اتوماسیون اداری خوب + مشخصات

سیستم اتوماسیون اداری

هنگامی که تصمیم به خرید یک سیستم  اتوماسیون اداری خوب و جامع برای محیط کار گرفته می شود ،  حجم زیادی از نگرانی و استرس تصمیم گیرندگان را در بر می گیرد . مخصوصا اگر خاطره خوبی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری قبلی نداشته باشند و این نگرانیها ورای قیمت بوده و مسائل مهمتری را شامل می شوند. نگرانی هایی که مهمترین این نگرانیها امنیت است، بخصوص امنیت فکری. چنانچه نرم افزار خریداری شده هر روزما را دچار مشکل کند چیکار کنیم ؟ یا با  قسمتهای مختلف شرکت ما سازگار نباشد  چه عواقبی در پی خواهد داشت ؟ یا اگر کاربران در استفاده از آن واکنش منفی نشان دهند چه می شود؟ و  یا ادعا های که از طرف شرکت های  ارائه کننده   نرم  افزار صرفا یک تبلیغات پوچ و تو خالی باشد چه باید کرد؟
مهم ترین ویژگی هایی که باید در انتخاب  یک سیستم اتوماسیون اداری خوب و مناسب در نظر گرفت تا بتوان  با اطمینان خاطر نرم افزار ارئه شده را انتخاب کرد  عبارتند از:

سازگاری و یکپارچگی

یک نرم افزار اتوماسیون اداری زمانی نرم افزار اتوماسیون اداری خوب خوانده می شود که در مرحله اول تحت شبکه بوده و با نرم افزارهای اداری مورد استفاده در شرکت پذیرنده به راحتی یکپارچه شده باشد و عدم یکپارچگی اتوماسیون اداری ، نام اتوماسیون را خدشه دار می کند و دیگر معنای آن را پوشش نخواهد داد. سازگاری نرم افزار اتوماسیون اداری با محیط بنگاه اقتصادی و بازرگانی  جهت فراهم کردن موارد زیر بسیار حیاتی می باشد:
1- پشتیبانی از انواع مکاتبات و مراودات درون و بین سازمانی بصورت الکترونیک
2-امکان به اشتراک گذاری وظایف و اطلاعات سازمانی و توانایی پیگیری امور با هدف تحقق کارگروهی و تیمی.
3- امکان تعریف فرمهای سازمانی به صورت الکترونیک
4- موتور گردش کار جهت محقق سازی فرآیندهای سازمانی
5- بهره گیری از سیستم مدیریت اسناد الکترونیک جهت پشتیبانی از انواع مستندات سازمانی
6- بهره گیری از سیستم بایگانی متمرکز سازمانی
7- پشتیبانی از سازمان های متمرکز و توزیع شده
8- امکان تبادل اطلاعات با سایر سیستم های اتوماسیون اداری
9-امکان تبادل اطلاعات با بیرون سازمان از طریق انواع استاندارد داده های ارتباطی نظیر ایمیل، فکس و اس ام اس.

 انعطاف

انعطاف پذیری و انطباق سیستم اتوماسیون اداری با اهداف ، نیازها و کاربرهای مختلف اعم از سازمانهای دولتی و موسسات بخش عمومی و یا موسسات انتفاعی و بنگاههای اقتصادی و کارخانجات و غیره باید بگونه ای باشد  که با اعمال تنظیمات پیش فرض دلخواه  هر گروه از  کاربران ، بتوانند تحت شرایط مختلف محیط فعالیت از قبیل اضافه و یا کم کردن پرسنل ، بستگی به میزان سفارشات جدا شدن یا ترکیب واحد ها مختلف سازمانی ،به منظور بهینه سازی، تغییرات در خط تولید و یا مواد اولیه  بنا به تحریمها فعلی یا سیاستگذاری، تغییرات نرخ ارز و اثر گذاری مستقیم بر بهای تمام  شده  مواد  و  کالا، جابجائی های مدیریتی و  تغییر سیاستها ، تغییر افراد ، تغییر منابع خرید، یا فروش ، جابجائی های  فیزیکی  ، تغییر در خط  تولید ، تغییر در نوع، تولید ، بنا  به  ضرورتها و حفظ بازار  و ...... از آن بهره جویند.

امنیت اطلاعات

اطلاعات یکی از منابع با ارزش و اصلی مدیران یک سازمان است. سیستم های اتوماسیون اداری ضمن کاهش هزینه‌ها، حجم بیشتر و سطح دسترسی بالاتری از اطلاعات را به کارکنان و مشتریان سازمان‌ها  ارائه می‌دهند. به همین دلیل موضوع  "امنیت" در این سیستم‌ها اهمیت ویژه‌ای پیدا می‌کند.

در سیستم اتوماسیون اداری هنگام شناسایی کاربران و همچنین مدیریت آنها موارد امنیتی متعددی از قبیل موارد زیر باید لحاظ شود:

•    خروج خودکار از سیستم پس از گذشت زمان مشخص بدون فعالیت
•    خروج خودکار از سیستم در صورت استفاده تکراری از شناسه کاربری
•    غیر فعال شدن شناسه کاربری در صورت چند بار تلاش ناموفق جهت ورود به سیستم
•    اعمال محدودیت در ورود تعداد کاربران برخط با استفاده از قفل سخت افزاری
•    امکان مشاهده لیست کاربران برخط و امکان انقضای نشست آنها توسط راهبر
•    الزام به تغییر کلمه عبور در اولین ورود به سیستم

سایر مواردی که در امنیت سیستم در نظر گرفته شده است عبارتند از :

•    مقابله با تهدیدهای امنیتی در وب از جمله SQL & code injection ، Sniffing و ...
•    کد کردن متن نامه ها و نگهداری آنها در داخل پایگاه داده
•    رویدادنگاری تمام وقایع سیستمی
•    امکان تعریف حقوق دسترسی در سطح Record Level به منابع سیستم
•    امکان تعریف پروفایل امنیتی جهت کنترل محدوده زمانی ورود به سیستم
•    امکان تعریف پروفایل امنیتی جهت کنترل IP کلاینت ها

 همچنین از جمله امکاناتی که می تواند یک سیستم اتوماسیون اداری را به صورت ممتاز مطرح نماید امکان دور کاری در بستر امن الکترونیک است بنابراین یک نرم افزار اتوماسیون اداری شایسته باید از لحاظ امنیتی موارد فوق را شامل شود.

آموزش و ارائه خدمات فنی توسط شرکت ارائه دهنده

معمولا همه شرکتهای نرم افزاری همراه با خرید نرم افزار  آموزش استفاده از آن را به شما خواهند داد.
این آموزش می تواند بصورت حضوری و یا توسط جزوات، سی دی آموزشی که به شما  ارائه می شود انجام بگیرد.

اما نکته مهم آن است که در طی کار با یک نرم افزار جدید سئوالاتی مطرح می شود که فرد استفاده کننده از نرم افزار نیازمند به دریافت پاسخ آنهاست.بنابراین یک نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب باید سرویس دهی شایسته ای از طرف شرکت ارئه دهنده نرم افزار داشته باشد.
زیرا هیچ چیز کلافه کننده تر از یک نرم افزار جدید و ناآشنا نیست.

مطمئن باشید شرکت ارائه دهنده نرم افزار بتواند شما را در هر لحظه بصورت تلفنی یا آنلاین و یا حضوری که بهترین گزینه میباشد کمک کند. بنابراین یک نرم افزار اتوماسیون خریداری شده باید آمادگی پوشش تمام موارد ذکر شده را داشته باشد تا نام یک نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب را با خود یدک بکشد.