اتوماسیون اداری و موتور گردش کار

 
اصطلاح گردش کار workflow اولین بار در اوایل دهه ۸۰ میلادی توسط مدیر عامل شرکت Filenet پیشرو سیستمهای مدیریت اسناد و محتوا، مطرح گردید. در پیاده سازی گردش کار مکانیزه در سازمان، فرآیندهای کاری (Business Processes) سازمان شناسایی، اصلاح، طراحی و پیاده سازی می شوند. این فرآیندها با در نظر گرفتن منابع انسانی، نقش ها، پست های سازمانی و اطلاعات موجود در سازمان جهت نیل به اهداف کاری آن سازمان مکانیزه میشوند. فرآیندهای گردش کاری ارتباط بسیار نزدیکی با سایر مفاهیم تشکیل دهنده ساختار سازمانی از قبیل عملکرد، تیمهای کاری، پروژه ها، سیاستها و سلسله مراتب سازمانی دارند.

یکی از مهمترین نیاز های پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری، مکانیزه کردن فرآیندهای سازمان می باشد به گونه ای که بتوان سیر انجام فعالیت های داخل یک فرآیند را بصورت یکجا مشاهده و ردگیری نمود و کنترلی دقیق بر انجام فرآیند کار وجود داشته باشد. موتور گردش کار (Workflow Engine) اتوماسیون پافکو این امکان را به سیستم های اتوماسیون اداری می دهد. موتور گردش کار نرم افزار اتوماسیون تحت وب پافکو به کاربران خود این اجازه را می دهد تا فرآیندهای کاری سازمان خود را در قالب مجموعه ای از فعالیت ها ، پیاده سازی کرده و آن ها را از این طریق به گردش در آورند. به کمک این ابزار کاربران سیستم اتوماسیون اداری پافکو می توانند مسیر گردش فرم های تولید شده را برحسب انواع فرآیندهای و شرایط تعریف شده در درون سازمانی شما تعریف کرده و نحوه تاثیر گذاری اطلاعات فرم روی سایر اجزاء سیستم را نیز مشخص نمایند.

به واسطه قابلیت های  قدرتمندی موجود در این ابزار می توان بسیاری از روال های استاندارد سازمان ها نظیر درخواست مرخصی های ساعتی و روزانه، ماموریت های ساعتی و روزانه، مجوز های اضافه کاری، فرآیند پیگیری امور، درخواست خدمات یا تجهیزات و ... را به صورت الکترونیک  انجام داد و همچنین امکان تبادل اطلاعات بین سازمان الکترونیک و سایز نرم افزارهای موجود در سازمان (مانند حسابداری، پرسنلی، حقوق و دستمزد) فراهم می گردد.
 
 

قابلیت‌های گردش کار

•    مدل سازی

فرآیندهای کاری می توانند توسط برنامه هایی با واسط کاربر گرافیکی مدل سازی و تجزیه و تحلیل شوند. مدل سازی فرآیندهای کاری نه تنها باعث شناسائی نواقص موجود در پروسه های کاری می شود، بلکه به عنوان مستندی از رویه های کاری سیستم قابل ارجاع می باشد.
•    مقیاس پذیری
بسیاری از مفاهیم ارزشیابی و مقیاس پذیری مانند ورودی - خروجی و زمان انجام عملیات در سیستم های گردش کار  اتوماسیون اداری قابل بررسی، اندازه گیری و اصلاح هستند.

•    مفهوم کاربردی

گردش کار به صورت خاص در فناوری اطلاعات، مدیریت اسناد کاربرد دارد.

•    اثر متقابل انسان و رایانه

با کمک گرفتن از فنآوری های پیشرفته، اکنون گردش کارهایی که تنها با منابع انسانی قابل انجام بود، بصورت مکانیزه راه اندازی شده و اجرا می شود. تطابق رفتار انسانی و فرآیند گردش کار تنها با تکنیک های مدرن مدیریت قابل انجام می باشد.

مزایای موتور گردش کار در سیستم اتوماسیون اداری
 

•    فرآیند های کاری به دقت معرفی و مستند شده و کارهای بیهوده و یا تکراری حذف می‌شود. به این ترتیب سازمان اطمینان لازم را برای انجام امور مطابق با ضوابط تعیین شده بدست خواهد آورد.
•    چون برای استفاده از مدیریت گردش کار سیستم اتوماسیون اداری، سازمان باید فرآیندهای خود را وارسی و به دقت تعریف کند، این فرصت خوبی برای تحلیل و بهبود فرآیندهاست. با این کار می‌توان زمان و هزینه صرف شده برای فرآیند را به حداقل رسانده و ارزش افزوده آن را بیشینه کرد.
•    مدیریت گردش کار، به فرآیند کسب وکار سازمان رسمیت می‌بخشد و می‌توان اطمینان داشت که هر مرحله از کار به درستی انجام شده، کنترل‌های لازم به عمل آمده و کارکنان هیچ مرحله‌ای را از دست نمی‌دهند.
•    کارها تنها به دست افراد از قبل تعیین شده جهت اجرا سپرده خواهد شد و به این ترتیب کلیه کارها بدون خطا بین کارکنان جابه‌جا شده و هیچ کاری در سازمان متوقف نمی‌شود.
•    با استفاده از مدیریت گردش کار، امنیت اطلاعات تضمین شده و دسترسی به مجموعه‌ای از داده‌های سازگار باهم فراهم می‌آید و اطلاعات پراکنده مربوط به سیستم‌های سازمان یکپارچه می‌شود.
•    مدیران می‌توانند بر عملکرد کارکنان و روال های سازمانی خود اشراف پیدا کرده و کم‌ترین وقت را برای تخصیص کارها صرف کنند.
•    با ثبت تمام رخدادهای مسیر اجرای فرآیند، امکان ردیابی کارها فراهم شده و با تحلیل آن‌ها می‌توان فعالیت‌ها را ارزیابی و اندازه‌گیری کرد.
•    سیستم‌های مدیریت گردش کار، دانش سازمانی را بالا می‌برد. اطلاعات فرآیندها را که ممکن است میان کارکنان مختلف پراکنده باشد، یکپارچه کرده و همه کارکنان به آن دسترسی خواهند داشت و آموزش کارکنان جدید بسیار آسان خواهد بود.
•    ارتقا سطح انعطاف پذیری در سازمان
•    بهتر شدن وضعیت خدمات رسانی به مشتریان

موتور گردش کار و پردازش فرآیندها

با استفاده از تحلیل، مدل سازی و فناوری‌های تعریف سیستمی، یک فرآیند به زبان قابل پردازش توسط کامپیوتر ارائه می‌شود. آن‌چه به دست می‌آید ”تعریف فرآیند“ نام دارد. به طور معمول، تعریف فرآیند از شماری فعالیت درست شده است و همراه آن قاعده‌هایی که بر پیش‌روی فرآیند حاکم است و نیز کارهای‌ انسانی و یا کامپیوتری روی فرآیند تعیین می‌شود. ابزار تعریف فرآیند، یک ویرایشگر گردش کار (Workflow Editor) است.
 خروجی ویرایشگر گردش کار یک فایل XPDL است که برگرفته از ابتدای کلمه‌های عبارت (XML Process Definition Language) است. تعامل موتور گردش کار با برنامه‌های کاربردی، ابزارها و کاربر ضروری است تا برنامه‌های کاربردی، ابزارها و کاربران را فراخوانده، کنترل را از یک فعالیت به فعالیت دیگر منتقل کرده و فرآیند محقق شود. عملکرد موتور گردش کار مانند یک تسمه نقاله است که داده‌ها را میان برنامه‌های کاربردی و کاربران جابه‌جا می‌کند. این داده‌ها به صورت فقط خواندنی (Read Only) به موتور گردش کار داده می‌شود و موتور گردش کار نمی‌تواند هیچ تغییری در آن‌ها بدهد.

 
 نرم افزار سیستم اتوماسیون اداری تحت وب ارائه شده توسط شرکت پافکو، مسئولیت مدیریت دبیرخانه شامل ثبت و گردش تمامی مکاتبات سازمان را بصورت یکپارچه بر عهده دارد. وجود موتور قوی گردش کار، امکان پوشش‌دهی انواع مختلف کسب و کار و اجرای مدل‌های متنوع گردش مکاتبات در سازمان‌ها را امکان پذیر ساخته است. امکان تعریف نامه های مرتبط، اسناد مرتبط با نامه، دبیرخانه های متعدد، تبادل مکاتبات بین سازمانی با استاندارد پروتکل ECE جهت ارسال و دریافت کاملا مکانیزه مکاتبات در نقاط ورودی و خروجی سازمان، یکپارچگی کامل بین نامه ها و ایمیلهای سازمان، تشخیص روابط مجاز مکاتباتی و تعیین سطح دسترسی های مختلف براساس چارت سازمانی و همچنین سیستم گزارش گیر قوی براساس پارامترهای مختلف مورد نیاز مشتری جهت مدیریت مکاتبات، بخشی از امکانات این زیرسیستم می باشد. راهکارهای اتوماسیون اداری در این سیستم به نحوی تحلیل و پیاده‌سازی شده‌اند که انعطاف پذیر بوده و به طور کامل نیازهای مشتریان را پاسخ می‌دهند و مطابق با نیازهای متنوع مشتریان قابل پیکربندی هستند.

مقالات مرتبط

ارسال نامه در سیستم های اتوماسیون اداری

سیستم اتوماسیون اداری چیست

چالش ها و فرصتهای سیستم اتوماسیون اداری