سامانه اتوماسیون اداری چیست؟

سامانه اتوماسیون اداری چیست؟

این سیستم بر پایه ترکیب سامانه اتوماسیون اداری و سامانه مدیریت فعالیتهای سازمانی و متناسب سازی آن با در نظر گرفتن نیازها و اقدامات داخل شرکت های کارگزاری و سایر شرکت های تخصصی بازار سرمایه طراحی شده است. ماهیت فعالیت این شرکت ها به دلیل ماهیت بازار سرمایه، دارای سرعت خاصی است که چنانچه سامانه اتوماسیون اداری متناسب با این فضای کاری طراحی نشده و از کارایی و سادگی لازم برخوردار نباشد، نه تنها کمکی به مدیریت فعالیت های سازمان نمی کند، بلکه مانعی در جهت ارتقا سیستم خواهد بود. از این رو در این سامانه با درنظر گرفتن تجربه فعالیت تخصصی در بازار سرمایه، درکنار ساده سازی با پاسخگویی به احتیاجات تخصصی این حوزه، راهکار جامع و جدیدی ارائه شده است.

برخی از قابلیت های یک سامانه اتوماسیون اداری به شرح زیر است:

• قابلیت ثبت و مدیریت سطوح دسترسی کلیه کاربران به شکل جامع
• قابلیت مدیریت و اعلام جلسات داخلی و خارجی به همراه دستور جلسات و صورتجلسات
• مدیریت، طبقه بندی و به اشتراک گذاری انواع گزارشات
• امکان ثبت مشخصات و اطلاعات کارکنان برمبنای تفکیک شعب
• مبتنی بر وب بودن کامل سامانه اتوماسیون اداری
• امکان کار با سامانه با استفاده از انواع مرورگرهای مختلف شامل گوگل کروم، فایرفاکس و غیره...
• قابلیت کار با سامانه از طریق تبلت ها و موبایل های مبتنی بر Android و iOS

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری سیستم اطلاعاتی متکی بر کامپیوتر است و وظیفه دارد سایر فرم های ارتباطات اداری را جمع آوری ، ذخیره و مستندات را به صورت پیام الکترونیکی بین افراد و گروه های کاری و سازمان توزیع کند
در خارج از ایران به کلیه ابزار و روش ها در جهت انجام فرآیندهای دفتری قابل پردازش به صورت داده نوشتاری و شنیداری با سیستم رایانه، اتوماسیون اداری می گویند. به طور کلی شکل تکمیل شده با امکانات گسترده تر سیستم دبیرخانه و برای جایگزینی روش دستی به سیستم مکانیزه ، آن چیزی است که به عنوان سیستم اتوماسیون اداری تعریف می شود. عمومی ترین و بالاترین درجه از اتوماسیون سیستم های اداری به نام اتوماسیون اداری نامیده می شود.

سیستم های فوق تعریف مشخصی ندارند بلکه منحصر به تعیین دیدگاههای کاربر است و این خود بدین معنی است که سیستم اتوماسیون اداری دارای تعاریف بی شماری است. در اینجا به برخی از آنها اشاره می کنیم. اتوماسیــــون اداری، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود.

کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیــــریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی است.

فهرست برخی امکانات سامانه اتوماسیون اداری

• امکان ثبت و مدیریت نامه های وارد شده و صادرشده
• امکان تفکیک دبیرخانه موقت و دائم
• امکان رزرو شماره پیش از تایید نامه
• امکان جستجوی نامه ها بر اساس شعبه، موضوع، فرستنده، گیرنده، شماره فرستنده، شماره اتوماسیون، شماره ثبت، کلیدواژه و ...
• مدیریت ثبت، تایید و شماره گذاری انواع قراردادهای کارگزاری از جمله برخط، اینترنتی، مرکز تماس و اعتباری
• مدیریت شماره گذاری انواع نامه ها و قراردادها به تفکیک شعبه
• مدیریت کارتابل وظایف کاری و ارجاعات وظایف هر یک از پرسنل
• مدیریت تعاملات شعب و مرکز شامل مکاتبات، گزارشات، درخواست ها و ارجاعات
• مدیریت انواع تعاملات داخل سازمانی شامل وظایف کاری، اطلاعات، اعلان های عمومی و انواع درخواست های پرسنل در سامانه اتوماسیون اداری
• امکان تقسیم بندی و مدیریت وظایف کاری بزرگ بین چند کاربر
• امکان ارجاع وظایف کاری، اطلاع ها و درخواست ها به شخص ثالث
• امکان پیگیری وضعیت پیشرفت و یادداشت ها و تعاملات بین کاربران در راستای کنترل پیشرفت کار
• ثبت خودکار زمان وقایع شامل زمان ارجاع، مشاهده، اقدام و ... در کلیه مراحل مختلف
• امکان جستجوی وظایف کاری در سامانه و ارجاع های مختلف بر اساس موضوع، اولویت، مهلت انجام
• آرشیو وظایف و ارجاعات خاتمه یافته با امکان جستجو و پیگیری مجدد
• قابلیت اتصال با Back Office و دریافت خودکار اطلاعات مشتریان
• مدیریت، طبقه بندی و به اشتراک گذاری مستندات مختلف از جمله:
- اسناد، مدارک، رویه ها و فرم های ISO
- بخشنامه های سازمان و سایر نهادهای ناظر
- بخشنامه های داخلی
• امکان اطلاع رسانی های داخلی
• امکان گروهبندی کارکنان با توجه به نوع فعالیت آنها (نظیر معامله گران، مدیران شعب و ...)
• امکان تعریف ساختارهای سازمانی شامل واحد ها و پست های سازمانی در سامانه اتوماسیون اداری

مزایا و معایب سامانه اتوماسیون اداری

مهمترین کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمانها، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت درکار آنها است. و به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است و اتوماسیون اداری موجب می گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت دراختیار مدیران قرار گیرد. به طورکلی، مزایای کاربرد سیستم اتوماسیون اداری به دو دسته مزایای مستقیم و مزایای غیرمستقیم تقسیم می شود.

مزایای مستقیم

این مزایا عبارتند از: افزایش محصول یا راندمان و صرفه جویی در وقت یا نیروی کــــــار. معمولاً این مزایا که قابل اندازه گیری بوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشد عبارتند از:
•    کنترل بهتر بر کار، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار؛
•    تبدیل اطلاعات از شکلی به شکلی دیگر کمتر صورت می گیرد، مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می شود؛
•    فعالیتهای غیرمولد مانند بایگانی، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود؛
•    سازماندهی پرسنل بهتر انجام می شود. چرا که با استفاده از امکانات کنفرانس تلفنی، مسافرت و گردهمایی کمتر می گردد.

مزایای غیر مستقیم

این مزایا غیرکمی هستند و ممکن است ازطریق سودآوری و رشد در بلندمدت سازمان را غنی سازند، این مزایا عبارتند از:
•    وابستگی کمتر به ادارات دیگر برای تهیه کپی، چاپ و امور مشابه دیگر؛
•    نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات؛
•    به دلیل افزایش اثربخشی کارکنان در انجام کارهــای خاص، رضایت شغلی آنها افزایش می یابد؛
•    به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع، رضایت مشتریان بیشتر می شود؛
•    رقابت بیشتر سازمانها ازطریق استفاده از منابع اطلاعــــــاتی و قابلیت لازم برای عکس العمل نسبت به فشارها و فرصتها.

اما کاربرد سیستم اتوماسیون اداری معایبی را نیز دربردارد که عبارتند از: ایجاد تغییرات در محیط انسانی، نادیده گرفته شدن برخی از روابط اجتماعی و انسانی درکارها و به صورت مکانیزه درآمدن فعالیتها، پیچیده شدن و سختی کار با سیستم ها، بروز اخلاق توجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سیستم، مشکلات جسمانی کارکنان در کار با رایانه، نپذیرفتن سیستم های مکانیزه توسط مدیران و یا کارکنان، کم شدن امنیت اطلاعات هم ازنظر دسترسی و هم ازنظر تخریب.

انواع کاربردهای سامانه اتوماسیون اداری

از دیدگاههای متعددی به انواع کاربردهای سامانه اتوماسیون اداری پرداخته شده است که در این جا به دو نمونه از آنهـــــــا می پردازیم. در یک دیدگاه انواع دستگاههای مکانیزه اداری اصلی عبارتند از:
•    در زمینه کسب اطلاعات و کپی کردن آنها: واژه پردازها، ماشینهای کپی هوشمند، سندخوانها، سیستم های صوتی دیجیتالی، حروف چینی نوری.
•    در زمینه ذخیره سازی اطلاعات: کشورهای بایگانی الکترونیک، زیر نگاشته ها (میکرو گرافیک).

مقایسه انواع سیستم های اطلاعاتی با سامانه اتوماسیون اداری

سامانه اتوماسیون اداری برای جریان اطلاعات در داخل سازمان مناسبت تر است تا بین سازمان و محیط؛ زیرا خیلی از کاربردهای اتوماسیون اداری به فرستنده و دریافت کننده برای استفاده از وسایل سازگار و یا پروتکل های ارتباطات نیاز دارد. البته باید مدنظر داشت که اتوماسیون اداری تمام ارتباطات را فراهم نمی سازد. مدیران هنوز از تلفن، جلسات حضوری و خواندن گزارشهای اداری استفاده می کنند. اتوماسیون اداری راهی برای تکمیل و ایجاد ارتباطات خاص است، ولی هنوز مدیران به استفاده از گزارشهای غیررسمی ادامه می دهند. اتوماسیون اداری عمدتاً یک سیستم رسمی با رویه تعریف شده است که بایستی در ارتباط با دیگر سیستم های رسمی مانند سیستم پشتیبانی تصمیم گیری مورداستفاده قرار گیرد. کاربرد اتوماسیون اداری بسیار ساده است. بنابراین، احتمال استفاده مدیر از آن بیشتر است. یک مدیر بایستی هم رایانه و هم دانش MIS را به منظور استفاده از بعضی از ابزارهای پیچیده سیستم پشتیبانی تصمیم گیری دارا باشد. ولی استفاده از اتوماسیون اداری احتیاج به چنین ابزار پیچیده توسط مدیر را ندارد به همین دلیل اتوماسیون اداری از جذابیت خاصی برخوردار است.

دریافت مشاوره lms