آموزش مجازی پافکو

به راحتی وبینار برگزار کنید! به راحتی وب کنفرانس برگزار کنید! به راحتی آزمون آنلاین برگزار کنید!

همین حالا دمو ببینید!
آموزش مجازی

مدیریت دانش

مدیریت دانش

دانش٬یک منبع کلیدی و اساسی در هر سازمان است.انسان هرچه بیشتر دانش داشته باشد٬بهتر میتواند عمل کند و قدرتمندتر خواهد بود. امروزه دانش تنها یک سرمایه نیست بلکه دانش٬ مهم ترین سرمایه برای سازمانها محسوب میشود. بنابراین٬ سازمانها نیازمند رویکرد مدیریتی متفاوتی نسبت به مسائل سازمان و کارکنان هستند.حفظ کارمندان و افزایش ظرفیت یادگیری آنان نقش تعیین کننده ای در موفقیت و کسب مزیت رقابتی پایدار برای شرکت دارد. بنابراین همانند مدیریت منابع فیزیکی مانند پول٬مدیریت دانش نیز باید بخشی از راهبرد های سازمان قرار بگیرد.

تعاریف بسیار زیادی در مورد مدیریت دانش وجود دارد اما این تعریف به نظر جامع تر است :

Knowledge Management  یا به اختصار KM٬ استراتژی ها و فرایندهای طراحی شده برای شناسایی٬جذب٬ساختاردهی٬ارزش گذاری٬ وبه اشتراک گذاری دارایی های فکری سازمان بین افراد مناسب و در زمان مناسب است که در جهت بهبود عملکرد سازمان و ایجاد ارزش صورت میگیرد.

مدیریت دانش(KM) مبتنی بر دو فعالیت اصلی است : ۱- ضبط و مستند سازی دانش ۲- انتشار آن دانش در سازمان

دلایل زیادی وجود دارد که سازمان ها در مدیریت دانش سرمایه گذاری میکند. به عنوان مثال اگر بسیاری از کارشناسان در حال بازنشسته شدن هستند و سازمان میخواهد راهی برای ثبت دانش و تجربه آنها داشته باشد یا اینکه تعداد زیادی از افراد به تازگی استخدام شده اند و تجربه و دانش لازم را ندارند٬ در این مواقع مدیریت دانش راه حلی برای سرعت بخشیدن به فرایند یادگیری است.

 همچنین اگر حجم اطلاعاتی که از طریق ایمیل ها٬اسناد ٬یادداشتها و... روزانه دریافت میشود به سرعت در حال افزایش باشد و نرخ رشد اطلاعات بسیار سریع باشد در آن صورت مدیران و کارمندان هرگز قادر به خواندن ٬نگهداری ومدیریت تمام داده هایی که در اختیارشان هست نیستند.به همین دلیل است که کسب و کار ها باید یک سیستم مدیریت دانش جامع داشته باشند.مدیریت دانش ٬اساسا مجموعه ای از رفتارها٬فرایندها و فناوری هایی است که برای مدیریت موثرتر اطلاعات و بهبود یادگیری طراحی شده است.

 

مزایای استفاده از مدیریت دانش

مزایای استفاده از مدیریت دانش
مزایای استفاده از مدیریت دانش

کسب و کار میتواند از بسیاری از مزایایی که در صورت اتخاذ یک مدل استراتژیک مدیریت دانش بدست می آورد٬استفاده ببرد.در اینجا لیستی از ۱۴ مزیت را داریم که از مدیریت دانش حاصل میشود:

۱- امکان تصمیم گیری بهتر و سریع تر

با ارائه اطلاعات مرتبط در زمان نیاز از طریق جستجو٬اشتراک و پشتیبانی ٬یک سیستم مدیریت دانش میتواند پایه‌ای برای تصمیم‌گیری خوب فراهم کند. همکاری کمک می‌کند که نظرات مختلف و تجربیات متنوع تعداد زیادی از افراد را در هنگام تصمیم‌گیری داشته باشیم و به ما برای یک تصمیم گیری مناسب کمک میکند. استفاده مجدد از دانش ذخیره شده اجازه می دهد تصمیمات بر اساس تجربه واقعی گرفته شود.

۲- آسان ساختن پیداکردن اطلاعات و منابع مربوطه

هنگامی که با نیاز به پاسخ به یک مشتری مواجه شدید٬ مشکل را حل کنید٬ روش‌ها را تحلیل کنید ٬بازار را ارزیابی کنید٬با رقیبان خود را ارزیابی کنید ٬ پیشنهادات جدید ارائه دهید ٬برای استراتژی خود برنامه ریزی کنید و شما معمولاً به دنبال اطلاعات و منابعی برای حمایت از این فعالیت ها هستید.اگر آسان و سریع بتوانید به تمام مواردی که نیاز دارید در زمانی که به آنها نیاز دارید دسترسی پیدا کنید٬فعالیت های سازمانی به صورت مؤثرتری انجام می شود.

۳- اجتناب از دوباره کاری

اگر کسی یک سند را تهیه کرده یا ارائه ای را آماده کرده که یک نیاز تکراری را تأمین میکند که باید بسیار استفاده شود. وقتی کارمندان سازمان متوجه شدند که چگونه یک مشکل رایج را حل میکنند یا اینکه میدانند چگونه یک سرویس رایج را ارائه دهند و یا اینکه چگونه یک محصول جدید را تولید کنند ٬با استفاده از سیستم مدیریت دانش دیگر میتوانند هر چقدر که بشود راه حل٬ سرویس و محصول ارائه دهند.

 درست همانطور که بازیافت مواد برای محیط زیست خوب است استفاده مجدد از این موارد برای سازمانها نیز مفید است زیرا باعث میشود تا از دوباره کاری جلوگیری شود٬ مانع مشکلات میشود ٬ در وقت صرفه جویی میشود و پیشرفت سریع میشود. سیستم مدیریت دانش به شما کمک میکند تا به جای اینکه زمانتان را روی کاری که قبلاً انجام داده اید بگذارید٬زمانتان را روی انجام کار جدیدی بگذارید.

۴- جلوگیری از تکرار اشتباهات

اگر از اشتباهاتمان درس عبرت نگیریم ٬ آنها را باز هم تکرار خواهیم کرد. مدیریت دانش به شما این امکان را میدهد که درس های آموخته شده در مورد شکستها و موفقیتها را به اشتراک بگذاریم.به منظور انجام این کار٬ کارمندان سازمان باید مایل به صحبت در مورد آنچه که اشتباه انجام داده اند باشند و باید این فرهنگ در سازمان ایجاد شود . مثلاً اگر NASA بفهمد که چرا یک شاتل فضایی منفجر شده است ٬میتواند از دوباره رخ دادن این اتاق جلوگیری کند و جان افراد زیادی را نجات دهد.یا مثلاً اگر مهندسان بفهمند که چرا بزرگراه ها و ساختمان ها در طی زلزله قبلی فرو ریخته اند٬در آن صورت میتوانند طرح های جدیدی را طراحی کنند تا بهتر بتوانند ازحوادث احتمالی در  زمین لرزه های آینده جلوگیری کنند.

۵- استفاده از تخصص و تجربه موجود

استفاده از تجربه کارمندان
استفاده از تجربه کارمندان

گروه های سازمانی از مهارت و دانش هر عضو گروه بهره مند میشوند و مهارت و دانش کسب شده٬ مزیت سازمان محسوب میشود .هرچه مهارت افراد در سازمان بیشتر شود٬ قدرت سازمان بیشتر میشود . در سازمان های بزرگ٬افرادی با قابلیت ها و پیشینه های متنوع وجود دارد که باید از قابلیتهای آنها بهره مند شوند .اما همانطور که تعداد افراد افزایش می یابد٬برای هر فرد دشوار میشود که درباره همه تمام کارمندان ٬اطلاعات داشته باشد.بنابراین حتی اگر کارمندان دانش لازم برای کمک به سایرین را داشته باشند٬آشنایی با دیگر کارمندان ندارند. به دست آوردن اطلاعات در زمان نیاز٬ میتواند بسیار مفید باشد زیرا شما از تجربه آن فرد یاد میگیرید و آن را به نیاز های فعلی خود اضافه میکنید.

۶- اطلاع رسانی اطلاعات مهم به طور گسترده و سریع

امروزه٬همه ما به اطلاعات نیاز داریم تا کارهایمان را به طور مؤثری انجام دهیم٬اما همچنین زیادی اطلاعات در منابع متنوع مشکلاتی را به وجود می آورد.چگونه میتوانیم به اطلاعاتی را که هدفمند و مفید هستند ٬سریع و به موقع دسترسی پیدا کنیم؟مدیریت دانش این مشکل را حل میکند به این شکل که در این سیستم پورتال های شخصی ٬اشتراک های هدفمند٬برچسب زدن(tagging) و موتورهای جستجوی سازمانی داریم.

۷- ارتقا استانداردها٬ فرایندهای تکرار پذیر و پروسه ها

اگر فرایندها و پروسه ها٬ استاندارد تعریف شده باشند باید همیشه آنها را دنبال کنید. این مورد به کارمندان این امکان را میدهد تا یاد بگیرند که چگونه باید کارها انجام شود تا منجر به نتایج قابل پیش بینی و با کیفیت بالا شود. با ارائه یک فرایند برای ایجاد٬ذخیره سازی٬ارتباط و استفاده از فرایندها و پروسه های استاندارد٬کارکنان قادر خواهند بود از آنها دائما استفاده کنند. پس بدین شکل٬ مدیریت دانش به سازمان میتواند کمک کند.

۸- ارائه روش ها ٬ابزار ها ٬قالب ها ٬تکنیک ها و نمونه ها

روش ها ٬ابزارها ٬الگوها ٬تکنیک ها و نمونه ها مواردی هستند که از فرایندهای تکراری پشتیبانی میکنند.انجام این کار به طور مداوم ٬کیفیت را بهبود می بخشد و یکپارچگی را در سازمان تضمین میکند.

۹- در دسترس قرار دادن تخصص های نادر

اگر نیاز شدیدی به یک مهارت و تخصص نادر وجود دارد٬مدیریت دانش میتواند آن را برای سازمان تامین کند. برای انجام این کار از طریق مدیریت دانش ٬ شیوه های زیادی وجود دارد.انجمن های گفتگو اجتماعی٬ رویدادهای آموزشی٬ پرسیدن از سیستم های متخصص٬ وبلاگ ها و ویدئو ها از جمله راه های انجام این کار هستند.

۱۰- به مشتریان نشان میدهد که دانش چقدر به سودشان خواهد بود

در شرایط رقابتی٬مهم است که بتوانید سازمانتان را متفاوت از دیگر شرکتها کنید.مدیریت دانش به مشتریان فعلی نشان میدهد که شما تخصص بالایی دارید و تلاش هایی که انجام میدهید تا محصول و یا خدمات را ارائه دهید را نشان می دهد٬در نتیجه آنها متقاعد میشوند تا همکاری را با شما شروع کنند و یا آن را ادامه دهند.

۱۱- تحویل سریع به مشتریان

سرعت سازمان در اتمام کار یکی دیگر از مزیت های رقابتی سازمان میتواند محسوب شود. اگر دو سازمان خدمات کاملا یکسانی را به مشتری ارائه دهند٬سازمانی که زودتر محصول را عرضه کند برنده است.به اشتراک گذاری دانش٬استفاده مجدد و نوآوری میتواند به طور قابل توجهی زمان ارائه یک پیشنهاد ٬محصول یا خدمات به مشتری را کاهش دهد و این به معنای افزایش نرخ موفقیت ٬ ایجاد یک کسب و کار جدید و مشتری جدید است.

۱۲- گسترش دادن دانش سازمان

گسترش دانش سازمان
گسترش دانش سازمان

به عنوان یک سازمانی که در حال رشد است ٬گسترش دادن دانش سازمان برایشان سودآور است درصورتی که سازمان بتواند از دانش همه کارمندان خود استفاده کند٬ بسیار موفق تر خواهد بود.

۱۳- قابل استفاده مجدد کردن بهترین تجارب حل مسئله

استفاده از تجارب قبلی ٬چه بهترین شیوه حل مسئله بوده باشد و یا اینکه صرفا شیوه خوبی بوده باشد٬میتواند به طور قابل توجهی نتایج هر شرکت را بهبود بخشد. برای مثال٬اگر یک کارخانه تولید در یک بخش از جهان ٬چگونگی جلوگیری از نیاز به دوباره ساختن محصول را شناسایی کرده باشد در آن صورت٬ سایر کارخانه های تولید در سراسر جهان این راهکار را اتخاذ میکند. با ایجاد یک فرایند برای تکرار شیوه های مناسب٬سازمان از مزایای آنچه که برای حل مشکلات یاد می گیرد استفاده میکند.

۱۴- برانگیختن نوآوری و خلاقیت

اکثر شرکت ها می خواهند درآمد خود را افزایش دهند٬اما رشد صنایع و افزایش رقابت ٬رسیدن به این خواسته را دشوار میکند. اشتراک گذاری دانش و همکاری افراد با یکدیگر ٬میتواند باعث برانگیختن نوآوری و خلاقیت شود و دانش جدیدی را ایجاد کنند.

اگر شما تمام این مزیت ها که توسط مدیریت دانش فراهم شده است را به دست آوردید٬سازمانتان حتما باید رشد کند و به موفقیت برسد.

 

معایب استفاده از مدیریت دانش

یکی از کلیدی ترین مواردی که هر سیستم مدیریت دانش موفق باید بداند٬محدودیت هایش است.برخی از این چالشها را در این مقاله ذکر کرده ایم:

  • یافتن راه هایی برای ثبت اطلاعات کسب و کار
  • ایجاد اطلاعات ومنابع به نوعی که آسان پیدا شوند
  • انگیزه دادن به مردم برای به اشتراک گذاری ٬استفاده مجدد و به کار بردن دانش به طور مداوم
  • هماهنگ کردن سیستم مدیریت دانش با اهداف کلی و استراتژی های کسب و کار
  • انتخاب و پیاده سازی فناوری مدیریت دانش
  • ادغام سیستم مدیریت دانش در فرایندهای موجود و سیستم های اطلاعاتی

برای غلبه به این چالش ها باید موارد زیر را انجام داد:

  • توسعه فرایندهای مشخص برای ثبت و به اشتراک گذاری دانش کسب و کار
  • تعریف دامنه و اهداف هرگونه ابتکار مدیریت دانش
  • ایجاد یک فرهنگ سازمانی برای اشتراک دانش بین کارمندان
  • تعیین اهداف و استراتژی های مشخص برای کمک به استفاده از دانش جمعی
  • درنظر گرفتن نیازهای بودجه٬استراتژی و آموزش برای هر سیستم مدیریت دانش جدید
  • در نظر گرفتن راهبردهای تغییر مدیریت برای معرفی شیوه های جدید مدیریت دانش
  • نویسنده : نیلوفر خادمی کلانتری
    • امتیاز :
    • 3
    • 0
  • تاریخ انتشار : 1397/05/27
  • تعداد مشاهده : 261 بار
نظرات کاربران
فریبرز

فریبرز

                سلام
نرم افزار آموزش مجازی lms یکی از بهترین ابزارهای مدیریت دانش در یک مجموعه است یعنی ما از ال ام اس مودل جهت مدیریت دانش استفاده می کنم و پیشنهاد می دهم به سایرین
            
پاسخ دادن 1 0

کاشانی

کاشانی

                مقاله مدیریت دانش مقاله مفید و کاملی بود ممنون بابت این مقاله خوبتون
            
پاسخ دادن 2 0

نظر شما

ایمیل شما نشر نخواهد شد.فیلد های ضروری با * نشانه گذاری شده است.

تصویر امنیتی

لطفا از گذاشتن متن بصورت فینگلیش خودداری نمایید با تشکر

پیام شما بعد از بررسی نمایش داده خواهد شد

نظر خود را بنویسید