در مقاله زیر که به قلم بهرام کریمیان مدیر خدمات عمومی شرکت توزیع برق استان اصفهان درباره اتوماسیون اداری تدوین‌شده است، ویژگی‌های سیستم جامع اتوماسیون اداری و مقایسه آن با روش سنتی مورد بررسی قرارگرفته است.
ثبت مکاتبات، ارسال مراسلات و نامه‌رسانی از دیرباز پایه‌های اولیه علوم اداری بوده است. دفترداری و منشی گری هنری است که در گذشته به برخی از مورخان اختصاص داشت و امروز می‌توان گفت که دبیرخانه قلب واحدهای اداری است. بدیهی است که ارتباطات در قرن حاضر نقش روزافزونی یافته و کاربرد آن در ادارات و مؤسسات خصوصی و دولتی راهگشای مسائل است. تماس‌های تلفنی، ارسال فاکس یا دورنگار، تلگرام و ارتباطات شبکه‌های کامپیوتری همه این راه امکان‌پذیر شده است. آموزش و استفاده صحیح از امکانات ارتباطی و پاسخگویی و ایجاد رضایت مردمی به‌وسیله ارتباطات مباحث دیگری است که در این مقاله به آن اشاره‌شده است. سیستم جامع دبیرخانه از دیرباز ساختار سازمانی اداره‌ها بوده و اکنون نیز یکی از ارکان اصلی شرکت‌ها وادارات و سازمان‌ها است.
.webp "مزیت اتوماسیون اداری و مکاتبات اداری")
اتوماسیون اداری و رشد سازمان
تاکنون از مهروموم‌های گذشته سیستم سنتی دبیرخانه به شکل ملموس و به‌تدریج تغییراتی را شاهد بوده است. در سیستم سنتی در دبیرخانه امکانات و عملیات بیشتر به‌صورت دستی و تجهیزات در حد ساده و معمولی بود؛ اما امروزه با پیشرفت علم و صنعت و همچنین پیشرفت علوم رایانه‌ای و اینترنت و درپی آن سیستم دبیرخانه نیز از آن‌ها تأثیر گرفته و در حال پیشرفت است. بدین‌صورت که در سیستم پیشرفته عملیات دبیرخانه به‌صورت کامپیوتری وب پیشرفته انجام می‌گیرد.
سیستم سنتی عملیاتی دبیرخانه
در سیستم دبیرخانه سنتی عملیات ثبت نامه‌ها به شرح زیر انجام می‌شود.
ثبت نامه‌های وارده: نامه‌های وارده یا نامه‌های دریافتی و ثبت نامه‌های صادره به‌صورت دستی یا از طریق پست، ارباب‌رجوع یا پیک‌های مربوطه تحویل دبیرخانه شده و در دفتر اندیکاتور یا اندیکس ثبت می‌شود به این صورت که شماره و تاریخ‌نامه همچنین موضوع در دفتر اندیکاتور نوشته‌شده و شماره دفتر تعلق می‌گیرد و سپس نامه را به‌صورت دستی در کارتابل‌های مدیران مربوطه گذاشته و آنان پس از رؤیت و خواندن نامه آن را دستی ارجاع داده و پس از کپی گرفتن با دفاتر ارسال مراسلات تحویل دفاتر و مسئول آن‌ها شده و رسید گرفته می‌شود.
نامه‌های صادره: نامه‌های صادره ابتدا به‌صورت پیش‌نویس تهیه و به قسمت تایپ که به‌صورت دستی یا کامپیوتری است داده‌شده تا تایپ شود. پس از آن و امضاء مسئولان ذی‌ربط نامه در دفتر اندیکاتور ثبت‌شده و شماره‌ای به این نامه اختصاص می‌یابد. این قسمت از ثبت را نامه‌های ارسالی تشکیل می‌دهند که نامه بعد از شماره شدن در دفتر به‌صورت پاکت تحویل مأمور پست شده و به نقاط موردنظر ارسال می‌گردد. برای داشتن سابقه‌ای از نامه‌ها حتماً یک نسخه کپی باید در بایگانی دبیرخانه نگهداشته شود.
سیستم رایانه‌ای و پیشرفته: اتوماسیون اداری نرم‌افزار رایانه‌ای است که از آن برای ارسال و مراسلات به‌صورت غیر فیزیکی و دستگاهی استفاده‌شده و در برنامه کار دبیرخانه‌ها گنجانده‌شده است.
مزیت این نرم‌افزار نسبت به سیستم دستی این است که عملیات ثبت نامه‌ها را به‌صورت نرم‌افزاری و دستگاهی انجام می‌دهد؛ یعنی دیگر نامه‌ها در دفاتر فیزیکی وارد نشده و روال کار دبیرخانه در سیستم رایانه ثبت و ضبط می‌شود.
.webp "مزیت اتوماسیون اداری و مکاتبات اداری")
اتوماسیون اداری
سیستم جامع اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری و نامه وارده: در اتوماسیون اداری نامه‌های ارسالی به شرکت در سیستم وارده ثبت می‌شوند بدین‌صورت که شماره نامه تاریخ‌نامه موضوع نامه و عطف و یا شماره نامه پیرو در سیستم ثبت‌شده و سپس ذخیره می‌شوند متن نامه توسط اسکنر اسکن شده و در سیستم ضبط می‌شود بعد از انجام این عملیات نامه با متن کامل با یک صفحه و یا بیشتر در سیستم ثبت‌شده و توسط کاربر به‌عنوان موردنظر (مثلاً مدیریت عامل) ارسال می‌شود. در همان زمان مدیریت عامل نامه را در کارتابل کامپیوتری خود بازکرده و نامه را می‌خواند و پس از خواندن، نامه را به واحدهای ذی‌ربط ارجاع می‌دهد. این عمل از ارسال فیزیکی نامه به دفاتر و یا مدیران شرکت جلوگیری کرده و با سرعت عمل بیشتری می‌توان نامه‌ها را ارجاع و اقدامات لازم روی آن‌ها انجام گیرد. سپس فیزیک نامه در دبیرخانه بایگانی می‌شود. عملیات انجام‌شده در سیستم وارده همچنین به‌سرعت دسترسی به اطلاعات نامه توسط کاربر، برای سهولت در پیدا کردن نامه برای ارباب‌رجوع کمک زیادی می‌کند. ارباب‌رجوع با در دست داشتن شماره ثبت نامه دیگر نیازی به جستجو راهروها و اتاق‌ها را نداشته و با مراجعه به دبیرخانه کل گردش نامه و آخرین ارجاع نامه برای او مشخص و حتی دستورات روی سیستم مشخص است.
اتوماسیون اداری و نامه صادره: در اتوماسیون اداری نامه‌های خروجی شرکت از ابتدای مرحله تایپ در سیستم اتوماسیون تایپ می‌شود به شخص امضاء کننده (مدیرعامل و یا مدیر امور) ارجاع می‌شود و به‌سرعت امضاءشده و به‌صورت خودکار به کارتابل دبیرخانه ارسال می‌شود. پرینت نهایی نامه در دبیرخانه گرفته‌شده و پس از امضاء فیزیکی روی اصل نامه، نامه از طریق دبیرخانه پست و یا به محل موردنظر ارسال می‌شود.
بایگانی
بایگانی به‌صورت سنتی: دانشمندان علوم اداری بایگانی را همچون حافظه یک سازمان و در مقیاس کلان به‌صورت تاریخ یک ملت می‌نگرند؛ یعنی اداره، سازمان و کشوری که دارای بایگانی منظم بوده است، از هویت مشخص برخوردار است. به‌این‌ترتیب اهمیت بایگانی صحیح برای همگان روشن است.
متخصصان علوم اداری بایگانی را در سه بخش زیر مورد بررسی قرار داده‌اند:
بایگانی متمرکز: در این بخش تمام واحدها و ادارات و دوایر یک سازمان مکاتبات و مراسلات خود را پس از اقدامات انجام‌شده به واحد و افراد خاصی به نام بایگان و بایگانی تحویل می‌دهند و اداره یا دایره‌ای مشخص مسئولیت حفظ اسناد و مدارک را بر عهده دارد. در این روش دوباره‌کاری و بایگانی تکراری وجود ندارد. تنها اشکالی که در این روش دیده می‌شود این است که پرونده در بین راه فاصله‌ای که بایگان به کارمند مربوطه پرونده را تحویل می‌دهد ممکن است مفقود شود یا اوراق آن ریخته و کم و زیاد شود یا ممکن است مراجعه‌کننده اطلاعات پرونده را دست‌کاری کند. (البته با توجه به پشت شماره کردن اوراق و ثبت آن بر روی فرم مخصوص، تعداد اوراق مشخص و بنابراین کم و زیاد شدن آن منتفی است) از سوی دیگر بایگانی متمرکز باید در مکانی ایجاد شود که از نور مناسب برخوردار بوده و فاقد هرگونه رطوبت باشد.
بایگانی پراکنده (غیرمتمرکز): در این روش هر کارمند یا واحد مدارک و اسناد مربوط به خود از در فایل یا قفسه‌ای جدا نگهداری می‌کند. اشکال این روش این است که مدارک مربوط به یک موضوع چند بار در واحدهای مختلف بایگانی می‌شود و ممکن است دوباره‌کاری‌های بسیاری به وجود آید. به‌طور مثال در واحدی درباره موضوعی خاص قراردادی منعقد می‌شود و در واحد دیگر مکاتبات متضادی در مورد آن انجام می‌گیرد و احتمال حجیم شدن پرونده و تضاد عملیات در این‌گونه بایگانی دیده می‌شود.
بایگانی مرکب: در این روش بایگان در دستگاهی واحد و مدیرت متمرکز مدارک و اسناد یک سازمان را نگهداری می‌کند؛ اما هر بخش با نظارت مدیرت مرکزی در اختیار کارکنان مربوطه است. شیوه فوق به دو قسمت تقسیم می‌شود:
1- بایگانی متمرکز مرکب: در این شیوه محل بایگانی مکانی است با استانداردهای مربوط به بایگانی متمرکز اما پرونده‌های هر بخش اطلاعات مربوط به آن به‌طور جداگانه بایگانی‌شده است و کارکنان آن نیز با پرونده‌ها و محل آن آشنا هستند.
2- بایگانی پراکنده با مدیریت متمرکز: در این شیوه مدارک هر بخش در اداره یا اتاق کارکنان مربوطه نگهداری می‌شود اما نظارت و مدیریت واحدی به‌طور روزانه یا هفتگی پرونده‌های مربوطه را کنترل و سازمان‌دهی خاصی بر آن نظارت دارد.
با توجه به مباحث فوق به نظر می‌رسد، برای شرکت‌هایی مانند شرکت توزیع برق استان و واحدهای تابعه، بایگانی با ترکیب پراکنده با مدیریت متمرکز بهترین شیوه است. در این روش سرعت کار بسیار زیاد و مدارک همواره در اختیار واحدهای ذی‌ربط است. به‌طور مثال مدارک مربوط به بهره‌برداری در اختیار واحد بهره‌برداری است و مدارک مربوط به تعمیرات نیز در اختیار همان واحد است و قراردادهای که واحد خدمات مشترکان منعقد کرد نیز درآن‌واحد نگهداری می‌شود؛ اما فرد یا سیستم خاصی باید بر مجموعه مذکور نظارت دائمی داشته و روش‌های یکنواختی را برای همه مدارک یادشده اعمال کند تا اولاً از دوباره‌کاری‌های احتمالی اجتناب شده و ثانیاً مدارک و اسناد که پایه‌های حقوقی یک سازمان را استحکام می‌بخشد به شیوه مطمئنی حفاظت شوند و هر زمان بتوان به سهولت به پرونده موردنظر دست‌یافت.
شیوه‌های بایگانی
موضوعی – الفبائی: مانند روشی که کتابداران کتابخانه‌ها را اداره می‌کنند.
روش کدبندی: در این روش بایگانی، مکاتبات و پرونده‌ها بر اساس کد و شماره بایگانی می‌شود. به‌طور مثال پرونده 34 به مسائل کارکنانی، پرونده 51 به‌قرار دادهای مشترکان و پرونده 89 به مسائل متفرقه اختصاص می‌یابد. درروش کدبندی پرونده اگرچه در فضای بدون محافظ نیز بایگانی‌شده باشد، افراد به سهولت می‌توانند بدان دست یابند.
روش سلیقه‌ای: در این روش هرکسی باسلیقه خود مکاتبات را بایگانی می‌کند و مسلماً تنها خود او است که به سهولت به نامه‌ها دست پیدا می‌کند.
روش بایگانی بر اساس واحدها: روشی که بعضی واحدها بدان روش عمل می‌کنند روش بایگانی بر اساس واحدهاست. به‌طور مثال مکاتبات عملیات در پرونده‌های خاص و مکاتبات مربوطه به تعمیرات در پوشه دیگری بایگانی می‌شود. اصولاً اگر روش کدبندی در شرکت جا بیفتند، اولاً سیستم یکنواختی در بایگانی اعمال می‌شود و ثانیاً بایگانی‌های موجود برای مکانیزه شدن آماده خواهد شد.
بایگانی پیشرفته و دستگاهی در اتوماسیون ادرای
در اتوماسیون اداری، بایگانی‌ها هم به‌صورت غیر فیزیکی انجام می‌شود یعنی در این برنامه بایگانی‌ها را تعریف کرده و به‌صورت جداگانه نامه‌ها را در شاخه‌های اصلی و فرعی در اتوماسیون ادرای یا نرم افزار دبیرخانه بایگانی می‌شود.
زیرا قبلاً نامه‌ها به‌صورت تصویر اسکن شده بر روی آن نامه را در بایگانی خود جای‌داده می‌شود و برای دستیابی به‌طور سریع با جستجوی یک شماره و تاریخ می‌توان به نامه درخواستی رسید و سپس نامه را باز کرد و دید. این سیستم بایگانی از اتلاف وقت دفاتر برای بایگانی فیزیکی نامه‌ها جلوگیری کرده و سهولت دسترسی به آن را بهتر و بیشتر می‌کند.
.webp "مزیت اتوماسیون اداری و مکاتبات اداری")
اتوماسیون اداری و هماهنگی سازمانی
مزیت‌ها: اصلی‌ترین مزیت سیستم جامع اتوماسیون اداری سرعت بسیار بالای ارسال اطلاعات و ارجاع نامه و سهولت دسترسی به اطلاعات و انجام گردشی نامه‌ها است. جلوگیری از اتلاف وقت مشترکان و مشتریان و ارباب‌رجوع و کارکنان مزیت دیگر این سیستم است اما در سیستم اتوماسیون با دادن یک شماره ثبت از دبیرخانه به نامه اسکن شده دسترسی به گردش و ارجاعات در زمان یک تا دو دقیقه انجام می‌شود.
از مزیت‌های دیگر اتوماسیون اداری جلوگیری از مفقود شدن نامه فیزیکی در سیستم دستی است با توجه به اینکه در این روش نامه‌ها دیگر به‌صورت فیزیکی ارجاع نمی‌شود اصل نامه‌ها در بایگانی دبیرخانه می‌ماند همچنین مزیت مهم سیستم این است که کاغذ کمتر در بین دفاتر و امور مختلف ردوبدل می‌شود و تمام کاربران کارتابل خود را از طریق سیستم ارجاع داده و دیگر کاغذی ارجاع نمی‌شود.
عیوب سیستم: عیب قابل‌ملاحظه ای در سیستم اتوماسیون اداری نمی‌توان مشاهده کرد فقط حجم بالای کار در دبیرخانه وجود خواهد داشت.
مقالات مرتبط