سیستم اتوماسیون اداری ایده آل

ویژگی های مهم سیستم اتوماسیون اداری ایده آل

اگر شما از ماشین های تایپ و فکس به رایانه ها و ایمیل ها تغییر روش داده اید مسیر طولانی را در ارتباط با اتوماسیون اداری گذرانده اید،اما هنوز به طور کامل وارد نشده اید .اگر  شما در محل کار و اداره خود هنوز زمان زیادی صرف جابه جایی می کنید، یا اگر روزها و ساعت ها برای همکاری بین تیم های اداره طول می کشد، در این موردشما فقط در نیمه مسیر اتوماسیون شدن کامل اداره خود هستید.
 اتوماسیون اداری خوب می توان به حسابداری، پردازش متن، ورودی داده های صفحه گسترده و تنظیم تقویم دعوتنامه ها ، زمانی که همه کارهای روزمره و تکراری می شوند اشاره کرد که آنگاه به طورخودکار انجام می شوند. یک سیستم اتوماسیون اداری کارایی روزانه را بدون در نظر گرفتن تعداد دفعات را افزایش می دهد. شما باید فراتر از فرآیند پردازش سند و ارسال ایمیل انجام دهید تا از سیستم اتوماسیون اداری بیشتر استفاده کنید.
اتوماسیون اداری شامل استفاده از فن آوری و ماشین آلات مدرن برای بهبود مدیریت کسب و کار و عملکرد کلی سازمان است. ممکن است کسب و کارهای کوچک بتوانند وظایف خود را با استفاده از دسکتاپ و لپ تاپ انجام دهند. در یک کسب و کار رو به رشد نیاز به بهره برداری از ویژگی های اتوماسیون اداری ضروری و تا حد زیادی منجر به صرفه جویی در زمان و افزایش بهره وری می شود.

در اینجا هفت مورد از ویژگی های ضروری اتوماسیون اداری زمانی که شما برای ساده سازی عملیات در محل کار خودبه آن احتیاج دارید آورده شده است :

1 - طراحی جریان عملیات

این مورد از مهم ترین ویژگی های اتوماسیون اداری است. هنگامی که یک سیستم را انتخاب می کنید، آن را با دقت بررسی کنید.آیا به شما اجازه می دهد فرآیندهای خود را همانطور که در نظر دارید، در هر زمان، هر مکان می خواهید ایجاد کنید؟ این کار یک سیستم اتوماسیون اداری با طراحی جریان عملیاتی تحقق می یابد و همچنین باید در بهبود مراحل انجام کار کمک کند. سعی کنید یک سیستم را که به طراحی جریانهای کاری که به اداره شما مربوط می شود کمک می کنند پیدا کنید.
 

2 –تعریف حدود و کنترل دسترسی

شما باید در اداره برای خود و سایر کارکنان شرکت مجوز دسترسی صادر کنید. حدود دسترسی برای هر عملی مهم است. در یک سیستم اتوماسیون اداری شما باید حدود دسترسی افراد را با استفاده و تعیین وظایف مشخص نمایید تا منجر به اختلالات و هرج و مرج در روند کاری نگردد. 

3- ایجاد گردش کار صحیح و تصویب شده

آیا سیستم اتوماسیون اداری شما نیاز به تایید برای تکمیل فرایندها دارد؟ انتظار برای تایید برای ادامه یک فرایند نیاز به زمان دارد در بسیاری از سیستم ها، فرآیندهای متعدد باید از طریق چرخه تأیید طولانی ادامه یابد. یکی از ویژگی های مهم اتوماسیون اداری این است که باید ساختارهای تصویب سازمانی را با توجه به عملیات کسب و کار شما ایجاد کند. و باعث کاهش زمان تلف شده شود.
 

4 - دسترسی به هر کجا و هر زمان

بنابراین  وقتی یک سیستم اتوماسیون اداری وجود دارد، تضمین کننده که در هر کجا بتوان دسترسی پیدا کرد نیست.البته شما  می توانید تصمیم بگیرید و منتظر بمانید و جریان عملیات  فعالیت خود را متوقف کنید و به زمان بعدی موکول کنید. اما یک گزینه عاقلانه برای رفتن به یک سیستم مبتنی بر رایانش ابر است که اجازه دسترسی را از هر کجا و هر زمان امکان پذیر می کند. رایانشابر، آینده محاسبات است و این همان راهی است که باید انجام دهید.

5- ادغام با برنامه های موجود

یک سیستم اتوماسیون نباید فقط یک برنامه نرم افزاری دیگر مورد استفاده سازمان قرار دهد. ویژگی های ضروری اتوماسیون اداری به این معنی است که ماژول ها می توانند با برنامه های موجود در سازمان ادغام شود.این به شما کمک می کند تا زمان و انرژی را به جای انتقال دستی همه داده ها از یک سیستم به  سیستم دیگر به راحتی انتقال دهید. شما می توانید حساب های خود را مدیریت، حقوق و دستمزد و چیزهای مختلف دیگر، همه از یک مکان واحد بررسی کنید.
یکپارچه سازی شکاف های بین سیستم های متعدد را از بین می برد و باعث کاهش دردسرها از انتقال داده ها از یک سیستم به سیستم دیگر می شود. این فرآیند معمولا وابستگی های نرم افزاری با چندین تیم دارد. بسیاری از برنامه های مبتنی بر رایانش ابر در حال حاضر از منحنی پیشی می گیرند؛ زیرا آنها به طور پیش فرض با اکثر سیستم عامل های اصلی نرم افزار ادغام شده اند و از طریق API ها و  یکپارچه سازی می شوند.

6- گزارش ها و تحلیل ها 

 امکانات سیستم اتوماسیون اداری: شما نمیتوانید عملکرد پردازش را با توجه به اینکه تیم شما چقدر فعال است، ارزیابی کنید. داده تصمیم گیرنده نهایی است و برای کسب و کار شما مهم است که تاریخچه پردازش، سرعت آن، کیفیت نتیجه و غیره را مقایسه کنید.
پذیرش یک نرم افزار دیگر برای اندازه گیری داده های کاری شما زمان گیر و غیر ضروری است.چرا یک قطعه نرمافزاری وجود ندارد که ویژگیهای گزارشگری و تجزیه و تحلیل را تعبیه کند؟ اکثر محصولات اتوماسیون اداری در حال حاضر با این ویژگی به عنوان بخشی از پیشنهاد اساسی خود مجهز شده اند.  

 7- سازگاری موبایل

در حال حاضر در دنیای کسب و کار همیشه در حال توسعه ، یک راه حل ساده برای این مسئله وجود دارد. فقط یک سیستم اتوماسیون اداری گردش کار مبتنی برابر انتخاب کنید که مردم بتوانند از هر نقطه به آن دسترسی پیدا کنند. برنامه های گردش کار مبتنی بر ابر معمولا با سازگاری با تلفن همراه نیز همراه است. این بدان معناست که افراد میتواند از برنامه ی بازاریابی خود در تلفن همراه خود و از پروژه های خود در هر کجا هستند مدیریت کنند.