نکاتی در مورد اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری سیستم های اطلاعاتی متکی بر کامپیوتر هستند که وظیفه دارد سایر فرم های ارتباطات اداری را جمع آوری ، ذخیره و مستندات را به صورت پیام الکترونیکی بین افراد و گروه های کاری و سازمان توزیع کند.

در خارج از ایران به کلیه ابزار و روش ها در جهت انجام فرآیندهای دفتری قابل پردازش به صورت داده نوشتاری و شنیداری با سیستم رایانه، اتوماسیون اداری می گویند. به طور کلی شکل تکمیل شده با امکانات گسترده تر سیستم دبیرخانه و برای جایگزینی روش دستی به سیستم مکانیزه ، آن چیزی است که به عنوان سیستم اتوماسیون اداری تعریف می شود. مرسوم ترین و بالاترین درجه از اتوماسیون سیستم های اداری به نام اتوماسیون اداری نامیده می شود.
سیستم اتوماسیون اداری رابطه تنگاتنگی با پیشرفتهای اخیر تئوریهای مدیریت دارد که متکی بر تحقیق در عملیات و ساختن مدلهای ریاضی است. یکی از دلایل اصلی کاربرد سیستم اتوماسیون در محیط اداری ، افزایش کارایی کسانی است که در این ادارات کار می کنند. به طور عموم تعداد کاربران استفاده ‌کننده از نرم‌افزار اتوماسیون نسبت به نرم‌افزارهای نظیر مالی و حسابداری در ادارات بیشتراست. معمولا نرم‌افزار اتوماسیون اداری در کل سازمان قابل استفاده است ولی نرم‌افزار مالی فقط در قسمت مالی قابل دسترس است که بدیهی است این تعداد قابل قیاس با هم نیست. راهبری این سیستم با این تعداد کاربر بالا بسیار متفاوت با سیستمهای دیگر است. اگر امکانات نرم‌افزاری که برای سهولت راهبری سیستم بایستی وجود داشته باشد، پیش‌بینی نشده باشد با تغییر فرایندها و حتی تغییر سمت یک کاربر و یا اضافه نمودن یک کاربر جدید، راهبر سیستم مراحل زیادی برای تخصیص دسترسی، بروز کردن فرایندهای مرتبط و ... را بایستی انجام دهد. این فرایند می‌تواند یک پروسه طولانی و با خطا بوده و راهبری سیستم را دچار مشکل می‌کند.

ضرورت بهره وری از سیستم اتوماسیون اداری

بهینه سازی کارهای اداری 

در صورتی که سازمان شما از روش های سنتی استفاده می کند، اگر شما فعالیت های کارکنان خود را زیر نظر بگیرید، متوجه خواهید شد که آنها زمان زیادی را صرف سازماندهی کردن گزارشات و مستندان می کنند که بر روی از دست دادن تمرکز کارمندان امری تاثیر گذار است.

بهینه سازی در زمان و فضا 

نگاهی به تکنولوژی های جدید ذخیره سازی اطلاعات کاملا نمایانگر این موضوع است که با استفاده از  سامانه اتوماسیون اداری ، در مدت زمان کوتاهتری امکان استفاده از منابع امکان پذیر می باشد. همچنین فضایی که برای بایگانی پرونده ها و فرم ها باید در نظر گرفته می شد به مراتب کاهش میابد.

استفاده مشترک از منابع

استفاده مشترک از منابع می تواند شامل منابع فیزیکی مانند دستگاه های چاپ باشد یا منابع دیجیتال مانند داده ها. به صورت سنتی زمانی که یکی از کارمندان شما نیاز به دسترسی به یک پرونده را داشته باشد، پرونده به صورت اختصاصی در دست او خواهد بود. اما با سیستم اتوماسیون اداری این امکان وجود دارد که تمامی کارکنان بتوانند به اطلاعات دسترسی های لازم داشته باشند .

5  چیز که باید درباره سیستم های اتوماسیون اداری بدانید

پنج چیز که باید درباره سیستم های اتوماسیون اداری بدانید.

1- بررسی شود  آیا این سیستم برطرف کننده ی نیاز شما است یا خیر

زمانی که شما سیستم های اداری خود را برای دفتر خود انتخاب می کنید، ابتدا باید قبل از خرید نگاهی سریع داشته باشید، بررسی کنید که آیا می تواند آن فرایندها را درست همانطور که می خواهید ایجاد کنید و غیره. یک سیستم اتوماسیون اداری خوب باید نه تنها تعیین و بررسی عملیات و جریان آن را انجام دهد، بلکه مطمئن شوید که سیستم شما به درستی کار می کند. شما همیشه باید سیستم هایی که جریان کار را طراحی می کنند، درست مانند آنچه در داخل دفتر خود انجام می دهید، جستجو کنید.

2- کنترل دسترسی های لازم

با سیستم های اتوماسیون اداری شما یک مزیت را دریافت خواهید کرد که هرگز در غیر از آن پیدا نخواهید کرد. شما مطمئنا امتیازات دسترسی را در داخل دفتر خود خواهید داشت درست همانطور که هر فردی متعلق به سازمان می شود. شما همیشه باید برای سیستم های اتوماسیون اداری که در تعریف میزان دسترسی با جریان فرایند در هر زمان اجازه می دهد را جستجو کنید. به طور خلاصه کنترل دسترسی نیز کمک می کند.

3- داشتن گردش کاری 

آیا فکر می کنید این امکان است که بتوان بدون هیچ نوع تصویب روند را به پایان رساند؟ فرآیند بسیار زیادی وجود دارد که باید از آن عبور کرد. بنابراین مهم و ضروری است که یک سیستم صحیح و درست نرم افزار اتوماسیون اداری داشته باشید که به شما امکان می دهد ساختار و روند تأیید بهتر در طول عملیات تجاری  ایجاد کنید.

4- هر زمان که میخواهید، به شما امکان دسترسی می دهد

شما با خرید نرم افزار سیستم اتوماسیون اداری، می توانید هر وقت و هر کجا که بخواهید از آن استفاده کنید. همچنین حق دارید صبر کنید و جریان این عملیات را افزایش دهید و حتی یک سیستم اتوماسیون اداری را که مبتنی برابر است را انتخاب کنید و اجازه دسترسی به آن را از هر کجا و هر جا که بخواهید، به شما این امکان را می دهد.

5- با نرم افزارهای فعلی کمک می کند

سیستم اتوماسیون اداری نیز به نرم افزارهایی که در همه شرکت ها استفاده می شود، کمک می کند. هنگامی که یک نرم افزار سیستم اتوماسیون اداری را انتخاب می شود، می توانید ابزارهای نرم افزاری را که در داخل این سازمان ها استفاده می شود، ادغام کنید. شما می توانید از انتقال داده ها از یک بخش سیستم به دیگران خودداری کنید. همچنین باید به خاطر داشته باشید که مدیریت حساب های اداره ، حقوق و دستمزد و سیستم های مدیریتی در یک مکان را نیز مدیریت کنید.
سیستم اتوماسیون اداری در هر دفتر ضروری هستند. آنها برای کاهش بار کاری، افزایش سطوح و اجازه دادن به افراد در محیط کار بدون هیچ مشکلی مورد نیاز هستند. اگر هنوز نصب نکرده اید، ما قطعا این کار را توصیه خواهیم کرد. مزایایی که از این به دست خواهید آورد، زیاد است.

مقالات مرتبط

کارتابل اتوماسیون اداری چیست

دبیرخانه اتوماسیون اداری

ارسال نامه در سیستم های اتوماسیون اداری