استاندارد سازی فرایندهای کسب و کار| پاوینو

"به طور کلی به تصویر درآوردن توالی فعالیتهای کاری . و اطلاعات مرتبط با آن را استانداردسازی فرآیند می گویند"

هدف از استاندارد سازی فرآیند کسب و کار یک سازمان، ایجاد یک زبان مشترک مفهومی و ساده (در قالب اشکال گرافیکی که هم حجم کمتری دارند و هم براحتی توسط کاربر قابل درک هستند)، بین مدیران و کارشناسان سازمان و تحلیلگران سیستمی است.
استاندارد‌‌ سازی فرآیند کسب و کار، فعالیتی است که توسط تحلیل‌گران فرآیندها به منظور استخراج فرآیندهای موجود و نمایش فرآیندهای جدید در تمام متدولوژی‌ها و استراتژی‌های مهندسی مجدد مورد استفاده قرار می‌گیرد. در چنین فعالیتی تحلیل‌گران از ابزارهای استاندارد سازی فرآیند برای استاندارد کردن وضعیت فعلی و وضعیت آینده سازمان استفاده می‌کنند .استاندارد سازی فرآیند کسب و کار (و یا فرآیندهای سازمانی) یکی از ابتدایی ترین گام های حرکت به سمت بهینه سازی سیستم کسب و کار آنهاست. هدف از استاندارد کردن فرآیند‌ها به نوعی مستندسازی روند انجام اموری است که به هر شکل سازمان در آن دخیل است. وجود یک زبان مشترک و استاندارد سازی فرآیند کمک می کند تا این مستندات در شرایط زمانی و مکانی مختلف کارایی خود را از دست ندهند.
زبان نشانه گذاریِ استاندارد سازی فرآیند کسب و کار (Business Process Modeling Notation (BPMNاستانداردی جهت تدوین دیاگرام فرآیندهای کاری است که شامل مجموعه ای از اشکال گرافیکی (هندسی) مبتنی بر نمودار گردشی Flowchart توسعه یافته اند. هدف اصلی  استاندارد سازی فرآیند کسب وکار فراهم نمودن مدلی است قابل فهم برای تمام افرادی که در سازمان دخیل هستند، مانند سهامداران، مدیران عالی، مشتریان و ….
برای مثال در صورتی که ما درک خوبی از روند انجام پیگیری سفارش در سازمان داشته باشیم می توانیم آن را بصورت بهینه و شایسته تر در سیستم مدیریت روابط مشتریان پیاده سازی کنیم. در واقع در این شرایط ما می توانیم در جهت بهبود کیفیت و افزایش بهره وری، محصول مؤثرتری تولید کنیم که در آن کوتاه کردن مسیر فرآیند، کنترل هزینه، استفاده بهتر از نیروی انسانی و همچنین اطلاع رسانی بهتر به مشتری لحاظ شده باشد.

یکی دیگر از مهمترین مزایای استاندارد سازی فرآیند کسب وکارحفظ پیوستگی در تصمیم گیری های سازمان است. با وجود مدل مستند، پس از تغییرات احتمالی در تیم مدیریت، سازمان دچار سردرگمی و احیاناً تغییرات عمده نمی شود. بلکه تیم مدیریت جدید جهت بهبود مدل قبلی تلاش خواهند کرد و اینگونه است که پیوستگی موفقیت و ثبات یک سازمان حتی پس از مرگ شخص اول آن ادامه دار می ماند. 
مزیت دیگر، عدم سردرگمی نیروهای انسانی جدید است. در صورت تغییر در پست های سازمانی و یا جذب نیروی جدید، به کمک استانداردسازی فرآیند کسب وکار، آنها را از سردرگمی نجات خواهد داد و دیگر نیازی نیست تا پس از گذشت یک ماه نیروی جدید درک خوبی از وظایفش و فرآیند عملکردش پیدا کند. سیستم سازی در کسب و کار نیز در کنار استاندارد سازی می تواند این موارد بهبود دهد.

سطوح متفاوتی برای استاندارد سازی فرآیند کسب وکار 

•  نقشه فرآیند (فلوچارت های ساده از فعالیتها)
• توصیف فرآیند (فلوچارت به همراه اطلاعات اضافه اما نه به اندازه ای کامل که عملکرد آن را به طور کامل توصیف کند)
•  مدل های فرآیند (فلوچارت به همراه اطلاعات اضافه کامل که فرآیند بتواند تجزیه و تحلیل، شبیه سازی و یا اجرا شود)
•  نشانه گذاریِ استاندارد سازی فرآیند کسب و کار که هر یک از سطوح نام برده در فوق را پوشش می دهد.

برخی از مهمترین مزایای استاندارد سازی فرآیندهای کسب وکار به شرح زیر است:

• ایجاد تفکر مشترک و گروهی
•  تسهیل ارتباطات
• ایجاد درک متقابل
•  راهکار دسترسی به کیفیت
•  بهبود مدیریت بازاریابی
•  راهکار بهبود مستمر
•  عامل اعتماد مشتری
•  عامل رضایت مشتری
•  راهکار تشخیص و پیشگیری
•  راهکار کنترل
•  کاهش هزینه و ضایعات

افراد درگیر در تیم استاندارد سازی فرآیندهای کسب وکار

1. کارشناس کاری، کسی که دانش زیادی درباره فرآیند دارد.
2. صاحب فرآیند، فردی که مسئول اجرای کل فرآیند است و اصلاحات فرآیند را تایید می کند.
3. مدیر یا میانجی، مسئول قرار ملاقات ها، برای پرسیدن سوال جهت راهنمایی برای گرفتن تصمیم درست است.
4. کارشناس مدل سازی،مسئول طراحی مدل فرآیند 
5. کارشناس مدل سازی:  مسئول طراحی مدل فرآیند است

چگونه استاندارد سازی کنیم؟

• بالا به پایین (Top-Down):

در این روش با معماری فرآیند شروع می کنیم. نخست فعالیت های فرآیند اصلی را با جریانشان شناسایی می کنیم. سپس هر فعالیت را با جزئیات بیشتر مدل می کنیم.

• پایین به بالا (Bottom-Up):

در این روش با شناسایی فعالیت ها شروع می کنیم. فرآیندها و تراکنش های کاری را استاندارد می کنیم و آنها را در فرآیند کاری ترکیب می کنیم.

•  داخل به خارج (Inside-Out):

در این روش با فرآیندهای کاری اصلی شروع می کنیم و آنها را با افزودن کارهای پشتیبانی توسعه می دهیم.

رویکرد داخل-خارج معمولاً عملی ترین رویکرد برای استاندارد سازی فرآیند کسب و کار است.

 استاندارد سازی فرآیند های کسب و کار ابزار اصلی در تکنولوژی مدیریت فرآیندها است. در واقع می توان گفت مزیت اصلی استفاده از تکنولوژی مدیریت فرآیند، وجود زبان استانداردی به نام نشانه گذاریِ استاندارد سازی فرآیند های کسب و کار می باشد. ویژگی اصلی فرآیند ها، قابلیت تبدیل آن به زبان هایی است که قابل درک توسط سیستم های نرم افزاری است. استاندارد سازی فرآیند های کسب و کار، نموداری تحت عنوان (نمودار فرآیند کسب و کار) Business Process Diagram-BPD  فراهم نموده که به منظور استفاده افراد در طراحی و مدیریت فرآیند ها طرح ریزی شده است. عملاً نمودار فرآیند استاندارد سازی شبکه ای از اشیاء گرافیکی است که فعالیت ها، کنترل های جریان و چگونگی ترتیب اجرای فعالیت ها را نمایش می دهد.

برای دریافت مشاوره کسب و کار جهت بهبود کارایی سیستم فروش خود از برترین مشاورین کسب و کار پاوینو، فرم زیر را تکمیل نمایید.

مشاوره بگیرید