد، رشد پس از مدتی کاهش یافته و یا متوقف می شود. ارائه دادن خدمات برای تعداد کمی مخاطب یا مشتری بسیار آسان می باشد اما برای ارائه دادن همین خدمات به چندین هزار نفر نمی توان از نیروی انسانی استفاده کرد؛ اینجاست که لزوم استفاده از سیستم سازی نمایان می شود. در نتیجه اگر میخواهید یک کسب و کار نامحدود و روبه رشد داشته باشید باید همین الان دست به کار شوید و از سیستم سازی استفاده کنید.

بیشتر بخوانید: بهترین مشاوره کسب و کار چیست: انواع مشاوره

تفکرات اشتباه درباره سیستم سازی

برخلاف تصور برخی افراد افزایش ساعت کاری به تنهایی نمی تواند موجب رشد کسب و کارتان شود. این که کارمندان شما روزانه بیش از 10 ساعت کار کنند به تنهایی تضمین کننده افزایش فروش نیست.
بسیاری از مدیران فکر می کنند که هیچ کس مثل خودشان نمی تواند از عهده کارها برآید و به همین جهت از واگذاری آنها به کارکنان خود به طور تمام و کمال گریزان اند. اگرچه برای واگذاری کارها به افراد باید از صلاحیت آن ها مطمئن شد و به آنها آموزش های لازم را داد، اما باید توجه داشت که اگر مدیران بخواهند به تنهایی همه مسئولیت ها را به عهده بگیرند هرگز موفق به توسعه کارشان نمی شوند. عده ای دیگر ممکن است متصور شوند که با واگذاری کارها به دیگران خود را فردی بی ارزش نشان می دهند در صورتی که هرگز به این صورت نبوده و برای اداره درست ناچارید تا به افراد اطمینان کنید؛ در این صورت زمان بیشتری هم برای انجام دادن وظایف مدیریتی دارید.

بیشتر بخوانید: مشاوره مدیریت چگونه بر کسب و کارها اثر می گذارد؟

اگرچه امروزه عصر تکنولوژی و فناوری می باشد اما همچنان افرادی هستند که سعی دارند تا بدون استفاده از آنها کارهای خود را پیش برند. باید بگوییم که برای سیستم سازی شما ناچارید تا از این فناوری ها استفاده نمایید. لازم است تا با اپلیکیشن های مختلف آشنا شوید تا بتوانید به وسیله آن ها کارها و وظایف را به کارمندان خود بسپارید و آنها نیز بتوانند با شما در تعامل باشند و نتایج مربوطه را به شما ارئه دهند. هرچند که می توانید از یک فرد متخصص در این زمینه بهره ببرید تا او این گونه کارهای نرم افزاری را برایتان انجام دهد، اما قطعا اگر نظارت خودتان وجود داشته باشد کارها بهتر پیش خواهند رفت. اگر شما مدیری هستید که بسیار پر مشغله اید و با وجود ساعات کاری طولانی نتیجه مورد قبولی نگرفته اید بهتر است هر چه سریع تر نسبت به سیستم سازی کسب و کارتان اقدام فرمایید. برای انجام هرچه بهتر اینکار می توانید با مشاورین پاوینو در ارتباط باشید تا بهترین مشاوره کسب و کار را دریافت نمایید..

مدل های سیستم سازی کسب و کار

بیشترین مثال ذکر شده از سیستم سازی موفقیت آمیز، تجارت مک دونالد است که بیش از 34000 رستوران در 119 کشور دارد و در آن هر شعبه قادر است همان استانداردها را در محصولات و خدمات ارائه شده تکرار کند، صرف نظر از اینکه در کجای دنیا واقع شده باشد یا مدیر آن شعبه چه کسی باشد. مک دونالدز و سایر امتیازات فست فود الگویی را برای مشاغل موفق ارائه کرده اند که طبق سیستم هایی کار می کنند که احتمال واریانس را از بین می برند. هنگام خرید حق امتیاز مک دونالد، در برنامه آموزش شرکت، شرکت می کنید و نحوه راه اندازی رستوران مک دونالد با استفاده از یک دفترچه راهنما به شما آموزش داده می شود.
یک کارآفرین موفق یا صاحب کسب و کار باید به همین شیوه کار خود را مدیریت کند: همچون حق امتیاز دادن. همانطور که توسط مثال حق امتیاز نشان داده شد، سیستم سازی اساساً به این معنی است که شما خود را با یک سیستم جایگزین می کنید. وقتی سیستم کسب و کار شما را می گرداند، شما آزاد هستید تا در مسیر گسترش نام تجاری یا ایجاد شعبه دوم، به همان روشی که حق امتیاز در اختیار دارد، گام بردارید.

بیشتر بخوانید: 7 قدم تا سیستم سازی کسب و کار

امروزه سیستم سازی بیش از هر زمان دیگری منطقی است

سیستم سازی کسب و کار از کتاب پرفروش مایکل ای. گربر(The E-Myth – Why most businesses don’t work and what to do about it.)، که در سال 1986 منتشر شد، به شهرت رسید. در سال 2011، این کتاب توسط وال استریت ژورنال به عنوان کتاب شماره 1 کسب و کار در همه زمان ها انتخاب شد. در E-Myth (افسانه کارآفرینی) گربر توضیح می دهد که چگونه کسب و کارها معمولاً توسط افرادی که از محتوای یک تجارت می دانند، به اصطلاح "تکنسین"، یعنی افرادی که می دانند چگونه کارهای فنی مربوط به یک شرکت را انجام می دهند،  به جای کسانی که خود تجارت را می شناسند و به اصطلاح "کارآفرینان" هستند، آغاز می شود. و به همین دلیل است که شرکت های نوپا طبق تعریف، مستعد شکست هستند.
برای پیشرفت یک شرکت یا تجارت، باید فراتر از اتکا  به اصطلاح "تکنسین" که اکنون به نام مالک شرکت نیز شناخته می شود، پیش رفت. گربر از مدل دادن حق امتیاز برای نشان دادن چگونگی انجام این کار توسط یک تجارت استفاده می کند: فرانشیزها نمونه های اولیه تجاری هستند که از نظر سیستم های کاملاً مستند اداره می شوند، به عنوان مثال، کتابچه های راهنمایی وجود دارد که جزئیات نحوه مدیریت مشاغل را شرح می دهد. گربر استدلال می کند که کارآفرین باید وقت خود را صرف ایجاد مشاغلی کند که بتوانند به تنهایی و بدون حضور شخص او اداره شوند و اینکار از طریق سیستم سازی کسب و کار حاصل می شود.

 در بیش از 25 سال از زمان نوشتن Gerber The E-Myth، پیشرفت های چشمگیری در توسعه فناوری و فناوری اطلاعات وجود داشته است، امروزه برنامه های نرم افزاری در مرکز بیشتر فعالیت های تجاری مانند CRM، تقویم دیجیتال، جایگزینی ایمیل، cloud storage و غیره هستند. به همین دلیل است که امروزه سیستم سازی تجارت شما حتی بیشتر از سال 1986 معقول و مهم است.
سیستم سازی کسب و کار به شما این امکان را می دهد تا سیستم های قابل تکرار برای مدیریت فعالیت های کسب و کار خود ایجاد کنید، فرآیندهای کسب و کار خود را به طور مداوم ساده و بهبود بخشید و در نهایت به کسب و کار خود امکان رشد دهید. آیا دوست دارید کسب و کاری داشته باشید که سیستم سازی شده و بدون شما فعالیت کند؟ اولین کاری که باید انجام دهید این است که تعهد دهید تا تجارت خود را به چیزی شگفت انگیز تبدیل کنید. سیستم سازی کسب و کار به روش صحیح زمان بر است، اما نتیجه نهایی برای شما و تجارتتان"تغییر زندگی" است.
برای سیستم سازی کسب و کار و پیگیری سریع روند سیستم سازی، به کمک نیاز دارید؟ از طریق لینک زیر به مشاورین ما پیغام دهید تا در اولین فرصت با شما تماس گرفته و در این مسیر کمکتان کنند.
درخواست مشاوره