مقالات پافکو

نرم افزار دبیرخانه

نرم افزار دبیرخانه اتوماسیون اداری
در تعریف نرم افزار دبیرخانه می توان گفت که اداره امور دفتری بر اساس روش های تدوین شده به عهده واحد سازمانی مشخص است که گردش مکاتبات اداری را انجام می دهد. با استفاده از نرم افزار دبیرخانه در سیستم اتوماسیون اداری کوتاه ترین زمان ممکن می توانید با فرمت نامه که در نرم افزار تعریف شده است نامه اداری را می توان آماده و چاپ کرد همچنین جستجو در بین نامه های صادره از ویژگی های و نرم افزار دبیرخانه و مدیریت اسناد می باشد که به سهولت و با حداقل زمان انجام می شود.

نرم افزار دبیرخانه اتوماسیون اداری

در تعریف نرم افزار دبیرخانه می توان گفت که اداره امور دفتری بر اساس روش های تدوین شده به عهده واحد سازمانی مشخص است که گردش مکاتبات اداری را انجام می دهد. نرم افزار دبیرخانه کنترل کننده سیستم امور دفتری و گردش نامه های وارده و صادره اداری می باشد.
با استفاده از نرم افزار دبیرخانه در اتوماسیون اداری کوتاهترین زمان ممکن می توانید با فرمت نامه که در نرم افزار تعریف شده است نامه اداری را می توان آماده و چاپ کرد همچنین جستجو در بین نامه های صادره از ویژگی های و نرم افزار دبیرخانه و مدیریت اسناد می باشد که به سهولت و با حداقل زمان انجام می شود. امکان تعریف کاربران مختلف ، ثبت نامه های وارده و صادره سازمان با پیوست تصویر نامه که توسط اسکنر نرم افزار دبیرخانه انجام می گیرد از دیگر قابلیت های  این نرم افزار می باشد و همچنین اموراتی همچون ثبت کردن نامه های وارد شده به سازمان و خارج شده از سازمان در دفتر اندیکاتور به همراه ضمیمه شدن تصاویر آن و فایل های مرتبط با نامه به تعداد نامشخص در بانک اطلاعاتی سامانه الکترونیکی دبیرخانه و گردش مکاتبات ، ثبت ارجاعات نامه های دریافتی ، تعریف دفاتر اندیکاتور متفاوت و … امکان پذیر است، همچنین امکان تعریف کردن کاربران متعدد برای استفاده از نرم افزار دبیرخانه وجود دارد.

نرم افزار دبیرخانه اتوماسیون اداری

امکانات نرم افزار دبیرخانه

نرم افزار دبیرخانه در سیستم اتوماسیون اداری دارای امکاناتی  قابل توجهی برای برطرف کردن نیاز های سازمان ها و حذف کاغذ و امنیت اطلاعات بایگانی شده و و همچنین امکاناتی از قبیل :
• اضافه و حذف و ویرایش فیلد های ورود اطلاعات
• شماره گذاری و ثبت نامه ها
• دریافت و انتقال لیست شماره تلفن به نرم افزار دبیرخانه
• جستجو و گزارش گیری
• امکان گروه بندی شماره های تلفن و تقویم کاری
• تعریف سال کاری
• امکان ثبت نامه های وارده و صادره
• امکان درج ارجاعات متعدد برای یک نامه
• امکان ثبت اقدامات صورت گرفته روی هر نامه
• امکان ثبت و اسکن تصاویر نامه در نرم افزار دبیرخانه
• امکان پیوست کردن انواع فایل به نامه های ثبت شده
• جستجوی پیشرفته نامه های ثبت شده بر اساس گزینه های متعدد
• امکان صدور نامه های اداری در نرم افزار و ثبت اندیکاتور نامه های صادر شده
• امکان ویرایش نامه های صادر شده
• امکان چاپ نامه های صادر شده در نرم افزار با قالب های مختلف نامه اداری در اندازه های A4 و A5
• امکان گرفتن خروجی از نامه های صادر شده به فرمت word
• امکان شخصی سازی قالب چاپ نامه متناسب با سازمان و شرکت شما
• امکان ذخیره نامه های صادره در فرمت های مختلف عکس ، پی دی اف و …
• امکان تعریف کاربران متعدد برای استفاده از نرم افزار
• امکان مدیریت دسترسی کاربران به بخشهای مختلف نرم افزار توسط مدیر سیستم
• امکان تعریف دفاتر اندیکاتور متعدد جهت ثبت نامه ها
• امکان تعیین شماره خاص جهت شروع شماره گذاری برای هر یک از دفاتر اندیکاتور
• امکان فعال یا غیر فعال کردن هر یک از دفاتر اندیکاتور
• امکان جستجوی پیشرفته دفاتر اندیکاتور و نامه های ثبت شده بر اساس موارد مختلف
• امکان پشتیبان گیری از بانک اطلاعات برنامه
• امکان بازیابی فایل پشتیبان در نرم افزار دبیرخانه
• قابلیت اجرا به دو صورت تک کاربره و تحت شبکه
• تعداد کلاینت نامحدود در حالت تحت شبکه
• قابلیت فعال یا غیر فعال کردن حالت شبکه
• محیط زیبا و کاربرپسند
• نصب آسان و خودکار برنامه و پیش نیازها مورد نیاز
• بانک اطلاعاتی مبتنی بر تکنولوژی MicroSoft SQL SERVER 2008 R2
برای سازمان ها به ارمغان می آورد.

نرم افزار دبیرخانه اتوماسیون اداری

 

برنامه دبیرخانه و علت استفاده از نرم افزار دبیرخانه

از نرم افزار دبیرخانه در جهت بوجود آمدن نظم و سامان بخشیدن به دبیرخانه و بایگانی از این برنامه استفاده می کنند. اولین کاری که در برنامه باید انجام شود تعریفی از چارت سازمانی شرکت و طرف های مقابل است ، برای این منظور بایستی اصلا دانست مفهوم دبیرخانه چیست. دبیرخانه بخش سازمانی معینی است که اداره کردن امور دفتری را طبق روش های تدوین شده و گردش مکاتبات را دارد و بر آنها نظارت می کند که این موارد جزء شرح وظایف دبیرخانه هم می باشند.

عناوین شغلی تعریف شده در نرم افزار دبیرخانه


•    رئیس دبیرخانه
•    معاون یا دستیار رئیس دبیرخانه
•    مسئول ثبت نامه ها یا صدور نامه ها
•    مسئول جمع آوری و توزیع نامه ها

گردش مکاتبات اداری در نرم افزار دبیرخانه


مرحله اول ثبت نامه های وارده در نرم افزار دبیرخانه : 1- کنترل نامه 2- دریافت نامه 3- ثبت با کامپیوتر در دفتر اندیکاتور و دفتر اندکس 4- ارجاع به مدیر  5- توزیع بین اقدام کنندگان
مرحله دوم صدور نامه های صادره به کمک نرم افزار دبیرخانه : 1- تهیه نامه  2- ثبت در دفتر اندیکاتور به کمک رایانه  3- ارسال به روش فکس ، تلفنگرام، پست

 

شرح وظایف در نرم افزار دبیرخانه


•    کنترل نامه ها از جهت امضاء و صحت تعداد پیوست ها
•    ارائه نامه به مسئول مربوطه یا قسمت مربوطه
•    جهت تعیین شماره و تاریخ ، نامه به متصدی ثبت نام داده شود
•    ثبت در دفتر ارسال و تحویل توسط واحد اقدام کننده نامه وارده

نرم افزار دبیرخانه اتوماسیون اداری

شرح وظایف مسئول دبیرخانه

•    کنترل و انجام امورات دفتری
•    نظارت بر دریافت و ثبت کردن نامه های وارد شده به سازمان
•    نظارت بر بخشنامه ها ، دستورالعمل ها و دعوت نامه ها
•    انجام امور بایگانی اسناد و حفظ آنها به منظور نگهداری سوابق
•    جوابدهی به مراجعین مربوط به دبیرخانه و بایگانی
•    آشنایی با سیستم مکانیزه پس از دانلود نرم افزار دبیرخانه

  • نویسنده : کامران جانقربان
    • امتیاز :
    • 5
    • 0
  • تاریخ انتشار : 1396/05/17
  • تعداد مشاهده : 355 بار