بررسی معایب و مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب

بررسی های انجام شده نشان دهنده استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب در بیشتر سازمان‌ها بر اساس شواهدات و بررسی‌های آماری کم و کارشناسی نشده صورت می گیرد. در صورتی که باید در نظر گرفت که آیا بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری قطعا نرم افزاری است که فقط قیمت آن بررسی شده؟ و یا اینکه چون مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری در یک شرکت و واحد خاص باعث پیشبرد اهداف مدیریتی و سازمانی شده، قطعا در سازمان دیگر هم این مزایا اتوماسیون اداری نتیجه مثبت خواهد داشت؟اما باید بدانید که لزوماً استفاده از ابزارهای اتوماسیون اداری نشان دهنده موفقیت سازمان نیست، بلکه ممکن است در نرم افزار اتوماسیون اداری، مزایا و معایب اتوماسیون اداری زیادی وجود داشته باشد و نکته دیگر اینکه در هر اداره در جای مفید از نصب و مزایای اتوماسیون اداری استفاده شود.

3 نکته مهم در استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری

از آنجایی که تا این قسمت از مقاله متوجه شدید دنیای اتوماسیون اداری گسترده و مزایا و معایب نرم افزار اتوماسیون اداری برای سازمان‌ها بسیار زیاد و با اهمیت است. اما ما می‌خواهیم در این قسمت 3 تا از مهمترین موارد استفاده از اتوماسیون اداری را برای شما توضیح دهیم.

 1.طبقه بندی و دسته بندی دیتاها

اینکه اطلاعات، اسناد و مکاتبات در شرکت به طرز صحیح دسته بندی شود برای مجموعه‌های اداری ارزش به سزایی دارد. چرا که برای نگهداری داده‌ها، طبقه بندی اطلاعات بسته به دسته بندی مرتبط دسترسی را آسان و همچنین به عنوان یکی از مزایای سیستم‌های اتوماسیون اداری باعث سازگاری و تبادل اطلاعات بین کارکنان و مدیران می‌شود که این خود باعث پیشرفت سازمان است.

2.صرفه جویی در هزینه و وقت

شرکتی که بتواند هزینه و زمان انجام امور اداری و مکاتبات خود را به حداقل برساند مجموعه موفقی است، چرا که باعث افزایش سود دهی مجموعه است. جدا از اینکه برای این فرآیند تخصص کارکنان بخش اداری مهم است، اما استفاده از سیستم‌ اتوماسیون اداری که بتوانند با نهایت دقت و حداقل زمان امور اداری را به انجام برساند مهم است.
بنابر این صرفه جویی در وقت و هزینه‌های اضافی منابع انسانی به عنوان مزایا سیستم اتوماسیون اداری می‌تواند فرآیند اداری را بهبود ببخشد.

 3.راحتی در دسترسی به منبع اطلاعات

اینکه دسترسی به اطلاعات و داده‌های مهم به چه نحو است یکی از نکات بررسی مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری است. جدا از این مساله که داده‌ها باید در بانک اطلاعاتی مطمئنی ثبت و بایگانی شوند، دسترسی مدیران و کارکنان به اطلاعات انواع فایل‌های متنی و تصویری با امکان ویرایش در هر لحظه نیز از مزایای اتوماسیون اداری می‌باشد.
در آخر نکته مهم اینکه، نسبت به مقاومت کاربران با تغییرات و روش های به کار رفته در مزایای استفاده از اتوماسیون اداری باید توجه اساسی داشت و با در نظر گرفتن مباحث ارگونومیک و نگرش سیستمی بدانیم که مهمترین عامل ایجاد کننده و پذیرنده تغییر سیستم‌های اداری، نیروی انسانی است و با این دید اقدام به تغییر کنیم تا در حد امکان از مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری بهره مند شوید.
 

مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری به صورت مستقیم

 مزایای قابل انداره گیری مثل افزایش محصول با تاثیر مستقیم بر روند نقدینگی شرکت را مزایای مستقیم می‌دانند. از دیگر مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری به صورت مستقیم می‌توان به موارد زیر اشاره کرد :
•    فعالیت‌های غیر ضروری مثل بایگانی کاهش می‌یابد
•    به خاطر تقسیم کار کنترل بهتری بر روی کار انجام می‌شود
•    حداقل تبدیل اطلاعات به فرمت‌های نوشتاری و تصویری
 

مزایای اتوماسیون اداری به صورت  غیرمستقیم

 برعکس مزایای سیستم اتوماسیون اداری به صورت مستقیم که نتایج به صورت کوتاه مدت بود باید گفت، مزایای غیرکمی که در بلند مدت ممکن است باعث سودآوری سازمان باشد جزء مزایای استفاده از اتوماسیون اداری به صورت غیر مستقیم است. از دیگر مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری به صورت غیر مستقیم می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
•    کاهش وابستگی به ادارات دیگر بابت چاپ، کپی و …
•    رضایت مشتریان به دلیل ارائه خدمات در اسرع وقت
•    افزایش رضایت شغلی به دلیل اثربخشی کارکنان در انجام کارهای خاص
 

معایب اتوماسیون اداری

یقینا تا به حال زمانی که مریض شده اید و قبل از شروع به خوردن دارو، کنجکاو شده اید تا در مورد دارو و موارد استفاده دارو را مطالعه کنید و بر عکس تصورتان از بی ضرر بودن دارو باتعدادی عوارضی که ممکن است ایجاد کند روبرو شده اید. معایب و مزایای اتوماسیون اداری نیز به همین شکل است.
هر اتوماسیون اداری تحت وب در کنار مزایایی که برای بهبود و توسعه و رسیدن به اهداف سازمانی دارد ممکن است مشکلات و معایبی مانند نادیده گرفتن روابط انسانی و اجتماعی، پیچیدگی و سختی کار با سیستم و یا نداشتن آگاهی از مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری و عدم پذیرش کارکنان و مدیران از سیستم‌های مکانیزه را به دنبال داشته باشد.
در کنار مزایای اتوماسیون اداری تحت وب با امکان دسترسی و مدیریت به اطلاعات و گزارشات در هر زمان و مکان، برخی از معایب اتوماسیون اداری نیز به شرح زیر است:
•    کاهش امنیت و تخریب اطلاعات نرم‌ افزار اتوماسیون اداری
•    عدم پذیرش سیستم اتوماسیون اداری از طرف مدیران به دلیل نا آگاهی از مفاهیم و استفاده نرم افزار اتوماسیون اداری
•    نا دیده گرفتن برخی از روابط اجتماعی به علت مکانیزه شدن فعالیت‌های اداری
•    توجیه خطاهای انسانی با نسبت دادن اشتباهات به سیستم مکانیزه اداری و …
 

معایب اتوماسیون اداری که می توانند تهدیدی برای سیستم اداری باشند

باید ذکر شود که طی بررسی در مورد اتوماسیون اداری ، هر سیستمی ضمن مزایایی که برای بهبود و پیشرفت و رسیدن به اهداف سازمانی دارد ، ممکن است مشکلات و چالش ها و معضلاتی را نیز به وجود آورد. انواع اتوماسیون اداری نیز از این موضوع مستثنی نیست و امکان دارد مشکلاتی را به وجود آورد. برخی از معایب اتوماسیون اداری در انواع اتوماسیون به شرح زیر می باشد :
•     ایجاد تغییراتی در محیط انسانی یا همان محیط کاری
•    خودکار فعالیت هایی که قبلاً توسط نیروی انسانی انجام می شده و در نتیجه برخی روابط اجتماعی در کارها در نظر گرفته نمی شود
•    کاربران بعد از خرید نرم افزار اتوماسیون اداری با سختی کار و پیچیدگی سیستمی رو به رو می شوند
•    کارکنان اشتباهات کاری خود را به کار با انواع اتوماسیون اداری نسبت می دهند
•    درکار با رایانه و استفاده از اتوماسیون اداری دچار مشکلات جسمانی می شوند
•    از نظر تخریب و دسترسی به اطلاعات انواع اتوماسیون ، امنیت سیر نزولی دارد