داشبورد مدیریت اتوماسیون اداری

کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیــــریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات درون سازمانی است.

سیستم اتوماسیون اداری که با مشخصه هایی مانند تعدادنامه های صادره ، تعداد نامه های وارده ، ادراک، ساعات استفاده به عنوان متغیر مستقل و بهبود تصمیم گیری مدیران با مشخصه هایی مانند صحت، دقت، اقتصادی بودن، به هنگام بودن به عنوان متغیر وابسته مطرح می باشد.

نرم افزار اتوماسیون اداری به عنوان یک سیستم مطرح قابلیت ها و امکانات بی شماری را در اختیار مدیریت سازمان قرار می دهد که بتواند با بهره گیری از آن سازمان بدون کاغذ را به طور نسبی محقق سازد. این نرم افزار دارای قابلیت مدیریت دانش بوده که این قابلیت می تواند در بهره وری از حجم زیاد داده ها کمک زیادی نماید. تمرکز این نرم افزار بیشتر بر روی گردش نامه ها در شرکت های خدماتی بوده و کمتر به مباحث قوانین حاکم بر ادارات دولتی پرداخته است.    

بزرگترین بیماری یک سازمان کمبود اطلاعات دقیق و به موقع می باشد. با وجود این حقیقت، مدیران برای تصمیم گیری تحت فشار هستند و معمولا بر اساس یک تصمیم گیری حدسی مجبور به ریسک می شوند. این ریسکها بعضا باعث از دست رفتن یکسری سودها و منافع کسب و کار می شوند. بستر هوشمندی کسب و کار و داشبورد مدیریت امکان مدیریت داده ها, دستیابی به داده ها و تحلیل داده ها را در زمان و هزینه کمتر امکان پذیر می سازد.

در نسل جدید نرم افزار اتوماسیون اداری این نرم افزار بر مبنای نرم افزار داشبورد مدیریت طراحی شده است تا علاوه بر نامه‌های عادی ، فرآیندهای مختلف سازمانی را متناسب با هر سازمان پوشش داده و در نهایت گزارش متنوع داشبورد در اختیار مدیران و راهبران نرم افزار اتوماسیون اداری قرار دهد. سیستم اطلاعات مدیریت درس طرح مختلف سازمانی و با بهره مندی از ابزار های نوین جمع آوری و پردازش داده ها می تواند مدیران را در جهت تحقق اهداف، یاری و پشتیبانی نماید. کامپیوتر، سرعت، دقت و صحت تصمیم گیری را افزایش داده و در نتیجه سطح سرعت، صحت و دقت کار در سازمان بالا می رود سیستم اتوماسیون تاثیر به سزایی در صحت، دقت، اقتصادی بودن، بهنگام بودن تصمیم گیری مدیران را داشته است. در این تحقیق اثرات سیستم اتوماسیون بر بهبود تصمیم گیری مدیران در سازمان تامین اجتماعی را مورد بررسی قرار می گیرد. داشبورد سیستم اتوماسیون اداری، پشتیبانی بسیار خوب و موثر تری را در ایفای وظایف مدیریتی از جمله تصمیم گیری، برنامه ریزی و کنترل برای مدیران فراهم می آورد.

همزمان با پیشرفت تکنولوژی فناوری اطلاعات و بکارگیری سیستمهای مختلف نرم افزاری در سازمان های مختلف در سطوح مختلف عملیاتی، مدیران سازمانها با معضل سردرگمی اطلاعاتی مواجه هستند. در چنین شرایطی سیستم داشبورد مدیریت و هوش سازمانی دوران، بستر مناسبی را برای مدیران فراهم می نماید که به سادگی بتوانند تحلیلهای مناسبی روی اطلاعات داشته باشند و با استفاده از انواع ابزارهای تحلیلی و نموداری با کمترین زحمت وضعیت سازمان خود را تحلیل نموده و نسبت به اتخاذ تصمیم مناسب برای فعالیتهای آتی سازمان اقدام نمایند.

تمامی شرکتها، سازمانها، وزارتخانه ها، مؤسسات، کارخانجات، دانشگاه ها و هر تشکیلاتی که به نوعی با اطلاعات سر و کار داشته باشد اعم از اینکه این اطلاعات مربوط به مشتریان، مخاطبین، دانشجویان، تامین کنندگان، کالاها، اطلاعات مالی و هر نوع اطلاعات دیگری باشد می توانند از سیستم داشبورد مدیریت اتوماسیون اداری جهت اشراف بهتر بر وضعیت سازمان خود استفاده نمایند.

مرحله پایش و اندازه گیری شاخص های فرآیندی، مهم ترین گام در صنعت و همسو شدن با اهداف است. زیرا نتیجه تمهیدات و تلاش های انجام شده در مرحله مدل سازی و طرح ریزی، جاری سازی و اجرای فرآیند، نهایتا در مرحله پایش و اندازه گیری شاخص های فرآیندی مشخص گردیده و معیار سازمان برای بهبود یک فرآیند نیز میزان دستیابی آن به اهداف تعیین شده خواهد بود. بسیاری از شاخص های فرآیندی مخصوصا شاخص های تعیین شده برای سطوح بالای فرآیندها مانند سطح مجموعه فرآیند، اندازه گیری کننده عملکرد سازمان نیز خواهد بود و وجود این شاخص ها موجب می شود قدرت مدیران برای تصمیم گیری صحیح و مبتنی بر شواهد عینی بسیار افزایش یابد.

 نرم افزار داشبورد مدیریتی اتوماسیون اداری این امکان را فراهم می آورد تا با بررسی گام به گام این شاخص ها و تاثیر آن بر فرآنید های کلیدی سازمان تحلیل مناسبی از عملکرد شاخص ها پیاده سازی شده و برآیند مناسبی از آن ها استخراج گردد.

مزیت های داشبورد اتوماسیون اداری

•          امکان شناسائی نقاط ضعف و نارسایی در فرآیند جهت اصلاح و ایجاد انطباق با اهداف
•          ایجاد بستر اطلاعاتی لازم برای اولویت بندی فرآیندها برای بهبود مستمر
•          ایجاد اطلاعات لازم برای تصمیم گیری عملیاتی مدیران در لایه های مختلف
•          فراهم آوری اطلاعات لازم برای مدیریت موثر عملکرد کارکنان
•          فراهم آوری اطلاعات لازم برای تحلیل های استراتژیک سازمان
•          ایجاد همسویی کمی میان اهداف استراتژیک و فرایندهای کسب و کار سازمان

علل استفاده از داشبورد مدیریت

با استفاده از این سیستم مدیران ارشد سازمان می توانند به سادگی در یک محیط زیبا و غیر پیچیده، بر شاخصهای عملکردی سازمان، بخش و یا واحد خود نظارت کامل و به روز داشته باشند. همچنین استفاده کنندگان اصلی داشبورد زمان زیادی از روز را خارج از محل کارشان می باشند، داشبورد این امکان را برایشان مهیا میکند که از راه دور به اطلاعات مور نظرشان دسترسی داشته باشند.

داشبورد مدیریت سیستم اتوماسیون اداری سربرگ‌های متنوعی می‌باشد که در هر بخش آمار و ارقام نمایش داده شده به کاربر با توجه به جایگاه سازمانی وی در سازمان می‌باشد. از مزیت‌های پالایش اطلاعات بر اساس حوزه دسترسی کاربری می‌توان به ساده‌سازی، امنیت و تفکیک در اطلاعات استخراج شده اشاره نمود.

با در نظر گرفتن زمان در روند اجرای بودجه، اطلاعات نمایش داده شده در داشبورد مدیریتی در فصل‌های متنوعی بخش‌بندی شده‌اند تا نقایص احتمالی در هر بخش از روند اجرای بودجه برای کارشناس مربوطه به وضوح نمایان گردد.

از ویژگی‌های عمومی داشبوردهای مدیریتی سیستم اتوماسیون اداری می‌توان به سرعت انتقال دامنه وسیعی از اطلاعات در یک نما به کاربر مورد نظر اشاره نمود.

داشبورد مدیریتی اتوماسیون اداری راهکـار جامعی است کـه هدف آن جمع‌آوری اطلاعـات لحظه‌ای از فعالیت‌هـایی است کـه طـی فرآیندهـای کسب‌ و کـار انجام می‌شود. ایـن نـرم‌افـزار بـا تعـریف شـاخص‌هـای کلـیدی عملکرد هـر بخش از سازمـان بهتریـن ابـزار مدیریتی را فراهم می‌سازد. این ابزار لازمه هر سازمانی است که استراتژی بهره‌گیری از هوش تجاری را در کسب ‌وکـار خود اتخاذ نموده است و همچنین داشبورد مدیریتی اتوماسیون اداری نیز به راهبری مدیران و نظارت غیر مستقیم آنها بر کاربران کمک میکند.

مقالات مرتبط

اتوماسیون اداری رایگان

اتوماسیون اداری و موتور گردش کار

نرم افزار دبیرخانه