همه چیز درباره سیستم اتوماسیون اداری

همه چیز درباره سیستم اتوماسیون اداری و کاربرد آن در استارت آپ ها

امروزه یکی از مهم ترین موارد برای استارت آپ ها، پایین نگه داشتن سطح هزینه های عملیاتی برای دستیابی به یک رقمِ ROI بهتر می باشد. یک سیستم اتوماسیون اداری نه تنها با انجام برخی از کارهای معمولی و روتین به کاهش نیاز به نیروی انسانی کمک می کند، بلکه با درگیر کردن فرآیند اتوماسیون در کارهای مختلف باعث افزایش کارایی و بهره وری کلی می شود.

 با نصب و استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری دیجیتال و مبتنی بر ابر (OAS) از پردازش و اجرای سریع تر و یک پارچه ترِ کارهای مختلف اطمینان خاطر خواهید داشت و کمتر نگران گم شدن یا از دست رفتن داده ها خواهید بود. اکنون، می توانید پیامد های عدم وجود یک راه حل دیجیتالی و خودکار برای پیگیری و مدیریت کارها در دفتر کار و سازمان خود تصور کنید. در ادامه به برخی از کار هایی که در نبود سیستم اتوماسیون اداری دیجیتال باید خودتان انجام دهید، اشاره می کنم:

• پیگیری پرداخت ها، مطالبات و اجاره ها برای املاک یا دارایی های اجاره داده شده
• برنامه ریزی و انجام تعمیر و نگه داری تجهیزات و پیگیری پیشرفت این کارها
• ارسال و جابه جایی نسخه های فیزیکی نامه ها از محلی به محل دیگر، به جای ارسال نسخه های دیجیتال از طریق میل.
•  افزایش تیکت های در حال انتظار برای حل کردن.

و کار های مهم دیگری مانند:

• تولید اسناد در فرمت های مختلف مانند ورد، صفحات گستره مانند اکسل و ارائه پاور پوینت)
• ذخیره و بازیابی اسناد
• نیاز های ارتباطی مدیران دفاتر مختلف در داخل شرکت و یا ارتباطات با اشخاص خارج سازمان مانند فروشنده ها، سرمایه گذار ها، شرکا و غیره.
• برنامه ریزی و رزرو اتاق های کنفرانس، سالن جلسات یا سالن های سخنرانی و غیره.

به همین دلایل است که استارت آپ های امروزی از یک نرم افزار اتوماسیون اداری در راه اندازی تجارت خود استفاده می کنند. سیستم اتوماسیون به آن ها کمک می کند تا زحمت کار های روزانه و تکراری را در محل کار خود کم کنند و حتی از بین ببرند و امکان اجرای یکپارچه همه وظایف و کارهای مرتبط با مدیریت را فراهم می کنند. سیستم اتوماسیون مبتنی بر ابر، برای هر دفتر کاری، سرعت و کارایی در هر کاری را به ارمغان می آورد، و همچنین با پایین آوردن هزینه های عملیاتی، موجب بهبود بازده سرمایه گذاری شما می شود.

یک سیستم اتوماسیون اداری چیست ؟

سامانه اتوماسیون اداری یک فرآیند یکپارچه است که از سخت افزار، نرم افزار و شبکه تشکیل می شود، که همه در کنار هم برای انجام وظایف و کارهای اداری مختلف مانند مدیریت موجودی، مدیریت تسهیلات، حسابداری، ایمیل و واژه پردازی(پا نویس1) کار می کنند. نرم افزار اتوماسیون با جمع آوری، ذخیره سازی، دستکاری و انتقال اطلاعات و داده های دیجیتالی برای اجرای وظایف و کارها و اهداف اصلی کار می کند.

شاید بتوان گفت که رایج ترین شکل یک سیستم اتوماسیون اداری، Microsoft Office Suite باشد که تقریبا شامل انواع ابزارهای پردازش اسناد مانند ورد، صفحه گسترده اکسل، پاورپوینت، برنامه مدیریت پایگاه داده و غیره می باشد.

سیستم های اتوماسیون امروزی پیچیده تر شده اند و با خصوصیات بک اند و فرانت اند مختلفی ادغام شده اند تا راه حل های بهتر و گسترده تری برای مشکلات مربوط به جنبه های مختلف مانند ارتباطات بین اداری، ذخیره سازی داده ها و مدیریت و غیره ارائه دهند.

بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند یک نرم افزار مدیریت تسهیلات باشد که امکان مدیریت و خودکار سازی عملیات مختلف را فراهم می کند. این عملیات می تواند پیگیری پرداخت ها و بدهی ها، مطالبات و اجاره های مربوط به دارایی های اجاره داده شده، یا نگه داری تجهیزات در محل، مدیریت استفاده از فضای موجود و موارد دیگر باشد.

مهم ترین ویژگی های یک سیستم اتوماسیون اداری

• فرآیند پیشرفته ای که از تجهیزات الکترونیکی و سیستم های ارتباطی تشکیل شده است.
• افراد، رویه ها و فناوری را درگیر و ادغام می کند.
• علاوه بر سایر تجهیزات الکترونیکی، شامل استفاده از رایانه را نیز می باشد.
• از پردازنده های واژه و سایر نرم افزار های طراحی و ارائه اسناد و مدارک استفاده می کند که از طریق شبکه محلی یا درایو ابری به یکدیگر متصل هستند.
• سایت اتوماسیون اداری به عنوان یک سیستم اطلاعاتی چند منظوره طراحی شده است و به مدیران ابزار های پشتیبانی تصمیم گیری ارائه می دهد.
• از تعداد زیادی از بسته های نرم افزاری پشتیبانی می کند که به صورت یک پارچه کار می کنند و با هم ادغام شده اند.

کاربرد سیستم اتوماسیون اداری در استارت آپ شما

یک سیستم اتوماسیون اداری از بسیاری از جهات می تواند برای کسب و کار و استارت آپ شما مفید واقع شود. البته نه تنها شرکت های نو پا و استارت آپ ها که حتی دفاتر قدیمی شما که در حال حاضر به صورت سنتی اداره می شوند نیز می تواند با یک بازسازی اساسی، خودکار شود و به سود دهی و عملکرد بهتری برسد.

در ادامه مهم ترین راه هایی که اتوماسیون اداری که با آن ها به رشد شرکت شما کمک می کند را توضیح می دهم:

ذخیره سازی و دستکاری داده ها: کارکنان دفتر شما، برای کارهای روزمره با انواع مختلف اسناد سر و کار دارند. لازم است که همه این اسناد به صورت امنی ذخیره سازی شوند. ذخیره سازی به صورت دیجیتال، ایجاد و نگهداری از اسناد را آسان می کند. همچنین امکان تهیه، ویرایش و ارسال این داده ها را در قالب های مختلفی مانند داده های متنی یا تصاویر فراهم می کند. سیستم اتوماسیون اداری با برنامه های کاربردی داده همانند نرم افزار پردازش word، ایجاد و ویرایش داده را تسهیل می کند.

مدیریت داده: جدا از ایجاد و دستکاری داده ها، سیستم اتوماسیون اداری از طریق یک سیستم مدیریت داده الکترونیکی امکان نظارت بر سازمان و کنترل پروژه ها و فعالیت ها مختلفی را فراهم می کند. با نرم افزار اتوماسیون اداری می توانید یک پروژه را به یک شخص یا یک بخش واگذار کنید، عملکرد و مهلت آن ها را رصد و پیگیری کنید و همچنین در روند انجام پروژه برای بهبود نتیجه، اظهارات و توصیه های خود را ارائه دهید. این نوع از سیستم های دستور ِ کار، سیستم های یادآوری و سیستم های مدیریت وظایف بخشی از سیستم اتوماسیون اداری هستند که به شما کمک می کنند تا یک دید کلی از تمام فرآیند سازمان داشته باشید.

تبادل داده : ماژول انتقال الکترونیکی سیستم اتوماسیون اداری، امکان تبادل داده بین کارکنان یک سازمان یا تبادل با افراد خارج از سازمان را مهیا می کند. ایمیل و سایر نرم افزار ها و برنامه های ارتباطی مانند اسکایپ به افراد اجازه می دهد تا همه انواع محتوا، از جمله اسناد متنی، فایل های تصویری، صفحات گسترده یا فایل های ویدئویی را به طور بلادرنگ و از طریق اتصال به یک شبکه به اشتراک بگذارید.

مدیریت موجودی: ماژول مدیریت موجودی سیستم اتوماسیون اداری، ردیابی سطوح موجودی، سفارشات، فروش و تحویل ها را ممکن می کند.

مدیریت کارآیی اداری: یک سیستم اتوماسیون اداری خوب تنها برای داده و موجودی نیست، بلکه به شما کمک می کند از کل دفتر خود مراقبت کنید. با نصب مجموعه کاملی از برنامه های مدیریت تسهیلات، می توانید از کارایی و بهره وری کامل در فضای اداری و کارمندان خود اطمینان حاصل کنید.

معایب و مزایای اتوماسیون اداری

اتوماسیون های اداری امروزی فراتر از تولید، ذخیره سازی و بازیابی اسناد هستند. با این حال، اطلاعات الکترونیکی و دیجیتال واقعیت اصلی اتوماسیون اداری مدرن است. قطعا اجرای سیستم اتوماسیون اداری جدید با مجموعه ای از مزایا و معایب خاص خود همراه خواهد بود.

مزایای سیستم اتوماسیون اداری:

• ارزش زمان و منابع شرکت: ارزشمند ترین دارایی هر سازمانی، زمان و منابع آن است. عملکرد خوب شرکت شما با استفاده موثر و صحیح از این دو  عامل شروع می شود. اتوماسیون اداری به شما این امکان را می دهد که از طریق ایمیل، چت، فکس و غیره با افراد ارتباط برقرار کنید و فایل های متنی، تصویری، صوتی و ویدئویی را به صورت دیجیتالی به هر فردی در داخل سازمان یا خارج از آن ارسال کنید. این روش ها با حذف دیدار حضوری برای به اشتراک گذاری اطلاعات و حذف سفر های لازم به صرفه جویی و ذخیره منابع شما کمک می کند.
• کاهش دخالت مستقیم در کارهای عادی و روتین: سیستم اتوماسیون اداری بار کاری مربوط به کارهای روتین اداری مانند ایجاد گزارش ها و سازماندهی انواع داده ها را کاهش می دهد. صفحات گسترده امکان وارد کردن، گردآوری و ذخیره داده ها را به صورت فله ای برای منابع آینده را فراهم می کند. صفحه گسترده همچنین بار کاری را کاهش می دهد و به دفتر نظم می بخشد.
• سریع تر و قابل اعتماد تر است: همه کارها مانند ایجاد، ویرایش و به اشتراک گذاری اسناد و انواع داده ها با اتوماسیون اداری سریع تر انجام می شود. همچنین، ترکیب سخت افزار ها و نرم افزار در کنار هم نتایج بسیار دقیقی می دهند. به عنوان مثال، می توانید اعداد را در صفحه گسترده اضافه کنید و بودجه را ایجاد کنید و این باعث ایجاد تعادل دقیقی می شود.
• با کاهش نیروی کار، هزینه کارها را کاهش می دهد: از کار با دفتر ِ کار گرفته تا وظایف گسترده تری مانند مدیریت تاسیسات شرکت در داخل یا خارج از شرکت، با کمک اتوماسیون اداری، تعداد نیروی کمتری برای مدیریت انواع کارها نیاز خواهید داشت. این امر با کاهش وابستگی به نیروی انسانی حتی در کوچکترین کارها به کاهش هزینه ها کمک می کند.

مانند هر سیستم دیگری، سیستم اتوماسیون اداری نیز دارای معایبی است، اما به نظر می رسد این موارد برای کسانی که از آن استفاده می کنند، چندان نگران کننده نیست. معایبی که برای اتوماسیون اداری می توان عنوان کرد به صورت زیر است:

خرابی کامل سیستم و از بین رفتن تمام داده ها: بروز اشکالات جزئی، نه به صورت خیلی مکرر ولی در حد خطاهایی که در اکثر سیستم های نرم افزاری گزارش می شوند، متداول هستند. خرابی کامل سیستم اتوماسیون یک پدیده بسیار نادر است. فناوری اتوماسییون اداری چیز جدیدی نیست، از خیلی وقت پیش ها بوده و آزمایش شده است. با رعایت بروز رسانی ها می توان به راحتی از خرابی آن پیشگیری کرد. اگر از فناوری مبتنی بر ابر استفاده می کنید که دیگر اصلا نگران از دست دادن اطلاعات در خرابی و خاموشی سیستم نباشید. در هر صورت داده های شما حفظ خواهند شد و می توانید بلافاصله بعد از راه اندازی مجدد سیستم به آن ها دسترسی پیدا کنید.

نصب آن هزینه اولیه زیادی دارد: این مسئله بدیهی است، نصب هر سیستم پیشرفته جدیدی هزینه ای در پی خواهد داشت. مجموعه ای سخت افزار ها و ماشین های اداری حرفه ای، نصب آن ها، آموزش استفاده و رفع مشکلات اولیه آنها از جمله مواردی هستند که باید برای آن ها هزینه کنید. اگر در مورد مزایای بلند مدتی که نرم افزار اتوماسیون اداری برای شما به ارمغان می آورد، فکر کنید، می توانید با خیالی آسوده در شروع کار هزینه کنید.

ممکن است برخی از کارکنان در مقابل استفاده از سیستم اتوماسیون اداری مقاومت نشان دهند، نگران این موضوع نباشید. مطمئنا، فناوری بدون توجه به این که فرد آن را دوست دارد یا نه، جای خود را پیدا خواهد کرد. اما بهتر است سیستم اتوماسیون اداری خود را از فروشنده ای تهیه کنید که برنامه آموزشی خوبی برای آموزش کارکنان در زمینه استفاده از سیستم اتوماسیون داشته باشد تا بدین وسیله درک و عملکرد کارکنان نسبت به نرم افزار اتوماسیون اداری بالاتر رود.

پانویس 1: واژه پردازی یا کلمه پردازی -در انگلیسی word processing- به فرآیند به کار گیری کامپیوتر برای آماده سازی مستندات کتبی مانند نامه ها، گزارشات، کتاب ها و غیره اطلاق می شود. مرز میان واژه پردازی و نشر کامپیوتری دقیقا مشخص نیست. اما به طور کلی، واژه پردازی عبارت است از آماده کردن متن ِ کلمه بندی شده و خوانا که شامل طراحی یا فن چاپ نمی شود.