در واقع ﺳﯿﺴﺘﻢ ﺳﺎزی ﻣﺸﻤﻮل راﻫﮑﺎرﻫﺎﯾﯽ اﺳﺖ ﺗﺎ ﺑﺎ ﮐﻤﺘﺮﯾﻦ ﮐﺎرﮐﺮد و ﮐﻤﺘﺮ ﺑﻮدن ﻧﻈﺎرت ﻣﺪﯾﺮ، ﮐﺎرﻫﺎ ﺑﻪ ﺑﻬﺘﺮﯾﻦ ﺷﮑﻞ اﻧﺠﺎم ﺷﻮد، اﯾﻦ ﻋﻤﻞ ﺑﺎﻋﺚ ﻣﯿﺸﻮد ﮐﺎرﻫﺎ ﺑﻪ ﺷﯿﻮه ی ﺗﺎﺛﯿﺮﮔﺬارﺗﺮ ﺑﺎ ﺳﺎزﮔﺎری ﺑﻬﺘﺮ ﺑﺎ ﻣﺤﯿﻂ ﺷﮑﻞ ﮔﯿﺮد. ﺳﯿﺴﺘﻢ ﺳﺎزی، ﻋﻠﻤﯽ ﻣﯽ ﺑﺎﺷﺪ ﮐﻪ ﺑﻪ ﻣﺪﯾﺮان ﮐﻤﮏ ﻣﯽ ﮐﻨﺪ ﺗﺎ ﺑﺘﻮاﻧﻨﺪ واﺑﺴﺘﻪ ﺑﻮدن ﺧﻮد را ﺑﻪ ﮐﺴﺐ و ﮐﺎر ﮐﻢ ﮐﻨﻨﺪ.
در وب سایت پاوینو می خواهیم به موضوع سیستم سازی بپردازیم:
⦁ سیستم سازی چیست؟
⦁ تعریفی از سیستم!
⦁ اجزا سیستم چیست؟
⦁ تعریفی از سیستم سازی!
⦁ مزایا داشتن سیستم سازی!
⦁ چگونه سیستم سازی کنیم؟
⦁ چه کسانی نیاز به سیستم سازی دارند؟
در مرحله اول به موضوع سیستم چیست می پردازیم :
⦁ سیستم سازی :
در واقع سیستم سازی مشمول راهکارهایی است تا با کمترین کارکرد و کمتر بودن نظارت مدیر، کارها به بهترین شکل انجام شود، این عمل باعث میشود کارها به شیوه ی تاثیرگذارتر با سازگاری بهتر با محیط شکل گیرد. سیستم سازی، علمی می باشد که به مدیران کمک می کند تا بتوانند وابسته بودن خود را به کسب و کار کم کنند و در عین حال
رشد کسب و کار خود را تسریع نمایند.
⦁ تعریفی از سیستم :
در حقیقت سیستم مجموعه ای از عناصری است که شامل روش ها ، افراد، ابزار، اسناد و اصولی که فرآیند انجام کار ها، وظایف و فعالیت ها را مشخص می کند و یک خروجی مشخص دارد را سیستم سازی می گویند.
اگر بخواهیم به زبان عامیانه و ساده تر بیان کنیم؛ هر یک از این کسب و کار ها دارای سیاست، چارچوب و روش هایی که با آن تجارت می کنند و کاری انجام می دهند؛ که تمام این فرآیند های مهم و اساسی را بر حسب نظم و یک دست بودن انجام می دهد. سیاست هایی که باید در سیستم وجود داشته باشد از قبیل پروتکل ها و نحوه ی پاسخ به تلفن و در صورت پیچیده تر بودن این فرآیند مانند شیوه ی پاسخ به مایحتاج مشتری و جلب رضایت آنان را شامل می شود.
⦁ اجزای سیستم :
سیستم سازی با تک تک اجزای سازنده ارتباط تنگاتنگ دارد. سیستم هایی که شامل: سیستم های پشتیبانی، سیستم آموزشی، ارزیابی، سیستم های فروش و سیستم های موجودی می باشد.
به طور کلی سیستم ها را می توان به سه دسته تقسیم کرد:
.1 این نوع سیستم در برگیرنده ی کارکنان و ایده ها می باشد و روش های مورد نیازی که کارکنان از آن استفاده می کنند تا کار ها انجام شود.
.2 سیستم های سخت: این سیستم ها شامل تجهیزات فیزیکی کسب و کار می باشند و باعث بهره برداری و کار آمد بودن شرکت بیشتر شود.
.3 و اخرین نوع سیستم، سیستم های اطلاعاتی هستند: که اطلاعات مرتبط به فعالیت کار را جمع آوری می کنند تا از بین آنان بهترین شیوه را از طریق مقایسه پیدا کنند.
⦁ تعریف سیستم سازی:
سیستم سازی همان بهینه سازی و درست انجام دادن کاری می باشد که کارکرد تاثیرگذار و بهتری داشته باشد. این صحبت به آن منظور است که افراد کارآمدتر را به کار بگیریم و با ثبت کار آنان مدارک و اسنادی به دست آوریم که هر شخصی براساس آن بتواند کسب و کار را به سوی بهتر بودن سوق دهد و استفاده از تجهیزات قوی و ابزار های حرفه ای باعث این رویکرد میشود که سیستم به بهترین نوع خود کار کند.
⦁ مزایا داشتن سیستم سازی:
.1 مدیریت دانش
.2 دسترسی داشتن به مطالب و اطلاعات و همینطور تجزیه و تحلیل آنان
.3 کاهش پیدا کردن خطا های انسانی در طول فعالیت ها
.4 فرآیندهای مهم شرکت، متکی به یک فرد نباشد
.5 حفظ کردن دستاوردهای شرکت
.6 تمرکز کردن مدیر برای توسعه یافتن کسب و کار به جای کنترل کردن
⦁ مدیریت دانش:
به طور کلی یکی از اصلی ترین و مهم ترین بخش های یک سیستم سازی است. افرادی که در شرکت کار میکنند و ماهر هستند با نبود آنان در کار خلل ایجاد می شود. سیستم سازی در واقعه یک نوع تشکیل استقلال هویتی می باشد؛ به صورتی که با نبودن برخی افراد اختلالی در کار پیش نیآید و در راه، درست قدم بردارند.
⦁ دسترسی به اطلاعات
زمانی که در کار سیستم سازی شکل می گیرد، کارمندان و مدیران به راحتی می توانند به اطلاعات دسترسی پیدا می کنند و همینطور این اطلاعات را تجزیه و تحلیل و پیگیری کنند.
⦁ کاهش خطای انسانی
یکی دیگر از مزایا سیستم سازی کاهش خطاها و بهبود کارها می باشد، در
سیستم کسب و کار عامل مهم خطای انسانی را به طور چشم گیری کاهش می دهد.
⦁ خروج از متکی به یک فرد بودن
مدیران باید شیوه هایی را برای انجام کار ها با دقت بیشتری پیدا کنند تا کارها بتواند بدون آن که به شخصی متکی باشد در مسیر بهتر پیموده شوند. سیستم سازی را می توان از طریق جایگزینی فرآیندها با اشخاص و همینطور سبب بیشتر شدن تمرکز مدیران برروی پیشرفت بخش های دیگر دانست. کارهایی که تک بعدی باشند و متکی به افرادی باشند با هرگونه تعویض در نیروهای انسانی باعث اختلال می شوند.
⦁ حفظ دستاوردها
کارهایی که به سیستم سازی مرتبط است، از روی دیگر به علت رقابت زیاد در بازارها، شرکت های زیادی از سیستم سازی برخوردار هستند. کسب وکارهایی که از سیستم سازی برخوردار نیستند ممکن است هر لحظه تمام دستاوردها پاک شود و دیگر دسترسی به آن غیر ممکن باشد.
⦁ متمرکز شدن مدیران
اکثر مدیران در این اندیشه به سر می برند که باید تمام کارها را خودشان انجام دهند، به این علت است که آنان فکر می کنند کارمندهایشان توانایی لازم را ندارند؛ ولی با سیستم سازی کردن کارها، آنان می توانند فعالیت هایی که قبلا توسط خودشان انجام می شد حال به کارمندانشان بسپارند و خود به پیشرفت شرکت بیندیشند.
سیستم سازی در چند گام با پاوینو همراه باشید
⦁ بهینه سازی افراد
اولین قدم و اساسی ترین آن استخدام فردی مناسب است، یک سیستم ساز، آگاه است که باید انرژی و وقت زیادی صرف این کار کند؛ تا فردی شایسته را انتخاب کند.
⦁ تجربه کارمندان
بهره بردن از تجربه های کارمندان قدیمی بسیار اهمیت دارد. هر فردی که در بخشی از شرکت مشغول فعالیت بوده، اطلاعات مهمی در حیطه کار خود دارد و با پستی بلندهای کار آشنا است. همچنین با آشنایی با
مزایای مدیریت دانش می توانید تاثیر کارکنان بر کسب و کارتان را بهبود دهبد.
⦁ بهینه سازی کردن تجهیزات
سیستم سازی باید با تجهیزات جدید تهیه شود و یا اینکه از تجهیزات بهتر استفاده شود. با نصب یک سیستم تلفنی شما می توانید از راه های دور، پیام ها را گوش کنید؛ میانگین مکالمات را ببینید و ...
⦁ مسیر فرآیند
ابتدا و انتهای فرآیندها را باید مشخص کنند. هر فرآیند قرار است چه ابتدایی داشته باشد، در نهایت انتهای آن کجا می شود. نظرهای کارمندان در این زمینه بسیار مهم است و باید اطلاعات آن را ثبت کنند.
⦁ نیاز مشتری
پنجمین گام باید در شناسایی مایحتاج مشتریان دقت بیشتری کرد. هر یک از فرآیندها باید به بخشی از تأمین نیازهای مشتریان باشد.
و در آخر
⦁ چه کسانی نیازمند سیستم سازی هستند؟
.1 افرادی که از وقفه میان کار توسط کارمندان به ستوه آمده‌اند و باید قسمتی از درگیری های ذهنی خود را نظارت کردن بر روی کار کارمندان قرار دهند.
.2 افرادی که به پیشرفت و رشد صعودی در کار فکر می کنند و فقظ به دنبال آن نیستند که تمامی کارها را تنهایی انجام دهند و متکی به خود باشند این افراد با سیستم سازی می توانند از حداکثر نیرو کارمندان استفاده کنند.
.3 افرادی که برنامه های فراوانی دارند و با این تصور که مشغله و کار زیاد و نداشتن زمان کافی مانع رسیدن به تک تک برنامه های آنان می شود؛ سیستم سازی در واقعه: کار، زمان و انرژی این دسته از افراد را بهینه می کنند و به آن ها این فرصت را می دهد که به تمامی کارهایشان برسند. علاوه بر این با تمکر بر روی اهداف مهم تر می توانند سبب
افزایش فروش در تجارت خود گردند.
.4 افرادی که دارای چند شرکت هستند و می خواهند بر تمامی آن ها نظارت کنند و مدیریت داشته باشند. بدون آن که از نزدیک درگیر جزئیات شوند.
.5 افرادی که می خواهند نیروهای زیادی را پرورش دهند برای نسل های بعدی تا نیرو های متخصص در این زمینه داشته باشند.
اگر برای سیستم سازی در کسب و کارتان نیاز به دریافت مشاوره تخصصی دارید، می توانید آن را از
بهترین مشاور کسب و کار پاوینو بخواهید.
مشاوره بگیرید