اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری با sharepoint

اتوماسیون اداری sharepoint

سیستم نرم افزاری اتوماسیون اداری که مبتنی بر Share Point می باشد با نگرشی پایه ای بر مفهوم کارتابل و گردش کار، کلیه عملیات اداری و مکاتباتی سازمان را که منجر به تولید مستندات و گردش آنها می شود می تواند در سطح سازمان و گاه فراتر از سازمان به شیوه ای نظام مند و مکانیزه، بر بستر شیرپوینت مدیریت نماید. نرم افزار اتوماسیون اداری که بر پایه Outlook و SharePoint طراحی شده است به مفهوم واقعی می تواند باعث افزایش سرعت در انجام کارها شود.

 اتوماسیون اداری sharepoint
سیستم نرم افزاری اتوماسیون اداری که مبتنی بر Share Point می باشد با نگرشی پایه ای بر مفهوم کارتابل و گردش کار، کلیه عملیات اداری و مکاتباتی سازمان را که منجر به تولید مستندات و گردش آنها می شود می تواند در سطح سازمان و گاه فراتر از سازمان به شیوه ای نظام مند و مکانیزه، بر بستر شیرپوینت مدیریت نماید. نرم افزار اتوماسیون اداری  که بر پایه Outlook و SharePoint طراحی شده است به مفهوم واقعی می تواند باعث افزایش سرعت در انجام کارها شود. در این نرم افزار شما بدون هیچ تنظیمی و بدون ورود به هیچ منویی می توانید نامه بفرستید و نامه های دریافتی را مطالعه کنید. البته لایه های طراحی به گونه ای است که شما هر قدر کاربر حرفه ای تری باشید از امکانات بیشتری استفاده خواهید کرد.
نرم افزار اتوماسیون اداری  به دلیل نگاه متفاوت از ابتدا بر پایه ابزارها و تکنولوزی های آشنا توسط کاربران یعنی مجموعهآفیس و ایمیل بنا شده است و از این جهت بدون تلاش و هزینه در شرکت و سازمان شما مستقر می شود. به گونه ای که قطع چند لحظه ای سرویس نیز توسط همه پرسنل احساس می شود چون به ابزاری ضروری و مفید و کارآمد در تعاملات مورد استفاده قرار می گیرد.
مایکروسافت شیرپوینت، یک بستر نرم افزاری تحت وب است که توسط شرکت مایکروسافت تولید و عرضه شده است. اولین نسخه از شیرپوینت در سال 2001 منتشر شد. و آخرین نسخه از آن در سال 2015 وارد بازار شده است. نسخه‌های ابتدایی شیرپوینت بیشتر برای کاربردهایی نظیر مدیریت محتوا و مدیریت اسناد مورد استفاده قرار می گرفت اما قابلیتهای قابل توجه متعددی به نسخه های اخیر شیرپوینت اضافه شده است.
شیرپوینت شامل مجموعه‌ای از تکنولوژی‌های چند منظوره تحت وب است که بر روی یک ساختار فنی قوی قرار گرفته است. به صورت پیش فرض رابط کاربری شیرپوینت مشابه مایکروسافت آفیس است و یکپارچگی بالایی با مجموعه آفیس دارد. ابزارهای تحت وب شیرپوینت به گونه‌ای طراحی شده است که توسط کاربر غیر فنی قابل استفاده باشد. شیرپوینت بستر مناسبی برای راهکارهایی چون پورتال داخلی، مدیریت فایل ها و اسناد، تعاملات تیمی، شبکه های اجتماعی، اکسترانت، وب سایت ها، جستجوی سازمانی و هوش تجاری می‌باشد علاوه بر این شیرپوینت قابلیت یکپارچه سازی سیستمها، یکپارچه سازی فرآیندها و اتوماسیون گردش کارها را فراهم می‌کند.

اتوماسیون اداری sharepoint
 
مزایای استفاده از شیرپوینت در شیوه زندگی کارمندان

قراردادن اسناد و مدارک به صورت آنلاین باعث کاهش تعداد کارمندانی میشود که به اداره میروند. این امر تاثیر بسیار زیادی بر سطح زندگی کارمند و همچنین بر محیط زیست دارد. حتی بعضی سازمان ها تصمیم گرفته اند تا معیار سطح کیفی زندگی کارکنان را نیز در پروژه هایشان مدنظر قرار دهند. این سازمان ها در هنگام تحلیل بازگشت سرمایه و سایر جنبه های پروژه، تاثیرآن روی شیوه زندگی کارمند را نیز ارزیابی میکنند. بالا بردن سطح زندگی کارکنان باعث میشود که شرکت به یک کارفرما خوب تبدیل شود و این به سازمان در جذب نیرو کمک میکند.


مزایای سبز شدن با کمک شیرپوینت

فن آوری های اطلاعاتی و ارتباطی جهان ما را هر روز تغییر می‌دهند. شیرپوینت سازمان ها را قادر می‌سازد که بر ایجاد اسناد، ارسال، تایید و انتشار آن ها نظارت کنند. بسیاری از سازمان ها از اسناد کاغذی نظیر فاکتورها، سوابق بیماران، فرم های بیمه و اسناد همکاری استفاده میکنند. این اسناد کپی می شوند و به جاهایی که نیاز هستند ارسال می شوند. با تبدیل اسناد کاغذی به الکترونیکی یک کپی میتواند از هر مکانی بدون چاپ و ارسال قابل دسترس باشد و همچنین نیازی نیست مانند اسناد کاغذی در آخر بایگانی و یا دورانداخته شود.
با استفاده از راه حل های مدیریت مستندات شیرپوینت، نه تنها صرفه جویی هایی در سازمان صورت می‌گیرد بلکه میتواند تاثیرات مثبتی نیز روی محیط داشته باشد.

آیا می توان از Microsoft SharePoint به جای اتوماسیون اداری استفاده کرد؟

می توان گفت کاربرد محصول SharePoint راه‌اندازی سایت‌های سازمانی برای تسهیم اطلاعات، مدیریت مستندات و انتشار گزارشات می‌باشد نه مدیریت مکاتبات اداری درون و برون سازمانی و از آنجا که در سازمانهای ایرانی مفاهیم مکاتبات اداری جایگاه ویژه ای دارد و موجودیت‌ها، کارکردها و قواعدی خاص و متفاوت از SharePoint در سازمان‌ها و ادارات ما وجود دارد، چنین محصولی قابلیت پاسخگویی به نیازمندی‌های کاربران و مدیران در این بخش را ندارد. بطور مثال ویژگی‌هایی مانند شماره‌نامه یا ارجاع، عطف و پیرو نامه، پاراف و هامش، دبیرخانه و مواردی مشابه آن امکان استفاده از SharePoint به جای اتوماسیون اداری را تقریبا غیرممکن می‌سازد.
البته این موضوع در نفی قابلیتهای عمده SharePoint نیست ولیکن می توان گفت که برنامه اتوماسیون با محوریت گردش مکاتبات نگاهی بومی تر و ساختار یافته تر را در سازمان های ایرانی بوجود می آورد.

اتوماسیون اداری sharepoint
 
آیا تفاوت خاصی بین ماکروسافت شیرپوینت و نرم افزار های اتوماسیون اداری موجود در بازار وجود دارد؟

شیرپوینت یک سیستم اتوماسیون اداری هم هست و هم نیست. شیرپوینت بستری است متشکل از سرویسهای مختلف نظیر مدیریت محتوی، گردش کار، فرم سرور، هوش سازمانی، جستجو و ... که شما می توانید با کنار هم قراردادن و سفارشی سازی این سرویسها راهکار مورد نظر خود را تهیه کنید.
یعنی شما می توانید با این سرویسها یک سیستم اتوماسیون اداری بسازید و یا سیستم مدیریت اسناد و یا یک سیستم سی آر ام و…
لذا شیرپوینت قابل مقایسه با سیستم های اتوماسیون اداری موجود در بازار نیست.
در خصوص اندازه سازمان هایی که از شیرپوینت استفاده می کنند. اگر قصد دارید شیرپوینت را درون سازمان  یا شرکت نصب کنید . این محصول بیشتر مناسب سازمانهای متوسط به بالا است.

اتوماسیون اداری sharepoint
 
معایب اتوماسیون اداری نسبت به SharePoint

1- اتوماسیون های اداری فعلی، در اکثر مواقع فقط توسط نیروی فنی شرکت ارائه کننده، قابل رفع اشکال و پشتیبانی هستند. بنابراین اگر به مشکلی بخورین، می بایست با تماس تلفنی و یا مراجعه نیروی فنی شرکت مذکور، مشکل خودتون رو برطرف کرد.
ولی در مورد SharePoint اینطور نیست، نیروی های فنی درون سازمانی میتونن آموزش های لازم و کافی رو ببینن تا در موقع لزوم نسبت به رفع مشکل اقدام کنن.
2- برخی از این شرکت هایی که اتوماسیون ارائه می دهند ممکن هستش که نرم افزارشون به شدت افت کنه و یا ورشکسته بشن. بنابراین شما دیگه سرویسی نمیتوانید ازشون دریافت کنید اما ارائه کننده SharePoint شرکت مایکروسافت هستش که به طور کامل پشتیبانی می کند.
3- در صورت اتمام قرارداد شما با این شرکت ها، معمولا دیگه به شما سرویس نم یدهند تا زمانی که تمدید قرارداد کنید. در حالی که رو بستر SharePoint، شما میتوانیداز نیروهای فنی متعددی استفاده کنین و نگران اتمام قرارداد با شرکتی نباشید.
4- چه به لحاظ امنیتی و چه به لحاظ پایداری، شما نیاز به بروزرسانی و Patch کردن اتوماسیون دارید. این در حالی هستش که شرکت های ارائه کننده معمولا سالی 1-2 تا اصطلاحا Major Patch می دهند. در مورد SharePoint، این محصول به طور مداوم در حال بروزرسانی از طرف مایکروسافت هست.
5- شما منابع چندانی درمورد اتوماسیون اداری خودتون در اینترنت نمی توانید پیدا کنید، ولی در مورد SharePoint سایت ها و مجامع تخصصی متعددی هستند که می توانند به شما کمک کنند.
6- تعدادی از اتوماسیون ها معمولا به نسخه های ویندوز خاص و یا مرورگر خاصی سازگار هستن. مثلا ممکنه IE 8 به بالا رو پشتیبانی نکنن. این در حالی هستش که به لحاظ امنیتی و پایداری سرویس، شما می بایست از حداقل IE 9 در سازمان استفاده کنید. این مشکل در مورد SharePoint نیست و با آخرین نسخه ار مرورگر IE  کاملا سازگار هستند.
7- در صورتی که سرویس های مایکروسافتی دیگه ای مثل Exchange و Lync داشته باشید،  SharePoint کاملا با این سرویس ها سازگار بوده و می توانند از امکانات اون سرویس ها در بستر SharePoint استفاده کرد.
البته راه اندازی SharePoint به عنوان اتوماسیون اداری کاری نیست که یک مدیر شبکه به تنهایی بتونه انجام دهد، بلکه نیاز به ظرح جامع و شناخت ساختار سازمانی دارد.

  • نویسنده : کامران جانقربان
    • امتیاز :
    • 4
    • 0
  • تاریخ انتشار : 1396/04/12
  • تعداد مشاهده : 182 بار