سیستم اتوماسیون اداری دانشگاهی

وجود یک سیستم نرم افزاری که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات، مراسلات را دربرگیرد تحت عناوین مختلفی همچون سیستم های اداری، سیستم های مدیریت اطلاعات سازمانی نامیده شده است. سیستم های فوق تعریف مشخصی ندارند بلکه بسیار وابسته به دیدگاههای سازمان می تواند باشد و این خود بدین معنی است که سیستم اتوماسیون اداری دارای تعاریف متعددی است. با این وجود می توان گفت که اتوماسیــــون اداری، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیررسمی می باشد که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیــــریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات درون سازمانی است.
سیستم مکاتبات اداری به منظور مکانیزه نمودن مکاتبات در واحدهای مختلف دانشگاه راه‌اندازی شده است. این سیستم مراحل مختلف گردش نامه از جمله نامه‌های ارسالی و دریافتی و کار با کارتابل‌های مختلف را انجام می‌دهد. 
هدف از پیاده‌سازی این سیستم، یکپارچه‌سازی علمیات گردش نامه در دانشگاه، حذف کاغذ، امکان کنترل گردش نامه و بررسی موقعیت نامه در هر زمان، امکان پیگیری نامه‌های ارجاع داده شده و یافتن نقاط گلوگاه گردش نامه که موجب توقف احتمالی نامه شده است، بایگانی الکترونیکی، بهره ‌گیری از امضاء دیجیتالی، کارتابل الکترونیکی می باشد.

به کمک سیستم اتوماسیون اداری دانشگاهی کلیه امور مربوط به دانشگاه بصورت متمرکز در یک دیتا بیس مرکزی قابل ارائه می باشد و کلیه اطلاعات افراد و مراکز مستقر در دانشگاه بصورت موثری بر روی سرور مرکزی مستقر می گردد. این سیستم شامل دستگاه ها و نرم افزارهای تحت وب و تحت ویندوز، کارت دانشجویی یا پرسنلی می باشد. کلیه افراد عضو یک دانشگاه از جمله دانشجویان، کارمندان، اساتید و مدیران، تحت پوشش سیستم در می آیند و به کمک اینترنت شبکه محلی قادر به ارتباط با سیستم دانشگاه خواهند بود.

قابلیت های سیستم اتوماسیون اداری دانشگاهی 

•    امکان ثبت و وارد کرن اطلاعات پایه دانشگاه در سیستم اتوماسیون از قبیل : تعریف نیم سال تحصیلی ، تعریف سال تحصیلی، تعریف شاخه تحصیلی ، تعریف رشته ،  تعریف کلاس، لیست سرفصل دروس ، تخصیص دروس به رشته های  تحصیلی ، تعریف سطوح ارزشیابی ، چک لیست دروس (زیر دروس توصیفی) ، ورود اطلاعات پرسنل ، معرفی استاد هر درس ، ورود اطلاعات دانش جویان، انتخاب واحد ، تعریف آزمون ، انتقال اطلاعات دانش آموزان به وب سایت دانشگاه.
•    امکان انجام عملیات ویژه از قبیل : ثبت نمرات ، وارد کردن نمرات از فایل اکسل ، جستجوی دانشجو.

•    تعریف ساختار دسترسی نرم افزار از قبیل : تعییین گروه ای کاربری و ورود اطلاعات کاربر ، تعیین رمز عبور هر کاربر و تغییر آنها، تعیین سطوح دسترسی گروه های کاربری و کاربران.
•    امکان استفاده از ابزارهای ویژه ای از قبیل : پشتیبان گیری از بانک اطلاعاتی و فایل های جانبی، کنترل فایل های صوتی و ضبط پیام های عمومی و ویژه.
•    امکان ارسال پیام کوتاه از طریق خطوط اینترنتی با پیش شماره 3000 و .GSM MODEM
-امکان تعریف پیام کوتاه پیش فرض.
-امکان پاسخگویی خودکار عمومی (منشی پیام کوتاه).
-امکان پاسخگویی خودکار خصوصی (دریافت کد عضویت ، کلمه عبور و کد درخواست) و ارسال کارنامه تحصیلی و کارنامه انضباطی و ساعت ورود خروج.
-ارسال پیام کوتاه گروهی.
-ارسال پیام کوتاه انفرادی.
-گزارش ارسال پیام کوتاه.
-گزارش پیام های دریافتی.
-مشاهده میزان شارژ موجود و میزان مصرف شارژ هر کاربر.

ویژگی‌های مهم سیستم  اتوماسیون اداری دانشگاهی 
 

1-    انجام کلیه نیازهای دانشجویی از بدو ورود به دانشگاه تا زمان فارغ‌التحصیلی 
2-    کاهش نیروی انسانی به وسیله به کارگیری سیستم اتوماسیون اداری دانشگاهی
3-    کاهش هزینه های جاری دانشگاه بر اساس کاهش نیروی انسانی مرتبط، حذف امور دستی و کاغذی، افزایش سرعت انجام کار و... 
4-    اقدامی موثر در اجرای طرح شهر الکترونیک 
5-    تسریع در رسیدگی و انجام امور
6-    قابل ارائه و پیگیری بودن درخواست ها در هر زمان و هر مکان 
7-    مدیریت بهتر و راحت تر دانشگاه 
8-    جلوگیری از مراجعات غیر ضروری و کاهش ازدحام دانشجویان در دانشگاه در مواردی از قبیل انتخاب واحد ، ثبت نام خوابگاه و مشاهده نمرات و ...
9-    کاهش مراجعه حضوری اساتید به دانشگاه در مواردی از قبیل اعلام نمرات، اعلام تشکیل نشدن کلاس به دانشجویان و ...
10-   اهش مراجعه حضوری کارمندان در مواردی مانند ثبت نام ها 
11-  اطلاع رسانی کامل به والدین از وضعیت آموزشی، انضباطی، مالی، اسکان و نحوه تردد و غیره بطور کاملا اتوماتیک و آنلاین
12-  مبتنی بر وب و عدم محدودیت به زمان و مکان در انجام کلیه امور دانشگاهی 
13-  عدم نیاز به ثبت مجدد اطلاعات در سیستم های مختلف (اساتید، دانشجویان، والدین، پرسنل، کاربران و ...) 
14-  ارتقاء سطح کیفیت خدمات آموزشی دانشگاه
15-  پارامتریک بودن سیستم ها
16-  برخورداری از اتوماسیون اداری  جهت بهره وری در کتاب خانه ها دانشگاه ها

 
–  امکان تعریف و ویرایش مشخصات کتابها (نام کتاب، نویسنده، ناشر و…)
–  امکان جستجوی کتاب در سیستم اتوماسیون کتابخانه 
–  امکان مشخص نمودن موجودی هر کتاب در سیستم اتوماسیون 
–  امکان تعریف، ویرایش و یا حذف اعضای کتابخانه و قابلیت نمایش و جستجوی آنها در سیستم اتوماسیون کتابخانه
–  امکان تحویل کتاب به دانشجو و ثبت تاریخ و ساعت تحویل در سیستم به صورت خودکار  
–  امکان تمدید کتاب
 – امکان مشاهده جریمه دیرکرد و ثبت پرداختی های اعضا
–  امکان مشاهده لیست کتابهای رزرو شده در سیستم اتوماسیون کتابخانه
–  امکان مشاهده لیست کتابهای امانت گرفته شده  در سیستم اتوماسیون کتابخانه
–  امکان مشاهده لیست کتابهایی که تحویل آنها با تاخیر مواجه بوده  
–  امکان مشاهده لیست دانشجویانی که کتاب به امانت دارند
–  امکان مشاهده دانشجویانی که در تحویل کتاب، تاخیر داشته اند.
17-    امکان صدور کارت ورود به جلسه توسط دانشگاه و دانشجو یا هردو صورت انتخابی توسط دانشگاه
18-    قابلیت تعریف زمان و ساعت های برگزاری هر امتحان
19-    قابلیت تعیین زمان و ساعت برگزاری امتحان هر دانشجو
20-    امکان تهیه شماره صندلی برای کلیه امتحانات به صورت ترتیبی و یا تصادفی به دو صورت دستی و اتوماتیک
21-    امکان ردیابی عملیات انجام شده توسط کاربران در سیستم امتحانات
22-    امکان صدور کارت ورود به جلسه توسط دانشگاه و دانشجو یا هردو صورت انتخابی توسط دانشگاه
23-    امکان مشاهده برنامه امتحانی توسط اساتید با ورود به پرتال خودامکان نصب بر روی بیش از یک کامپیوتر
24-    امکان تعریف کاربران و گروه های کاربری متفاوت
25-    امکان تعیین سطح دسترسی های متفاوت برای کاربران و گروه ای کاربری مختلف

مقالات مرتبط

اتوماسیون اداری رایگان

اتوماسیون اداری و موتور گردش کار

نرم افزار دبیرخانه