سامانه اتوماسیون اداری چیست؟

• آشنایی با سامانه اتوماسیون اداری
• اتوماسیون اداری چه امکاناتی دارد؟
• مزایا و معایب سامانه اتوماسیون اداری
• سامانه اتوماسیون اداری چه کاربردهایی دارد؟

آشنایی با سامانه اتوماسیون اداری

امروزه در بسیاری از شرکتها و سازمانها با نام این سامانه ها برخورد کرده اید و شاید برایتان سوال شده باشد که سامانه اتوماسیون اداری چیست؟ سامانه اتوماسیون اداری سیستمی می باشد که جهت تسهیل امور اداری و روندهای موجود در سازمانها ساخته شده اند. در واقع می توان گفت سامانه اتوماسیون اداری یک پایه ثابت در سازمانها می باشد که بدون آن بسیاری از امور به سختی انجام می پذیرد.  سامانه ها اصولاً بر پایه نیازها و اقدامات داخل شرکت ها طراحی شده اند. بنابراین اگر این سامانه ها به درستی و متناسب با این فضای کاری طراحی تطابق نداشته باشند و از سادگی لازم برخوردار نباشد نه تنها کمکی به مدیریت فعالیت های سازمان نمی کند، بلکه مانعی در جهت ارتقا سیستم خواهد بود. شرکت پافکو به عنوان تولید کننده بهترین اتوماسیون اداری در ادامه به بررسی قابلیت های این سیستم ها می پردازد.

• قابلیت ثبت و مدیریت سطوح دسترسی کلیه کاربران به شکل جامع
• قابلیت مدیریت و اعلام جلسات داخلی و خارجی به همراه دستور جلسات و صورتجلسات
• مدیریت، طبقه بندی و به اشتراک گذاری انواع گزارشات
• امکان ثبت مشخصات و اطلاعات کارکنان برمبنای تفکیک شعب
• اجرای نرم افزار اتوماسیون اداری بر روی بستر وب
• امکان کار با سامانه با استفاده از انواع مرورگرهای مختلف شامل گوگل کروم، فایرفاکس و غیره
• قابلیت کار با سامانه از طریق تبلت ها و موبایل های مبتنی بر Android و iOS

اتوماسیون اداری چه امکاناتی دارد؟

اگر بخواهیم درک کاملی از اتوماسیون اداری داشته باشیم و پاسخ کاملی به سوال اتوماسیون اداری چیست؟ بدهیم باید در این مرحله امکانات این سیستم را با هم مرور کنیم.

• امکان ثبت و مدیریت نامه های وارد شده و صادرشده
• امکان تفکیک دبیرخانه موقت و دائم
• امکان رزرو شماره پیش از تایید نامه
• امکان جستجوی نامه ها بر اساس شعبه، موضوع، فرستنده، گیرنده، شماره فرستنده، شماره اتوماسیون، شماره ثبت، کلیدواژه
• مدیریت ثبت، تایید و شماره گذاری انواع قراردادهای کارگزاری از جمله برخط، اینترنتی، مرکز تماس و اعتباری
• مدیریت شماره گذاری انواع نامه ها و قراردادها به تفکیک شعبه
• مدیریت کارتابل وظایف کاری و ارجاعات وظایف هر یک از پرسنل
• مدیریت تعاملات شعب و مرکز شامل مکاتبات اداری، گزارشات، درخواست ها و ارجاعات
• مدیریت انواع تعاملات داخل سازمانی شامل وظایف کاری، اطلاعات، اعلان های عمومی و انواع درخواست های پرسنل در سامانه اتوماسیون اداری
• امکان تقسیم بندی و مدیریت وظایف کاری بزرگ بین چند کاربر
• امکان ارجاع وظایف کاری، اطلاع ها و درخواست ها به شخص ثالث
• امکان پیگیری وضعیت پیشرفت و یادداشت ها و تعاملات بین کاربران در راستای کنترل پیشرفت کار
• ثبت خودکار زمان وقایع شامل زمان ارجاع، مشاهده، اقدام و ... در کلیه مراحل مختلف
• امکان جستجوی وظایف کاری در سامانه و ارجاع های مختلف بر اساس موضوع، اولویت، مهلت انجام
• آرشیو وظایف و ارجاعات خاتمه یافته با امکان جستجو و پیگیری مجدد
• قابلیت اتصال با Back Office و دریافت خودکار اطلاعات مشتریان
• مدیریت، طبقه بندی و به اشتراک گذاری مستندات مختلف از جمله
• سناد، مدارک، رویه ها و فرم های ISO
• بخشنامه های سازمان و سایر نهادهای ناظر
• بخشنامه های داخلی
• امکان اطلاع رسانی های داخلی
• امکان گروهبندی کارکنان با توجه به نوع فعالیت آنها (نظیر معامله گران، مدیران شعب و ...)
• امکان تعریف ساختارهای سازمانی شامل واحد ها و پست های سازمانی در سامانه اتوماسیون اداری

مزایا و معایب سامانه اتوماسیون اداری

مهمترین کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمانها، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت درکار آنها است. این موضوع با گسترش دامنه عملیات سازمانها بیشتر احساس می شود و نیاز بیشتری به اتاتوماسیون احساس می شود. برای آشنایی بیشتر با این سیستم و پاسخ جامعتر به سوال اتوماسیون اداری چیست؟ به مزایا و معایب آن خواهیم پرداخت:

• داشتن کنترل بهتر بر کار، به خاطر متمرکز شدن مسئولیتها
• تبدیل اطلاعات از شکلی به شکلی دیگر کمتر صورت می گیرد، مانند تبدیل اسناد فیزیکی به مجازی.
• فعالیتهای غیرمولد مانند بایگانی، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود.
• سازماندهی پرسنل بهتر انجام می شود. با کمک اتوماسیون این سیستم به راحتی در اختیار همگان قرار دارد و نیازی به سفر و دیگر اقدامات نیست.
• تشریفات اداری کمتر و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات.
• به دلیل افزایش اثربخشی کارکنان در انجام کارهــای خاص، رضایت شغلی آنها افزایش می یابد.
• به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع، رضایت مشتریان بیشتر می شود.

نکته قابل توجه هنگام خرید این محصولات توجه توانایی شرکت ارائه دهنده محصول نیز می باشد. این نکته نیز می تواند یکی از مزایای ملموس در تهیه این محصولات باشد و شرکت پافکو با اثبات توانایی خود در زمینه راه اندازی سامانه های مختلف مانند سامانه اداری و نرم افزار آموزش مجازی مرجعی معتبر برای خریدی مطمئن می باشد.

سامانه اتوماسیون اداری چه کاربردهایی دارد؟

بسیاری از سامانه های اتوماسیون اداری  صرفاً جهت حفظ منابع و اسناد می باشد و تعدادی دیگر می تواندند به صورت هوشمند عمل کردن و موجب ارجاع  اسناد و و اصلاح آنها نیز بشوند. امروزه با پیشرفت تکنولوژی و تاثیر هوش مصنوعی شاهد بسیاری از عملکردهای هوشمندانه هستیم. این عملکردها توانسته اند تغییرات محسوسی را به این سامانه بیافزندسامانه اتوماسیون اداری برای جریان اطلاعات در داخل سازمان مناسبت تر است تا بین سازمان و محیط؛ زیرا خیلی از کاربردهای اتوماسیون اداری به فرستنده و دریافت کننده برای استفاده از وسایل سازگار و یا پروتکل های ارتباطات نیاز دارد. البته باید مدنظر داشت که اتوماسیون اداری تمام ارتباطات را فراهم نمی سازد. مدیران هنوز از تلفن، جلسات حضوری و خواندن گزارشهای اداری استفاده می کنند. اتوماسیون اداری راهی برای تکمیل و ایجاد ارتباطات خاص است، ولی هنوز مدیران به استفاده از گزارشهای غیررسمی ادامه می دهند. اتوماسیون اداری عمدتاً یک سیستم رسمی با رویه تعریف شده است که بایستی در ارتباط با دیگر سیستم های رسمی مانند سیستم پشتیبانی تصمیم گیری مورداستفاده قرار گیرد. کاربرد اتوماسیون اداری بسیار ساده است. بنابراین، احتمال استفاده مدیر از آن بیشتر است. یک مدیر بایستی هم رایانه و هم دانشرا به منظور استفاده از بعضی از ابزارهای پیچیده سیستم پشتیبانی تصمیم گیری دارا باشد. ولی استفاده از اتوماسیون اداری احتیاج به چنین ابزار پیچیده توسط مدیر را ندارد به همین دلیل اتوماسیون اداری از جذابیت خاصی برخوردار است.