مقالات پافکو

پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری

پیاده سازی اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری، اصطلاح اتوماسیون به ترکیبی از سخت افزار کامپیوتر، نرم افزار و اتصال به شبکه اشاره دارد که به منظور آسان سازی و بهینه سازی انواع عملیات اداری مانند مدیریت موجودی، مدیریت امکانات، حسابداری، ایمیل و پردازش متن استفاده می شود که به صورت ایجاد، ذخیره، اداره کردن  و انتقال اطلاعات مورد نیاز اداره برای انجام وظایف و اهداف اساسی می باشد.

پیاده سازی اتوماسیون اداری
پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری باعث افزایش بهره وری و شناسایی راه حل های ساده تر برای سود آوری کسب و کار سازمان های تجاری می شود. در ابتدا به عنوان ابزاری برای پردازش داده ها در نظر گرفته می شود. اتوماسیون اداری در حال حاضر شامل وظایف پیچیده تر مانند ادغام سیستم ها و بخش های مختلف سازمان می باشد. انواع اتوماسیون اداری وجود دارد که می تواند در صنایع مختلف کسب و کار در سرتاسر جهان استفاده شود .نرم افزار اتوماسیون اداری با صرفه جویی در وقت، پول و تلاش های انسانی در بهینه سازی هزینه های شرکت کمک می کنند.

پیاده سازی اتوماسیون اداری
پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری

مزایای پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری

ذخیره سازی داده ها و بکارگیری ذخیره سازی داده ها شامل اسناد و سوابق اداری مهم و محرمانه است. سیستم اتوماسیون اداری شامل برنامه های داده ای است که برای ایجاد یا ویرایش یک سند، فایل، صفحه گسترده یا یک تصویر استفاده می شود. انواع مختلفی از نرم افزار ها  برای پردازش متن و ارائه وجود دارد که اجازه می دهد داده های متنی را ایجاد یا ویرایش کنند. به طور مشابه، می توانید برنامه های اختصاصی برای ویرایش صفحات گسترده و تصاویر را پیدا کنید.

مدیریت داده ها  یکی از اجزای مهم سیستم اتوماسیون اداری است که شرایط آسان سازی مدیریت داده ها و اطلاعات ذخیره شده فراهم می کند. سازمان های بزرگ تجاری می توانند از طریق یک سیستم مدیریت الکترونیکی، نظارت و کنترل پروژه ها و فعالیت های مختلف را در اداره هدایت شوند. برنامه ریزان برنامه، سیستم های تیکلر و یا سیستم یادآوری و مدیریت وظیفه برخی از ویژگی هایی است که به کسب و کار اجازه می دهد بدون هر گونه آشفتگی در همه فرآیندهای کسب و کار را مدیریت کنند.

پیاده سازی اتوماسیون اداری
پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری

تبادل داده ها:

داده ها و اطلاعات ذخیره شده یا مدیریت شده، جزء مهمی از سیستم اتوماسیون اداری است. ارسال فایل و یا تبادل اطلاعات یا اطلاعات بین یک یا چند بخش در یک سازمان با یک برنامه انتقال الکترونیکی داده ها  امکان پذیر است. از طریق اتصال به شبکه، تمام داده ها و اطلاعات، از جمله اسناد متنی، ارائه ها، صفحات گسترده، تصاویر و فیلم ها را می توان در زمان واقعی  و حداقل زمان ممکن در عرض چند ثانیه ارسال کرد. به تصویر کشیدن ماهیت همکاری سیستم اتوماسیون اداری در کار به کارکنان شما اجازه می دهد تا در زمان کم همکاری و بالاترین بهره وری را داشته باشند.

دقت بله، این درست است! سیستم های کامپیوتری و نرم افزار های دیگر همانند مغز انسان می توانند عمل کنندبا استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری خطا های حین انجام کار از حمله محاسبات و...به حداقل میزان خود می رسند. برنامه های نرم افزاری قابل اعتماد تر از انسانی هستند که در واقع انسان ها آن را ساخته اند . پیاده سازی یک نرم افزار اتوماسیون صنعتی پیشرفته احتمال خطاها را کاهش می دهد.

صرفه جویی در زمان و منابع :

با خرید نرم افزار اتوماسیون اداری سازمان را قادر می سازد تا صرفه جویی در وقت و پول. نمایندو وظایف پیچیده را ساده و خودکار می کند که قبلا به مقدار زیادی زمان و هزینه نیاز داشت. به عنوان مثال، با معرفی آخرین فن آوری های کامپیوتری و ارتباطات شبکه، در حال حاضر کسب و کار ها را محدودیت های جغرافیایی را محدود نمی کنند. و از این رو، اتوماسیون اداری در کاهش مفاسد اداری ، هزینه و زمان صرفه جویی بسزای انجام می دهد .یکی دیگر از مثال های مهم ذخیره سازی دیجیتال است که نیاز به حفظ نسخه های کپی را از بین می برد و از این رو، صرفه جویی در کاغذ و طبیعت به مقدار قابل ملاحظه ای کاهش می یابند.

کاهش هزینه در اتوماسیون اداری :

از آنجا که هر فرآیند کسب و کار در حال حاضر به صورت خودکار انجام می شود، شما نیازی به سرمایه گذاری زیاد در استخدام منابع انسانی جدید برای مراقبت از این وظایف و نرم افزار ندارید، که می تواند به راحتی با استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری اجرا و مدیریت شوند. همانطور که می دانیم صرفه جویی زمان صرف پول ذخیره شده است، سازمان ها به راحتی می توانید با اتوماسیون اداری در بسیاری از فرآیندهای پیچیده کسب و کار صرفه جویی بزرگ نمایند. با صرفه جویی در هزینه های کلی و سرمایه گذاری در منابع دیگر، حاشیه سود شما قطعا بهبود خواهد یافت.

مقالات مرتبط

  • نویسنده : کامران جانقربان
    • امتیاز :
    • 1
    • 0
  • تاریخ انتشار : 1396/06/25
  • تعداد مشاهده : 453 بار