آنچه را که باید در مورد سیستم اتوماسیون اداری بدانید

سامانه اتوماسیون اداری و سیستم اتوماسیون اداری از هر دو سخت افزار و برنامه های نرم افزاری بهره می برد که موجب کاهش حجم کار شما می شود. ذخیره سازی داده های خام، انتقال الکترونیکی و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیکی شامل فعالیت های بنیادی یک سیستم اتوماسیون اداری می باشد. اتوماسیون اداری به منظور بهینه سازی و یا مکانیزه سازی مراحل اداری می باشد.
ستون فقرات اتوماسیون اداری، یک شبکه است که به کاربر اجازه می دهد تا دیتاها، پست ها و حتی صدا را از طریق شبکه انتقال دهند. کلیه عملیات اداره، از جمله ثبت، تایپ کردن، کپی کردن، فکس، تلکس، میکرو فیلم و مدیریت سوابق، عملیات تلفن در این دسته قرار دارند. تاریخچه اتوماسیون اداری در دهه 70 و 80 میلادی  شناخته شد. یک نمونه از سیستم های اتوماسیون اداری می تواند برای توضیح این مورد استفاده شود ، در پست الکترونیکی شما یک فیلتر پیدا خواهید کرد که به شما امکان می دهد همه پیام هایی که در پوشه هایی که مناسب هستند ذخیره کنید و یا حتی می توانید آنها را برای کارکنان دیگر ارسال کنید. نرم افزار اتوماسیون اداری همچنین ممکن است تکنولوژی هایی را که هزینه بر است، تقاضا کند. 

در اینجا برخی از ویژگی های اساسی و مهم که در دسته بندی سیستم اتوماسیون اداری قرار دارند آمده است.

نصب یک سامانه اتوماسیون اداری یا سیستم اتوماسیون اداری بدون شک حجم کاری را کاهش خواهد داد. این کار به شما کمک می کند تا به آسانی فعالیت کنید و همچنین از کار خود لذت ببرید. افرادی که سیستم های اتوماسیون اداری را نصب کرده اند فقط مزایای آن را تعریف و تمجید کرده اند. این کار برای کاهش حجم کار شناخته شده است و تضمین می کند که شما می توانید در اداره به راحتی کار کنید.

 تعداد چند نوع وظیفه وجود دارد که برای هر سازمانی لازم است. چیزی که سیستم اتوماسیون اداری مهم و با ارزش کرده ، این است که می تواند به راحتی این شرکت ها را اداره کند. در واقع، آن را چند وظیفه بسیار ساده و روان تبدیل می کند. 

امکان سنجی به این تعبیر است قادر به تصمیم گیری عملی است. هر کاری که امکان پذیر نیست، در ابهام باقی خواهد ماند. سیستم های اتوماسیون اداری پیوسته سازگاری کار در هر اداره را تحلیل می کنند. در هر زمان، شما باید ورودی و همچنین خروجی ها را چک کنید که باعث می شود کار بسیار قابل قبول تر باشد تا مدیران بتوانند نتیجه ارزیابی کنند. نتایج خوب یا کار بر روی وظایف تنها زمانی اتفاق می افتد که انجام کار ممکن باشد. به غیر از این، نتیجه و تصمیمی مناسب می تواند به مدیران کمک کند تا از یک رقابت خوب برخوردار باشند. امکان کار و شدنی بودن یه فعالیت برای ادامه و اجرا باید در داخل سیستم گارانتی شود.

در هر سیستم نیروی کار باید بتواند بر روی چیزها و وظایفی که به آنها داده می شود، کار کند. این است که چگونه می تواند پایداری را تأیید کند و در عین حال خود را با محیط اداره سازگار کند. در هر سیستمی همه چیز خوب و قابل کنترل نیست، شما ممکن است در انتها شاهد شکستی از شیوه کار اداری باشید. شکست سیستم های اتوماسیون اداری هماهنگی و نظم این وظایف را به خطر می اندازد و منجر به ایجاد معایب و ضرر می شود.

مزایای رقابتی همیشه به عنوان یک نقطه مثبت در هر شرکت در نظر گرفته می شود. یک شرکت فقط می تواند تصور کند که ترقیب و کنترل بیش از دیگران تنها زمانی است که بتواند مزایای رقابتی را در دیگر نقاط افزایش دهد. یکی از نکات مثبت سیستم های اتوماسیون اداری مزیت رقابتی بیش از دیگر شرکت ها را افزایش می دهد . این امر به پر رونق تر شدن بیشتر شرکت ها افزوده خواهد شد و در هنگام بازاریابی در بازارهایی که بسیار رقابتی هستند، اعتبار بسیار بیشتری شرکت به دست می آورد.

از آنجایی که اکثر فرآیندهای کسب و کار در حال حاضر به صورت اتوماتیک انجام می شوند، لازم نیست که برای استخدام هر گونه منابع جدید و یا حتی مراقبت از هر یک از این وظایف که به راحتی با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری اجرا می شود، سرمایه گذاری کنید. همانطور که همه ما می دانیم، زمان صرفه جویی برابر با پول ذخیره شده است و کسب و کار نیز می تواند با صرفه جویی در چندین فرایند تجاری صرفه جویی کند. با صرفه جویی در کل هزینه و همچنین سرمایه گذاری در منابع دیگر حاشیه سود قطعا باید بهبود یابد.

تبادل داده هایی که ذخیره می شوند یا حتی دستکاری می شوند، کاملا جزء ضروری سیستم اتوماسیون اداری هستند. این کمک خواهد کرد که در ارسال فایل ها، تبادل هر گونه اطلاعات و یا داده ها و استفاده از روش برنامه انتقال الکترونیکی هر زمان که نیاز است صورت گیرد. در طول اتصال شبکه، تمامی دیتا ها و همچنین اطلاعاتی که شامل ارائه، اسناد متنی و صفحات گسترده می تواند در عرض چند ثانیه ارسال شود. با نشان دادن ماهیت سیستم اتوماسیون اداری این کار به کارمندان اجازه می دهد تا زمان را مدیریت کنند و بهره وری را در همان زمان افزایش دهند.

زمانی که شما برای نخستین بار در نرم افزار اتوماسیون اداری و همچنین تجهیزات سرمایه گذاری می کنید این هزینه ها بسیار گران هستند. یک دستگاه مدرن که می تواند بسیاری از چیزهایی مانند اسکن مدارک لازم و تکثیر آنها را انجام دهد، برای شما هزینه می کند. کارفرمایانی که سال ها کار کرده اند ممکن است از این عملکرد استفاده نکنند. آنها از روش های قدیمی و دستی استفاده می کنند. همچنین انجام این موارد ممکن است به آموزش هایی نیز نیاز داشته باشد که وقت گیر است. در هر صورت، اگر سیستم اتوماسیون دچار مشکلی شود شما نمی توانید به انجام کار ادامه دهید  . شما نمی توانید تمام کار ها را به صورت دستی انجام دهید.
دستورالعمل هایی که شما باید درباره سیستم های اتوماسیون اداری به یاد داشته باشید

برای پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری، لازم نیست که با خرید این نرم افزار یا تجهیزات و سپس سعی کنید آن را با تجارت خود مطابقت دهید. شما باید به وظایفی که می خواهید خودکار کنید تمرکز کنید. پس از آن، جستجو برای بودجه برای خرید سیستم است که می تواند به راحتی کار می کنند. مهم تر از همه شما می توانید به جای خرید یک سیستم اتوماسیون را اجاره کنید یا به صورت دمو مورد استفاده قرار دهید، این به شما کمک خواهد کرد تا سامانه اتوماسیون اداری را به طور موقت بدون هیچ گونه عجله ای امتحان کنید و انتخاب کنید.