دبیرخانه اتوماسیون اداری

این سیستم، وظیفه مدیریت دبیرخانه شامل ثبت و گردش تمامی مکاتبات سازمان را بصورت یکپارچه با ایمیلهای سازمانی بر عهده دارد. وجود موتور قوی گردش کار، امکان تعریف گردش کار های خاص سازمان ها را برای اسناد مختلف امکانپذیر می سازد. امکان تعریف نامه های مرتبط ، اسناد مرتبط با نامه ، دبیرخانه های متعدد، تبادل مکاتبات بین سازمانی با استانداردECE ، یکپارچگی کامل بین نامه ها و ایمیل های سازمان و همچنین فرآیندهای ارسال نامه ها و توزیع نامه ها بخشی از امکانات این زیرسیستم می باشد.

•    تعریف نامحدود دبیرخانه با فرمت های مختلف شماره گذاری
•    قابلیت اتصال به انواع اسکنر (تک برگی یا دسته‌ای)
•    قابلیت بهبود خودکار کفیت و سایز تصویر و کنترل حجم نامه های اسکن شده
•    بزرگنمایی، کوچک نمایی و گردش تصاویر اسکن شده
•    دریافت و ارسال خودکار ایمیل از دبیرخانه
•    تبدیل خودکار ایمیل های دریافت شده به نامه وارده
•    دریافت و ارسال خودکار فکس از دبیرخانه
•    تبدیل خودکار فکسهای دریافت شده به نامه وارده
•    پشتیبانی از جدیدترین نگارش پروتکل ECE جهت تبادل با سایر سیستمها
•    پشتیبانی از پروتکل PTP جهت تبادل خودکار با سایر سازمانهای دارای نرم افزار فراگستر
•    جستجو و مشاهده تمامی نامه‌های قابل دسترس توسط واحد دبیرخانه
•    مشاهده روند گردش نامه از طریق وب سایت سازمانی توسط ماژول تکریم ارباب رجوع
•    چاپ فیش و ارسال خودکار SMS در هنگام ثبت نامه در دبیرخانه
•    مشاهده گردش نامه ها، یادداشت و جوابیه‌ها و آخرین گیرندگان نامه
•    مشاهده کلیه تاریخچه تغییرات نامه
•    تعریف نامحدود پرونده های بایگانی به صورت سلسله مراتبی
•    تعیین سطوح دسترسی واحدها و افراد به هرکدام از پرونده های بایگانی
•    امکان انتخاب دسته ای و انتقال نامه ها به پرونده های بایگانی
•    جستجوی سریع در بین نامه های بایگانی شده دریک یا چند پرونده
•    دسته بندی پرونده بایگانی شخصی و سازمانی
•    امکان باقی ماندن اصل نامه در هنگام بایگانی در کارتابل، و یا انتقال کامل نامه به پرونده بایگانی
•    و…

ثبت کلیه مشخصات نامه های وارده و صادره اعم از: نوع نامه، طبقه بندی نامه، ارجحیت نامه، موضوع نامه، تاریخ ثبت، شماره نامه، شماره اندیکاتور، مضمون نامه، رونوشت ها و ...
تعریف چارت سازمان داخلی بصورت درخت واره
تعریف و ثبت طرف مکاتبات سازمان اعم از: اشخاص، شرکت ها، ادارات و ...
امکان ثبت نامه ها و پیوست های یک نامه اعم از: عطف، پیرو، بازگشت و ...
امکان پیوست انواع فایل ها به نامه از جمله ........... ، PDF، EXE و ارتباط با آن نرم افزارها
امکان نمایش اطلاعات نامه بر اساس صادره ، وارده و ... با تعیین تعداد نامه قابل نمایش در یک فرم
امکان تنظیم ستون های جدول گزارش از نامه ها در صفحه اصلی به همراه چاپ و انتقال آنها به نرم افزار WORDو EXCEL
جستجوی سریع بر اساس : موضوع، سازمان بیرونی، سازمان داخلی، مضمون نامه، تاریخ ثبت، شماره اندیکاتور، تاریخ نامه، شماره دبیرخانه مرکزی و یا حتی بر اساس ارجاعات آن ...
اصلاح اطلاعات پایه درج شده در سیستم، مانند: انواع نامه ها (فاکس،تلگرام، دستی و...)، انواع طبقه بندی (عمومی، عادی، محرمانه و ...)، ارجحیت نامه ( عادی، فوری، آنی) انواع وضعیت (اصل، کپی، المثنی و...)،سمت ها، دبیرخانه ها و ...
امکان گروه بندی طرف مکاتبات سازمان جهت دسترسی سریع تر
امکان دسترسی به نامه های پیرو و عطف هر نامه
امکان رزرو شماره نامه
اسکن و بایگانی
قابلیت اتصال به انواع اسکنرهای تک برگی و دسته ای
امکان درج محل فیزیکی نامه ها، پرونده ها و زونکن های بایگانی
امکان ایجاد کپی متعدد از یک نامه و بایگانی آنها در زونکن های مختلف
انجام عملیات بایگانی نامه و طبقه بندی اسناد بر اساس دسته بندی و زونکن های مختلف
امکان SCAN تصاویر با فرمتهای JPG و TIFF و ذخیره آنها در بانک اطلاعاتی سیستم
امکان خواندن تصاویر نامه ها به صورت گروهی با اسکنر های FEEDER
امکان ویرایش در تصاویر مانند چرخش، تعیین مقیاس تصویر، برزگنمایی، کوچک نمایی، پاراف و همچنین چاپ آن نامه در سایزهای مختلف
فشرده سازی حجم تصاویر نامه ها و جداسازی فایلهای تصویری سالهای گذشته جهت افزایش سرعت سیستم
تایپ نامه توسط ویرایشگر2007 و MS WORD 2003
امکان تعریف و ذخیره الگو و قالب های متنوع برای متن نامه ها در نرم افزار WORD
ذخیره قالب و متن فایلهای WORD در بانکهای اطلاعاتی سیستم جهت جلوگیری از آشفتگی و پراکندگی فایل متنی نامه ها
امکان گروه بندی قالب نامه ها برای دسترسی سریع و اعطای مجوز روی گروه قالب ها به کاربران
قابلیت گزارشگیری و جستجوی کامل در متن فایل های WORD مفهومی
امکان ارتباط با بانک های اطلاعاتی دیگر و درج اطلاعات در متن نامه
امکان تعریف الگو و قالب های مختلف جهت تنظیم شماره اندیکاتور برای هر دبیرخانه
امکان تهیه گزارشات متنوع به صورت کلی، نموداری، آماری، جدولی
امکان صدور کلیه گزارشهای پویا و آماری به نرم افزارهای WORD و EXCEL
گزارش از دفتر اندیکاتور
گزارش از مکاتبات وارده ، صادره، داخلی و ...
امکان گزارش گیری پویا بر اساس محدوده تاریخ ثبت، فرستنده، گیرنده، رونوشت، شماره نامه، موضوع نامه، تعداد نامه های ثبت شده توسط هر کاربر و . . . .