در مقاله پیشین درباره سیستم سازی و فواید استفاده از آن صحبت کردیم.همانطور که گفته شد سیستم سازی سبب می شود تا کار ها با کمترین دخالت مدیران صورت گیرد.در نتیجه زمان بیشتری برای مدیر باقی می گذارد تا به کارهای مهم مرتبط بپردازد.دومین مزیت استفاده از سیستم سازی افزایش رشد فروش است زیرا سبب می شود تا بتوانید به مشتری و مخاطب خود خدمات بهتری ارائه دهید.در این مقاله با پاوینو همراه باشید تا بیشتر با سیستم سازی کسب و کار آشنا شوید.
کسب و کار
زمانی شما دارای یک کسب و کار درست و صحیح می باشید که اگر برای یک روز در شرکت خود حضور نداشته باشید مشکلی ایجاد نشود.در حقیقت باید بتوانید با دورکاری نیز سود و پیشرفت در کار را داشته باشید،در این صورت می توان گفت شما دارای یک سیستم سازی صحیح در کسب و کارتان می باشید.اما اگر خلاف این است و در نبود شما کار ها به درستی پیش نمی روند می توان گفت شما با یک کارمند شاغل در شرکت تفاوتی ندارید و لازم است نسبت به کارتان بازنگری داشته باشید.
بیشتر بخوانید: سیستم سازی در کسب و کار
هفت قدم تا سیستم سازی کسب و کار
قدم اول:استخدام افراد مناسب یکی از مهم ترین وظایف مدیران در شروع سیستم سازی می باشد که باید وقت کافی برای آن گذاشت چرا که آینده شغلیتان به افرادی که استخدام می کنید نیز بستگی دارد.
قدم دوم:کارها را به افراد مناسبش واگذار کنید.با واگذاری وظایف به افراد قدم اصلی را برداشته اید. نیازی نیست که در تک تک تصمیم گیری ها حضور داشته باشید و وقت و انرژیتان را هدر دهید تنها کافی است هر از چندگاهی در تاریخ های معین از کارکنان خود گزارش کار بخواهید و فعالیتشان را تحت کنترل داشته باشید.مثلا می توانید در پایان هر ماه با برگذاری جلسه ای پیشرفت کار ها را بررسی نمایید و در صورت لزوم بین آنها جا به جایی های لازم ر انجام دهید و یا اگر فردی شایستگی لازم را ندارد او را اخراج و فرد مناسب تری را جایگزین نمایید.هرگز در کارتان تعارف نداشته باشید و قاطعانه مسائل را پیش ببرید.
قدم سوم:اگر کار جدیدی قرار است تا انجام شود سعی کنید فردی را که در آن زمینه مهارت دارد انتخاب کنید و اگر چنین فردی را در بین کارمندان ندارید فردی را انتخاب نمایید که در کمترین زمان و با آموزش بتواند آن وظیفه را به عهده گرفته و به درستی انجام دهد.
قدم چهارم:در کارمندان خود انگیزه ایجاد نمایید تا در زمان هایی که شما هم در شرکت حضور ندارید همان گونه کار کنند که شما حضور دارید. صرفا ایجاد انگیزه مالی کافی نیست چرا که اگر انگیزه آنها مالی باشد ممکن است در صورت داشتن پیشنهاد بهتر، شرکت را ترک کنند. برای آنها امنیت شغلی ایجاد کنید تا در تایم کار نگران این موضوع نباشند؛تلاش ها و زحماتشان را برای کار ببینید و از آنها قدردانی کنید تا بدانند که کارشان ارزشمند است و همچنین در آنها حس مالکیت به کار ایجاد کنید تا احساس کنند این کسب و کار برای آنها نیز می باشد و سود و زیان شرکت ،سود و زیان آنها نیز می باشد.
بیشتر بخوانید:عوامل موفقیت در فروش
قدم پنجم:تجهیزات یا نرم افزار های مورد نیاز را تهیه نمایید.امروزه نرم افزارهای زیادی وجود دارند که فعالیت های انسانی را انجام می دهند و روند انجام کارها را سریع و آسان می کنند.
قدم ششم:دستور عمل های مشخصی را تهیه کنید و بین کارمندان پخش کنید.بسیاری از افراد وقتی کاری را برای مدتی انجام نمی دهند دستورعمل های آن را فراموش می کنند پس لازم است.مثلا برای تخفیف دادن به مشتری دستور عمل مشخصی باید وجود داشته باشد تا پاسخ تمام کارکنان به مشتری یکسان باشد.حتی برای خودتان هم دستور عمل هایی برای کارهایی از جمله استخدام نیروهای جدید و یا اخراج کارکنان داشته باشید.با گذشت زمان هر جا احساس کردید دستور عملتان کامل نیست یا نیاز به تغییر دارد آن را اصلاح کنید.
قدم هفتم:با گذشت زمان لازم است تا بررسی کنید آیا تمام این فعالیت های شما در راستای سیستم سازی کسب و کار مفید بوده است یا خیر.اینجاست که آمار و ارقام به کمکتان می آیند.یکی از شاخص هایی که می توانید از آن استفاده کنید شاخص رشد فروش می باشد که در مقالات پیشین مفصل راجع به آن صحبت شد.
بیشتر بخوانید:رشد فروش
در آخر به یاد داشته باشید که سیستم سازی قرار است باری را از روی دوشتان بردارد و شما را در راه رسیدن به رشد و موفقیت همراهی کند.قرار نیست با این کار حجم فعالیت و مشغله شما افزایش یابد.قبل از سیستم سازی لیستی از تمامی فعالیت های شرکت تهیه نمایید و تنها آن 20 درصدی از کار را که تصمیم گیری برای آن تنها از عهده شما ساخته است را برای خود بردارید و مابقی کار ها و تصمیم گیری ها را به کارکنان شایسته و مناسب آن بسپارید.