تأثیر استفاده از سیستم اتوماسیون اداری بر کارکنان

ارتباطات سازمانی، همواره از مباحث  مهم و مورد توجه در شرکت  ها بوده است. با ظهور فن اوری ‌های اطلاعات و ارتباطات، تغییرات چشم گیری در این حوزه در اداره‌ ها به وجود آمد. امروزه محیط‌ های کسب و کاری با چالش ‌های گوناگونی از قبیل گسترده شدن تعاملات درونی و بیرونی سازمان ، با نیاز به ارتباط بیشتر واحد های سازمانی و ضرورت نظارت مستمر بر پیشرفت کارها و ... مواجه اند. مدیران سازمان‌ ها نیاز دارند که با سرعت و دقت بیشتری روند انجام امور را نظارت و پیگیری نمایند. تعاملات روزمره سازمان و حجم تبادل اطلاعات در دوره ‌های کاری فشرده به اندازه‌ ای افزایش پیدا می‌کند، که انجام و پیگیری آنها به صورت دستی و سنتی عملا خارج از توان نیروی انسانی اداره بوده و ممکن است با مشکلات زیادی همراه شود.
در سال‌ های اخیر، با پیشرفت فناوری اطلاعات و شاخه ‌های وابسته به آن، راه حل‌ های مختلفی را در مسیر کسب و کارها قرار گرفته است. در این میان، سیستم ‌های اطلاعات از مهم ‌ترین و کارا ترین راه حل ‌ها برای تسهیل، کنترل و نظارت بر گردش اطلاعات در سازمان ‌ها است. یکی از پرکاربردترین انواع سیستم ‌های اطلاعاتی که مدیران را در مدیریت جابه جایی اطلاعات در سازمان کمک می کند، اتوماسیون اداری (OFFICE AUTOMATIONS) است که معمولا دارای ابزارهای ارتباطی متعددی همچون ارسال و دریافت نامه ‌ها و دستورالعمل ‌ها، ارسال و دریافت پیام ‌های شخصی و فوری، ارسال و دریافت نامه ‌های الکترونیکی داخلی و ... است.

 سیستم‌ های مدیریت اطلاعات

بهره وری از سیستم‌ های اطلاعاتی مبتنی بر رایانه در پروسه مدیریت، موجب تحولات گسترده ای در این حوزه شده است. این سیستم ‌ها با توجه به سرعت پردازش بالا و توانایی ذخیره حجم عظیمی از داده ‌ها و اطلاعات، امکان پردازش و تجزیه و تحلیل اطلاعات را به وجود آورده ‌اند، خصوصا زمانی که تحلیل حجم بزرگی از داده ‌های عددی مد نظر باشد. این حجم از اطلاعات و داده ‌ها ، از نظر فیزیکی حجم بسیار کمی را در مقایسه با روش‌ های سنتی اشغال می ‌کنند و دسترسی به آنها نیز آسان تر است. 
این سیستم ‌ها، سطوح مختلفی از کار و تصمیم گیری را در برمی‌گیرند. 
امروزه انواع مختلفی از سیستم ‌های اطلاعاتی مدیریتی در سازمان‌ ها جهت اهداف گوناگونی از قبیل: تسهیل ارتباطات، آسان‌سازی گردش مکاتبات اداری، امکان گزارش ‌گیری های مستمر و ... مورد استفاده قرار می‌گیرند. به نظر می‌رسد یکی از سیستم‌های اطلاعاتی که جایگاه مناسبی در سازمان‌های ایرانی پیدا کرده است و به طور روزمره مورد استفاده قرار می‌گیرد، سیستم اتوماسیون اداری ایده آل باشد.

سیستم اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری به افزایش بهره وری سازمان در حوزه امور اداری یاری بزرگی کرده است. امور دفتری در گذشته معمولا مورد بی توجهی و بی اعتنایی در شرکت ها قرار می‌گرفت. علیرغم اینکه بخش زیادی از نیرو و انرژی را به خود مختص کرده، ولی هیچ گاه مورد یک بازبینی اصولی در جهت بهبود و افزایش بهره‌وری قرار نگرفته بود.
در اواخر دهه هشتاد میلادی، نتایج یک تحقیق در یک دوره ده ساله بر روی استفاده سازمان‌ها در ابعاد گوناگون نشان داد که علیرغم رشد نود % بهره‌وری در زمینه صنعت، بهره‌وری در بخش امور دفتری، تنها 4 درصد رشد داشته است. این در حالی بود که در همین دوره، هزینه‌های امور دفتری از حدود 30-20 درصد به رقمی حدود 40-30 درصد از کل هزینه‌های سازمان افزایش یافته بود.
نتایج این تحقیق ثابت کرد که در حالی که افزایش عملکرد در حوزه ‌های مختلف سازمانی به طور روز افزون مورد توجه قرار گرفته و ارتقا یافته است، لکن بهره ‌وری در حوزه امور دفتری مورد بی ‌توجهی واقع شده است. از این زمان بود که ارائه سیستم‌ های اطلاعاتی تسهیل کننده امور دفتری و ارتباطات روزمره، مورد توجه قرار گرفت.
مزایا و کاربردهای اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری تأثیر بسیاری بر روند کارهای سازمان ‌ها گذاشته است. برخی مزایای سیستم اتوماسیون اداری را می‌توان چنین برشمرد:
_ کنترل بهتر بر کار
_ کم شدن فعالیت ‌های غیر مولد مانند بایگانی و نگهداری سوابق
_ کنترل و نظارت بهتر بر کارکنان
_ کم شدن هزینه مسافرت ها و گردهمایی ها
_ افزایش رضایت کارکنان و مراجعه کنندگان
_ افزایش قابلیت رقابت سازمان
_ رشد پدیده دورکاری (کار از راه دور)

سیستم اتوماسیون اداری و ارتباطات سازمانی

ورود سیستم اتوماسیون اداری به یک شرکت همراه با تغییراتی وسیع در راه ارتباطات سنتی و رایج سازمان خواهد بود. بسیاری از ارتباطات، مانند ارسال یا ارجاع نامه‌ها، با خرج کمترین وقت توسط سیستم، میسر خواهد بود. این سیستم حتی تجهیزات جدید ارتباطی را نیز در اختیار کارکنان قرار می‌دهد، مانند ارسال نامه‌های الکترونیک یا پیام‌های شخصی.
به نظر می‌رسد این سیستم برای اغلب حوزه‌های سازمانی که به گونه‌ای به ارتباطات وابسته‌اند، راه حلی دارد. بنابراین می‌توان گفت که تأثیر آن بر ارتباطات سازمانی اجتناب ناپذیر است. وجود اتوماسیون اداری از دیدگاه کارکنان، تحولی بزرگ محسوب شده است.
 

وجود سیستم اتوماسیون اداری بر برخی از ابعاد ارتباطات سازمانی تأثیرگذار است. این تأثیر بیشتر در حوزه ‌های ارتباطات و مراودات رسمی سازمانی و مکاتبات دفتری مشاهده می‌شود. همچنین سیستم اتوماسیون اداری دانشگاهی در سهولت و سرعت تبادل اطلاعات نیز نقش عمده ‌ای داشته است و در ایجاد کانال‌ های جدید ارتباطی موفق عمل کرده است. پیش‌گیری از برخی ارتباطات غیر ضروری در هنگام کار از دیگر نتایج به کارگیری این سیستم در سازمان ها است.
بنا به این نتیجه در مجموع می‌توان گفت که وجود این سیستم تأثیرات مثبتی بر ارتباطات درون سازمان ها داشته و موجب افزایش راه ‌های ارتباطی و سرعت و سهولت در تعاملات سازمانی شده است.
همراه پیاده سازی سیستم‌ های رایانه ‌ای باید به واجبات نیروی انسانی در حوزه پشتیبانی نیز نظر کافی نمود. وجود اینگونه سیستم ‌ها که عموما به صورت تحت شبکه کار می‌ کنند، الزام می ‌کند که یک گروه مجرب و متخصص در حوزه های مرتبط، در سازمان حضور داشته باشند و به رفع نواقص احتمالی سیستم بپردازند.
خصیصه های سیستم‌ های حال حاضر اتوماسیون اداری که هم اکنون در ایران بهره برده می‌شوند، خود عامل مشخص کننده ‌ای در میل سازمان ‌ها به استفاده از این سیستم‌ ها به حساب می ‌آید. به نظر می ‌رسد که طراحی سیستم‌ های اتوماسیون اداری در ایران بیشتر معطوف به بُعد مکاتبات دفتری و اداری شده و به سایر توانایی ها و قابلیت های مفید آن توجه کافی نشده است.