اهمیت سیستم اتوماسیون اداری

سیستم اتوماسیون اداری از چه رو حائز اهمیت است؟

ممکن است شما تا به حال اهمیت اتوماسیون اداری را در زندگی روزمره خودتان درک نکرده باشید. اما شما در طول روز و در هنگام انجام کارهای روزانه از اتوماسیون، بسیار بهره می برید . زمانی که در پارکینگ را با فشردن دکمه ای باز می کنید، زمانی که ساعت کوک می کنید و خیلی کارهای روزمره دیگر، اتوماسیون کارهای شما را آسانتر می کند. سیستم اتوماسیون اداری نیز همان خودکار سازی کارها در محل کار است.
باتوجه به تعریف Webopedia ” اتوماسیون اداری ، بهره وری از سیستم های کامپیوتری برای انجام کارهای اداری نظیر : پردازش متن ، حسابداری ، ایمیل و … می باشد . ” ساده سازی و بهینه سازی روند کاری در محیط کار ، میتواند کارایی کارکنان را به طور موثری افزایش دهد.

تاریخچه سیستم اتوماسیون اداری

از آنجایی که اخیرا درباره هوشمند سازی امور بسیار صحبت می شود ، ممکن است بنظرآید که اتوماسیون اداری یک فرآیندی است که به تازگی پا بر عرصه گذاشته است. اما در حقیقت گذشته ای طولانی تر از چیزی که بنظر می‌رسد دارد. با توجه به شواهد و مدارک موجود، دانشمندان و محققان کامپیوتر از حدود ۳ دهه گذشته بر روی خودکار سازی فرآیند ها فعالیت میکردند.
در این مقاله مارگرتی هال اولسون و هنری سی. لوکاس جونیوربه کرات به توسعه سیستم های اداری اتوماتیک و بهره وری از فناوری های نوین و مبتنی بر علوم کامپیوتر در فرآیند های اداری اشاره کرده اند.

سیستم اتوماسیون اداری در دنیای امروز

با گذشت سال ها با توسعه تکنولوژی و سریع تر شدن آن، شاهد تغییرات در روند های اداری هستیم. تا قبل از این ماشین های تایپ و دستگاه هایی که کپی می کردند، فناوری برتر محسوب می شدند. اما امروزه با وجود فرم های الکترونیکی که امکان ارتباط کاربران را فراهم می آورد کار ها با سرعت بیشتری پیش می رود.
نکته قابل توجهی که وجود دارد این است که ، سرعت پیشرفت حوزه اتوماسیون اداری تحت وب با پیشرفت تکنولوژی چند برابر می شود. ورود کامپیوتر های شخصی به اداره ها و گسترده شدن استفاده از آن ها را می توان نقطه عطفی برای انقلاب در خودکار سازی فرآیند های اداری دانست. این انقلاب در دوران امروز به مرحله ای رسیده است که تقریبا تمامی کسب و کار ها در مجموعه خود حداقل از امکانات پایه اتوماسیون بهره می برند.

چهار زمینه اساسی برای استفاده از خودکار سازی

Saritha Pujari در مقاله ای “اهمیت سیستم اتوماسیون اداری برای شرکت های تجاری” چهار زمینه اساسی برای استفاده از خودکار سازی در ادارات رابیان می کند:
•    خروجی گرفتن از اسناد (با استفاده از پردازنده های متن)
•    ذخیره و بازیابی مستندات
•    انتقال پیام (ارتباط داخل شرکتی)
•    برنامه ریزی و مدیریت جلسات (با استفاده از سیستم های ارتباطی پیام)

مزایای سیستم اتوماسیون اداری

راه اندازی و طراحی اتوماسیون اداری شامل هزینه هایی می باشد. شاید برای شما این سوال پیش بیاید که تأثیر استفاده از سیستم اتوماسیون اداری بر کارکنان در محیط کار چیست؟ آیا با توجه به هزینه ای که دارد، بازخورد خوبی خواهید داشت؟ در پاسخ به این سوال ها باید در ادامه با ما همراه باشید.

بهینه سازی کارهای اداری 

در صورتی که سازمان شما از روش های سنتی استفاده می کند، اگر شما فعالیت های کارکنان خود را زیر نظر بگیرید، متوجه خواهید شد که آنها زمان زیادی را صرف سازماندهی کردن گزارشات و مستندان می کنند که بر روی از دست دادن تمرکز کارمندان امری تاثیر گذار است.

بهینه سازی در زمان و فضا 

نگاهی به تکنولوژی های جدید ذخیره سازی اطلاعات کاملا نمایانگر این موضوع است که با استفاده از  سیستم اتوماسیون اداری ، در مدت زمان کوتاهتری امکان استفاده از منابع امکان پذیر می شود . همچنین فضایی که برای بایگانی پرونده ها و فرم ها باید در نظر گرفته می شد به مراتب کاهش میابد.

استفاده مشترک از منابع

استفاده مشترک از منابع می تواند شامل منابع فیزیکی مانند دستگاه های چاپ باشد یا منابع دیجیتال مانند داده ها. به صورت سنتی زمانی که یکی از کارمندان شما نیاز به دسترسی به یک پرونده را داشته باشد، پرونده به صورت اختصاصی در دست او خواهد بود. اما با سیستم اتوماسیون اداری این امکان وجود دارد که تمامی کارمندان بتوانند به اطلاعات دسترسی داشته باشند .

مزایایی ذکر شده تنها یک دید کلی از هزاران مزیتی است که یک اتوماسیون در سطح پایه می تواند برای سازمان ها به همراه داشته باشد. به طور خلاصه مزیت هایی که سیستم اتوماسیون اداری به همراه دارد در گروه های زیر خلاصه می شود.

•    صرفه جویی در هزینه (از جمله مصرف انرژی، مواد و هزینه های کار)
•    افزایش بهره وری
•    کمک به محیط زیست
•    افزایش امنیت ذخیره سازی اطلاعات
•    دنبال نمودن خروجی
•    کاهش اشتباهات
•    بهبود ارتباطات مشتری و مشتری
•    برنامه ریزی و مدیریت وظایف
•    درک بهتر از بودجه و کنترل آن
•    مدیریت منابع