کارتابل چیست ؟
کارتابل سیستم اتوماسیون اداری محیطی است که کاربر سیستم از جمله مدیر، کارشناس و کارمند برای مشاهده، رسیدگی و پیگیری امور جاری خود ائم از نامه ها، یادداشت ها، یادآوری ها و ... به آن مراجعه می‌کند. در سیستم اتوماسیون اداری ، ابزار کارتابل به صورت الکترونیک و برای هر پست و سمت اداری تعریف شده و در اختیار افراد یک شرکت قرار می‌گیرد تا کاربر با مراجعه به آن، امور جاری خود را به ساده‌ترین شکل ممکن به انجام رساند.
جهت نظم و ترتیب امور مکاتبات اداری، کلیه ی نامه ها و اسناد و مدارک کارتابل دفتری به کار گرفته می شود. هر سمت سازمانی یک کارتابل دارد و هر کاربری که آن سمت را برعهده داشته باشد، به نامه های آن کارتابل دسترسی دارد. گاهی ممکن است نامه هایی که به یک کاربر ارجاع شده و در کارتابل او گذارده می شود، نه به سمت او بلکه به شخص او مربوط باشد. کاربر می تواند این گونه نامه ها مانند پاسخ به درخواست وام را به بخش نامه های کارتابل شخصی خود بفرستد تا اگر از آن سمت کناره گرفت همچنان به آن نامه ها دسترسی داشته باشد و کاربر جدیدی که آن سمت را بر عهده گرفته است آن نامه های شخصی را نبیند.
کارتابل در سیستم اتوماسیون اداری به دو بخش اصلی جاری و پیگیری تقسیم شده که در هر کدام برای هر نوع ورودی (نظیر نامه، یادداشت اداری، فرم اداری، ایمیل ... ) پوشه ای مخصوص درنظر گرفته می شود. علاوه بر آن در کارتابل جاری محلی بنام "در دست اقدام" برای دسته بندی مورد نظر کاربر در نظر گرفته شده است.
کارتابل جاری
این کارتابل محل قرار گرفتن تمامی ورودی هایی خواهد بود که دیگر افراد برای کاربر سیستم اتوماسیون اداری ارسال نموده اند . بعنوان مثال در صورتیکه که نامه جدیدی برای کاربر ارسال شده باشد، ابتدا می بایست بر روی کارتابل جاری کلیک کرده و نامه مورد نظر را دراین کارتابل مشاهده نماید.
کارتابل پیگیری
این کارتابل محل قرار گرفتن تمامی مکاتباتی است که کاربر سیستم اتوماسیون اداری برای سایرین ارسال نموده اید . بعنوان مثال در صورتیکه کاربر نامه ای را برای پست یا پست های خاصی ارسال نمائید، جهت پیگیری وضعیت آن می توانید با کلیک بر روی کارتابل پیگیری ، از آخرین وضعیت آن آگاه شود.
کارتابل آفلاین
با توجه به حجم بالای کار، ضرورت سفرهای درون شهری و برون شهری مداوم و دغدغه های بسیار، برای مدیران فرصتی باقی نمی‌ماند تا بتوانند تمامی کارها و نامه‌های خود را در زمان حضور در سازمان پاسخ دهند. سرعت پایین خطوط ارتباطی اینترنت در برخی نقاط نیز این امکان را از مدیران می‌گیرد تا در منزل یا سفر بتوانند با سرعت مطلوب از سیستم اتوماسیون اداری استفاده کنند. در نتیجه سیستم اتوماسیون اداری تحت وب به همراه زیرسیستم کارتابل Offline، این امکان را در اختیار مدیر می‌گذارد تا در منزل و یا هر نقطه دیگر بتواند کارهای باقیمانده خود را به انجام رسانده و با اولین برقراری ارتباط با سیستم اصلی آنها را به روز کند.
با این امکان، مدیران می‌توانند در منزل، در هنگام سفر، در هنگام ماموریت و یا از هر مکانی به نامه‌ها و کارهای خود دسترسی داشته و عملیات متداول از قبیل دیدن نامه ها و کارها، ارجاع آنها به همراه پاراف و ... را انجام دهند. به این ترتیب، با این سیستم تحت وب می‌توان به‌جای کارتابل‌ها و زونکن‌های فیزیکی از کارتابل‌های مجازی سود برد. دسترسی به کارتابل از طریق اینترنت محدودیت‌های مکانی را از بین می‌برد و لزومی به حضور همیشگی در محیط کار جهت رسیدگی به مکاتبات وجود ندارد. این امر به تحقق دورکاری کمک می‌کند.امکانات کارتابل های سیستم های اتوماسیون اداری با یکدیگر متفاوت می باشد.
مزایای استفاده از کارتابل در اتوماسیون اداری
• امکان تعریف کارتابل برای مدیران، کارشناسان و کارمندان
• توزیع سریع نامه های وارده بین گیرندگان داخلی سازمان (ارجاع سریع)
• امکان ارجاع همزمان یک نامه وارده به چندین واحد یا شخص
• امکان ارجاع گروهی نامه ها به یک شخص
• امکان تعریف کارتابل برای هر واحد
• نمایش سریع نامه های مرتبط با نامه
• امکان ثبت نامه های داخلی، پیش نویس و جواب نامه
• پاسخ به نامه های وارده و نامه های داخلی جهت تسریع در عملکرد پاسخگویی
• نمایش مشخصات نامه های ارجاعی بدون باز نمودن نامه ها در صفحه اصلی کارتابل
• ارجاع نامه توسط یک پرسنل برای پرسنل یا واحدهای دیگر با رعایت سطح دسترسی
• امکان مرتب نمودن نحوه نمایش نامه ها درکارتابل به دلخواه بر حسب،تاریخ ثبت، تاریخ ارجاع، موضوع، شماره نامه ، ...
• تهیه فهرستی از عبارت های پر استفاده هر مدیر در سرویس ارجاعات نامه به منظور نوشتن سریع دستورات با استفاده از کلید های میانبر
• امکان پیگیری نامه های ارجاعی به افرادی که روی نامه ارجاع شده اقدام ننموده اند و ...
• گزارش کارکرد و کنترل حضور و غیاب پرسنل از طریق کارتابل
• امکان ارسال و دریافت گروهی فاکس و ایمیل از طریق کارتابل
• امکان ارسال پیام کوتاه (SMS) از طریق کارتابل